Lifehack shranjevanje dokumentov. Družinski arhiv

Dokumenti morajo biti shranjeni na posebej zanje določenem mestu: mapa, škatla, škatla, sef. Do njih bi morala imeti dostop vsa družina, razen majhnih otrok. Zato je dobro, če so papirji shranjeni v škatli, ki se zaklene na ključ. Izogibajte se stiku z vlago ali močno svetlobo, da jih ohranite v dobrem stanju.

Razvrstite svoje dokumente

Kupite mape, registratorje ali plastične ovojnice v trgovini s pisarniškim materialom. Primerni so za organiziranje dokumentov v kategorije, na primer:

glavni(potni listi, rojstni in poročni listi, osebne izkaznice itd.)

izobraževanje(diplome, spričevala, diplome)

zdravje(zdravstvene izkaznice, police, potrdila)

avtomobilski(zavarovanje, servisna knjižica, računi avtoservisov)

delo(delovna knjižica, življenjepis, pogodbe z delodajalci)

nepremičnina(dokumentacija za stanovanje, položnice, najemna pogodba)

Aparati(navodila, računi, garancijski listi).

Ustvarite začasno mapo za shranjevanje

Ustvarite lahko začasen pladenj ali mapo za papirje, kamor lahko postavite dokumente, ki ste jih uporabili prejšnji dan, vendar jih niste imeli časa pospraviti. Samo ne bodite leni, takoj ko imate čas, razvrstite papirje od tam v prave mape.

Razvrsti po dodatku

Vsako kategorijo dokumentov je mogoče razvrstiti tudi po pripadnosti. Če želite to narediti, položite dokumente vsakega družinskega člana v ločeno ovojnico z njihovim imenom ali označite ustrezno izbiro z lističem, markerjem ali kosom barvnega papirja. To je potrebno, da lahko vaša družina najde potrebne dokumente brez vaše pomoči.

Naredite fotokopije dokumentov

Naredite fotokopije potnih listov, rojstnih listov, osebnih izkaznic, prometnih dovoljenj in vozniških dovoljenj. Prav vam bodo prišli, če bodo izvirniki izgubljeni ali ukradeni. V tem primeru shranite kopije ločeno od glavnih dokumentov.

Hranite račune in potrdila

Račune za bolj ali manj velike nakupe hranite eno leto. Če garancija za nekatere izdelke presega 12 mesecev, shranite račune za obdobje, ki je navedeno na garancijskem listu.

Shranite račune za komunalne storitve

Hranite pogodbe za priključitev vseh komunalnih naprav: plin, elektrika, voda, telefon, internet, kabelska TV itd. Računov za komunalne storitve ni mogoče zavreči pet let.

Ne mešajte pomembnih dokumentov z nepotrebnimi papirji

Mnogi ljudje kot spominke hranijo vstopnice za koncerte, menije za lastno poroko, vabila, pisma in izpise stroškov kreditne kartice za preteklo leto. Toda med to smeti je težko najti resnično pomemben dokument. Zato si vzemite pravilo, da nepotrebne papirje, ki si jih ne upate zavreči, zavrzite in jih shranite ločeno.

Pozdravljeni, moji dragi bralci in gostje bloga! Danes bi vam rad povedal, kako očistiti svoje domače dokumente in organizirati njihovo priročno shranjevanje. Zgodi se, da nujno potrebujete potrdilo, pridete domov in ne veste, kam naj se obrnete, da v gori papirjev najdete potrdilo ali drug dokument. In da se vam takšni primeri nikoli ne zgodijo, si poglejmo načrt po korakih, ki vam bo na koncu poskrbel za red v domačem arhivu.

Vsi gospodinjski dokumenti morajo biti vedno urejeni, niti ne zato, da bi lahko kadarkoli našli papir, ki ga potrebujete, najprej je to varnost. Vrednostne papirje hranite stran od radovednih oči, njihova poškodba ali izguba pa pomeni, da boste morali teči do vladnih agencij in organov. Izterjava lahko traja dolgo in za nedoločen čas, vendar boste za globe porabili več živcev kot denarja.

Obstajajo tudi zelo nevarni primeri, na primer požari, poplave in drugi izredni dogodki, ko je nujno treba zapustiti hišo. V takšnih situacijah ljudje po navadi najprej pograbijo dokumente in denar, najprej lastnino. No, če ležijo na neznanem mestu, potem lahko ostanete brez njih. Zato poglejmo to vprašanje podrobneje.

Shranjevanje dokumentov doma

Najprej morate oceniti situacijo – v kolikšni meri je vaša domača pisarna zapostavljena. Obstajajo gospodinje, ki hranijo dobesedno vsak kos papirja, računov in potrdil. Toda vsak dokument ima svoj zastaralni rok - od 2 tednov do neskončnosti.

Ko sem poskušal razumeti to težavo, sem naletel na nasprotujoče si informacije glede izpiskov, potrdil in izjav. Zato se ne trudite in preverite rok hrambe dokumentov pri tistih, ki jih neposredno izdajajo.

Seveda pa morajo biti dokumenti za stanovanje, osebne izkaznice, TIN, potni listi vedno varni. Mimogrede, včasih je na potrdilih in papirjih napisano obdobje, v katerem bodo imeli pravno ali pravno veljavo.

Kar zadeva račune za kupljene gospodinjske aparate, je tukaj vse preprostejše. Veljajo le v garancijskem obdobju. Toda strokovnjaki na tem področju vseeno priporočajo, da zanje skrbite ves čas, dokler ga ne zavržete. To velja predvsem za veliko opremo, na primer drage televizorje, hladilnike, strojna orodja in tako naprej.

Osebno po nasvetu odvetnika hranim potrdila o plačilu 3 leta, čeprav se mi zdi, da je to preveč. A kam bi se dalo, v življenju se lahko zgodi vse. Na splošno, kar želim povedati. Poskrbite za neoporečnost in varnost svojih dokumentov in se tega lotite pametno.

Kako narediti red v svojih dokumentih?

Korak 1. Zberite vse papirje na kup. Ocenite kompleksnost celotne situacije. Osebno vsi moji gospodinjski dokumenti zavzamejo srednje veliko škatlo. Nič ni odveč.

• dokumenti za stanovanje
• medicinske dokumente
• davek
• kredit
• potrdila o plačilu
• čeki in garancijski listi itd

Lahko jih razdelite glede na družinske člane (dokumenti mame, očeta, otrok itd.). Tudi splošne so lahko usmerjene kot v prejšnjem primeru.

Glavna stvar je, da se počutite udobno in da lahko kadar koli najdete papir, ki ga potrebujete. Razvrščanje je treba kombinirati z metanjem tistega, kar ni več potrebno. No, reklamne letake in brošure je treba takoj vreči v smeti.

Če imate kakršne koli dvome o tem, odložite papirje. Čim prej ugotovite njihov rok trajanja. Kar zadeva vizitke, jih lahko postavite v poseben organizator ali majhno škatlo.

Korak 3. Izbira načina shranjevanja. Praviloma se kartotečne mape najpogosteje uporabljajo za shranjevanje dokumentov v hiši. Lahko jih vstavite ločeno ali že integrirane s pokrovom. Ta način organiziranja papirjev je zelo priročen. Kupite lahko več podobnih map in vsako od njih dodelite eni od kategorij (davčna, zdravniška dokumentacija itd.).

Tej nalogi se lahko prav tako spopadejo mape za aktovke. Primerni so ne samo za shranjevanje dokumentov, ampak tudi za to, da jih vzamete s seboj.

Praviloma je na takih organizatorjih majhen prostor, kjer je mogoče napisati podpis. Potem je zagotovo ne boste zamenjali z drugimi kategorijami. Še bolje, vsaki vrsti papirja dodelite svojo barvo. Na primer, dokumenti za hišo so v rdeči mapi, zdravniška potrdila, zemljevidi itd. so v zeleni mapi, davčni dokumenti so v modri mapi.

Drug način za organizacijo shranjevanja dokumentov v hiši so omare s pregradami. V tem primeru se papirji lahko nahajajo predvsem v datotekah ali tankih mapah – registratorjih. V tem primeru so sortirnik posebne plošče z izboklinami, kjer lahko podpišete vrste dokumentov. Takšne naprave niso poceni. Lahko pa jih naredite sami. Na primer, vzemite debel barvni karton kot pregrade in izrežite štrlino. Na ta način ne boste samo uredili shranjevanja gospodinjskih papirjev, ampak tudi prihranili.

No, zadnja možnost, ki bi vam jo rad ponudil, so škatle. Načeloma lahko vanje postavite iste mape in datoteke, torej združite več načinov shranjevanja. Ampak zdaj govorim o nečem malo drugačnem. Pisma in potrdila o plačilu na primer nimajo zelo standardne oblike, ko se res ne prilegajo velikosti mape, še posebej, če jih je veliko. Potem bodo na pomoč priskočile preproste majhne škatle. So zelo priročni za shranjevanje majhnih dokumentov.

Korak 4. Čas je, da razmislite o mestu za vaše vrednostne papirje. Najprej bi morala biti nedostopna tujcem in gostom. Se pravi skrito pred radovednimi očmi. To je lahko medetaža, zgornja polica nad pisalno mizo, sef ali predal, po možnosti na ključ. Za tiste, ki imajo otroke, velja razmisliti tudi o tem, ali bodo malčki lahko prišli do vrednostnih papirjev. Navsezadnje so radovedni ljudje in lahko svoje male roke uporabljajo povsod.

Prav tako ne bi smeli izbrati sončnih krajev, čeprav so otrokom nedostopni. Vlaga in sonce lahko povzročita, da papir zbledi in se pokvari.

In še en odtenek, ki sem ga pozabil omeniti. Ustvarite mapo, v kateri bodo shranjene vse fotokopije najpomembnejših dokumentov, na primer potnega lista, zavarovalne police, pokojninskega potrdila, dokumentov za stanovanje itd. Če nujno potrebujete kopije, pa fotokopirnega stroja nimate pri roki, časa zmanjkuje, potem vas bo ta trik rešil.

In nenazadnje, ne odlašajte s kupom papirjev, zaradi katerega ste dvomili o roku uporabe. Takoj, ko se lotite teh zadev, jih takoj postavite na svoja mesta. Konec koncev imate zdaj hrambo dokumentov doma organizirano na najvišji ravni!

Kako skrivate papirje? Delite svoje skrivnosti! Pustite komentarje! Se vidiva!

S katerimi dokumenti, kako dolgo, jih je treba hraniti. Izkazalo se je, da bi morali številni računi, potrdila in potrdila ostati pri nas precej dolgo, zato se postavlja smiselno vprašanje, kaj bi lahko prilagodili za njihovo shranjevanje?

Tu je nekaj idej za rešitev te težave:

1. Mapa za papirje. Seveda je prva stvar, ki pride na misel, velika mapa z obročki in datotekami. Najpogosteje so takšne mape v formatu A4, zato je vanje priročno shranjevati potrdila, potrdila, pogodbe, dokumente o nepremičninah. Za vsako področje dejavnosti je bolje ustvariti ločeno mapo. Ne pozabite ga podpisati; idealno bi bilo, če bi bil na prvem listu ali v sami mapi seznam dokumentov, ki so tam, kar olajša iskanje.
Kar zadeva dokumente nestandardne velikosti, na primer potrdila ali čeke, jih je bolje nalepiti na list A4 (lepiti samo en vogal) in jih shraniti tudi v prozorne datoteke in mape.

2. Mapa aktovke. V pisarniški trgovini lahko kupite posebno aktovko z veliko oddelki; to je lahko alternativa velikim mapam. Edina pomanjkljivost je, da se ne morete pomikati po dokumentih, zato poskrbite za napise in seznam dokumentov, ki so tam shranjeni.

Zlasti za dame lahko poiščete bolj ženstveno možnost

3. Album s fotografijami. Foto album z magnetnimi listi je odličen prostor za shranjevanje potrdil o plačilu, sploh vam jih ni treba lepiti na liste. In zraven je prostor za napise in vaše zapiske.

4. Ovojnice. Račune in čeke lahko shranite v preproste ovojnice. Po mojem mnenju je ta način shranjevanja primeren za tiste dokumente, ki jih pošljete "v arhiv", na primer potrdila o plačilu stanovanjskih in komunalnih storitev, ki so stare več kot 3 leta.

5. Škatle. Vse, vključno z dokumenti, lahko shranite v škatle, vendar je to zelo neprijetno, ko morate najti zahtevano potrdilo ali pogodbo. Vendar pa so za domači arhiv dokumentov, ki se redko uporabljajo, zelo primerni.

6. Dobra alternativa škatli bi lahko bila... ista škatla, vendar narejena v obliki kartotečne omare, z razdelilniki.

Super bi bilo, če bi takšno škatlo lahko zaklenili na ključ.

7 Bolje je, da potne liste, dokumente o izobrazbi in druge neformatirane dokumente s trdimi platnicami shranite bodisi v škatle (v tem primeru so vedno priljubljene škatle za bonbone) bodisi na zadnjo stran mape z dokumenti prilepite kartonsko ovojnico (preprosta seveda lahko uporabite) in jih tam zložite. Super, če Škatla bo ognjevarna in bo imela ključavnico.

8 Ločeno bi se rad osredotočil na shranjevanje ambulantnih kartic. Mnogi verjamejo, da je kartico bolje hraniti doma, vendar je to kršitev zakona. V skladu z odredbo Ministrstva za zdravje in socialni razvoj Ruske federacije z dne 22. novembra 2004 št. 255 je zdravstvena kartoteka ambulantnega bolnika shranjena v registru. Ker je kartica pravni dokument, je ne smemo izročiti bolniku. Shranjevanje zdravstvene dokumentacije v pacientovih rokah je v nasprotju s 6. členom čl. 30, hh. 3, 4 in 5 žlic. 31, 1. del, čl. 61 Osnove zakonodaje Ruske federacije o varovanju zdravja državljanov (OZ RF).

Pravila za shranjevanje dokumentov:

1. Dokumente hranite izven dosega otrok! (dobro je, če so vaši dokumenti v omari, ki je zaklenjena na ključ)

3. Imejte mapo s fotokopijami pomembnih dokumentov, ki jo shranite zunaj doma (pri starših, v sefu), tako boste hitro obnovili dokumente, če se kaj zgodi z originali (požar, poplava). , kraja itd.)

4. Kljub dejstvu, da je treba ambulantne kartice hraniti v ambulanti, je treba vedno nositi s seboj potrdilo o krvni skupini, alergijah na katera koli zdravila, kronične bolezni (sladkorna bolezen).

5. Ob večjih nakupih obvezno naredite fotokopijo računov, saj sčasoma računi »zbledijo« in vam lahko ostane prazen kos blagajniškega traku.

Ko ste izbrali nekakšen sistem za shranjevanje dokumentov, pomembno je, da se tega ves čas držite, torej vse dokumente vrniti na njihova mesta, nove dokumente takoj vstaviti v želeno mapo. Tako boste stvari lažje uredili, iskanje zahtevanega čeka ali potrdila pa vam bo vzelo le nekaj minut.

Morda vas bo zanimalo tudi:

Želite prejemati novice iz projekta "Sproti hišna opravila" v svoj elektronski predal? Naročite se tako, da izpolnite spodnji obrazec in prejmete avdio tečaj "5 skrivnosti srečne gospodinje" kot darilo.

Vsak od nas skozi življenje nabere ogromno dokumentov - osebnih dokumentov, gospodinjskih dokumentov, družinskih dokumentov. Večino jih moramo hraniti in skrbno varovati, saj jih občasno potrebujejo za izdelavo novih papirjev pri določenih organih. Restavriranje osebnih in družinskih dokumentov je težko, dolgotrajno in zapleteno, zato si vsaka družina izmisli svoj sistem urejanja osebnih dokumentov. Kako organizirati shranjevanje dokumentov doma?

KATERE GOSPODINJSKE DOKUMENTE NAJ HRANIMO?

Najprej je smiselno pridobiti vse dokumente in pripraviti sistem kategorij, v katere lahko razvrstite vse dokumente.

Na primer:

• osebni dokumenti: potni list, pokojninsko potrdilo, TIN (individualna davčna številka, rojstni list, diplome, spričevala in drugi identifikacijski dokumenti)
• družinski dokumenti: poročni list, rojstni list.
• delovni dokumenti: delovna knjižica, življenjepis, pogodba o zaposlitvi.
• zdravstveni dokumenti: polica obveznega zdravstvenega zavarovanja, polica prostovoljnega zdravstvenega zavarovanja, pokojnina, potrdila.
• listina o nepremičnini: listina za stanovanje, kupoprodajna pogodba, najemna pogodba.

Izberete lahko razvrščanje po družinskih članih: mama, oče in otrok ali kateri koli drug način. Tako boste oblikovali več kupčkov. Zdaj lahko dokumente znotraj kategorij razvrščamo po stopnji njihove nujnosti v vsakdanjem življenju ali po roku veljavnosti. Na primer, policijsko potrdilo, ki se zahteva na številnih delovnih mestih, velja le eno leto. Pomembno je, da imate kopije vseh glavnih dokumentov, ki jih lahko shranite v ločeni mapi. Še bolje je, če se kopije osnovnih dokumentov nahajajo zunaj doma (na primer pri starših). Če imate kopije, bo veliko lažje obnoviti dokumente, če se kar koli zgodi z izvirniki.

Dokumente hranite stran od sončne svetlobe in virov vlage, da preprečite, da bi se sčasoma poškodovali.

KAKO UREDITI OSEBNE IN GOSPODINJSKE DOKUMENTE?

Pomagajo lahko: mape, registratorji, plastične ali papirnate ovojnice in datoteke, škatle in drugi pripomočki. Toda vsak od njih je na svoj način neprijeten.

Predlagamo, da dokumente hranimo doma v redu, da se izognemo zmedi in nepotrebnemu iskanju.K izdelavi takšnega rokovnika nas je navdihnila zmeda in zmeda v domačih dokumentih, neskončna iskanja in vprašanja družinskih članov. Za izdelavo mape Družinske zadeve smo izračunali število dokumentov v tričlanski družini, nato pa porabili veliko časa za oblikovanje in izdelavo mape na zadrgo, v kateri je prostora za vsak uradni papir.

Konec koncev se vsakomur zgodi, da vzamete dokument v roke, razumete, da bi moral biti pri roki, saj ga boste kmalu potrebovali, in zanj najdete varno mesto, ki si ga boste zagotovo zapomnili. Čas teče, potrebujete dokument in začnete se mrzlično spominjati, kakšno varno mesto ste si izmislili, da bi dokument lahko počakal na koncu.

KAJ JE MAPA “DRUŽINSKA ZADEVA” ZA SHRANJEVANJE DOKUMENTOV?

• material - naravno ali umetno usnje po vaši izbiri;
• različne barvne možnosti;
• dimenzije mape: 34 x 26 x 4 cm;
• Komplet map vsebuje debele plastične datoteke, izdelane posebej za nas (18 vložkov za dokumente različnih formatov);
• Na notranji strani okvirja mape so posebni žepi za dokumente majhnega formata, pa tudi za kartice, vizitke, SIM kartice in USB kartico (na katero lahko shranite skenirane dokumente).

KAKŠNE SO PREDNOSTI DOMAČEGA ORGANIZATORJA “DRUŽINSKA ZADEVA”?

• priročen format - za razliko od škatle se bo takšna mapa zlahka prilegala mizi ali predalniku;
• zapira se z zadrgo;

• vzdržljiv okvir mape ustvarja dodatno zaščito za domače arhive;
• Vsak dokument ima svoj žep, tako da je enostavno najti dokument, ki ga potrebujete;
• Komplet vsebuje trpežne plastične vložke različnih formatov v skladu z obstoječimi osnovnimi dokumenti. Vložki so narejeni po naročilu in so za razliko od običajnih datotek velikosti za plastificirane dokumente;
• Poleg vložkov so na notranji strani mape izdelani posebni žepi različnih formatov za shranjevanje najpomembnejših dokumentov;

Preden ustvarite glavno zbirko podatkov svojih dokumentov, ustvarite varnostno kopijo. Najpomembnejše pri shranjevanju elektronskih dokumentov je shranjevanje vseh datotek za primer, če se trdi disk pokvari, vam ukradejo računalnik ali izgubijo geslo. Kupite prenosni disk ali sistem za shranjevanje v oblaku.

• Najbolje je ustvariti dve varnostni bazi podatkov za shranjevanje dokumentov. Če ne uporabljate papirnatih dokumentov, boste želeli imeti lokalno in oddaljeno varnostno kopijo, če se kaj zgodi vaši pisarni ali računalniku.

Vsak dan posodobite celoten računalnik in/ali sistem varnostnega kopiranja spletnega mesta. Tisti, ki naložijo veliko informacij na dan, morajo vsako uro vnesti podatke v varnostni sistem.

Kupite skener, ki ga lahko povežete z računalnikom. Skenirajte vsak nov pomemben dokument, ustvarite elektronsko različico in jo postavite v elektronsko bazo podatkov. Če morate elektronsko shraniti veliko število dokumentov, kupite optični bralnik s samodejnim podajalnikom dokumentov in programsko opremo za shranjevanje dokumentov, da prihranite čas.

Geslo za elektronsko bazo podatkov hranite na varnem mestu. Ne pozabite, da ga je varneje zapisati na kos papirja in dati v denarnico ali na mizo, kot pa shraniti v dokument v računalniku. Obstaja več možnosti, da heker vstopi v vaš računalnik kot v vašo pisarno.

Odločite se, ali želite uporabljati programsko opremo ali ne.Če želite neposredno upravljati vse svoje datoteke, preprosto ustvarite in organizirajte mape in podmape na trdem disku računalnika. Če želite uporabljati že pripravljen sistem za upravljanje dokumentov, kupite program za skeniranje in organiziranje dokumentov OCR.

• Funkcija optičnega prepoznavanja znakov omogoča iskanje ustvarjenih dokumentov. Računalnik lahko bere dokumente, ko v program vnesete iskalne izraze.
• Sistemi za optično prepoznavanje znakov vam bodo omogočili iskanje dokumentov z uporabo besed, ki so lahko v njih, kot je ime trgovine ali podnaslov.