Scarica un semplice modulo semplificato per il foglio presenze. Il cronometrista compila effettivamente la scheda attività in questo modo:

Un foglio presenze è un documento utilizzato per inserire informazioni relative al tempo trascorso sul posto di lavoro da un dipendente dell'azienda. Sulla base delle informazioni fornite, il contabile calcola gli stipendi e i pagamenti. Qualsiasi organizzazione dovrebbe disporre di tale documento, indipendentemente dalla sua forma di proprietà. In sua assenza la responsabilità amministrativa è prevista ai sensi della normativa vigente.

Compilazione del documento

Il modulo T-12‒T-14 può essere compilato personalmente dal dipendente, da un dipendente del dipartimento del personale, dal capo di un'unità strutturale o da un cronometrista assunto. È considerato il documento contabile principale e, a seconda delle caratteristiche dei registri del personale, può essere creato per i singoli individui dell'organizzazione o mantenuto individualmente per ciascun dipartimento.

Il documento contiene informazioni sull'organizzazione, contenenti: nome completo, codice OKPO, tipo di attività, status giuridico e dipartimento strutturale a cui si applica la pagella. Quindi il numero di serie corrispondente al flusso di documenti viene inserito nell'apposito campo e viene registrato il periodo di riferimento. Il modulo T-13 viene utilizzato quando la registrazione della presenza e dell'assenza di un dipendente sul posto di lavoro viene eseguita automaticamente.

Una scheda attività vuota è considerata un documento normale, quindi viene compilata di nuovo ogni mese. Tutte le copie hanno un numero di serie specifico, che corrisponde al mese della loro creazione. Questo tipo di documentazione può essere completata in forma scritta ed elettronica. Dopo aver inserito i dati necessari, viene firmato dalle persone responsabili.

Perché è necessario tenere una scheda attività?

Grazie alla scheda contabile, gli addetti alle risorse umane e i contabili possono fare:

• Calcolo del tempo dei dipendenti;
• Controllo del rispetto del programma durante il periodo lavorativo;
• Calcolo del libro paga in base alle informazioni specificate.

Tale documento viene rilasciato a ciascun dipendente insieme al libro di lavoro al momento del licenziamento.

Modulo T-12

La legislazione sul lavoro della Federazione Russa non regola l'uso dell'attuale modulo della scheda attività, ma scaricare un modulo già pronto in Excel sarà molto più semplice e veloce che compilarlo da soli. Il modulo T-12 viene gestito manualmente ed è composto da 2 sezioni:

• Calcolo del tempo dedicato al lavoro;
• Calcolo relativo al pagamento dello stipendio.

Il documento registra il tempo lavorato e non lavorato, visualizzato in ore e minuti. Viene redatto con un mese di anticipo e deve contenere i rendiconti del personale. Il modulo compilato viene firmato dalla persona principale e da uno specialista del dipartimento Risorse umane, dopodiché viene inviato al contabile.

Note sulla pagella

Secondo le regole per l'inserimento dei dati nel foglio presenze, modulo 0504421 per il periodo 2017, le informazioni relative alla presenza e all'assenza di un dipendente vengono visualizzate sotto forma di codici. Vengono fornite designazioni utilizzando lettere e numeri:

• "I", "01" - lavoro nel turno diurno;
• “P”, “14” - congedo in relazione alla gravidanza, parto e adozione di un bambino appena nato;
• "OJ", "15" - permesso per prendersi cura di un neonato fino all'età di 3 anni;
• “DA”, “09” - congedo principale, retribuito;
• "OD", "10" - ferie aggiuntive, che vengono pagate.

Sul nostro sito Web è possibile scaricare gratuitamente un modulo vuoto di foglio presenze e altri documenti richiesti in vari campi di attività. Se necessario puoi vedere un esempio di come compilare correttamente la documentazione, tenendo conto di tutti i requisiti. Per trovare il file che ti serve, usa la ricerca.

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La base per il calcolo dell'importo della retribuzione è il numero di ore effettivamente lavorate dal dipendente. Queste informazioni si riflettono nel foglio dell'orario di lavoro. Quali tipi di moduli esistono, in cosa differisce un foglio presenze semplificato da uno elettronico e come compilarli correttamente?

Qual è la forma

Nella pratica contabile esiste due tipi di documenti sulla base dei quali vengono registrate le ore lavorate: si tratta dei moduli T12 e T13. Sono necessari per soddisfare i requisiti del Codice del lavoro, in particolare l'articolo 91, che stabilisce che l'azienda datrice di lavoro deve tenere un registro del tempo impiegato dal dipendente nello svolgimento delle mansioni.

La modulistica semplificata è denominata foglio orario di lavoro, compilata secondo il modello T12.

Molti credono che sia chiamato semplificato a causa del numero limitato di requisiti di manutenzione e progettazione, rispetto a T13. Questa affermazione è vera, ma in parte. La differenza principale è questa la versione “semplificata” del modulo viene compilata manualmente, mentre il secondo esiste in forma elettronica, in sistemi specializzati di monitoraggio del tempo.

Legalmente questi i documenti sono uguali. Ciò è regolato da una risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa. Ecco perché l'organizzazione sceglie autonomamente, che tipo di foglio contabile utilizzare. Inoltre, in termini di volume di dati, questi documenti sono quasi equivalenti. Inoltre, nei casi previsti dalla legge – con contabilità separata – È consentita la compilazione solo della prima sezione della pagella del modello T12.

Perché hai bisogno di una versione semplificata?

Sulla base della delibera del Comitato statale di statistica, i compiti di mantenimento del foglio presenze T12 sono:

1. Monitoraggio del tempo spesi dal dipendente per lo svolgimento delle funzioni lavorative. Queste informazioni sono necessarie per i contabili e per il calcolo delle buste paga.
2. I dati della scheda attività saranno interessanti per i rappresentanti delle organizzazioni fiscali. Se, ad esempio, i dipendenti del reparto scoprissero durante un audit che lo stipendio di un dipendente viene assegnato per i giorni di assenteismo, ciò diventerà motivo di indagine. Poiché tale pratica porta ad un aumento fittizio delle spese della società e allo stesso tempo ad una diminuzione della dimensione della base imponibile. La società può essere accusata di violazione delle norme legali e costretta a pagare una multa fino al 40% dell'importo nascosto. E costringerti anche a pagare allo Stato l'importo della ritenuta d'acconto più le sanzioni.
3. Il mantenimento del modulo T12 potrebbe essere di interesse per la FSS. I dati specificati nel modulo costituiscono la base per il calcolo dell'importo delle prestazioni.
4. Anche le informazioni sulla pagella riguardano motivo di tutelare gli interessi del dipendente in tribunale e l'ispettorato del lavoro. Se il fatto della violazione dei diritti del dipendente viene confermato, l'azienda dovrà affrontare una grande giraffa e per una violazione ripetuta verrà emessa un'azione.
5. Monitoraggio del rispetto delle normative aziendali e sviluppo di statistiche. Incluso un rapporto nel modulo P-4.

Norme di diritto La responsabilità per le assenze nella gestione del personale non è stata stabilita pratiche di gestione della scheda attività. Allo stesso tempo, tale situazione costituisce ancora un reato e comporta una punizione amministrativa. L'importo della sanzione è regolato dall'articolo 5.27:

• per i funzionari la dimensione varia da 1 a 5 mila rubli;
• per le persone giuridiche - da 30 a 50 mila rubli.

Regole per la compilazione del modulo T12

La persona responsabile della tenuta della scheda attività può essere:

• supervisore;
• responsabile del personale;
• specialista in orari e presenze.

Assegnato in base alle dimensioni dell'impresa. Inoltre, a seconda delle capacità dell’impresa – finanziarie e di risorse – viene stabilito il numero di documenti contabili. Nelle piccole organizzazioni, di regola, è in fase di sviluppo una pagella per tutti, mentre nelle grandi aziende può esserci secondo la pagella del dipartimento.

Esistono 2 approcci per compilare il documento:

• compilazione completa quando si effettua la contabilità giornaliera;
• completamento parziale - quando il marchio viene apposto solo in caso di assenteismo.

È quasi impossibile ripristinare la cronologia degli eventi se compilata parzialmente. Questo metodo è consentito solo nelle imprese in cui il numero di dipendenti è ridotto.

Generalmente, 2 servizi sono responsabili del mantenimento del T-12: personale e contabilità. Se un'azienda registra separatamente il tempo impiegato da un dipendente nello svolgimento delle funzioni lavorative, la sezione 1 della scheda attività T12 può essere utilizzata come documento indipendente.

Colonne da 1 a 17 compilato dal dirigente o dai funzionari del personale, e dai 18 ai 55 - contabilità.

Le regole per la compilazione del modulo sono standard:

• Nella parte superiore del modulo è necessario indicare i dati dell'azienda;
• il numero del documento viene assegnato in base alle regole del lavoro d'ufficio;
• la data di compilazione è solitamente l'ultimo giorno del periodo di edema, il tempo durante il quale i dati vengono presi in considerazione. Di solito è pari a 1 mese.

Per quanto riguarda le regole per la compilazione delle colonne:

• Compilato durante il periodo lavorativo:
  • N1 — numero di matricola del dipendente;
  • N 2-3 — dati anagrafici provenienti dalle carte di lavoro;
  • N4 e 6— riflette la quantità di tempo che un dipendente dedica allo svolgimento delle funzioni (codice o numero di ore). O viceversa, il fatto di non presentarsi al lavoro. Se un dipendente è in ritardo, viene inserito il numero di ore in cui è stato presente sul posto di lavoro.
  • N5 e 7— riflette la quantità di tempo trascorso per metà del periodo. In giorni (cella in alto) e ore (in basso).

Vale la pena notare che sono indicate solo le ore che il dipendente dedica allo svolgimento di compiti nella sua posizione ufficiale. Se l'azienda ha l'abitudine di coprire posti vacanti temporanei o di combinare più lavori contemporaneamente, tali informazioni non si riflettono nella scheda attività.

Se la base per l'assunzione è un contratto civile, il nome dell'esecutore non deve apparire sulla pagella. Se il rapporto è part-time, invece, va indicato in pagella.

• Da compilare al termine del periodo lavorativo:
  • N 8-9 — la cella 8 è il totale cumulativo di 5 e 7 in giorni, la cella 9 è in ore.
  • N 15 — lettera di indicazione del motivo dell'assenteismo. Inoltre, non può trattarsi di assenza dal lavoro per motivi documentati (ad esempio, con l'ausilio di un certificato di inabilità temporanea al lavoro);
  • N 17 — informazioni sui giorni di riposo per l'intero periodo di riferimento.

A seconda delle esigenze dell'impresa, il modulo del foglio presenze può essere migliorato, incluso sono state introdotte colonne aggiuntive, la contabilità è strutturata. E il bacino sviluppa le proprie contrazioni condizionali. Ciò è rilevante per le imprese in cui viene svolto lavoro a turni diurni/notturni o in cui i dipendenti viaggiano regolarmente per viaggi d'affari.

Di seguito è presentato un esempio di scheda attività completata:

Secondo i requisiti del Comitato statistico statale, il documento è sviluppato in una copia. Firmato da un manager o specialista, nonché da un dipendente del dipartimento Risorse umane e trasferito al dipartimento finanziario.

Alcune difficoltà nel tenere le schede attività

Le principali difficoltà sorgono durante la contabilità l'orario di lavoro viene mantenuto sulla base della sommatoria.

Uno di loro - approvazione dell'ordine dei turni di lavoro. Ad esempio, in un anno la loro dimensione è un numero dispari, ma in base al programma è necessario, al contrario, approvare un numero pari.

In questo caso si raccomanda di non specificare la periodicità nei documenti interni. Ciò consentirà distribuire i turni secondo necessità, e non andare oltre lo standard orario stabilito dalla legge. Tuttavia, il principio di tale organizzazione del lavoro predetermina un approccio diverso al monitoraggio del tempo. Dopotutto, qui il contratto stesso presuppone l'elaborazione: lavoro a turni e lavoro a rotazione. In questo caso, la scheda attività non indica il numero di ore trascorse dal dipendente nello svolgimento delle funzioni, ma la giornata lavorativa standard.

Ulteriori informazioni sono specificate nel contratto. Sulla base di esso, il contabile calcolerà i salari.

Inoltre, le peculiarità nel mantenimento dei fogli di presenza sorgono in un'impresa in cui lavorano minori, disabili e altri gruppi protetti della popolazione. In questo caso il principio contabile è simile al caso precedente.

Il lavoro straordinario svolto per colpa del datore di lavoro deve essere retribuito il doppio e la legge definisce rigorosamente l'orario di lavoro massimo possibile.

Pertanto, si consiglia invece di riciclare distribuire i turni in modo tale che ci sia una carenza o che l'intero tempo venga elaborato. In questo caso l’azienda dovrà pagare solo la retribuzione media per questi giorni. E se si considera che il loro numero di solito varia entro 5 o giorni, ciò non comporterà gravi perdite finanziarie.

Questo video fornisce informazioni aggiuntive su come gestire correttamente le schede attività.

Modulo del foglio presenze secondo il modulo T-12 e T-13

Una scheda attività è un documento personale che riflette la presenza/assenza dei dipendenti sul posto di lavoro. Se il dipendente non si presenta al lavoro viene indicato il motivo dell'assenza. Inoltre, nella scheda attività vengono inserite informazioni sul numero totale di giorni e ore lavorate per il mese.

A tal fine viene utilizzato il modulo T-12 o T-13. Quest'ultimo sarà considerato come campione.

Opinione di un esperto

Maria Bogdanova

Oltre 6 anni di esperienza Specializzazione: diritto contrattuale, diritto del lavoro, diritto della previdenza sociale, diritto della proprietà intellettuale, procedura civile, tutela dei diritti dei minori, psicologia giuridica

L'obbligo del datore di lavoro di tenere registri degli orari è stato sancito anche a livello legislativo - nell'articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa "Il concetto di orario di lavoro". Nel 2019, proprio come prima, sarà possibile procedere in 2 modi: redigere autonomamente un documento sulla base dei campioni disponibili o utilizzare un modulo unificato, approvato con decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio. 2004 n. 1. Per le istituzioni statali (municipali) di bilancio esiste una propria forma di pagella, approvata con ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 30 marzo 2015 n. 52n.

Nel 2019 il periodo di conservazione calendariale dei fogli orario di lavoro non cambierà; sarà di 5 anni per le aziende e imprese ordinarie e fino a 75 anni per le industrie situate nell’estremo nord o potenzialmente a maggior pericolo (pesanti, pericolose e altre). imprese).

Non è consigliabile chiudere anticipatamente la scheda attività pochi giorni prima della fine del mese di fatturazione. Anche se questo accade spesso. Ad esempio, un foglio presenze viene firmato il 27 e a tutti i dipendenti vengono concessi giorni lavorativi dal 27 al 30 (31). Di conseguenza, se un dipendente si ammala, prende una vacanza a proprie spese, ecc., potrebbe risultare che gli è stato pagato uno stipendio "extra". In questo caso, dovrà essere trattenuto dai ratei del mese successivo come anticipo non guadagnato rilasciato al dipendente a titolo di retribuzione (parte 2 dell'articolo 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Compilando il modulo T-13

La scheda attività può essere compilata in 2 modi:

Registra tutte le presenze e le assenze per lavoro ogni giorno (discusso di seguito)

Annotare solo le assenze, i ritardi e altre “violazioni” della routine lavorativa

Nella parte superiore del modulo indichiamo il nome dell'organizzazione o del singolo imprenditore, il numero del documento e la data della sua preparazione.

Colonna "Codice secondo OKPO". Il codice OKPO è indicato in base ai dati nella notifica di Rosstat.

Colonna "Periodo di riferimento". Indichiamo il periodo di tempo per il quale viene redatto il documento (solitamente un mese).

Colonne 2 e 3. Nome completo, posizione e numero di personale del dipendente.

Colonna 4. Vengono annotate tutte le presenze e le assenze. Ogni giorno di calendario corrisponde a una cella separata composta da due celle. La cella superiore indica il codice lettera e la cella inferiore indica il numero di ore lavorate per questo giorno, oppure questa cella può essere lasciata vuota, a condizione che le ore lavorative siano registrate in giorni.

Tutti i codici (alfabetici e numerici) sono indicati sul modulo T-12, i codici più comunemente utilizzati sono:

Sono un lavoratore a tempo pieno

B – giorno libero o festivo

K – viaggio d'affari

B – invalidità temporanea (assenze per malattia)

OT – congedo retribuito di base

Colonna 5. La cella superiore indica il numero di giorni lavorati per ciascuna metà del mese. In basso c'è il numero di ore lavorate nello stesso periodo.

Colonna 6. Sono indicati i dati dell'intero mese: la cella in alto è il numero di giorni lavorati, la cella in basso è il numero di ore lavorate.

Colonna 7-9. Fornire informazioni per il calcolo della retribuzione. Se è stato utilizzato un tipo di remunerazione per tutti i dipendenti, nell'intestazione della tabella troviamo due colonne: "Codice tipo salario" e "Conto corrispondente" - e le compiliamo con i dati rilevanti.

In questo caso le colonne inferiori 7 e 8 rimangono vuote. È compilata solo la colonna 9. E se sono stati utilizzati diversi tipi di remunerazione, compila le colonne 7,8,9 e non toccare le colonne nell'intestazione della tabella.

Colonna 7(se necessario). Codice del tipo di pagamento. È disponibile un elenco completo dei codici. Il campione utilizza: 2000 - pagamento per mansioni lavorative (stipendio) e 2012 - pagamenti per ferie

Colonna 8. Il conto corrispondente è indicato secondo il piano dei conti contabile.

Colonna 9. Il numero di giorni e ore lavorate al mese corrispondenti a questo tipo di pagamento.

Colonna 10, 11, 12, 13. Sono indicati i dati sui motivi di assenza e ritardo dei dipendenti (codice e numero di giorni, ore di assenza del dipendente dal posto di lavoro).

- Immagine 1 (clicca per ingrandire) -

Qualsiasi impresa che impiega personale assunto deve tenere conto del tempo lavorato dai dipendenti. Su questa base, il reparto contabilità calcola lo stipendio e i benefici dovuti. Il tempo lavorato si riflette in un documento speciale: un foglio presenze. Ti diremo quali sfumature ci sono riguardo alla sua manutenzione e come compilarlo correttamente.

Una scheda attività è uno dei tipi di documentazione contabile primaria che registra:

• tipo di tempo impiegato nello svolgimento delle funzioni lavorative svolte dal dipendente;
• la sua durata (in ore e giorni).

Funzioni della scheda attività:

• una nota relativa all'effettiva occupazione del dipendente per ciascuna tipologia di orario di lavoro;
• controllo del personale;
• adeguato pagamento degli stipendi e di alcuni benefici;
• prove in controversie di lavoro rilevanti;
• calcolo del trattamento;
• la base della legalità del licenziamento per assenteismo;
• giustificazione fiscale dei costi del personale;
• base per la stesura di relazioni alle autorità di regolamentazione.

Una LLC o un imprenditore individuale possono operare senza un foglio presenze?

La legge impone ai datori di lavoro di mantenere tale scheda attività, indipendentemente dalla forma giuridica della loro organizzazione. Se un'azienda impiega dipendenti assunti, è necessario che ricevano uno stipendio, dal quale vengono detratte le tasse dal bilancio. Per verificare la validità del calcolo dello stipendio, l'ufficio delle imposte si informerà sulla presenza di questo documento e sul suo contenuto.

Se una LLC o un imprenditore individuale ha dipendenti e il foglio presenze non è compilato o contiene errori, l'ufficio delle imposte può riconoscere i costi dei loro stipendi come documentati ingiustificati. Ciò significa che queste spese del datore di lavoro non ridurranno la base imponibile sul reddito.

Importante! Un datore di lavoro che non si preoccupa di tenere traccia dell’orario di lavoro o di conservare schede attività con violazioni rischia di essere sanzionato dalle autorità di controllo. Il direttore può essere multato da 1.000 a 5.000 rubli e le organizzazioni possono essere multate fino a 50 mila rubli. (Articolo 52.7 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa).

Come viene calcolato l'orario di lavoro di un dipendente?

L'orario di lavoro è quel periodo di giorno o di notte durante il quale un dipendente è obbligato a svolgere le sue funzioni lavorative o il tempo equivalente a quello in termini di retribuzione. La durata di questo periodo (giornata lavorativa o turno) e la regolarità della sua ripetizione (routine o orario) devono essere fissate nel contratto di lavoro come condizioni di lavoro.

Il foglio presenze indica varie tipologie di tempo associate alle funzioni lavorative:

• giorno;
• notte;
• nei fine settimana e nei giorni festivi;
• col tempo;
• orologio;
• formazione avanzata fuori produzione;
• ferie pagate;
• congedo per malattia;
• assenteismo forzato;
• sciopero;
• semplice, ecc.

Principi di tenuta della scheda attività

Il cronometrista è tenuto a rispettare le regole legalmente adottate, nonché le norme sancite nei regolamenti interni dell'impresa:

1. Questo documento può essere mantenuto per ciascuna divisione separatamente o per l'intera organizzazione.
2. La scheda attività include il numero di ore lavorate dal dipendente per ciascuna tipologia di orario di lavoro in base al codice assegnato.
3. Oltre al tempo di impiego viene annotato anche il numero di ore in cui il dipendente non ha svolto il lavoro, nonostante fosse previsto che lo facesse (assenteismo, scioperi, tempi di inattività).
4. I dipendenti vengono inclusi nella scheda attività o esclusi da essa dopo aver completato la documentazione del personale appropriata: un ordine di assunzione o licenziamento, un contratto di lavoro.
5. Quando un nuovo dipendente viene inserito nella scheda attività, riceve un numero del personale, che è univoco e diventerà il suo codice nella documentazione del personale. Il numero sarà valido per tutto il tempo in cui lavorerai per questo datore di lavoro. Un cambio di posizione non cambia il numero del personale. Dopo il licenziamento, per 3 anni non può essere assegnato a nessuno lo stesso numero.
6. È severamente vietato compilare la scheda attività in anticipo: l'ora si riflette nel documento. ha funzionato in effetti.

È legale utilizzare sistemi di monitoraggio elettronico?

Molte organizzazioni, soprattutto quelle di grandi dimensioni, utilizzano sistemi elettronici per il monitoraggio e/o il monitoraggio dei dipendenti per facilitare la contabilità del lavoro del personale. Varie funzioni di questi sistemi consentono di registrare l'orario di arrivo e di partenza dei dipendenti, alcuni - i loro spostamenti sul territorio, a volte - le loro attività sul posto di lavoro.

La base per registrare la presenza di un dipendente al lavoro può essere la sua registrazione secondo vari indicatori previsti dall'uno o dall'altro sistema di contabilità e controllo:

• presentazione di tessere elettroniche;
• lettura delle impronte digitali;
• scansione della retina;
• registrazione video utilizzando telecamere, ecc.

A seconda del sistema di controllo scelto, i dati ricevuti vengono registrati in una forma o nell'altra. Molti sistemi elettronici prevedono l’invio di report al database dell’organizzazione in forma unificata, generando la stessa scheda attività. Pertanto, è abbastanza accettabile utilizzarli: tale contabilità, rispetto alla compilazione “manuale” delle schede attività, è chiamata automatizzata.

Vimania! Affinché l'uso di sistemi automatizzati diventi legale, l'organizzazione deve stabilire questo punto nei documenti contabili - con i dipendenti e nei regolamenti interni.

Con quale frequenza e chi compila la scheda attività?

Il foglio presenze viene compilato da un dipendente speciale - un "cronometrista", che può essere un dipendente di uno dei dipartimenti:

• Dipartimento delle Risorse Umane;
• contabilità;
• capo di un'unità strutturale;
• direttore;
• qualsiasi persona nominata con ordine di direzione.

All'inizio di ogni mese lavorativo viene aperta una nuova scheda attività e alla fine del mese deve essere chiusa. A volte i risultati provvisori vengono riassunti a metà mese.

Dopo la compilazione, il foglio presenze deve essere firmato dalla persona responsabile e dal capo del dipartimento competente, e quindi trasferito al dipartimento contabilità (paragrafo 2 della sezione 2 delle Istruzioni approvate con la Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia datata 5 gennaio 2004).

Scarica il modulo e il campione di compilazione della pagella

Compilazione di un foglio presenze

Sono stati sviluppati moduli speciali per mantenere questo importante documento. Non è necessario utilizzarli specificatamente: il datore di lavoro ha il diritto di sviluppare i propri campioni o rifare quelli standard “per sé” (lettera di Rostrud del 14 febbraio 2013 n. PG/1487-61). La cosa principale è che la pagella sviluppata contenga i dettagli obbligatori previsti dalla legge federale n. 402.

Il foglio presenze per il 2018, come prima, può essere conservato su uno dei due tipi di moduli standard:

• modulo T-12 - non solo tiene conto del tempo lavorato e/o del tempo mancato, ma paga anche la retribuzione (i dati vengono inseriti in base al controllo “manuale”);
• Il modulo T-13 è più comune, viene utilizzato per la pura contabilità del tempo di lavoro di un dipendente e vengono forniti altri documenti per il calcolo degli stipendi (questo modulo può essere utilizzato anche con sistemi contabili automatizzati, ma sono richieste firme personali sulle versioni stampate) .

Come compilare una pagella sul modulo T-13

Il programma di contabilità 1C gestisce la compilazione automatizzata del modulo T-13. Assomiglia a una tabella espansa. La compilazione del foglio orario di lavoro viene effettuata in un'unica copia.

Non è necessario compilare ogni volta separatamente i dettagli richiesti, poiché non cambiano in anticipo nel “corpo” del foglio presenze:

• nome completo dell'azienda;
• nome dell'unità strutturale (se ce ne sono più nell'organizzazione).

La persona responsabile inserisce le seguenti informazioni nelle colonne della scheda attività:

• Colonna 1 – numero di serie, le righe sono numerate per comodità;
• Colonna 2 – nomi completi dei dipendenti secondo le carte personali conservate per il personale e titolo della posizione secondo la documentazione del personale;
• 3 colonne: numeri di personale assegnati ai dipendenti.

Attenzione!È necessario decidere come inserire le informazioni nella scheda attività: registrando completamente sia le presenze che le assenze sul posto di lavoro, oppure annotando solo le deviazioni dal programma.

Le colonne successive sono divise ciascuna in 2 parti: una per la designazione del codice alfabetico o digitale e la seconda per il numero di ore lavorate.

Sono compilati come segue:

• Colonna 4 - divisa in celle indicanti ciascun giorno del mese, in cui occorre annotare presenze o assenze e ore occupate dal lavoro (è composta da 2 blocchi da 15 giorni);
• Colonna 5 – calcolo del tempo lavorato in giorni a partire dalla metà e dalla fine del mese;
• Colonna 6 – conteggio dei giorni lavorativi per il mese;
• la colonna 7 contiene il codice salariale;
• colonna 8 – codice contabile;
• colonna 9 – quante giornate devono essere retribuite secondo i codici indicati nelle colonne 8 e 9 (possono essere lasciate vuote se in testata è registrato un codice unico per tutti i dipendenti);
• colonna 10, 12 – codice alfabetico o numerico del motivo dell'assenza dal lavoro;
• colonna 11, 13 – il numero di ore o giorni persi per il motivo indicato.

In fondo alla tabella, il capo dipartimento inserisce i propri visti, se il foglio presenze è suddiviso in dipartimenti contabili, e sempre il dipendente responsabile che ha compilato il foglio presenze (responsabile delle risorse umane, contabile, ecc.). Dovrà essere presente la trascrizione della firma e della data della girata.

Codici base per la compilazione della scheda attività

Il codice tipo retribuzione nel foglio presenze ha una doppia forma: un codice alfabetico e una codifica digitale.

Come compilare una scheda attività in situazioni specifiche

Alcune sfumature dell'orario di lavoro richiedono un'adeguata riflessione nella scheda attività e in determinate azioni delle persone responsabili. Prima di essere inclusi nella pagella, tali eventi devono ricevere giustificazione in altri documenti ufficiali corrispondenti alla situazione: un ordine, un atto, un congedo per malattia, ecc.

Consideriamo come è necessario contrassegnare esattamente gli orari e i giorni di lavoro in una scheda attività in situazioni che potrebbero verificarsi in qualsiasi organizzazione.

Il dipendente non si presenta al lavoro

Quando un dipendente non si presenta al lavoro senza preavviso, il motivo della sua assenza non è immediatamente chiaro. In questo caso, il supervisore immediato deve agire in conformità con le norme: presentare una nota ai dirigenti superiori e redigere un rapporto di assenza firmato da due testimoni.

Come contrassegnare questa situazione sulla scheda attività? Sebbene non sia noto per quale motivo il dipendente abbia perso più di 4 ore della giornata lavorativa, sul foglio presenze è indicato il codice NN (mancata presentazione per motivo sconosciuto).

Attenzione! Dopo che il dipendente si è fatto conoscere e ha scritto una nota esplicativa indicando i motivi dell'assenza, il voto cambierà in quello appropriato. Se le spiegazioni sono ritenute insoddisfacenti o non sono state fornite, l'assenteismo viene annotato in pagella. Cosa può fare un dipendente?

Le vacanze cadevano durante le vacanze

Se un vacanziere ha giorni durante il suo periodo di riposo che non sono lavorativi per gli altri dipendenti a causa delle ferie, il cronometrista inserisce la lettera B (“Giorno libero”) nelle celle appropriate. Questi giorni non sono inclusi nel tempo di vacanza. I fine settimana regolari (non festivi) sono contrassegnati con le lettere OT ("Vacanze"), poiché vengono conteggiati nel numero di giorni di ferie.

Un dipendente si è ammalato mentre era in ferie

Il Codice del lavoro consente di prolungare le ferie per il periodo di incapacità forzata al lavoro o di trasferire questi giorni in un altro momento. Ecco perché è importante indicare con precisione sulla scheda attività quanti giorni il dipendente è stato malato durante le ferie. Naturalmente la malattia dovrà essere documentata con un foglio di carta.

Il cronometrista conta quanti giorni il dipendente ha riposato in modo sano e li contrassegna con il codice OT (“Vacanze”). Quindi le date per le quali è stato concesso il congedo per malattia vengono contrassegnate di conseguenza con la lettera "B". Se il congedo dopo malattia è continuato, questi giorni vengono nuovamente contrassegnati come “OT”, così come il tempo per il quale è stato prorogato o trasferito all'indennità di malattia.

Il viaggio d'affari è caduto nel fine settimana

Se un dipendente è costretto a trascorrere il fine settimana in viaggio d'affari, ciò crea difficoltà nella gestione dei fogli presenze. Quando si compila una scheda attività, le date di lavoro forzato durante il soggiorno che cadono nei fine settimana sono contrassegnate non dalla lettera B ("Fine settimana"), ma dal codice K ("Viaggio d'affari"), indipendentemente dal fatto che il viaggiatore d'affari fosse occupato in quello o meno. giorno o era in vacanza.

Elaborato da ogni dipendente dell'azienda. Questo modulo di pagella è necessario per l'elaborazione automatizzata delle credenziali (ad esempio, utilizzando tornelli speciali). La scheda attività deve riflettere la durata del tempo lavorato e non lavorato dai dipendenti (in ore e minuti).

È necessario compilare il modulo unificato T-13 in conformità con le Istruzioni approvate con Risoluzione del Comitato statale di statistica della Russia n. 1 del 5 gennaio 2004. L'uso del modulo unificato non è obbligatorio: ne hai il diritto per sviluppare tu stesso il modulo.

Esempio di compilazione del modulo unificato T-13

A differenza del modulo n. T-12, il modulo T-13 non è diviso in sezioni separate, ma contiene solo celle. Se decidi di compilare la scheda attività utilizzando il modulo unificato T-13, puoi compilare la scheda attività in uno dei seguenti modi.

1. La modalità di compilazione completa delle presenze e delle assenze dal lavoro. In questo caso, nella colonna 4, il giorno in cui il dipendente, ad esempio, ha effettuato ore straordinarie (di notte, nei fine settimana), la durata normale dell'orario di lavoro e l'orario di lavoro straordinario devono essere indicati in una cella, separati da una barra o tra parentesi. Ad esempio, nella cella in alto inserisci "S/S", e nella cella in basso - "8/2", dove "8" è la durata normale del lavoro stabilita per il dipendente e da lui svolta, e "2 ” è lo straordinario effettuato.

Inoltre, nella colonna 4 è possibile aggiungere ulteriori righe accanto al cognome e alle iniziali del dipendente appositamente per visualizzare lì il lavoro straordinario. Per aggiungere ulteriori righe al modulo, non è necessario emettere un ordine per modificare i dettagli dei moduli.

1. Il metodo di registrazione solo delle deviazioni dalla norma (mancate presentazioni, straordinari, ecc.). Inoltre, nel giorno in cui, ad esempio, un dipendente ha effettuato ore di straordinario, nelle righe superiori della colonna 4 deve essere inserita la lettera "C". Le righe inferiori di questa colonna dovrebbero indicare la durata della giornata lavorativa in modalità straordinario.

Alla fine del mese dovrai compilare:

• colonne 5 e 6, in cui è necessario indicare il numero totale di giorni e ore in cui il dipendente ha lavorato per mezzo mese e un mese;
• colonne 7, 8, 9: in esse vengono inseriti i dati per la busta paga;
• colonne 10, 11, 12 e 13, che indicano, rispettivamente, il codice motivo della mancata presentazione e il numero di giorni (ore) di assenza del dipendente.

Viene preparato un foglio presenze per il mese in una copia per tutti i dipendenti. Viene compilato da una persona autorizzata (ad esempio, un responsabile del personale). Il foglio presenze deve essere firmato l'ultimo giorno del mese per il quale è redatto. La pagella è firmata dal capo del dipartimento o dell'organizzazione e dal dipendente del dipartimento Risorse umane. Una volta completata e firmata, la scheda attività viene inviata al reparto contabilità.

Controlla il modulo di esempio T-13 per compilare correttamente il modulo ed evitare errori. Di seguito è riportato un esempio di compilazione del modulo unificato T-13.