Corretta impostazione dei compiti per i dipendenti che utilizzano la tecnologia SMART. Incarico da sottoscrivere da parte del dipendente

Amministratore delegato

Pianifica l'anno in primavera, pianifica la giornata al mattino

proverbio cinese

a cui: proprietari, top manager, dirigenti

Quando non hai un piano, le tue azioni sono caotiche.

Ognuno di noi, manager, pensa: quanto possiamo aumentare la produttività del lavoro? I dati ottenuti empiricamente nella mia azienda hanno mostrato che dopo l’introduzione della pianificazione e del reporting giornaliero, l’efficienza del lavoro del team è aumentata di circa il 40%.

Non è un segreto che i dipendenti medi dell'azienda russa Trascorrono al massimo 3-4 ore su 8 al giorno al lavoro. Tuttavia, tutti fingono che sia così che dovrebbe essere. Il manager si accontenta di mettere in scena un'attività frenetica non appena entra nell'ufficio di qualcuno.

E i subordinati... E i subordinati? Sono più che contenti di questa situazione: durante l'orario di lavoro possono risolvere una serie di problemi personali, effettuare ordini nei negozi online, comunicare telefonicamente e sui social network con amici e familiari. Non a caso si afferma che l'80% delle persone lavora con la stessa efficacia con cui è gestito con competenza.

La conclusione è banale e allo stesso tempo terribile nella sua semplicità: per aumentare l'efficienza di un'azienda del 40% è sufficiente garantire che i dipendenti lavorino almeno 6,5 - 7 ore al giorno(sì, otto sono già acrobazie!).

Pianificazione e rapporto giornalieri: una prova continua di attitudine professionale per i dipendenti

Ma come capire: quale dei dipendenti chatta sui social network e quale produce continuamente risultati? Stai costantemente alle tue spalle? Impossibile! È qui che i piani giornalieri e i rapporti sui progressi obbligatori per ogni dipendente vengono in soccorso.

In breve, il significato di piani e report giornalieri è il seguente: un dipendente redige per ogni giorno un piano di lavoro basato su una giornata di 8 ore e riferisce alla fine della giornata lavorativa per ogni attività completata (tempo impiegato , risultato, ecc.).

Qualsiasi buona tecnologia presenta vantaggi per entrambe le parti. Parliamone.

Vantaggi di un piano giornaliero per un'azienda

I problemi vengono risolti dai dipendenti in base alle priorità accettate (tenendo conto delle esigenze aziendali dell'azienda) e non secondo il principio dei "desideri", "più facili" e "più interessanti".
La probabilità di “tempi di inattività” dei dipendenti tende a zero. Ci sono sempre attività in magazzino. Se si verifica un "tempo di inattività", sarà visibile in anticipo.
Dopo aver esaminato i piani, puoi rimuovere immediatamente le attività "fallite" e sostituirle con altre utili, attuali e pertinenti.
Quando una persona pianifica le cose sulla base di 8 ore lavorative e sa che durante questo periodo ci sarà domanda, la probabilità di "perdere tempo" si riduce notevolmente.

Vantaggi di un piano giornaliero per un dipendente

Importante aggiornamento personale e professionale: le capacità di pianificazione sono essenziali in tutti gli ambiti e la vita al di fuori del lavoro non fa eccezione.

Il direttore sarà contento di te, perché... tutte le attività tecnologiche ad alta priorità rientrano nel tuo piano quotidiano. E “essere in regola” apre ulteriori opportunità in una carriera verticale.
Abolizione della “schiavitù”, quando una persona resta seduta al lavoro fino alla “notte” (ora vengono assegnate 8 ore per completare le attività, quindi il manager non le pianificherà più per dodici ore).

ordine del giorno

In futuro parleremo solo dei principi della pianificazione giornaliera e settimanale e dei requisiti per i piani. Articoli separati sono dedicati a:

Tecnologia per un manager per analizzare i piani giornalieri e settimanali dei suoi subordinati - un articolo in fase di sviluppo.
Requisiti per i rapporti di lavoro, metodi per crearli - articolo in sviluppo.
Tecnologia per il manager per analizzare i rapporti giornalieri e settimanali dei subordinati. Vedi articolo “”.

Efficacia personale del leader

Nel mio lavoro utilizzo anche la tecnologia di pianificazione e reporting quotidiano. Mi riferisco a me stesso: tienilo in considerazione se non hai nessuno a cui riferire. In tal modo la mia efficienza personale è raddoppiata(nessun scherzo!). Anche a causa del completamento di compiti con priorità più elevata, perché prima ho intrapreso quelli che mi venivano in mente per primi.

E un'intuizione molto utile. Quando inizi a pianificare, è molto più facile pensare in fase di pianificazione: è questo il tuo compito, non è meglio delegarlo? Quando hai già iniziato un compito e a metà della sua realizzazione capisci che sarebbe bene delegare, è molto più difficile “lasciarlo andare”.

Tecnologia per l'implementazione e l'attuazione dei piani giornalieri

Si prega di notare che è necessario monitorare l'attuazione del piano, i tempi delle attività completate e la qualità dei risultati.

Molti manager si sono “rotti i denti” nel tentativo di implementare piani e report giornalieri, ed ecco perché:

L’implementazione incontrerà una forte resistenza da parte degli impiegati. Accettalo, è naturale, ma devi prepararti. Potresti trovare utile l'articolo "".
L'implementazione di piani e report giornalieri, nonché ulteriore lavoro per mantenere la tecnologia in funzione, richiede un investimento di tempo, denaro, sforzi di gestione e volontà del manager. E, soprattutto, una reazione fulminea a qualsiasi violazione da parte dei dipendenti.
L'implementazione porterà inoltre alla totale trasparenza dei piani e dei rapporti. Un manager di qualsiasi livello superiore dovrebbe essere in grado di visualizzare il rapporto di qualsiasi manager subordinato e dei suoi subordinati. Il manager immediato è responsabile dei piani dei suoi subordinati. Perché ai dipendenti non piace questo? Non tutti i middle manager sono interessati ad avere “l’occhio che tutto vede” del top management.

Raccomandazioni per l'organizzazione della pianificazione quotidiana: norme già pronte per l'attuazione

Organizzazione del processo di elaborazione del flusso di compiti in entrata da parte del dipendente

Non appena viene visualizzata un'attività, questa viene inserita nel piano di lavoro per i giorni correnti o successivi (indipendentemente dalla forma in cui è stata impostata) con una data approssimativa di completamento pianificato.
Se un'attività appartiene alla categoria “non urgente e non importante”, viene inserita nella cosiddetta memorizzazione delle attività STACK. Un dipendente si rivolge a STACK quando pianifica la sua prossima settimana o quando ha dei tempi di inattività al lavoro.

Il compito assegnato, che richiede più di 3 ore (esclusa la partecipazione ad eventi e riunioni), viene suddiviso in compiti più piccoli, a cui viene assegnato quello originario come base.

Per ciascuna attività dall'elenco standard, viene selezionata e impostata una priorità

Bonus: esempio di tabella con priorità per i dipendenti

Per un esempio di tabella delle priorità che aiuta i dipendenti a gestire l'autoprogrammazione, segui 2 semplici passaggi:

1) Scrivi un commento dettagliato all'articolo(il modulo dei commenti si trova in fondo all'articolo, vedi screenshot https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Condividi la tua esperienza nell'implementazione della pianificazione per i subordinati (non necessariamente di successo).

2) Invia una richiesta per ricevere un esempio di tabella di priorità attraverso i miei account personali sui social media:

Requisiti per il formato per l'inserimento delle attività nel piano

Ogni dipendente aggiunge al piano un elenco indicativo delle sue attività (breve descrizione dell'attività + tempo previsto per il completamento). Il piano prevede le seguenti attività:

Pianificato all'interno dei progetti;
Ricevuto in precedenza sotto forma di compiti individuali (oralmente, per posta, Skype, ecc.). Se l'attività si trova in un sistema di impostazione delle attività esterno, è necessario aggiungere un collegamento URL a questa attività; Quando ricevi un incarico (orale, via mail, Skype), devi aggiungerlo tu stesso al tuo piano di lavoro. In questo caso, si applicano tutti i requisiti relativi al formato di immissione delle attività.
Progettato dal dipendente per l'attuazione di propria iniziativa.

Per ogni incarico è necessario indicare:

Nome dell'attività. Dovrebbe riflettere quali azioni devono essere eseguite con quale oggetto. A questo scopo è consigliabile utilizzare il caso nominativo e il modo imperativo del verbo per i sostantivi. Ciò semplifica notevolmente la successiva ricerca tra tutte le attività. Esempio: Sviluppare norme: pianificazione (“sviluppare” - imperativo; “norme: pianificazione” - caso nominativo).
Tempo di completamento previsto. Esempio: fare un'offerta commerciale: 2 ore e 30 minuti
Scadenza(termine entro il quale l'attività deve essere completata). Se non riesci a determinare la scadenza per un'attività, contatta il tuo supervisore immediato.
Breve piano per completare questa attività. Aggiungi collegamenti agli algoritmi che intendi seguire e/o un breve piano d'azione. L'assenza di un breve piano nel corpo dell'attività dà origine a una serie di domande quando si discute del piano di lavoro e del rischio che l'attività venga eseguita in modo inefficace/non ottimale o non eseguita al 100% e/o richieda una rielaborazione .
Una priorità. L'esecutore lo determina autonomamente secondo regole formalizzate separatamente. Se non riesci a determinarlo, devi contattare il tuo supervisore immediato.

Se un dipendente vede che le sue risorse sono "insufficienti" per il compito assegnato, è obbligato a informarne immediatamente il responsabile dell'attività e il suo diretto superiore.

Piano di lavoro giornaliero

Il piano deve essere creato in base al piano settimanale e alle attività operative in arrivo (prima di implementare la pianificazione settimanale: in base alle attività note per quel giorno).
Il piano per il giorno successivo viene redatto prima della fine della giornata lavorativa corrente.
Il tempo pianificato per le attività quotidiane viene calcolato:

per gli impiegati sulla base di 8 ore meno il tempo consueto per la risoluzione dei compiti operativi e di forza maggiore (per i project manager: 7 ore - pianificate; 1 ora - per la risoluzione dei compiti in arrivo). Il tempo pianificato per le attività può variare a seconda del giorno della settimana e di altre condizioni.
per gli specialisti freelance - un limite di tempo giornaliero concordato durante la discussione dei termini di cooperazione.

Il piano per il nuovo giorno viene posizionato sopra il piano per il giorno precedente (se per i piani vengono utilizzati documenti di testo).
Se più di 4 ore al giorno vengono dedicate ad attività non programmate (in relazione ai piani di progetto), o diventa chiaro che i piani di progetto non possono essere completati con il carico di lavoro attuale, la direzione ne viene immediatamente informata (entro e non oltre il giorno successivo).

Esempio di un piano giornaliero (screenshot da Bitrix24)

L'esempio mostra un piano creato da un dipendente nel sistema Bitrix24. Lo screenshot mostra solo le prime sei attività, il resto non rientrava nello schermo. Colonne selezionate: 1 - nome dell'attività; 2 - scadenza; 3 - tempo di esecuzione pianificato.

Passaggio alla pianificazione settimanale

Dopo aver padroneggiato i piani giornalieri, i dipendenti vengono trasferiti alla pianificazione settimanale. Allo stesso tempo, la pianificazione quotidiana rimane la stessa, ma è notevolmente semplificata, perché In un piano settimanale, le attività sono divise in giorni. Se non pianifichi quotidianamente con i tuoi dipendenti, potrebbero pianificare la loro settimana come nell'immagine qui sotto.

Principali vantaggi della pianificazione settimanale:

orizzonte di pianificazione più lungo rispetto ad un giorno
Risparmio di tempo per i dipendenti e notevole risparmio di tempo per il manager

Piano di lavoro settimanale

Come fare un piano?

Esamina tutti i piani di progetto mensili, prendi da essi un elenco di attività con una scadenza entro la fine della settimana + 5 giorni.
Apri il tuo piano di lavoro mensile e scrivi parte del lavoro da lì.
Includere compiti operativi (precedentemente conosciuti o impostati dal manager) nel piano settimanale.

Dovrà essere redatto il programma per la nuova settimana ultimo giorno lavorativo della settimana precedente(di solito venerdì).

Le attività devono essere pianificate per l'intera settimana lavorativa, tenendo conto del tempo riservato per le attività introduttive (determinato individualmente per ciascuna posizione).

È necessario chiarire il programma settimanale elaborato (sulla base delle informazioni ricevute durante il fine settimana e la mattina del primo giorno lavorativo) il primo giorno lavorativo della settimana, fino alle ore 12:00(di solito lunedì)
Per gli specialisti che hanno un piccolo livello di lavoro “imprevisto” (lavori di manutenzione del sito web, gestione di un progetto promozionale), la settimana dovrebbe essere pianificata senza tener conto del lavoro imprevisto.

dopo tutto, è per questo che i compiti e gli “imprevisti” possono esistere o NON esistere.
se il piano non è stato completato a causa del completamento delle attività appena ricevute, alcune attività del piano possono essere trasferite alla settimana successiva.

Automazione dei piani giornalieri e settimanali

Domanda più popolare: "In che forma i subordinati dovrebbero fare piani?" Idealmente, è necessario fare piani sotto forma di attività nel sistema, dove in futuro verrà tenuto traccia del tempo di esecuzione e verranno generati report. Secondo me oggi il sistema Bitrix24 è più adatto a questo.

Cosa succede se la tua azienda ha un sistema diverso per l'impostazione delle attività? Pensa a come organizzare la pianificazione con il suo aiuto in base ai requisiti dei piani che ho formulato. E anche se non disponi di un sistema per impostare e contabilizzare le attività, non importa. Nella mia azienda, per molto tempo, i piani per la giornata e la settimana sono stati fatti in file di testo separati in formato GoogleDocs (molto comodo da modificare e discutere). E solo dopo un po' di tempo siamo passati completamente a lavorare in Bitrix24.

Domande frequenti sui piani giornalieri

Come impostare le attività se il dipendente in esecuzione non è un subordinato diretto al manager?

O ottenere l'autorità per collocare tali compiti nell'ambito della subordinazione del progetto, oppure concordare l'aggiunta di un compito con il diretto superiore dell'esecutore.

È importante ricordare: il tempo non è di gomma. Quando arriva una nuova attività, “espelle” un’altra attività dal piano. Le priorità nella definizione dei compiti sono una questione di competenza del manager immediato.

Si scopre che questo sistema introduce il "controllo totale" sul lavoro di un subordinato? Questo dovrebbe essere fatto dal suo leader. Questo manager dovrebbe essere controllato dal suo manager?

Il manager controlla la preparazione dei piani per i suoi subordinati diretti (esempio: il capo di un dipartimento esamina i piani dei dipendenti del dipartimento), ma non necessariamente ogni giorno. Per i dipendenti fedeli (1 anno dopo l'inizio dell'implementazione della gestione regolare, non ne rimarranno altri nella vostra azienda), la frequenza dei controlli può essere una volta ogni 3 giorni, una volta alla settimana.

Molto dipende dalla posizione e dall'esperienza di un determinato dipendente. E anche dal tipo di pianificazione che viene utilizzata oltre ai piani giornalieri e settimanali: pianificazione mensile per progetti, piani strategici per progetti. Se uno dei tuoi dipendenti ha bisogno di un costante "controllo totale", poniti la domanda: "Hai bisogno di un dipendente del genere?"

Alcuni manager stessi non vogliono controllare quotidianamente perché... ci vuole tempo e attenzione

Pianificare il lavoro per i tuoi subordinati e monitorarne l'attuazione sono responsabilità dirette del manager. Per padroneggiare questa funzione, ti consiglio di "potenziare" le tue competenze gestionali. L'articolo "" aiuterà.

È importante valutare se nella propria azienda esiste una “prevenzione” da parte dei manager nel lavorare per “produrre risultati”. Prima di tutto, un manager deve dedicare tempo alla gestione dei subordinati., la produzione di risultati - in secondo luogo e secondo il principio residuo del tempo. Se assegni abbastanza tempo al manager per la gestione, e allo stesso tempo si sforza ancora di produrre risultati con le proprie mani, mentre i suoi subordinati sono inattivi, è un buon specialista, ma un cattivo leader.

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Come giustificare le omissioni nel lavoro se il dipendente non ha firmato la descrizione del lavoro. In alcuni casi, il ritardo ripetuto dà il diritto di licenziare un dipendente. È possibile confermare via e-mail che sono state assegnate attività specifiche a un dipendente?

Il modo migliore per separarsi da un dipendente in conflitto è concordare un licenziamento pacifico previo accordo delle parti. Ma succede che il dipendente non accetta alcun compromesso e chiarisce che in caso di licenziamento dimostrerà la sua tesi in tutti i tribunali. Se è ovvio che dopo la risoluzione del contratto i problemi con il dipendente non finiranno, allora è importante valutare inizialmente se l'azienda dispone di documenti che confermeranno in tribunale la validità del licenziamento. In situazioni di conflitto, il modo più popolare per separarsi da un dipendente è presentare reclami per violazioni sistematiche dei doveri e della disciplina del lavoro.

Se il datore di lavoro ritiene che il dipendente stia svolgendo male le sue funzioni, è importante confermare due circostanze: il dipendente ha familiarità con le sue responsabilità per iscritto e gli è stato assegnato un compito specifico, il cui fallimento è imputato. In questa fase, spesso risulta che il dipendente non ha una descrizione del lavoro o che le sue responsabilità sono formulate in modo molto vago. È meglio redigere un documento dettagliato con cui familiarizzare il dipendente con la firma. Se improvvisamente rifiuta di farlo, allora questo fatto deve essere registrato.

Il datore di lavoro ha comunque il diritto di esigere l'esecuzione anche di un'istruzione non firmata. Il licenziamento può essere giustificato anche dal fatto che il dipendente non è puntuale ed è spesso in ritardo. Oltre a redigere report e ottenere dati sul sistema di accesso, è opportuno adeguare il foglio delle ore di lavoro. Nonostante il fatto che i tribunali spesso non considerino una violazione critica la discrepanza tra la scheda attività e altre prove di ritardo, è meglio non rischiare e indicare il tempo effettivamente trascorso al lavoro. Dopotutto, se un dipendente si lamenta del datore di lavoro presso l'ispettorato del lavoro, presteranno sicuramente attenzione a tale discrepanza e potrebbero considerare illegale la responsabilità disciplinare del dipendente.

I reclami possono essere presentati solo se il dipendente è a conoscenza dei suoi compiti per iscritto.

Prima di presentare reclami sul lavoro di un dipendente, è importante verificare se questi conosce adeguatamente le sue responsabilità. Di solito la funzionalità è specificata nel contratto di lavoro o nella descrizione del lavoro. Se uno di questi documenti contiene un elenco dettagliato di ciò che il dipendente deve fare durante la giornata lavorativa, il datore di lavoro ha tutto il diritto di sanzionare il dipendente per mancato adempimento di tali doveri. La situazione è più complicata quando il contratto di lavoro non specifica i dettagli del lavoro e non esiste una descrizione del lavoro. I tribunali, di norma, in tali situazioni si schierano dalla parte del dipendente e ritengono che il datore di lavoro non abbia il diritto di rimproverare il dipendente, privarlo di bonus o addirittura licenziarlo se i suoi compiti specifici non sono documentati e non esiste prova che il dipendente dovrebbe svolgere questo particolare lavoro. In un caso, infatti, il datore di lavoro ha intentato un'azione disciplinare contro un dipendente perché, a causa della sua negligenza, si è rotta l'attrezzatura, per cui tutti gli altri lavoratori dell'officina sono stati costretti a restare inattivi per mezz'ora. In tribunale, il dipendente è riuscito a dimostrare che non era sua diretta responsabilità monitorare la funzionalità di questa attrezzatura. Tenendo conto del fatto che il dipendente non aveva familiarità con la descrizione del lavoro, la corte ha convenuto che le azioni del datore di lavoro erano illegali (decisione della Corte Suprema della Repubblica di Carelia del 14 settembre 2012 nella causa n. 33-2739/2012 ). La Corte Suprema della Repubblica Cabardino-Balcanica ha inoltre indicato che il licenziamento di un dipendente ai sensi della Parte 1 dell'Art. 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa, in assenza di atti giuridici locali portati all'attenzione del dipendente da parte del datore di lavoro, costituisce una violazione delle disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa (sentenza di ricorso del 3 luglio 2013 nella causa n. 33-1354/2013).

In assenza di una job description, il problema di presentare specifiche pretese al dipendente è ulteriormente complicato dal fatto che non vi è nulla a cui fare riferimento nell'ordinanza di responsabilità. I tribunali prestano sempre attenzione a questo. Pertanto, la Corte Suprema della Repubblica di Sakha (Yakutia) ha ritenuto illegale rimproverare un dipendente, poiché l'ordinanza non conteneva riferimenti a disposizioni specifiche della descrizione del lavoro o ordini del datore di lavoro che non erano stati rispettati dal dipendente (sentenza di appello del 18 giugno 2012 nel caso n. 33-1913/2012).

Pertanto, se il datore di lavoro non ha la prova che il dipendente abbia familiarizzato con la descrizione del lavoro, sarà problematico giustificare la legalità di ritenerlo responsabile. Ma ci sono due modi per uscire da questa situazione.

Indicare la violazione da parte del dipendente delle normative aziendali locali. Innanzitutto è opportuno fare riferimento alle normative locali dell’azienda, che formulano i compiti e le funzionalità dei dipendenti dei singoli reparti. Tale documento potrebbe essere un regolamento o regolamenti dipartimentali, ad esempio, sul lavoro contrattuale. Se il dipendente ha almeno familiarità con tali documenti per iscritto, ciò aumenterà significativamente le possibilità di dimostrare la legalità del rimprovero o del rimprovero.

Fare riferimento al servizio a lungo termine con l'azienda. In alcuni casi, i tribunali tengono conto del fatto che il dipendente ha lavorato a lungo per l'azienda senza una descrizione del lavoro e ha svolto compiti simili. Ciò viene interpretato a favore del fatto che il dipendente sapeva ancora esattamente cosa avrebbe dovuto fare. Pertanto, il tribunale della città di Mosca in uno dei casi ha indicato che poiché il dipendente lavorava per l'azienda dal 2005 e dal 2008 era a capo del dipartimento, non poteva ignorare le proprie responsabilità ().

Ma questi casi sono piuttosto l’eccezione alla regola. Andare in tribunale senza documenti firmati con il dipendente è un grosso rischio. Pertanto, il tribunale regionale di Perm ha indicato che, in virtù del Codice del lavoro della Federazione Russa, un dipendente è obbligato ad adempiere coscienziosamente ai compiti lavorativi assegnatigli dal contratto di lavoro. Di conseguenza, non può essere ritenuto responsabile dell'inadempimento di un obbligo specificato nella descrizione del lavoro se il datore di lavoro non lo ha informato di tali istruzioni (determinazione del 19 giugno 2013 nel caso n. 33-5590).

Pertanto, anche se un dipendente lavora da diversi anni senza una descrizione del lavoro, vale la pena redigerne una e familiarizzarlo con essa. L'opzione ideale è che il dipendente lo firmi con data retroattiva alla data di assunzione. Ma se c'è un conflitto in atto in azienda, è improbabile che accetti di farlo. Dopotutto, capisce che il datore di lavoro vorrà usare queste istruzioni contro di lui. Pertanto, puoi chiedere al dipendente di familiarizzare con esso almeno con la data corrente. Successivamente, dovresti monitorare come adempirà ai suoi doveri e, se li trascura, il datore di lavoro potrà ragionevolmente ritenerlo responsabile con riferimento a un documento specifico. I tribunali sono fedeli al fatto che lo conosce già nel processo di lavoro.

Ma molto spesso in tali situazioni il dipendente non è fondamentalmente d'accordo con le proprie responsabilità. Egli può sostenere che alcune funzioni prescritte nelle istruzioni non rientrano nella sua competenza e rifiutarsi categoricamente di firmarle. Anche se ciò accade, ciò non significa che il datore di lavoro non abbia il diritto di esigere che il dipendente svolga determinati compiti. In questo caso il rifiuto del dipendente di leggere le istruzioni scritte dovrà essere documentato. Allo stesso tempo, è necessario registrare sull'atto che il dipendente ha effettivamente letto il contenuto delle istruzioni. In tale situazione, il datore di lavoro ha il diritto di esigere il corretto adempimento dei compiti affidati al dipendente. A questa conclusione è giunta in particolare la Corte Suprema della Repubblica di Carelia nella sentenza di appello del 15 gennaio 2013 nel caso n. 33-92/2013. Considerando la tesi della lavoratrice circa l’illegittimità del licenziamento per mancato compimento del periodo di prova, ha riconosciuto infondata la tesi della lavoratrice secondo cui non era a conoscenza dei propri doveri. Ha indicato che il dipendente, in presenza di una commissione composta dai dipendenti del datore di lavoro, ha letto la descrizione del lavoro, ma si è rifiutato di firmarlo, cosa che è stata confermata dall'atto.

Pertanto, anche se l'istruzione non è firmata, ma portata a conoscenza del dipendente, il datore di lavoro ha il diritto di esigere da lui il corretto adempimento delle sue funzioni. Un documento redatto correttamente consentirà al datore di lavoro di dimostrare il suo caso in tribunale.

Una nota che indica che hai letto le istruzioni può essere inclusa nel testo del contratto di lavoro.

Il problema di verificare che il dipendente abbia familiarizzato con le normative locali del datore di lavoro (inclusa la descrizione del lavoro) può essere risolto come segue. Nel testo del contratto di lavoro, elencare un elenco di tutti i documenti che il dipendente deve seguire nel suo lavoro e indicare che prima di firmare il contratto, il dipendente ha familiarità con questi atti. Pertanto, il datore di lavoro avrà la prova raccolta in un unico luogo di aver portato all'attenzione del dipendente tutte le regole fondamentali del lavoro nell'organizzazione. In caso di controversia, sarà difficile per il dipendente confutare di non aver visto questi atti o di non conoscerne il contenuto. Ma in ogni caso, la presenza di una copia emessa delle istruzioni nelle mani del dipendente servirà come argomento forte che il dipendente era a conoscenza dei suoi doveri.

Il rifiuto del dipendente di svolgere il lavoro assegnato deve essere documentato.

Dopo che è stata risolta la questione della corretta familiarità del dipendente con i suoi doveri, è necessario registrare il fatto di affidare al dipendente compiti specifici. Il modo migliore è rilasciarli per iscritto contro firma. Ciò ridurrà al minimo il rischio che il dipendente possa in qualche modo sottrarsi al lavoro assegnato. L'incarico scritto verrà rilasciato dal diretto superiore del dipendente. È importante includere le seguenti informazioni nel testo del compito.

Nome e posizione del dipendente. Ciò eliminerà le controversie sul fatto che questa attività non è stata inviata a un dipendente specifico, ma a qualcun altro.

L'essenza del compito.È necessario formulare in modo chiaro e inequivocabile cosa deve fare esattamente il dipendente in modo che non abbia spazio per eludere il lavoro. Ad esempio, se un dipendente ha il compito di raccogliere un pacchetto di documenti per la conclusione di un accordo con una controparte, allora è meglio descrivere in dettaglio l'elenco di tutti i documenti necessari o fare riferimento nell'incarico ai regolamenti in cui ciò è chiaramente indicato (e il dipendente deve conoscere queste norme per iscritto).

Scadenze per il completamento dell'attività. Il documento deve indicare entro quale data il dipendente deve completare il lavoro. Se ciò non è indicato nell'ordine scritto, presentare un reclamo sarà molto problematico. Il dipendente potrà sempre dire che ha un compito nel suo lavoro, ma poiché il datore di lavoro non ha fissato una scadenza, ha stabilito lui stesso le priorità, tenendo conto anche degli altri compiti che gli sono stati assegnati.

Ovviamente, la pratica di rilasciare incarichi scritti rende chiaro al dipendente che in realtà il datore di lavoro sta facendo scorta di prove del suo lavoro disonesto. Ma spesso, invece di dare il meglio di sé, il dipendente fa del suo meglio per evitare che vengano intentate azioni legali contro di lui. Ad esempio, potrebbe rifiutarsi categoricamente di ricevere un simile incarico. L'argomento può essere qualsiasi: dal fatto che il manager che ha assegnato l'incarico non è il suo capo, al fatto che il lavoro assegnato va oltre l'ambito della sua funzione lavorativa. Tale rifiuto deve essere immediatamente confermato alla presenza di almeno due testimoni. Ciò costituirà la prova che il dipendente si è rifiutato di svolgere il lavoro assegnato, il che di per sé costituirà anche un illecito disciplinare per il quale il datore di lavoro ha il diritto di rimproverarlo o rimproverarlo. L'importante è familiarizzare il dipendente con questo atto (se rifiuta, apporre un segno corrispondente sul documento) e richiedere una spiegazione scritta sul suo comportamento.

L'assegnazione di compiti specifici a un dipendente può essere confermata mediante corrispondenza elettronica

Poiché, come abbiamo già notato, la pratica di emettere incarichi scritti rende troppo chiaro al dipendente che il datore di lavoro ha avviato azioni offensive, molti datori di lavoro non vi ricorrono. Inviano invece attività dettagliate al lavoratore tramite e-mail. È difficile, ma fattibile, dimostrare il fatto che un dipendente non abbia adempiuto ai propri doveri sulla base della corrispondenza aziendale. Il problema non si pone quando il dipendente non nega che è consuetudine in azienda assegnare compiti via email. Di norma, tutti capiscono che nella maggior parte delle aziende questo tipo di comunicazione è generalmente accettata e sempre più tribunali considerano tale corrispondenza una prova adeguata. Pertanto, in un caso, la corte ha ritenuto provato che il dipendente aveva commesso un reato proprio sulla base delle lettere inviate al dipendente tramite posta ufficiale (decisione della Corte Suprema della Repubblica di Khakassia del 6 luglio 2011 nel caso n. 33-14842011). La situazione è più complicata se il dipendente nega di aver ricevuto una lettera dal suo diretto superiore. In questo caso, i seguenti fatti aiuteranno.

Atto locale sulle regole per l'utilizzo della posta elettronica aziendale.È positivo che l'azienda disponga di un documento speciale che indichi a quali scopi è destinata la posta aziendale, quanto spesso il dipendente dovrebbe controllarla, ecc. Ciò confermerà che il dipendente non poteva ignorare a cosa è destinata la posta interna. Naturalmente il dipendente deve conoscerlo previa firma.

Report di lettura dei messaggi. In molti programmi di posta elettronica (MS Outlook, ecc.) è possibile abilitare la funzione di ricezione di report sulla consegna delle lettere e sulla loro lettura da parte del destinatario. In caso di controversia, ciò costituirà anche la prova che il dipendente ha aperto la lettera ricevuta e ne ha familiarizzato il contenuto.

Lettera di risposta del dipendente alle istruzioni del datore di lavoro. Se il dipendente confermasse nella corrispondenza di aver ricevuto le istruzioni del datore di lavoro, questa sarà la prova più significativa che era a conoscenza del lavoro che doveva svolgere.

Dettagli di accesso al sistema informatico aziendale. Succede che un dipendente affermi di non poter, in linea di principio, ricevere la lettera del datore di lavoro, poiché quel giorno non ha lavorato affatto al computer. I dati di autorizzazione di un determinato dipendente su un computer di lavoro aiuteranno a dimostrare il contrario. Di norma, ogni macchina è assegnata a un dipendente specifico e l'accesso ad essa può essere ottenuto solo effettuando il login utilizzando nome utente e password. Queste informazioni possono essere ottenute dall'amministratore di sistema. Ciò dimostrerà che il dipendente non avrebbe potuto non ricevere la lettera del datore di lavoro.

Pertanto, se si tratta di un licenziamento per conflitto, tale corrispondenza può essere utilizzata in tribunale. Può essere richiamato anche nel provvedimento di licenziamento nella colonna “motivi di risoluzione del contratto di lavoro”.

È possibile che in tribunale il dipendente tenti di mettere in dubbio la corrispondenza presentata e di sostenere che è falsificata. Puoi tutelarti facendo certificare tale corrispondenza. Ci sono due modi per verificarlo.

Un cambiamento nelle responsabilità lavorative non è un cambiamento nella funzione lavorativa

La richiesta di leggere la descrizione del lavoro sullo sfondo di un conflitto con il datore di lavoro viene spesso accolta con ostilità, soprattutto se il dipendente ha precedentemente lavorato senza istruzioni. In questa situazione, i dipendenti affermano che in realtà il datore di lavoro vuole costringerli a svolgere un lavoro su cui non erano d'accordo, e quindi modifica unilateralmente la loro funzione lavorativa, cosa che è vietata. In effetti, non c’è nulla di illegale nelle azioni del datore di lavoro. In virtù del Codice del lavoro della Federazione Russa, una funzione lavorativa è il lavoro in una posizione o professione specifica. All’interno di una posizione, il datore di lavoro ha il diritto di integrare o specificare le responsabilità del dipendente. Non è tuttavia necessario il consenso del dipendente. Ma se il datore di lavoro decide di incaricare un dipendente di svolgere compiti che non sono inerenti alla sua posizione (ad esempio, obbligare un avvocato ad acquistare regolarmente attrezzature per ufficio e cancelleria), allora in questo caso è necessario ottenere il consenso del dipendente. Se al dipendente viene semplicemente affidata un'altra area di lavoro, non vi sono violazioni in questo.

Autenticazione notarile. Il tribunale avrà il minimo dubbio sulla corrispondenza certificata da un notaio. In virtù dei Fondamenti della legislazione della Federazione Russa sui notai (approvati dal Consiglio Supremo della Federazione Russa l'11 febbraio 1993 n. 4462-1; di seguito denominati Fondamenti dei notai), il notaio può controllare i computer da cui è stata effettuata la corrispondenza con il dipendente e confermarne l'esistenza. Il problema è che non tutti i notai forniscono questo servizio e non è economico. Inoltre, c'è un'altra sfumatura molto importante: un notaio fornisce tale servizio solo se le parti non si sono ancora rivolte al tribunale (articolo 102 dei Fondamenti del notariato). Pertanto, se l'azienda sospetta che il dipendente contesterà comunque il suo licenziamento, vale la pena contattare preventivamente un notaio.

Certificazione da parte dei dipendenti dell'azienda. Se è troppo tardi per rivolgersi a un notaio, il datore di lavoro può certificare lui stesso la corrispondenza. Ciò può essere fatto, ad esempio, da un dipendente del dipartimento IT, nonché da un rappresentante del servizio di sicurezza interna. Naturalmente, la corte avrà più domande su tali prove, ma ciò potrebbe tuttavia influenzare la sua decisione di includere tale documento nel fascicolo del caso.

Il licenziamento può essere giustificato da ripetuti ritardi.

In caso di conflitto prolungato con un dipendente, i dati sulla puntualità del dipendente aiuteranno a licenziarlo. In particolare, il fatto di ritardi regolari è una circostanza molto significativa per presentare reclami contro di lui. Sarà possibile portare un dipendente alla responsabilità disciplinare per ritardo se sono soddisfatte due condizioni fondamentali:

il dipendente viene informato per iscritto sugli orari di lavoro dell’azienda;
ci sono prove di ripetuti ritardi.

Se il dipendente non ha firmato da nessuna parte per confermare di conoscere l'ora di inizio e fine della sua giornata lavorativa, sarà difficile applicare sanzioni disciplinari nei suoi confronti. Naturalmente, puoi provare a convincere il tribunale che il dipendente lavora in azienda da molto tempo e non può fare a meno di sapere a che ora deve venire al lavoro o lasciare il lavoro, ma è meglio chiamarlo al personale e sottoporre alla sua attenzione tutti i documenti.

Se tutto è in ordine con i documenti, è importante documentare il fatto di arrivare in ritardo al lavoro. Questo può essere fatto nei seguenti modi.

Redigere un rapporto sul ritardo al lavoro. Questo è il modo più semplice ed efficace per verificare che un dipendente non si è presentato in orario al lavoro. Tale atto viene redatto da un impiegato del dipartimento del personale in presenza, di regola, di due testimoni. Indica a che ora il dipendente è effettivamente venuto al lavoro. L'atto è portato a conoscenza del lavoratore stesso contro firma. Se il dipendente rifiuta di familiarizzare con l'atto, su di esso viene apposto un segno corrispondente.

Ricevere i dati del sistema di accesso elettronico. A differenza della legge, i dati del sistema di accesso costituiscono una prova oggettiva al cento per cento, di cui è molto difficile sospettare una falsificazione. Pertanto, di norma, i tribunali accettano sempre tali prove a sostegno della posizione del datore di lavoro. Anche se il datore di lavoro non disponeva di un atto locale speciale sul pass elettronico, ma il dipendente non nega di aver ricevuto tale pass, i dati di questo sistema vengono riconosciuti come prove accettabili. A questa conclusione, in particolare, è arrivata la Corte d'appello della città di Mosca. È vero, a volte c'è un punto di vista secondo cui se il sistema di accesso è progettato per garantire la sicurezza dei lavoratori e non per registrare l'orario di lavoro, tali dati non sono una prova al cento per cento della commissione di un reato. Questa conclusione è contenuta nel ricorso. Pertanto, se non esistono norme chiare sull'uso del sistema di accesso elettronico, è meglio fare scorta di ulteriori prove.

Adeguare il foglio dell'orario di lavoro. Per confermare il fatto di essere in ritardo al lavoro, ha senso apportare una modifica al foglio dell'orario di lavoro. Non dovrebbe contenere otto, ma la quantità di tempo reale in cui il dipendente ha lavorato. Spesso il datore di lavoro non lo fa e paga per intero anche per i giorni in cui il dipendente ha effettivamente lavorato meno. Pertanto, il dipendente ha la possibilità in tribunale di evidenziare la discrepanza, ad esempio, tra i ritardi di denuncia e i registri dell'orario di lavoro. Vale la pena notare che, in linea di principio, tale discrepanza non è così critica per il datore di lavoro. Attualmente molti tribunali ritengono che il fatto del ritardo non debba necessariamente essere confermato da una pagella. In particolare, il già citato ricorso precisa che se il datore di lavoro non ha riportato nei fogli di presenza il fatto del ritardo al lavoro, ciò non significa che si sia presentato in orario al lavoro. Il foglio presenze riflette la possibilità di pagare lo stipendio al dipendente. Imponendo una sanzione disciplinare a un dipendente, il datore di lavoro mira a reprimere successivamente la violazione e prevenire la ripetizione dell'illecito disciplinare, e a non detrarre dal suo stipendio. Pertanto, anche in questo caso, il datore di lavoro ha la possibilità di dimostrare la legalità della sua decisione. Ma non dimenticare che un dipendente che non è d'accordo con la decisione del datore di lavoro può chiedere la tutela dei suoi diritti non al tribunale, ma all'ispettorato del lavoro. Gli ispettori, di norma, prestano attenzione a tali incoerenze e possono emettere un ordine al datore di lavoro di annullare l'ordine disciplinare emesso proprio sulla base del fatto che il fatto del ritardo è confutato dal foglio presenze (ricorso).

Non sarà possibile dimostrare il fatto della conoscenza degli atti locali tramite corrispondenza elettronica

Nonostante il fatto che la corrispondenza elettronica sia sempre più riconosciuta dai tribunali come prova ammissibile, essa non può confermare determinate circostanze. In particolare, il fatto che il dipendente conoscesse le normative locali del datore di lavoro. In virtù dell'art. 68 del Codice del lavoro della Federazione Russa, tali documenti devono essere consegnati al dipendente contro firma. Pertanto, in un caso, il tribunale ha ritenuto non provata la colpevolezza del dipendente per aver commesso un reato, nonostante la corrispondenza elettronica presentata. Il tribunale ha indicato che non veniva fornita alcuna informazione sulla conoscenza da parte del dipendente delle norme sulle attività di appalto e delle norme sul lavoro contrattuale ().

Un dipendente può essere licenziato per recidiva se per il primo è già stato emesso un rimprovero o un rimprovero.

Il datore di lavoro ha una significativa possibilità di licenziare legalmente un dipendente se, insieme ad altre violazioni disciplinari e omissioni nel lavoro, tutto è in ordine e con i documenti. Ma prima di agire attivamente, è importante assicurarsi che una violazione ripetuta costituisca un motivo valido per licenziare un dipendente. I tribunali capiscono che dal momento che il datore di lavoro ha iniziato a registrare i ritardi, ciò significa che il suo obiettivo era trovare un motivo per sbarazzarsi del dipendente. Ciò significa che gli arbitri devono essere convinti dell’obiettività del datore di lavoro. Naturalmente, è improbabile che il licenziamento per un singolo ritardo di 15-20 minuti costituisca un argomento serio per giustificare la legalità delle proprie azioni. Pertanto, in un caso, la corte ha attirato l’attenzione sul fatto che il dipendente viveva lontano dalla sede del datore di lavoro ed era in ritardo di soli 20 minuti. La corte ha ritenuto che il rimprovero impartitole fosse una punizione sproporzionata (sentenza di appello del tribunale regionale di Lipetsk del 5 ottobre 2011 nel caso n. 33-703/2012).

Le possibilità di risolvere con successo una controversia saranno molto maggiori se il dipendente è già stato ripetutamente in ritardo. Ma qui devi prestare attenzione a una sfumatura importante. Succede che il dipendente non sia davvero puntuale, ma il datore di lavoro ha deciso di ricordargli tutto questo quando il conflitto ha raggiunto la sua fase estrema. Di conseguenza, per tutti i recenti ritardi, il datore di lavoro chiede al dipendente di scrivere note esplicative, quindi gli annuncia una serie di rimproveri. Ma in effetti, anche se un dipendente è arrivato in ritardo al lavoro tutti i giorni per un mese, il datore di lavoro ha il diritto di imporgli non più di una sanzione. Ciò è dovuto al fatto che il licenziamento ai sensi della parte 1 dell'art. 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa è possibile solo se, dopo aver applicato una sanzione disciplinare al dipendente, ha commesso una ripetuta violazione. Ciò, in particolare, è indicato nella risoluzione del Plenum della Corte Suprema della Federazione Russa del 17 marzo 2004 n. 2. Cioè, al momento della ripetuta violazione, la prima sanzione non deve essere revocata né rimborsata . Pertanto, il datore di lavoro ha il diritto di rimproverare il dipendente per una serie di ritardi o per uno di sua scelta, tenendo conto del periodo di un mese stabilito per esporre il dipendente alla responsabilità disciplinare (). E solo se la sanzione disciplinare non ha avuto il suo effetto educativo sul dipendente e ha commesso ripetuti ritardi (o un altro reato), il datore di lavoro ha formalmente il diritto di licenziare tale dipendente. Anche i vecchi reati commessi, ad esempio, sei mesi fa, non dovrebbero essere ricordati al dipendente. Nella parte 3 dell'art. 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce un periodo preliminare di 6 mesi dal giorno in cui è stato commesso il reato, durante il quale può essere emesso un rimprovero.

In caso di conflitto prolungato, le misure radicali dovrebbero essere usate con cautela

Quando il rapporto con un dipendente problematico è teso, il datore di lavoro spesso vuole rendere più difficile il lavoro del dipendente in azienda in modo che sia lui stesso a prendere la decisione di andarsene. Ciò, a sua volta, provoca una risposta da parte del dipendente e inizia a contattare l'ispettorato del lavoro, la procura, e spesso le ispezioni rivelano l'illegalità delle azioni del datore di lavoro. In genere, i reclami sorgono per le seguenti violazioni.

Il posto di lavoro del dipendente è stato cambiato. Succede che il datore di lavoro decide di rimuovere il dipendente problematico dalla squadra principale, trasferendolo in un altro ufficio o addirittura in un altro ufficio dell'azienda. In generale, non c'è nulla di criminale in questo. In virtù del Codice del lavoro della Federazione Russa, il luogo di lavoro fa riferimento a condizioni aggiuntive del contratto di lavoro e non deve necessariamente essere indicato in esso. E se ciò non è specificamente definito, il datore di lavoro ha il diritto di trasferire il dipendente in un altro ufficio, citando necessità aziendali. La situazione è simile quando un dipendente si trasferisce in un altro ufficio. Se anche questo non è specificato nel contratto di lavoro, è possibile determinare come luogo di lavoro un'altra sede situata ad un indirizzo diverso. Ma se il nuovo ufficio si trova in un'altra zona, ciò non sarà più possibile senza il consenso del dipendente (). Ad esempio, se un dipendente lavorava a Mosca e il datore di lavoro gli offre di trasferirsi nella regione. In questo caso, il dipendente può protestare contro l’operato del datore di lavoro se non approva tale mossa. Se tutto avviene all'interno di una località e questa condizione non è specificata nel contratto di lavoro, il datore di lavoro ha il diritto di farlo. Ma bisogna capire che il nuovo posto di lavoro deve essere sicuro dal punto di vista della tutela del lavoro e il dipendente deve essere in grado di svolgere le proprie mansioni in questo luogo. Cioè, devono esserci attrezzature per ufficio, apparecchiature per le comunicazioni, ecc.

Il dipendente è stato privato del suo bonus. Una delle leve di influenza più efficaci su un datore di lavoro è, ovviamente, la manipolazione dei salari. Se un'azienda utilizza un sistema di pagamento dei bonus basato sul tempo, il datore di lavoro coglierà sicuramente l'occasione per punire finanziariamente un dipendente negligente. Ma qui devi agire con molta attenzione. Innanzitutto, vale la pena verificare come sono formulati i termini del pagamento del bonus nel contratto di lavoro. Spesso la formulazione del contratto non consente manipolazioni sull'entità del bonus, poiché ne viene indicata l'entità specifica e non sono definiti i criteri del bonus. Pertanto, in un caso, il tribunale cittadino di San Pietroburgo ha osservato che il contratto di lavoro indicava l'importo del bonus e non vi erano riferimenti al regolamento sui bonus e sull'attuazione obbligatoria del piano di produzione. Per questo motivo, il tribunale ha ritenuto che il bonus fosse una parte obbligatoria della retribuzione e che il datore di lavoro non avesse il diritto di manipolarlo (determinazione del 23 maggio 2011 n. 33-7516/2011). Una conclusione simile è contenuta nella sentenza del tribunale regionale di Vladimir dell'08/02/2011 nel caso n. 33-2450/2011. Se il contratto di lavoro non specifica l'importo specifico del bonus, ma stabilisce solo l'eventuale pagamento del bonus al raggiungimento di determinati criteri, il datore di lavoro ha il diritto di manipolarne l'entità. Ma in questo caso dovrà dimostrare che il dipendente non ha soddisfatto determinate condizioni del bonus specificate nella legge locale. Una delle condizioni per la mancata corresponsione del bonus può essere la presenza di una sanzione disciplinare nei confronti del dipendente. Per contestare la privazione di un bonus, dovrai prima contestare l'incasso.

Il dipendente è stato sospeso dal lavoro. Quando il rapporto tra dipendente e datore di lavoro è teso al limite, quest'ultimo non vuole assolutamente che svolga alcun lavoro in azienda. A questo proposito, viene presa la decisione di rimuovere il dipendente dal lavoro o di metterlo in inattività. Entrambi questi metodi per risolvere un conflitto con un dipendente sono piuttosto dubbi. L'elenco dei casi di sospensione dal lavoro è esaustivo ed è sancito dal Codice del lavoro della Federazione Russa. Il datore di lavoro non ha il diritto di addurre motivazioni particolari. Pertanto, se il datore di lavoro decide di farlo, è molto probabile che le sue azioni siano considerate illegali. Anche stabilire un regime di inattività per un dipendente specifico non è la migliore via d'uscita dalla situazione. Prima di tutto, dovrai dimostrare che si è verificata una di quelle circostanze che danno al datore di lavoro il diritto di stabilire un regime di inattività (). Inoltre, dovrai impegnarti a fondo per convincere il tribunale della validità dell'istituzione di un regime di inattività in relazione a un dipendente. Formalmente, il Codice del lavoro della Federazione Russa non lo vieta direttamente. Ma come regola generale, i tempi di inattività vengono introdotti in relazione all'organizzazione nel suo complesso o ad una specifica unità strutturale. In un caso, il datore di lavoro è riuscito a dimostrare la legalità dell’imposizione del tempo di inattività a un dipendente. Ma allo stesso tempo, ha lavorato in uno specifico sito di produzione e i tempi di inattività sono stati causati da una temporanea diminuzione della produzione (sentenza di appello del tribunale regionale di Lipetsk del 3 ottobre 2012 nella causa n. 33-2398-2012). È improbabile che il tribunale consideri legittimo imporre un regime di inattività a un impiegato.

La capacità di assegnare correttamente un compito a un dipendente è un'abilità molto importante per qualsiasi manager. Questo è importante per una gestione aziendale efficace. Ma questo non è un compito così semplice come potrebbe sembrare a prima vista. Diamo un'occhiata a come farlo correttamente.

Per formulare correttamente il problema vengono utilizzati criteri intelligenti. Cioè, l'attività deve soddisfare chiaramente ciascuno di questi criteri.

1. S specifico – il compito deve essere specifica e chiaro

2. M misurabile – il compito deve essere misurabile

3. UN realizzabile – il compito deve essere realizzabile, cioè deve essere dotato delle risorse necessarie, sia esterne che interne

4. R rilevante: il compito deve essere appropriato alla situazione data pertinente. Ciò significa che il compito si adatta alla situazione attuale, il completamento di questo compito non mette a repentaglio il completamento di altri compiti, cioè l'equilibrio non viene sconvolto.

5. T imebound: un'attività che deve essere completata entro un limite di tempo. Cioè, per avere un'accurata termine esecuzione, a data fissa o per un determinato periodo.

Un esempio di un'attività SMART impostata correttamente:

Compito per un commerciante di una catena di farmacie:

Organizza una lotteria in farmacia per un acquisto di 300 rubli o più Periodo dal 1 marzo al 1 aprile. Grazie alla promozione l'importo medio del conto in farmacia dovrebbe aumentare da 230 a 260 rubli.

Ora parliamo dei modi per porre un problema. Ce ne sono tre: per problema, per risultato, per algoritmo.

Per problema

Il manager formula il problema, ma non entra nei dettagli su come verrà risolto. Ciò aumenta lo status del dipendente e offre l'opportunità per un approccio creativo. Inoltre, fa risparmiare tempo.

È chiaro che l’avanzamento del compito, in questo caso, sarà difficile da controllare e il risultato non è chiaro. Pertanto, questo metodo viene utilizzato quando l'attività viene assegnata a un dipendente altamente qualificato di cui ti fidi completamente.

Secondo il risultato

Tu, come leader, formuli il problema e dici che tipo di risultato desideri. Come ottenere questo risultato spetta al subordinato decidere da solo. In questo caso il risultato è chiaro, ma allo stesso tempo si sviluppa l'indipendenza del subordinato. Anche il tempo viene risparmiato.

È necessario dedicare del tempo a concordare il risultato; il subordinato deve essere ben motivato. Pertanto, il tuo dipendente deve essere esperto e dotato dei poteri necessari. E i criteri di risultato devono essere chiari.

Secondo l'algoritmo

In questo caso, non solo viene formulato il problema, viene descritto il risultato desiderato, ma al subordinato viene anche proposto un piano d'azione dettagliato.

In questo caso, tutto è chiaro e specifico e l'intero processo di completamento dell'attività è facilmente controllabile. Ma viene dedicato molto tempo alla definizione del compito, la responsabilità del dipendente diminuisce e manca la creatività. Questo metodo viene utilizzato in una situazione in cui il tuo subordinato ha qualifiche basse o l'attività viene eseguita per la prima volta.

Un compito competente e correttamente impostato, con un sistema di controllo consolidato, ti aiuterà ad aumentare in modo significativo l'efficienza della gestione dei processi aziendali della tua organizzazione.

I dipendenti di ciascuna organizzazione vanno periodicamente in viaggio d'affari per conto del manager. Ognuno di loro ha un compito specifico da portare a termine. Al rientro, il dipendente dovrà redigere una relazione su quanto svolto durante il viaggio di lavoro. In questo caso sarà utile il modulo di assegnazione del servizio (Modulo T-10a). Scopriamo quali regole si applicano per la sua registrazione nel 2019.

Perché hai bisogno di un incarico di lavoro?

Un incarico di lavoro è un documento ufficiale. Il timbro “Obbligatorio” è stato rimosso da esso nel 2013. Da questo momento in poi, tutti gli atti approvati da Roskomstat della Federazione Russa con il regolamento n. 1 del 01/05/2004 sono diventati solo raccomandati per l'uso. Ora il datore di lavoro può sviluppare autonomamente moduli di segnalazione dei viaggi d'affari più convenienti, ma allo stesso tempo devono essere rispettati tutti i requisiti necessari dei documenti normativi.

Per evitare questioni controverse, dopo che un dipendente ritorna da un viaggio d'affari, il datore di lavoro deve rivedere chiaramente tutti i punti dell'incarico di lavoro. È consentito redigere un programma individuale indicante date specifiche per l'esecuzione degli ordini, a cui il dipendente distaccato deve attenersi.

Esempio di incarico di lavoro

La preparazione degli incarichi di lavoro presso l'impresa viene effettuata dai capi dipartimento, sotto la cui guida lavora il dipendente in viaggio. Nel recente passato, per mandare un dipendente in viaggio d'affari, veniva redatto un intero pacchetto di documenti: un ordine del manager, un certificato di viaggio, un incarico ufficiale.

La procedura per l'invio di dipendenti in viaggio d'affari è attualmente regolata dal capitolo 24 del Codice del lavoro della Federazione Russa, nonché dal Decreto del Governo della Federazione Russa n. 749, con modifiche e integrazioni entrate in vigore all'inizio del 2019.

E, come conseguenza della norma legislativa di cui sopra, il certificato di viaggio e l'incarico ufficiale sono diventati documenti desiderabili, ma non obbligatori.

L’incarico ufficiale, una volta completato, viene conservato negli archivi del servizio del personale dell’organizzazione per 5 anni. Se un dipendente è stato inviato in incarico fuori dal Paese, il periodo di conservazione aumenta di 2 volte.

Un incarico di servizio è in preparazione in 2 copie. Uno è per l'archivio, l'altro direttamente per il dipendente. Una copia dell'incarico non viene presentata all'ufficio contabilità, poiché tutti i dati per il calcolo delle indennità di viaggio sono indicati nell'ordine di viaggio del dipendente.

Innanzitutto, i documenti vengono firmati dal capo dell'organizzazione e dal capo del dipartimento, quindi il dipendente inviato in viaggio d'affari li conosce. E se è d'accordo con tutte le condizioni specificate nell'attività, mette la sua firma qui sotto.

Un incarico di lavoro ricevuto per un viaggio d'affari può sconcertare anche un dipendente esperto.

I dipartimenti delle risorse umane a volte si pongono la domanda: dovrebbero apporre il sigillo dell’organizzazione su un modulo di incarico di lavoro?

Non esiste una risposta chiara qui. In base all'importanza delle informazioni nel documento. Il tuo dipendente potrebbe dover presentare un modulo di assegnazione del lavoro per completare completamente le attività assegnate. E la stampa in questo caso aggiungerà argomentazioni al documento.

Si ricorda che sul modulo “M.P.” non notato. Inoltre, il sigillo non è più un requisito obbligatorio per l’organizzazione nel suo insieme. Pertanto, se la tua organizzazione non ha alcun sigillo, non dovresti preoccuparti affatto di compilare tale timbro.

Quale modulo compilare?

Se più dipendenti vanno in viaggio d'affari contemporaneamente, prenditi il tempo necessario per compilare un incarico di lavoro per ciascuno. L'ordine per un viaggio d'affari può essere uno per tutti i viaggiatori.

Tutte le colonne nell'incarico di lavoro devono essere completate. Lo stesso vale per la colonna “Rapporto di viaggio”. Puoi scrivere una relazione sul lavoro svolto in forma gratuita.

Breve resoconto di viaggio

Per compilare un rapporto di viaggio d'affari, la legge unifica un modulo speciale T-10a. Come accennato in precedenza, su richiesta del responsabile, l'una o l'altra parte del modulo T-10a può essere modificata. Se è prevista una descrizione estesa dello scopo del viaggio o un resoconto del viaggio d'affari, è consigliabile ampliare queste sezioni nel modulo. Ciò ti consentirà di fornire tutte le informazioni necessarie.

Se il materiale del rapporto sul viaggio d'affari è ampio, l'integrazione del modulo T-10a con un foglio informativo non è considerata una violazione della legge. Nessuno ha cancellato la forma libera del rapporto.

Rispetto dei requisiti per la compilazione del modulo: obbligatorio o no?

Questa è una domanda che gli ufficiali del personale si pongono quando dubitano della necessità di preparare un rapporto di viaggio. Risposta: a partire dall'8 gennaio 2019 non è necessario predisporre un report.

Molte organizzazioni, per abitudine, utilizzano una serie standard di documenti di accompagnamento (ordine, attività e rapporto). È più conveniente e comprensibile per loro. Ma non è necessario compilare un rapporto sul viaggio d'affari: non costituirà una violazione.

La difficoltà è diversa: le autorità di regolamentazione probabilmente controlleranno tutti i documenti di viaggio su cui hai mandato in viaggio i tuoi dipendenti. Dopotutto, a un dipendente in viaggio d'affari viene dato del denaro in acconto. E gli importi spesi per le esigenze dell'organizzazione e per scopi personali sono tassati in modo diverso. È qui che i documenti giustificativi (come gli assegni) tornano utili. E sarà utile il modulo in cui tutto è indicato in modo chiaro e chiaro.

Un elenco di moduli unificati utilizzati nell'azienda viene compilato e approvato dal manager. Tutte queste informazioni si riflettono negli atti legali locali di una particolare organizzazione.

Se l'organizzazione utilizza il modulo T-10a, il dipendente deve completare il rapporto entro 3 giorni.

Cosa fare: un dipendente non è riuscito a completare un incarico di lavoro

Ricordiamo che il dipendente parte in viaggio d'affari per motivi operativi. E non è obbligato a restituire i pagamenti richiesti dalla legge per vitto, alloggio e viaggio. Ma tutti gli importi che il dipendente ha ricevuto direttamente per risolvere i problemi del viaggio dovranno essere restituiti.

A tale scopo, il dipendente di ritorno da un viaggio d'affari redige un rapporto scritto sul viaggio d'affari con una descrizione dettagliata di ciascun importo speso. In primo luogo viene spiegata la ragione per cui lo scopo del viaggio non è stato raggiunto, indicando ragioni oggettive.

Quali documenti finanziari devono essere allegati alla relazione?

Secondo la legge, un dipendente in viaggio d'affari riceve denaro in acconto. Vengono rilasciati immediatamente prima della partenza. All'arrivo da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a redigere un rapporto anticipato. Un impiegato contabile lo aiuta in questo.

Tutti i documenti finanziari sono accettati per la contabilità; assegni, biglietti, ricevute, fatture pagate (originali con timbro). Il contabile non terrà conto degli appunti scritti a mano.

Opinione di un esperto

Maria Bogdanova

Più di 6 anni di esperienza. Specializzazioni: diritto dei contratti, diritto del lavoro, diritto della previdenza sociale, diritto della proprietà intellettuale, procedura civile, tutela dei diritti dei minori, psicologia giuridica

Se il regolamento sui viaggi contiene l’indicazione che il viaggio di lavoro del dipendente deve essere accompagnato da un incarico di lavoro, il modulo deve essere comunque compilato. Ciò vale anche quando le informazioni in esso specificate duplicano essenzialmente informazioni da altri documenti già compilati.Ogni incarico di lavoro ha una serie di capitoli rigorosamente definiti, che consentono di compilare il documento per un solo dipendente.

Ciò significa che il modulo standard T-10a non può essere utilizzato per più dipendenti. Pertanto, per ciascun viaggiatore viene redatto un incarico di lavoro individuale.

Tutti i documenti che il contabile considera a discarico vengono inseriti in apposite colonne sul retro della nota spese.

Se viene emessa valuta estera per un dipendente in viaggio, le registrazioni vengono effettuate sul lato anteriore del rapporto (colonna 1a) e sul retro (colonne 6 e 8).

Dopo la riconciliazione con la contabilità, il rapporto anticipato viene approvato dal capo dell'impresa.

Sulla base dei calcoli finali, viene stipulato un accordo tra il dipendente in arrivo e l'organizzazione. Se rimangono fondi inutilizzati, vengono depositati nella cassa dell'impresa. Nei casi in cui il dipendente ha speso i suoi fondi personali, l'importo concordato gli viene pagato dalla cassa dell'azienda o sul suo conto bancario.

La responsabilità del lavoratore in caso di inadempimento

Secondo la normativa vigente, sia il dipendente che il dirigente devono rispettare i requisiti delle normative locali dell’azienda.Pertanto, se un'organizzazione ha un "Regolamento sui viaggi d'affari" che include un incarico di lavoro nel suo elenco, i dipendenti sono obbligati a compilare le sue colonne.In caso di rifiuto di adempiere ai propri doveri, il dipendente, ai sensi dell'articolo 192 del Codice del lavoro della Federazione Russa, può essere soggetto a responsabilità disciplinare.La mancata corretta compilazione delle righe richieste può essere considerata come mancato espletamento di un incarico ricevuto per un viaggio di lavoro.

Vale la pena notare due punti:

I viaggi di lavoro si dividono in due tipologie: pianificati e non programmati. L'incarico di viaggio campione in questione viene preparato dal supervisore immediato del dipendente che viene inviato in viaggio d'affari in base al piano.
Al momento il Regolamento approvato con Decreto Governativo n. 749 del 13 ottobre 2008 (come modificato il 29 dicembre 2014) non contiene prescrizioni per l'esecuzione obbligatoria del presente atto. Tuttavia, per emettere un ordine è necessaria una motivazione. Questa base diventa un memorandum ufficiale o un modulo unificato T-10a, un incarico ufficiale, un esempio del quale è presentato di seguito.

Informazioni generali su come viene compilata una commessa

L'incarico ufficiale viene redatto secondo il modulo unificato T-10a e viene compilato in due fasi:

Intestazione, colonne 1-11. Il modulo viene compilato prima di emettere l'ordine di inviare il dipendente in viaggio di lavoro (di norma, ciò viene fatto dal dipendente stesso);
Colonna 12. Il modulo viene compilato dopo il ritorno del dipendente (in questa fase, il modulo viene solitamente compilato dal manager).

Esempio di incarico per un viaggio d'affari

Vediamo come compilare questo documento passo dopo passo.

Primo stadio. Crea un incarico di lavoro

Compilazione dell'intestazione. Inseriamo nel documento il nome completo dell'organizzazione e il codice OKPO a otto cifre.

Successivamente, assegniamo un numero di serie al documento. Viene inserita la data corrente.

Qui è necessaria una breve digressione e chiarimento. Il fatto è che diverse organizzazioni hanno metodi di numerazione diversi. Ma consigliamo di rispettare la regola: i dettagli dell'incarico ufficiale e dell'ordine di viaggio devono essere gli stessi. In primo luogo, ciò eviterà confusione e lavoro inutile. E in secondo luogo, sono indissolubilmente legati, l'uno non può esistere senza l'altro e, a questo proposito, tale numerazione è giustificata.

Annotiamo il cognome, nome e patronimico del dipendente inviato in viaggio d'affari e il suo numero di personale.

Passiamo ora alla compilazione delle colonne principali.

La prima colonna contiene il nome dell'unità strutturale del lavoratore distaccato.

Il secondo contiene la posizione di questo dipendente.

Il terzo contiene il nome del Paese e della città di destinazione.

Il quarto è il nome abbreviato dell'organizzazione a cui inviamo il nostro dipendente.

Nel quinto inseriamo le informazioni sulla data in cui il dipendente parte per un viaggio d'affari.

La sesta voce contiene la data di fine del viaggio d'affari.

Nel settimo mettiamo il numero totale dei giorni di viaggio.

Nell'ottava colonna indichiamo il numero di giorni di viaggio senza tenere conto del tempo di viaggio (se un dipendente va da San Pietroburgo alla soleggiata Syktyvkar in treno, il tempo che trascorrerà sulla strada, andata e ritorno, sarà di cinque giorni, se in aereo, poi 2 ore andata e ritorno).

Nel nono annotiamo le informazioni sull'organizzazione che paga il viaggio d'affari.

Nel decimo - informazioni sui documenti che sono serviti come base per il viaggio d'affari (piano o memorandum).

Nell'undicesima colonna scriviamo brevemente ma concisamente lo scopo del viaggio d'affari.

Dopo aver compilato le colonne indicate, il responsabile firma il documento, lo presenta al dipendente e lo invia all'ufficio del personale per preparare una bozza dell'ordine di viaggio. Gli ufficiali del personale preparano un ordine e firmano entrambi i documenti dal capo dell'organizzazione.