Priročno za shranjevanje dokumentov doma. Shranjevanje dokumentov doma: ideje

Ustvarite standardni sistem poimenovanja dokumentov. Vsak dokument naslovite na enak način, vključno z zadevo, datumom in drugimi pomembnimi informacijami. Na primer, račun mora vključevati ime trgovine, datum in kupljeni izdelek.

Organizirajte svoje mape in podmape.Če za shranjevanje podatkov namesto sistema za upravljanje dokumentov uporabljate mape, jih boste morali ločiti po datumu, predmetu ali projektu. Ustvarite nov podrazred map, da organizirate tiste, ki imajo preveč dokumentov.

»Navsezadnje red in samo red ustvarja svobodo. Nered ustvarja suženjstvo"
Charles Peguy

S tem člankom odpiram nov razdelek na spletnem mestu - "Spravimo stvari v red!"
Tukaj bomo objavljali članke o organiziranju, optimizaciji in razbremenitvi prostora okoli nas – doma, službene pisarne, elektronskega prostora (računalnik itd.), papirjev, garderobe itd.

Julia Morgenstern v svoji knjigi "Samoorganizacija od znotraj navzven" trdi, da se človek obda s kaosom samo zato, ker se ni naučil biti organiziran. Biti organiziran je preprosto veščina, ki se je je mogoče in treba naučiti.

Algoritem za organiziranje gospodinjskih dokumentov

1. Popis vseh papirjev.
Na tej stopnji zberite vse dokumente v hiši na enem mestu in jih razvrstite v dve skupini:
-smeti - pošljite v koš (nepomembni podatki, datumi poteka, brez vrednosti itd.)
- pomembno in potrebno - je treba shraniti.
2. Razvrščanje po kategorijah.
Dokumente, ki smo jih pustili v hrambo, razvrstimo v kategorije:
-finančni dokumenti (računi za komunalne storitve, posojilni dokumenti, davki)
-premičnine (premičnine in nepremičnine: dokumenti za stanovanje, zemljišče, avto itd.)
-osebni dokumenti ali dokumenti družinskih članov (potni listi, potrdila o zavarovanju, diplome, priznanja, zdravstvene listine itd.)
- navodila, potni listi, računi in garancije za kupljeno blago
- dokumenti o področjih dejavnosti (hobiji, gospodinjstvo, usposabljanje, razvoj itd.)
V primeru velike količine dokumentov v eni od predlaganih kategorij je možno izbrati ločene podkategorije. Na primer, če družina hrani veliko zdravstvenih ali izobraževalnih dokumentov, je bolje organizirati ločeno kategorijo »Medicina«, »Izobraževanje«, »Portfelj« itd.
Tako sem v svoji različici v ločene kategorije shranjevanja ločil dokumente, ki sestavljajo portfelj mojih družinskih članov (nagrade, certifikati itd.)
3. Nakup pisarniškega materiala in izdelava sistema za shranjevanje dokumentov.
Po razvrščanju dokumentov postane jasen obseg, ki ga želite shraniti. Postavlja se vprašanje: "Kateri je najboljši način za organizacijo shranjevanja dokumentov?"
Sistem za shranjevanje mora izpolnjevati zahteve:
- prilagodi zahtevani obseg dokumentov;
- Enostavno namestitev in odstranitev zahtevanega dokumenta iz sistema.

»Glavno pravilo: vaš sistem za shranjevanje podatkov naj bo preprosta knjižnica, ne pa opomniki na dejanja, projekte, prioritete.« David Allen

Po tem pravilu naj bodo opomniki o plačilu računov ali izpolnjevanju določenih dokumentov vgrajeni v vaše rokovnike in ne v sistem za shranjevanje dokumentov.

Danes je ponudba pisarniškega materiala za shranjevanje dokumentov zelo obsežna. Zase sem se odločil za odlagalne mape z dvema obročema in mape za kuverte, ki olajšajo vstavljanje in jemanje dokumenta iz mape.

4. Organiziranje dokumentov v kategorije.
Dokumente sem obdelal v vsaki kategoriji: posamezne dokumente sem zložil v mape, ki sem jih združil v mapo za shranjevanje z imenom posamezne kategorije.
Na vsako mapo sem napisal, kaj točno je v njej shranjeno. V svoj dnevnik sem vnašala roke plačila računov in druge opomnike.

5. Prevod dokumentov v elektronsko obliko.
Danes postaja shranjevanje informacij v elektronski obliki vse bolj aktualno. To skrajša čas, potreben za dostop do informacij (ni potrebe po brskanju po mapah), in omogoča dostop do informacij brez vezave na določeno lokacijo, kjer je dokument shranjen.
Ko končate z organiziranjem dokumentov, se vprašajte: Katere dokumente lahko shranim v elektronski obliki, ne da bi ogrozili dostopnost teh informacij?
Zase sem se odločil, da bom odslej hranil finančne dokumente za spletna plačila samo v elektronski obliki.

Različne prispevke o hobijih in področjih delovanja sem prenašal v zapiske v Evernote. Prispevki o vrtnarjenju so na primer zavzeli dostojno količino prostora in so bili shranjeni v mapi. Sem spadajo ročno napisani zapiski in tiskani dokumenti, slike itd. Celotno množico sem še enkrat pregledal glede njene vrednosti in jo sestavil v zapiske, združene v en zvezek v Evernote. Zdaj so mi te informacije na voljo ne samo doma, ampak tudi kjerkoli drugje, kar je povečalo mojo sposobnost uporabe informacij.

Kulinaričnih receptov sem se prej znebila na papirju, o tem sem pisala v. Zdaj vse več receptov dodajam tudi v Evernote. Uporabna gradiva o zdravem življenjskem slogu in osebnem razvoju so bila pretvorjena tudi v elektronsko obliko.

Skenirali osebne dokumente za namene hitre obdelave storitev in jih postavili na zunanji medij (izmenljivi disk).

Stopnjo prehoda na shranjevanje informacij v elektronski obliki se mora vsak odločiti sam glede na svoje želje in zmožnosti. Iz lastnih izkušenj bom rekel, da je tudi uporaba digitaliziranih dokumentov veščina, ki jo je mogoče trenirati in prinaša številne dodatne koristi v naša življenja. Ampak to je posebna tema za razpravo ...

Vesela bom, če bo moja izkušnja PO VAŠI ODLOČITVIživljenjske naloge!

Učinkovito čiščenje vključuje le dva bistvena koraka:

znebite se nepotrebnega in določite, kam boste shranili tisto, kar potrebujete.

Marie Kondo

Takoj se odločimo, komu je članek namenjen. Predvsem za tiste, ki imate nakopičeno veliko različnih papirjev, potrdil, brošur in drugih podobnih stvari. Glasbeniki, pesniki, novinarji in oblikovalci vseh vrst berite in se ne pritožujete ob pogledu na gore raznoraznih časopisov. Še kdo si postavlja vprašanja: kako shraniti dokumente? kje shraniti dokumente? Predlagam, da z njimi (gorami) opravimo enkrat za vselej. Članek o tem, kako narediti red, kje shraniti dokumente in na splošno o sistematizaciji česar koli.

1. del

Če kdo ne ve, se nič v tem življenju ne zgodi zastonj. Tudi če je naključno presenečenje. Ena na videz zanikrna okoliščina, tako majhna epizoda, včasih potegne za seboj verigo usodnih dogodkov. Tudi meni se je to zgodilo. torej.

Izgubil sem visokošolsko diplomo. Ne spomnim se, kdaj, kje in v kakšnih okoliščinah sem ga videl zadnjič. Že vrsto let se nikjer ne hvalim s tem, delam na enem mestu, nikjer nisem izvoljen. Obstaja izvleček iz njega, obstajajo fotokopije, obstaja kopija, ki jo je overil notar. Brez diplome. Pred mesecem dni sem posebej pregledal vse svoje papirje in jih nisem našel. Ampak stvari sem spravil v red (kot se mi je takrat zdelo). Pred dnevi, ko se mi je posvetilo, da sem ga za vedno izgubila, mi je bilo zelo hudo. Zaskrbljena, kot da je pozabila narediti nekaj zelo pomembnega. In z dobrim razlogom, kot se je izkazalo. Sledil je niz dogodkov, ki so postali povod za pisanje tega opusa.

Digresija št. 1. Nelogično.

Ker se zanimam za pisanje in včasih obiščem samostojne borze, kjer sem videl članek z naslovom “Priporočila za shranjevanje dokumentov”. Nekaj ​​mi je kliknilo v glavi. Mislim, da je to ravno tisto, kar potrebujem. Ker podpiram to čudovito stran za mlade (in manj mlade) gospodinje, sem se odločila, da članek o pravilnem shranjevanju dokumentov tukaj ne bo odveč.

Napoved članka je bila standardna: obljubljala je, da bo informativna in zanimiva, zanimiva s prisotnostjo pismenega besedila, razdeljenega na logične odstavke. Kot kupec, ki so ga ogrele okoliščine, sem ga kupil. Članek je bil poceni. Za tiste, ki niso seznanjeni, lahko celotno besedilo članka preberete šele po plačilu, kar sem storil v minuti.

Samo besedilo me je najprej presenetilo. Čista nepismenost je obstajala ob popolnem nesmislu. Iskreno povedano, nisem človek, ki bi živel v ujetništvu iluzij, veliko vem o ljudeh in delo na področju selekcije kadrov me je rešilo rožnatih očal. Ampak niti jaz nisem vedel, da lahko na tem mestu ljudje "nabijajo" take stvari. Načeloma bi bilo tukaj mogoče postaviti celotno besedilo, verjemite, vredno je. Vendar ga ne bom pretiraval in vas bom razveselil le z nekaj stavki. "Pogosto morajo ljudje, ko poskušajo najti dokument, dolgo iskati potrebne papirje." Ni zanikati, da ko ga poskušate najti, morate iskati. »Potrebovali bomo tudi majhne mape v obliki ovojnic in nekaj luknjačev.« Kul. Če bi šlo samo za "luknjače", sem se odločil, da je samo tipkarska napaka, vendar več! "Naslednje je še lažje - preprosto vzemite luknjače in preluknjajte ovojnice." »Poleg tega lahko zaradi oblike ovojnic preprosto izvlečete potrebne papirje. Palice ne bo treba potegniti iz ringa.” Brez komentarja. In za zaključek: "Dobra možnost je, da dokumente hranite pri sorodnikih." Nasvet je dvomljiv, ne vem, koliko ljudi ga je pripravljenih uporabiti.

Kupil sem ta smešni članek za penije, a veselje, ki sem ga dobil, je bilo dvajset dolarjev, nič manj.

Umik št. 2. Logično.

Ker bi bila objava članka v tej obliki do vas, dragi bralci, vrhunec nespoštovanja, sem se odločil, da bom sam razumel temo in napisal članek. Ne da bi odlašala, sem še isti dan odprla iskalnik Google in vtipkala besedno zvezo »Kako shraniti dokumente«. Zasut sem bil z obilico najrazličnejših nasvetov, video posnetkov in fotografij. Ko sem porabil približno dve uri za pregled, vam želim povedati naslednje: internet je grozna stvar, vsi kradejo drug od drugega, ne samo teme in fotografije, skoraj povsod je nenehno poceni prepisovanje. In to je grozno. Mimogrede, besedilo, ki sem ga kupila, čeprav v primernejši različici, sem našla na treh drugih straneh. Ne vem, kdo je koga udaril.

Bolj ali manj zanimiva spletna mesta in blogi na to temo so se začeli veliko dlje od prve vrste v Googlu. Vedite to (!). Nekateri so mi bili celo všeč. Na primer ta http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Takoj je očitno, da se z njim ukvarja bistra, poštena in ustvarjalna oseba. Ime mi je Masha. Vendar se mi je zdelo, da je večina člankov na temo shranjevanja papirjev predvsem motivacijske narave. Ampak tudi to je dobro.

Umik št. 3. Osebno.

Če sta v bližini dve trgovini, ena z modnimi, lepimi oblačili in velikimi popusti, druga pa pisarniški material, grem najprej v drugo. Ker obožujem trgovina s papirnico s. Papirnata duša. To je zato, da bo jasno, od kod imam toliko pisarniškega materiala doma. A kljub temu moji papirji, vključno z dokumenti, čeprav so bili vedno na enem mestu in so se zdeli celo razvrščeni, včasih ni bilo lahko hitro najti, kar potrebujem. Usoda se je odločila, da me nauči lekcijo, in že po dveh dneh sem storil, kar bi moral že zdavnaj.

Poleg tega včasih pišem članke za lokalne časopise, tako da ima mestna tiskarna že dolgo svojega človeka, od tam imam kup narezanih majhnih samolepilk (tam v smeteh so v paketih), ki ga uporabljam povsod. Ne vem, kako ljudje živijo brez njih.

Na podlagi vsega navedenega sem se odločil napisati to precej monumentalno delo. To ni le pregled. Tu sem skušal ne le povzeti vsega, ampak vnesti tudi veliko svoje osebne izkušnje in jo zaostril s čustvenimi vložki. Upam, da bo članek našel odziv tistih, ki zaradi obilice papirjev »ne vidijo bele luči«, ne vedo, kje začeti in kam teči, pa tudi tistih, ki želijo najti kakšen dokument ali zgolj kos papirja z dragocenimi informacijami v globinah njihovih miz, omar in škatel. Za vse spodaj napisano seveda niso zahtevane avtorske pravice, a verjemite, česa takega ne boste našli nikjer. Torej, kar naprej.

Glavne faze na poti do naročila

Nikoli ne boš uredil svoje hiše,

če čistiš na pol.

Marie Kondo

Ocenite obseg katastrofe

Najprej morate najti površino, kamor se bodo prilegali vsi papirji. Vsekakor boste potrebovali mizico, morda več, ali tabure, primeren je tudi kavč, ali pa bi bilo bolje, da bi sedeli na tleh. In tudi ocenite, kako dolgo lahko traja razčlenjevanje. Če ugotovite, da analize ne boste mogli opraviti naenkrat, je bolje, da dogodek prestavite. In najpomembnejši pogoj je, da se nihče ne vmešava.

Papirji vseh vrst – na kup!

Na pripravljeno ploščad takoj postavite vse, kar ste načrtovali. Na primer, če je s fotografijami ali recepti vse v redu, naj ostanejo tam in se jih ne dotikajte. Zakaj delati dodatno!

Umik št. 3 Čustveno.

Oh dekleta, imate srečo. No, o tem nihče ne zna bolje pisati kot jaz. Zakaj? Pametni ne bodo izgubljali časa z opisovanjem shranjevanja papirjev (pomislite: znanja), ostali pa preprosto nimajo dovolj papirjev, da bi lahko ponudili kaj uporabnega. Skratka berite naprej.

Iskreno povedano, če je ne bi prebral in gledal en teden prej (in s kakšnim naslovom!), se ne bi lotil tako velikega dogodka. In zagotovo ne bi bilo podlage za ta članek. Pristop k poslu, načela in metode, ki jih je Marie predlagala v svoji uspešnici, so v moji duši našli živ odziv. Čeprav priznam, nikoli nisem bila obsedena s čiščenjem in zdaj ne razumem perfekcionistov različnih kalibrov, ki svojo mladostno energijo zapravljajo za tako dolgočasne stvari. Vendar spoštujem in ljubim red.

Torej, Marie piše: "Čiščenje je poseben dogodek, ki se zgodi enkrat v življenju." Nenavadna in nič manj kontroverzna izjava. Za Japonce so stvari očitno nekoliko drugačne. Če v hiši živita več kot dve osebi, obstaja velika verjetnost, da se vsi ne bodo držali strogih pravil. A za to si je treba prizadevati. Enkrat za vselej vse postavim na svoje mesto in potem ostane le še vse postaviti na svoje mesto.

Težko je verjeti, toda to čiščenje je zame postalo pravi praznik in zagotovo stvari še nikoli nisem takole spravil v red. Svoje stanje duha lahko primerjam s pripravami na veliko noč ali novo leto 31. decembra. V vsakem primeru vam radostni občutek prihodnjih počitnic napolni dušo in ustvarjate brez utrujenosti. Da, nisem rekel, da se je vse to zgodilo v ozadju nesmrtnih stvaritev skupine Scorpions. "Ljubezen, ljubezen nas bo ohranila pri življenju," že vrsto let govori Klaus Meine, kar v prevodu pomeni "ljubezen, ljubezen nas bo ohranila pri življenju." Preoblikujemo: red in le red nam bo rešil življenja.

Obstaja veliko situacij, v katerih uporabljamo zavarovalne police, potrdila in potrdila. Zato so ljudje prisiljeni hraniti dokumente doma, da bi imeli potrebne papirje pri roki. Toda kako to storiti pravilno, da se nič ne izgubi ali pokvari?

Katere dokumente je treba hraniti?

Vsak sodoben človek ima veliko kosov papirja za vse priložnosti. Vendar ni vsak od njih vreden shranjevanja.

Tukaj je seznam dokumentov, ki jih morate imeti doma:

• Seznam se odpre s potnimi listi in drugimi družinskimi dokumenti. Na primer oporoke, potrdila.
• Potrdila, pooblastila, potrdila in drugo v zvezi z nepremičninami in transportom.
• Diplome, diplome, potrdila, spričevala, ki potrjujejo razpoložljivost izobraževanja.
• Dokumenti v zvezi s poklicnimi dejavnostmi: delovne knjižice, sporazumi, pogodbe.
• Rezultati pregledov, zdravstveni pravilniki in kartoni.
• Garancijski listi, računi za gospodinjske aparate in pohištvo.
• Dokumenti v zvezi z davki.

Ločeno lahko izberete elektronske dokumente ali preprosto podatke v digitalni obliki. Praviloma ustrezajo eni od zgornjih točk in so tudi predmet hrambe.

Kako dolgo je treba hraniti dokumente?

Dokumente lahko razdelimo po času hrambe. Odvisno je od obdobja veljavnosti posamezne skorje.

• Trajna. Takšni papirji morajo biti vedno pri roki. To so poročni listi, rojstni listi, diplome o izobrazbi, zdravstveni podatki, notarsko overjeni podatki, oporoke, pokojninska potrdila.
• Dolgoročno. Dokumenti za nepremičnine, avtomobile in drage predmete. Sem spadajo tudi strokovni prispevki. Tukaj lahko določite tudi čeke in potrdila. To je nekaj, kar je shranjeno dolgo časa in ostane pomembno v določenem časovnem obdobju.
• Kratkoročno. Priporočljivo je hraniti potrdila o storitvah zdravnikov, odvetnikov in učiteljev tri leta. Komunalne pogodbe in izjave predvidevajo isto obdobje.
• Neuporabna. Nepotrebna izobraževalna in informativna gradiva, navodila za temeljito preučene stvari, računske liste ipd.

Ločeno lahko omenimo neobvezne dokumente, ki pa so zelo pomembni za njihovega lastnika. Sem spadajo osebni dnevniki, zapiski, fotografije in drugi spominki. Ponavadi take stvari tudi dolgo trajajo.

Zato je priporočljivo zavreči vse, kar trenutno ni v uporabi in ne more biti uporabno v prihodnosti. Da bi ohranili red, morate redno čistiti zabojnike in se znebiti nakopičenih smeti, hkrati pa urediti res pomembne dokumente.

Praviloma večina domov standardno hrani papirje.

1. Najprej so dokumenti razvrščeni po področjih: dom, služba, zdravstvo in drugo.
2. Nato jih damo v podpisane mape, ki zagotovo preprečujejo, da bi se izgubili v papirjih.
3. Nastali kompleti so postavljeni v ločeno škatlo ali vrečko. Mimogrede, za udobje so znotraj "posode" pogosto narejene particije, ki preprečujejo mešanje map. Hkrati se morate prepričati, da je mesto shranjevanja nedostopno otrokom in živalim, vendar je priročno za uporabo.

Osebne dokumente, ki jih pogosto uporabljate, je dobro hraniti ločeno. Vaš potni list, zdravstvena izkaznica, identifikacijska številka davčnega zavezanca (TIN) in pokojninsko potrdilo se bodo udobno prilegali v plastične vrečke, zaprte z zadrgo. Takšni paketi so nepredušni in bodo ohranili vsebino v popolnem redu ter preprečili, da bi se recimo zmočila. Hkrati naj bodo zdravstveni dokumenti shranjeni čim bolj dostopni – da ne izgubljamo časa, če jih nujno potrebujemo.

Fotokopije pomembnih dokumentov je vedno dobro imeti doma. Primerov je najrazličnejših in takšna rezerva lahko pomaga v nepredvideni situaciji.

Posebej pomembne dokumente lahko shranite v sef. Sodobni trg ponuja veliko izbiro skladiščnih prostorov, tako da lahko vsak kupec izbere nekaj primernega. Toda dokumente je bolje hraniti v sefu in ne v plastičnih mapah - v primeru požara se material, iz katerega so sestavljeni, stopi hitreje kot papir.

Netrivialni načini shranjevanja dokumentov

Se zdi opis dolgočasen? Brez problema! Obstajajo bolj zanimivi in ​​priročni načini za shranjevanje papirjev.

• • Organizatorska tabla. Obstaja veliko možnosti za takšno napravo. V najpreprostejši obliki je plošča, na katero so z gumbi pritrjeni papirji. V bolj zapletenih različicah ima plošča lahko majhne predale in viseče nosilce.

• • Mini komoda. Je popolnoma enak navadni predalnik, vendar veliko manjši. Vanj je zelo priročno shranjevati dokumente. Ker so razvrščeni v različne predelke, se ne bodo nikoli izgubili! Predali v komodi so lahko različnih velikosti: majhni za majhne koščke papirja, veliki za risbe.

• • Viseča škatla. Samo majhna škatla ali košara, pritrjena na steno kot poštni nabiralnik. V takšni stvari, postavljeni na hodniku, je priročno shraniti prinesena pisma in potrdila.

• • Žep za ovojnico. Podobno kot prejšnja možnost, vendar ni škatla, ampak ovojnica. Lahko ga pritrdite na mizo, hladilnik, omaro. Omogoča shranjevanje začasno potrebnih dokumentov brez zavzemanja dragocenega prostora.

• • Koš za smeti. Ne, ne smeti - posebno, za shranjevanje. Postavljena na mizo ali v omaro ima lahko več predelkov. Preprost, poceni, a učinkovit način za shranjevanje dokumentov.

• • Pogosto uporabljene papirje lahko shranite v mapo aktovke. Ima ročaj za prenašanje. Oblikovan je tako, da se dokumenti v njem ne mečkajo. Običajno zasnovan za papir A4. Če je potrebno, da ne izgubljate časa z iskanjem potrebnih skorj, lahko preprosto zgrabite mapo z aktovko in začnete poslovati.

Uporabljamo digitalne tehnologije

Navodila za zdravila, pripomočke in pisarniško opremo zavzamejo veliko prostora. Veliko lažje jih je shraniti v elektronski obliki. Če želite to narediti, morate iste informacije poiskati na internetu in jih primerjati s tistimi, ki so na voljo v materialnem viru, da zagotovite njihovo identiteto. Navodila lahko preprosto fotografirate in jih shranite v mapo na vašem računalniku. Le slednjega morate izbrati tako, da ga slučajno ne izbrišete. Bolje je, da zapišete drugo kopijo nastalih datotek na zunanji medij, kot je pomnilniška kartica, ali pa jo pošljete v shrambo v oblaku.

Za vsak slučaj lahko skenirate druge dokumente. Toda potem bi vas moralo skrbeti za varnost elektronskega sistema pred morebitnim hekerskim napadom. Nihče ne mara uhajanja osebnih podatkov na internetu.

Mimogrede, uporaba računalnika ali mobilnega telefona je priročna za sledenje rokom veljavnosti papirjev. Dovolj je, da preprosto vnesete zahtevane datume v "koledar", tako da vas elektronska naprava obvesti o koncu obdobja veljavnosti določene skorje. Potem ostane le še, da se znebite nepotrebnega papirja.

Morda je glavno pravilo za shranjevanje dokumentov doma preprosto: skrbno in redno delo z gospodinjskimi papirji je ključ do tega, da se potrebni dokument ne izgubi v najpomembnejšem trenutku.

Vseh dokumentov ni vredno hraniti. Veliko pa je papirjev, ki bi jih moral imeti vsak od nas pri sebi. Hraniti jih je treba na varnih in osamljenih, a dokaj lahko dostopnih mestih. Lahko naredite elektronske in običajne kopije dokumentov - verjetno bodo koristne. Vsekakor bo skrbno shranjevanje in skrbno razvrščanje papirjev pripomoglo k njihovi varnosti.