Archiviazione dei documenti di hacking della vita. archivio di famiglia

I documenti devono essere conservati in un luogo appositamente designato per loro: cartella, scatola, scatola, cassaforte. L'intera famiglia dovrebbe averne accesso, ad eccezione dei bambini piccoli. Pertanto, è bene che i documenti siano conservati in una scatola chiudibile a chiave. Evitare il contatto con umidità o luce forte per mantenerli in buone condizioni.

Ordina documenti

Acquista cartelle, raccoglitori o buste di plastica dal negozio di forniture per ufficio. È conveniente disporre i documenti in categorie, ad esempio:

principale(passaporti, certificati di nascita e matrimonio, carte d'identità, ecc.)

formazione scolastica(diplomi, certificati, diplomi)

salute(tessera sanitaria, polizze, certificati)

automobile(assicurazioni, libretti tagliandi, assegni da autofficine)

Lavoro(libretto di lavoro, curriculum, contratti con i datori di lavoro)

immobiliare(documenti per un appartamento, pagamenti, contratto di locazione)

Elettrodomestici(istruzioni, controlli, schede di garanzia).

Crea una cartella di archiviazione temporanea

Puoi ottenere un vassoio temporaneo o una cartella per i documenti, dove puoi mettere i documenti che hai usato l'altro giorno, ma non hai avuto il tempo di metterli via. Non essere pigro, non appena appare l'ora, ordina i documenti da lì nelle cartelle corrette.

Ordina per accessorio

Ogni categoria di documenti può anche essere ordinata per appartenenza. Per fare ciò, metti le carte di ogni membro della famiglia in una busta separata con un nome o contrassegna la collezione appropriata con un adesivo, un pennarello o un foglio di carta colorata. Ciò è necessario affinché la tua famiglia possa trovare i documenti necessari senza il tuo aiuto.

Fare fotocopie di documenti

Fare fotocopie di passaporti, certificati di nascita, carte d'identità, certificati di immatricolazione dei veicoli, patenti di guida. Torneranno utili in caso di smarrimento o furto degli originali. Allo stesso tempo, conserva le copie separatamente dai documenti principali.

Conserva assegni e ricevute

Conserva assegni e scontrini per acquisti più o meno consistenti per un anno. Se la garanzia per alcuni prodotti supera i 12 mesi, conservare le ricevute in base al periodo specificato nella scheda di garanzia.

Tieni le bollette

Mantenere i contratti per l'allacciamento di tutte le utenze: gas, elettricità, acqua, telefono, internet, TV via cavo, ecc. Le bollette non possono essere buttate via per cinque anni.

Non mescolare documenti importanti con documenti non necessari

Molti conservano biglietti per concerti, menu per il proprio matrimonio, inviti, lettere, stampe delle spese della carta di credito dell'anno passato. Ma tra questa spazzatura di carta, può essere difficile trovare un documento davvero importante. Pertanto, rendilo una regola: documenti non necessari che la mano non si alza per buttarli via, conservarli separatamente.

Ciao miei cari lettori e ospiti del blog! Oggi vorrei dirti come ripulire i documenti di casa e organizzare la loro comoda archiviazione. Succede che hai urgente bisogno di aiuto, torni a casa e non sai a chi rivolgerti per trovare un certificato o altro documento in una montagna di carte. E affinché tali casi non ti capitino mai, diamo un'occhiata a un piano passo-passo che alla fine ti fornirà l'ordine nel tuo archivio di casa.

Tutti i documenti di casa dovrebbero essere sempre in ordine, nemmeno perché la carta che ti serve in qualsiasi momento la trovi, prima di tutto è la sicurezza. I titoli dovrebbero essere tenuti lontani da occhi indiscreti e il loro danno o perdita ti promette una corsa alle istituzioni e alle autorità statali. Il recupero può richiedere un tempo lungo e indefinito, ma spenderai più nervi che soldi per le multe.

Esistono anche casi molto pericolosi, ad esempio incendi, allagamenti e altre emergenze, quando è urgentemente necessario uscire di casa. In tali situazioni, di solito le persone prima di tutto prendono documenti e denaro da tutte le proprietà. Bene, se cadono da qualche parte, in genere puoi stare senza di loro. Diamo quindi un'occhiata più da vicino a questo problema.

Conservazione dei documenti in casa

Prima di tutto, devi valutare la situazione: quanto è trascurato il tuo ufficio a casa. Ci sono casalinghe che conservano letteralmente ogni pezzo di carta, scontrini alimentari e certificati. Ma ogni documento ha il proprio termine di prescrizione, da 2 settimane all'infinito.

Quando ho cercato di capire questo problema, mi sono imbattuto in informazioni contrastanti su estratti, certificati, dichiarazioni. Pertanto, non preoccuparti e controlla il periodo di conservazione dei documenti con chi li rilascia direttamente.

Ma ovviamente i documenti per un appartamento, certificati, TIN, passaporti devono essere tenuti sempre al sicuro. A proposito, a volte su certificati e documenti viene scritto un periodo durante il quale avranno valore legale o legale.

Per quanto riguarda i controlli sugli elettrodomestici acquistati, qui è tutto più semplice. Saranno validi solo durante il periodo di garanzia. Ma gli esperti in questo campo consigliano comunque di conservarli sempre, fino a quando non li butti via. Ciò vale principalmente per apparecchiature di grandi dimensioni, come televisori costosi, frigoriferi, macchine utensili e così via.

Su consiglio di un avvocato, conservo personalmente le ricevute di pagamento per 3 anni, anche se mi sembra che sia troppo. Ma dove andare, tutto accade nella vita. In generale, quello che voglio dire. Prenditi cura dell'integrità e della sicurezza dei tuoi documenti e affrontali con saggezza.

Come mettere le cose in ordine nei documenti?

Passaggio 1. Raccogli tutti i fogli in una pila. Valuta la complessità dell'intera situazione. Personalmente, tutti i miei documenti domestici occupano una scatola di medie dimensioni. Non c'è niente di superfluo.

• documenti per un appartamento
• documenti medici
• imposta
• credito
• ricevute di pagamento
• assegni e carte di garanzia e così via

Puoi distribuirli in base all'appartenenza ai membri della famiglia (documenti di mamma, papà, figli e così via). Generale anche orientare, come nell'esempio precedente.

La cosa principale è che ti senti a tuo agio e in qualsiasi momento puoi trovare la carta di cui hai bisogno. L'ordinamento dovrebbe essere combinato e buttare via ciò che non è più necessario. Qualcosa, ma volantini, opuscoli dovrebbero essere immediatamente gettati nel cestino.

Se hai dei dubbi su questo, metti da parte le carte. Scopri la loro durata di conservazione il prima possibile. Per quanto riguarda i biglietti da visita, possono essere inseriti in un apposito organizer o in una piccola scatola.

Passaggio 3. Scelta di un metodo di archiviazione. Di norma, le cartelle con file vengono spesso utilizzate per archiviare documenti in casa. Possono essere inseriti separatamente o essere già integrati con la cover. Questo modo di organizzare i documenti è molto conveniente. È possibile acquistare diverse di queste cartelle e assegnare ciascuna di esse a una delle categorie (tasse, documenti medici e così via).

Le cartelle del portfolio non sono peggio che far fronte a questa attività. Sono convenienti non solo per archiviare documenti, ma anche da portare con te.

Di norma, su tali organizzatori c'è un piccolo posto dove è possibile apporre una firma. Quindi sicuramente non lo confonderai con altre categorie. Meglio ancora, assegna un colore a ogni tipo di carta. Ad esempio, i documenti per una casa sono in una cartella rossa, i certificati medici, le mappe e così via in verde, i documenti fiscali in blu.

Un altro modo per organizzare l'archiviazione dei documenti in casa sono gli schedari con le partizioni. I documenti in questo caso possono essere principalmente in file o cartelle sottili - raccoglitori. Allo stesso tempo, lastre speciali con sporgenze fungono da selezionatore, dove è possibile firmare tipi di documenti. Tali dispositivi non sono economici. Ma possono anche essere fatti a mano. Ad esempio, prendi un cartone colorato spesso come separatori e ritaglia una sporgenza. Pertanto, non solo organizzerai l'archiviazione delle tue carte domestiche, ma risparmierai anche denaro.

Bene, l'ultima opzione che voglio offrirti sono le scatole. In linea di principio, puoi inserire le stesse cartelle e file al loro interno, ovvero combinare diversi metodi di archiviazione. Ma ora sto parlando di qualcos'altro. Ad esempio, lettere, ricevute di pagamento hanno un formato non del tutto standard, quando non si adattano realmente alle dimensioni della cartella, soprattutto se ce ne sono molte. Quindi verranno in soccorso semplici piccole scatole. Sono ottimi per archiviare piccoli documenti.

Passaggio 4. È tempo di pensare a un posto per i tuoi titoli. Prima di tutto, dovrebbe essere inaccessibile a estranei e ospiti. Cioè, nascosto da occhi indiscreti. Questo può essere un soppalco, un ripiano superiore sopra il desktop, una cassaforte o un cassetto, preferibilmente chiudibile a chiave. Per chi ha figli, vale anche la pena considerare se i ragazzi non potranno arrivare ai titoli. Dopotutto, sono persone curiose e ovunque possono usare le loro manine.

Inoltre, non dovresti scegliere luoghi soleggiati, anche se inaccessibili ai bambini. L'umidità e il sole possono far sbiadire e deteriorare la carta.

E un'altra cosa che ho dimenticato di menzionare. Procurati una cartella in cui verranno archiviate tutte le fotocopie dei documenti più importanti, ad esempio un passaporto, una polizza assicurativa, un certificato di pensione, documenti per un appartamento e così via. Se hai urgente bisogno di copie e non c'è una fotocopiatrice a portata di mano, il tempo sarà breve, quindi questo trucco ti salverà.

E infine, non indugiare con quel mucchio di carte che ti ha fatto dubitare della durata di conservazione. Non appena affronti queste questioni, mettile immediatamente al loro posto. Dopotutto, ora hai l'archiviazione dei documenti a casa organizzata al massimo livello!

Come si rubano i documenti? Condividi i tuoi segreti! Lascia commenti! Arrivederci!

Con quali documenti, per quanto tempo devi conservare. Si è scoperto che molte ricevute, certificati e certificati dovrebbero rimanere con noi per un periodo piuttosto lungo, quindi sorge una domanda ragionevole, cosa sarebbe adattato per la loro conservazione?

Ecco un paio di idee per risolvere questo problema:

1. Cartella per documenti. Certo, la prima cosa che mi viene in mente è una grande cartella con anelli e file. Molto spesso, tali cartelle hanno il formato A4, quindi è conveniente archiviare certificati, certificati, contratti, documenti per immobili. È meglio avere una cartella separata per ogni campo di attività. Assicurati di firmarlo, idealmente sul primo foglio o sulla cartella stessa dovrebbe esserci un elenco di documenti presenti, questo rende la ricerca molto semplice.
Per quanto riguarda documenti di dimensioni non standard, ad esempio ricevute o assegni, è meglio incollarli su un foglio A4 (incolliamo solo un angolo) e conservarli anche in cartelle e cartelle trasparenti.

2. Cartella cartella. In cartoleria puoi acquistare una valigetta speciale con molti scomparti, questa può essere un'alternativa alle cartelle grandi. L'unico aspetto negativo è che non puoi scorrere i documenti, quindi prenditi cura delle iscrizioni e dell'elenco dei documenti archiviati lì.

Soprattutto per le donne, puoi cercare un'opzione più femminile

3. Album fotografico. Un album fotografico con fogli magnetici è un ottimo posto per archiviare le ricevute di pagamento, non devono nemmeno essere incollate sui fogli. E accanto c'è un posto per le iscrizioni e le tue note.

4. Buste. Le buste semplici possono contenere ricevute e assegni. A mio avviso, questo metodo di archiviazione è conveniente per quei documenti che invii "all'archivio", ad esempio bollette che hanno più di 3 anni.

5. Scatole. Puoi conservare tutto in scatole, compresi i documenti, ma questo è estremamente scomodo quando devi trovare la ricevuta o il contratto giusto. Tuttavia, per un archivio domestico di documenti usati raramente, sono abbastanza adatti.

6. Una buona alternativa alla scatola, può essere... la stessa scatola, ma realizzata nella forma schedari, con divisori.

Sarebbe fantastico se una tale scatola potesse essere chiusa a chiave.

7 Passaporti, documenti sull'istruzione e altri documenti non formattati con copertina rigida si conservano al meglio in scatole (le scatole di caramelle sono sempre popolari in questo caso) o incollano una busta di cartone sul retro della cartella con i documenti (puoi anche usare uno semplice, ovviamente) e piegali lì. Ottimo se il box sarà ignifugo e con serratura.

8 Separatamente, voglio concentrarmi su conservazione delle schede ambulatoriali. Molte persone pensano che sia meglio tenere la carta a casa, ma questa è una violazione della legge. In conformità con l'ordinanza del Ministero della salute e dello sviluppo sociale della Federazione Russa del 22 novembre 2004 n. 255, la cartella clinica ambulatoriale è conservata presso il registro. Poiché la carta è un documento legale, non dovrebbe essere consegnata al paziente. La custodia della cartella clinica nelle mani del paziente è contraria al comma 6 dell'art. 30, eh. 3, 4 e 5 m. 31, parte 1, art. 61 Fondamenti della legislazione della Federazione Russa sulla protezione della salute dei cittadini (OZ RF).

Regole di archiviazione dei documenti:

1. I documenti devono essere tenuti fuori dalla portata dei bambini! (beh, se i tuoi documenti sono in un armadietto chiuso a chiave)

3. Dovresti avere una cartella con fotocopie di documenti importanti che devi tenere lontano da casa (con i tuoi genitori, in una cassetta di sicurezza), questo ti aiuterà a ripristinare rapidamente i documenti se succede qualcosa agli originali (incendio, allagamento, furto, ecc.)

4. Nonostante le carte ambulatoriali debbano essere conservate in clinica, è necessario portare sempre con sé un certificato di gruppo sanguigno, allergie ad alcuni farmaci, malattie croniche (diabete).

5. Assicurati di fare una fotocopia delle ricevute per acquisti di grandi dimensioni, poiché nel tempo le ricevute "sbiadiscono" e potresti avere solo un pezzo di nastro adesivo vuoto.

La scelta di un sistema di archiviazione dei documenti, è importante attenersi ad esso, ovvero rimettere tutti i documenti al loro posto, inserire immediatamente i nuovi documenti nella cartella desiderata. In questo modo ti sarà più facile mettere le cose in ordine e ci vorranno alcuni minuti per trovare l'assegno o la ricevuta giusta.

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Nel corso della vita, ognuno di noi accumula un'enorme quantità di documenti: documenti personali, documenti domestici, documenti familiari. La maggior parte di essi dobbiamo conservarli e proteggerli con cura, perché di volta in volta sono necessari per redigere nuovi documenti in vari casi. È difficile, lungo e difficile ripristinare i documenti personali e familiari, quindi ogni famiglia ha il proprio sistema per organizzare i documenti personali. Come organizzare l'archiviazione dei documenti in casa?

QUALI DOCUMENTI DELLA CASA DOBBIAMO CONSERVARE?

Prima di tutto, ha senso ottenere tutti i documenti e creare un sistema di categorie per te stesso, in base al quale puoi ordinare tutti i documenti.

Per esempio:

• documenti personali: passaporto, certificato di pensione, TIN (codice fiscale individuale, certificato di nascita, diplomi, certificati e altri documenti di identificazione)
• documenti di famiglia: certificato di matrimonio, certificato di nascita.
• documenti di lavoro: libro di lavoro, curriculum, contratto di lavoro.
• documenti medici: polizza sanitaria obbligatoria, polizza sanitaria volontaria, pensione, certificati.
• documenti per immobili: documenti per un appartamento, atto di vendita, contratto di locazione.

Puoi scegliere di ordinare per membri della famiglia: mamma, papà e figlio o in qualsiasi altro modo. Quindi, formerai diverse pile. Ora i documenti già all'interno delle categorie possono essere ordinati in base al grado di necessità nella vita quotidiana o alla data di scadenza della loro prescrizione. Per esempio, un certificato di non condanna, richiesto in molti luoghi di lavoro, è valido solo per un anno. È importante disporre di copie di tutti i documenti importanti da conservare in una cartella separata. È ancora meglio che le copie dei documenti principali si trovino fuori casa (ad esempio, con i genitori). Avere delle copie faciliterà notevolmente il restauro dei documenti se succede qualcosa agli originali.

Conservare i documenti lontano dalla luce solare e dall'umidità in modo che non si deteriorino nel tempo

COME ORGANIZZARE I DOCUMENTI PERSONALI E DOMESTICI?

Possono dare una mano: cartelle, cartelline, buste e raccoglitori di plastica o di carta, scatole e altri accessori. Ma ognuno di loro è scomodo a modo suo.

Offriamo di tenere in ordine i documenti a casa, per evitare confusione e ricerche inutili.Per creare un tale organizzatore, ci siamo ispirati alla confusione e alla confusione nei documenti di casa, alle ricerche infinite e alle domande delle famiglie. Per creare la cartella Family Matters, abbiamo calcolato il numero di documenti in una famiglia di tre persone, quindi ci è voluto molto tempo per progettare e creare una cartella con cerniera dove c'è un posto per ogni documento ufficiale.

Dopotutto, capita a tutti che prendi un documento tra le mani, capisci che dovrebbe essere a portata di mano, perché presto sarà necessario e ti viene in mente un posto affidabile per esso, che ricorderai sicuramente. Il tempo passa, il documento era necessario e inizi a ricordare convulsamente che tipo di posto affidabile ti è venuto in mente in modo che il documento fosse in attesa dietro le quinte.

COS'È LA CARTELLA PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DOMESTICI "CASI DI FAMIGLIA"?

• materiale: pelle naturale o artificiale a scelta;
• diverse opzioni di colore;
• dimensioni cartella: 34 x 26 x 4 cm;
• il set della cartella comprende raccoglitori di plastica spessi realizzati su ordinazione appositamente per noi (18 inserti per documenti di diversi formati);
• sulla cornice della cartellina all'interno sono presenti apposite tasche per documenti di piccole dimensioni, oltre che per tessere, biglietti da visita, sim card e una usb card (sulla quale è possibile salvare i documenti scansionati).

QUALI SONO I VANTAGGI DEL FAMILY MATTERS HOME ORGANIZER?

• formato conveniente: a differenza di una scatola, una cartella del genere si adatterà facilmente a un cassetto oa una cassettiera;
• si chiude con una cerniera;

• una robusta cornice per cartelle crea una protezione aggiuntiva per l'archivio domestico;
• ogni documento ha la sua tasca, quindi il documento giusto è facile da trovare;
• Il kit comprende inserti in plastica resistente in diversi formati in conformità con i documenti di base disponibili. Gli inserti sono realizzati su ordinazione e, a differenza dei normali raccoglitori, le loro dimensioni consentono di accogliere documenti laminati;
• oltre agli inserti, all'interno della cartellina sono realizzate apposite tasche di varie dimensioni per riporre i documenti più importanti;

Prima di creare il database principale dei tuoi documenti, crea un backup. La cosa più importante nell'archiviazione di documenti elettronici è salvare tutti i file se il disco rigido si rompe, il computer viene rubato o la password viene persa. Acquista un disco rigido portatile o un archivio cloud.

• È meglio creare due basi di archiviazione dei documenti in standby. Se non utilizzi documenti cartacei, è meglio disporre sia di un backup locale che remoto nel caso in cui succeda qualcosa al tuo ufficio o al tuo computer.

Aggiorna l'archivio di backup dell'intero computer e/o sito web ogni giorno. Coloro che scaricano molte informazioni in un giorno devono inserire i dati nel sistema di backup ogni ora.

Acquista uno scanner che puoi collegare al tuo computer. Scansiona ogni nuovo documento importante, crea una versione elettronica e inseriscila nel database elettronico. Se devi salvare molti documenti in formato elettronico, acquista uno scanner con un alimentatore automatico di documenti e un software di salvataggio dei documenti per risparmiare tempo.

Conserva la password del database elettronico in un luogo sicuro. Ricorda che è più sicuro scriverlo su un pezzo di carta e metterlo nel portafoglio o sulla scrivania piuttosto che tenerlo in un documento sul tuo computer. Ci sono più possibilità che un hacker entri nel tuo computer che in un ufficio.

Decidi se vuoi utilizzare il software o meno. Se vuoi gestire direttamente tutti i tuoi file, devi solo creare e organizzare cartelle e sottocartelle sul disco rigido del tuo computer. Se desideri utilizzare un sistema di gestione dei documenti predefinito, acquista un software per la scansione e l'organizzazione dei documenti con OCR.

• La funzione di riconoscimento ottico dei caratteri è la capacità di trovare i documenti creati. Il computer può leggere i documenti quando inserisci i termini di ricerca nel programma.
• I sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri ti permetteranno di cercare documenti utilizzando parole che potrebbero essere in essi contenute, come il nome di un negozio o il sottotitolo.