Pohodlné uložení dokumentů doma. Ukládání dokumentů doma: nápady

Vytvořte standardní systém pojmenování dokumentů. Každý dokument pojmenujte stejným způsobem, včetně předmětu, data a dalších důležitých informací. Například účtenka by měla obsahovat název obchodu, datum a zakoupený produkt.

Uspořádejte si složky a podsložky. Pokud k ukládání dat místo systému správy dokumentů používáte složky, budete je muset rozdělit podle data, předmětu nebo projektu. Vytvořte novou podtřídu složek, abyste uspořádali ty, které mají příliš mnoho dokumentů.

„V konečném důsledku pořádek a jen řád vytváří svobodu. Nepořádek vytváří otroctví"
Charles Peguy

Tímto článkem otevírám novou sekci na webu - "Udělejme ve věcech pořádek!"
Zde budeme zveřejňovat články o organizaci, optimalizaci a vyčistění prostoru kolem nás - domov, pracovní kancelář, elektronický prostor (počítač atd.), papíry, šatník atd.

Julia Morgenstern ve své knize „Self-Organization from the Inside Out“ tvrdí, že člověk se obklopuje chaosem jen proto, že se nenaučil být organizován. Být organizovaný je prostě dovednost, která se dá a měla by se naučit.

Algoritmus pro organizaci dokumentů domácnosti

1. Inventář všech papírů.
V této fázi shromážděte všechny dokumenty v domě na jednom místě a roztřiďte je do dvou skupin:
-garbage - poslat do koše (irelevantní informace, data expirace, žádná hodnota atd.)
- důležité a nezbytné - by měly být uloženy.
2. Řazení podle kategorií.
Dokumenty, které jsme nechali uložit, řadíme do kategorií:
- finanční dokumenty (účty za energie, úvěrové dokumenty, daně)
- majetek (movitý i nemovitý: doklady k bydlení, pozemek, auto atd.)
-osobní doklady nebo doklady rodinných příslušníků (pasy, potvrzení o pojištění, diplomy, vyznamenání, zdravotní doklady atd.)
-návody, pasy, účtenky a záruky na zakoupené zboží
-dokumenty o oblastech činnosti (koníčky, péče o domácnost, školení, rozvoj atd.)
V případě velkého objemu dokumentů v jedné z navržených kategorií je možné vybrat samostatné podkategorie. Pokud například rodina uchovává mnoho lékařských nebo vzdělávacích dokumentů, je lepší uspořádat samostatnou kategorii „Medicína“, „Vzdělávání“, „Portfolio“ atd.
Ve své verzi jsem tedy rozdělil do samostatných kategorií úložiště dokumenty, které tvoří portfolio mých rodinných příslušníků (ocenění, certifikáty atd.)
3. Nákup kancelářských potřeb a vytvoření systému pro ukládání dokumentů.
Po roztřídění dokumentů se objem, který má být uložen, vyjasní. Vyvstává otázka: "Jaký je nejlepší způsob, jak uspořádat úložiště dokumentů?"
Skladovací systém musí splňovat požadavky:
- pojmout požadovaný objem dokumentů;
-Snadné umístění a odstranění požadovaného dokumentu ze systému.

"Hlavní pravidlo: váš systém pro ukládání dat by měl být jednoduchou knihovnou, nikoli připomínkou akcí, projektů, priorit." David Allen

Podle tohoto pravidla by upomínky na placení účtů nebo dokončení určitých dokumentů měly být zabudovány do vašich diářů, a nikoli do systému ukládání dokumentů.

Sortiment kancelářských potřeb pro ukládání dokumentů je dnes velmi rozsáhlý. Pro sebe jsem se usadila na úložné desky se dvěma kroužky a složky na obálky, které usnadňují vkládání dokumentu a jeho vyjímání ze složky.

4. Uspořádání dokumentů do kategorií.
V každé kategorii jsem zpracovával dokumenty: jednotlivé dokumenty jsem vkládal do složek, které jsem spojil do úložné složky s názvem konkrétní kategorie.
Na každou složku jsem napsal, co přesně je v ní uloženo. Do deníku jsem si zapsal termíny zaplacení vyúčtování a další upomínky.

5. Překlad dokumentů do elektronické podoby.
Uchovávání informací v elektronické podobě je dnes stále důležitější. To zkracuje dobu potřebnou pro přístup k informacím (není třeba prohrabávat se složkami) a umožňuje přístup k informacím, aniž by byl vázán na konkrétní místo, kde je dokument uložen.
Až dokončíte uspořádání dokumentů, zeptejte se sami sebe: Jaké dokumenty mohu uchovávat elektronicky, aniž bych ohrozil dostupnost těchto informací?
Za sebe jsem se rozhodl, že odteď budu ukládat finanční doklady k platbám na internetu pouze v elektronické podobě.

Do poznámek v Evernote jsem přenesl různé druhy papírů o zálibách a oblastech činnosti. Například papíry o zahradničení zabíraly slušný prostor a byly uloženy ve složce. Jednalo se o ručně psané poznámky a tištěné dokumenty, obrázky atd. Zkontroloval jsem celou tuto masu ještě jednou pro její hodnotu a sestavil jsem ji do poznámek, sloučených do jednoho zápisníku v Evernote. Nyní mám tyto informace k dispozici nejen doma, ale i kdekoli jinde, což zvýšilo mou schopnost tyto informace používat.

Kulinářských receptů na papíře jsem se zbavil dříve, psal jsem o tom v. Nyní také přidávám stále více receptů do Evernote. Do elektronické podoby byly převedeny také užitečné materiály o zdravém životním stylu a osobním rozvoji.

Naskenované osobní dokumenty za účelem rychlého zpracování služeb a jejich umístění na externí médium (výměnný disk).

Míru přechodu k ukládání informací v elektronické podobě si musí každý rozhodnout sám podle svých preferencí a možností. Z vlastní zkušenosti řeknu, že používání digitalizovaných dokumentů je také trénovatelná dovednost a přináší nám do života mnoho dalších výhod. Ale to je samostatné téma k diskuzi...

Budu rád, když moje zkušenost bude DLE VAŠEHO ROZHODNUTÍživotní úkoly!

Efektivní čištění zahrnuje pouze dva základní kroky:

zbavit se toho, co nepotřebujete, a určit, kam uložit to, co potřebujete.

Marie Kondo

Pojďme se okamžitě rozhodnout, komu je článek určen. Je primárně pro ty, kteří mají nashromážděno spoustu různých papírů, účtenek, brožur a dalších podobných věcí. Muzikanti, básníci, novináři a designéři všech barev čtou a nestěžují si při pohledu na hory různých papírů. Kdo další si klade otázky: jak ukládat dokumenty? kam uložit dokumenty? Navrhuji vypořádat se s nimi (s horami) jednou provždy. Článek o tom, jak udělat pořádek, kam ukládat dokumenty a vůbec o systematizaci čehokoli.

Část 1

Pokud to někdo neví, nic se v tomto životě neděje pro nic za nic. I když jde o náhodné překvapení. Jedna zdánlivě otřepaná okolnost, taková malá epizoda, někdy s sebou nese řetězec osudových událostí. Tohle se mi stalo taky. Tak.

Ztratil jsem vysokoškolský diplom. Nepamatuji si, kdy, kde a za jakých okolností jsem ho viděl naposledy. Dlouhá léta se tím nikde nechlubím, pracuji na jednom místě, nejsem nikde volen. Je z toho výpis, jsou tam fotokopie, je tam kopie ověřená notářem. Žádný diplom. Před měsícem jsem konkrétně prohledal všechny své papíry a nemohl jsem je najít. Ale dal jsem věci do pořádku (jak se mi tehdy zdálo). Onehdy, když mi došlo, že jsem ho navždy ztratil, jsem byl velmi naštvaný. Úzkostná, jako by zapomněla udělat něco velmi důležitého. A z dobrého důvodu, jak se ukázalo. Poté následoval řetězec událostí, které se staly důvodem k napsání tohoto opusu.

Odbočka č. 1. Nelogická.

Protože se zajímám o copywriting a občas navštěvuji burzy na volné noze, kde jsem viděl článek s názvem „Doporučení pro ukládání dokumentů“. Něco mi cvaklo v hlavě. Myslím, že tohle je přesně to, co potřebuji. Jelikož podporuji tuto báječnou stránku pro mladé (a ne tak mladé) hospodyňky, rozhodla jsem se, že článek o tom, jak správně uchovávat dokumenty, zde nebude zbytečný.

Oznámení článku bylo standardní: slibovalo, že bude informativní a zajímavé, zaujme přítomností gramotného textu rozděleného do logických odstavců. Jako kupec zahřátý okolnostmi jsem ho koupil. Článek byl levný. Pro ty, kteří nevědí, lze celý text článku přečíst až po zaplacení, což jsem udělal během minuty.

Samotný text mě zpočátku překvapil. Naprostá negramotnost koexistovala s úplnými nesmysly. Upřímně, nejsem ten typ člověka, který žije v zajetí iluzí, o lidech toho vím hodně a práce v oblasti výběru personálu mě zachránila před růžovými brýlemi. Ale ani já jsem nevěděl, že na tomto místě jsou lidé schopni takové věci „protlačit“. V zásadě by sem bylo možné umístit celý text, věřte mi, stojí to za to. Ale nebudu to přehánět a potěším vás jen pár frázemi. "Často, když se snaží najít dokument, musí lidé dlouho hledat potřebné dokumenty." Nelze popřít, že když se to snažíte najít, musíte hledat. "Budeme také potřebovat malé složky ve tvaru obálky a nějaké děrovačky." Chladný. Kdyby to byly jen „děrovačky“, usoudil jsem, že to byl jen překlep, ale hned několik! "Dále je to ještě jednodušší - stačí děrovat a propíchnout obálky." „Navíc díky tvaru obálek snadno vytáhnete potřebné papíry. Nebude potřeba vytahovat hůl z ringu.“ Bez komentáře. A na závěr: „Dobrou možností je uchovávat dokumenty u příbuzných.“ Rada je pochybná, nevím, kolik lidí je ochotno ji použít.

Koupil jsem si tento vtipný článek za drobné, ale radost, kterou jsem měl, bylo dvacet dolarů, ne méně.

Ústup č. 2. Logický.

Jelikož by tedy vložení článku touto formou bylo pro vás, milí čtenáři, vrcholem neúcty, rozhodl jsem se, že porozumím tématu sám a článek sepíšu. Aniž bych to zdržoval, téhož dne jsem otevřel vyhledávač Google a napsal frázi „Jak ukládat dokumenty“. Byl jsem zaplaven spoustou nejrůznějších rad, videí a fotek. Když už jsem nad recenzí strávil asi dvě hodiny, chci vám říct následující: Internet je strašná věc, všichni se navzájem kradou, nejen náměty a fotky, téměř všude se neustále levně přepisuje. A je to hrozné. Text, který jsem si koupil, i když v adekvátnější verzi, jsem mimochodem našel na dalších třech stránkách. Nevím, kdo koho napadl.

Více či méně zajímavé stránky a blogy na toto téma začínaly mnohem dále od první řady v Googlu. Vím to (!). Některé se mi dokonce líbily. Například tento http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Okamžitě je zřejmé, že se v něm angažuje bystrý, čestný a kreativní člověk. Jmenuji se Masha. Ale většina článků na téma ukládání papírů, jak se mi zdálo, má hlavně motivační charakter. Ale tohle je taky dobré.

Ústup č. 3. Osobní.

Pokud jsou poblíž dva obchody, jeden s módním, krásným oblečením a velkými slevami a druhý obchod s kancelářskými potřebami, půjdu jako první do druhého. Protože zbožňuji papírnictví s. Papírová duše. To proto, aby bylo jasné, kde mám doma tolik kancelářských potřeb. Ale i přes to moje papíry včetně dokumentů, ačkoliv byly vždy na jednom místě a zdály se být i roztříděné, někdy nebylo snadné rychle najít, co jsem potřeboval. Osud se rozhodl dát mi lekci a po pouhých dvou dnech jsem udělal to, co se mělo udělat už dávno.

Navíc občas píšu články do místních novin, takže městská tiskárna už má dávno svého člověka, odtud mám hromadu nastříhaných malých samolepek (jsou v balení v popelnici), které všude používám. Nechápu, jak lidé bez nich žijí.

Na základě všeho výše uvedeného jsem se rozhodl napsat toto poměrně monumentální dílo. Toto není jen recenze. Zde jsem se snažil nejen vše shrnout, ale také vnést spoustu svých osobních zkušeností a umocnil jsem to emocionálními vložkami. Doufám, že článek najde odezvu od těch, kteří kvůli množství papírů „nevidí bílé světlo“, nevědí, kde začít a kam utéct, i těch, kteří chtějí najít nějaký dokument nebo jen kus papíru s cennými informacemi v hloubi jejich stolů, skříní a krabic. Na vše níže napsané samozřejmě nejsou vyžadována autorská práva, ale věřte, že nic takového nikde nenajdete. Tak do toho.

Hlavní etapy na cestě k objednávce

Nikdy si neuděláš pořádek ve svém domě,

pokud uklízíte napůl.

Marie Kondo

Posuďte rozsah katastrofy

Nejprve musíte najít povrch, kam se vejdou všechny papíry. Určitě se vám bude hodit stůl, nebo možná víc, nebo taburetky, vhodná je i pohovka nebo možná by bylo lepší sedět na zemi. A také odhadněte, jak dlouho může analýza trvat. Pokud si uvědomíte, že analýzu nestihnete dokončit na jeden zátah, je lepší akci přeplánovat. A nejdůležitější podmínkou je, aby nikdo nezasahoval.

Papíry všeho druhu - na hromadu!

Na připravenou plošinu najednou umístěte vše, co jste si naplánovali. Například, pokud je vše v pořádku s fotografiemi nebo recepty, nechte je tam zůstat a nedotýkejte se jich. Proč dělat práci navíc!

Ústup č. 3 Emocionální.

Holky, máte štěstí. No, nikdo o tom nemůže napsat lépe než já. Proč? Ti chytří nebudou ztrácet čas popisováním, jak skladují papíry (myslím: know-how), zatímco ostatní prostě nemají dostatek papírů, aby mohli nabídnout něco užitečného. Zkrátka čtěte dál.

Abych byl upřímný, kdybych to nečetl a nesledoval o týden dříve (a jaký titul!), nezačal bych tak rozsáhlou akci. A tento článek by jistě neměl žádný podklad. Přístup k podnikání, principy a metody, které Marie navrhla ve svém bestselleru, našly v mé duši živou odezvu. I když se přiznám, nikdy jsem nebyla posedlá uklízením a teď nechápu perfekcionisty různého kalibru, kteří plýtvají svou mladistvou energií na takové nudné věci. Ale respektuji a miluji řád.

Marie tedy píše: "Úklid je zvláštní událost, která se stane jednou za život." Zvláštní a neméně kontroverzní tvrzení. U Japonců je to zjevně trochu jinak. Pokud v domě žijí více než dva lidé, je pravděpodobné, že ne každý bude dodržovat přísná pravidla. O to je ale nutné usilovat. Jednou provždy dám vše na své místo a pak už zbývá jen dát vše na své místo.

Je těžké tomu uvěřit, ale tento úklid se pro mě stal opravdovým svátkem a rozhodně jsem ještě nikdy nedával věci do pořádku. Svůj stav mysli mohu přirovnat k přípravě na Velikonoce nebo Nový rok 31. prosince. Ve všech případech radostný pocit z budoucí dovolené naplní vaši duši a tvoříte bez pocitu únavy. Ano, neřekl jsem, že se to všechno stalo na pozadí nesmrtelných výtvorů skupiny Scorpions. "Láska, láska nás udrží naživu," říká Klaus Meine již mnoho let, což v překladu znamená "láska, láska nás udrží naživu." Přeformulujme: pořádek a jedině řád nám zachrání život.

Existuje mnoho situací, ve kterých používáme pojistky, certifikáty a certifikáty. Proto, aby měli po ruce potřebné papíry, jsou lidé nuceni skladovat dokumenty doma. Jak to ale udělat správně, aby se nic neztratilo ani nezkazilo?

Jaké dokumenty je třeba uchovávat?

Každý moderní člověk má spoustu kusů papíru pro všechny příležitosti. Ne každý z nich se ale vyplatí uchovávat.

Zde je seznam dokumentů, které musíte mít doma:

• Seznam se otevře s pasy a dalšími rodinnými dokumenty. Například závěti, osvědčení.
• Certifikáty, plné moci, účtenky a další věci související s nemovitostmi a dopravou.
• Diplomy, diplomy, atestace, certifikáty potvrzující dostupnost vzdělání.
• Papíry související s odbornou činností: sešity, dohody, smlouvy.
• Výsledky vyšetření, lékařské politiky a karty.
• Záruční listy, účtenky na domácí spotřebiče a nábytek.
• Daňové doklady.

Samostatně si můžete vybrat elektronické dokumenty nebo jednoduše data v digitálním formátu. Zpravidla odpovídají jednomu z výše uvedených bodů a také podléhají skladování.

Jak dlouho by se měly papíry uchovávat?

Dokumenty lze rozdělit podle doby uložení. Záleží na době platnosti každé konkrétní kůry.

• Trvalý. Takové papíry by měly být vždy po ruce. Jedná se o oddací listy, rodné listy, diplomy potvrzující vzdělání, lékařské údaje, informace ověřené notářem, závěti, důchodové listy.
• Dlouhodobý. Doklady k nemovitostem, autům a drahým věcem. Patří mezi ně i odborné práce. Zde můžete také definovat šeky a účtenky. To je něco, co je uloženo po dlouhou dobu a zůstává relevantní po určitou dobu.
• Krátkodobý. Potvrzení o službách od lékařů, právníků a učitelů se doporučuje uchovávat po dobu tří let. Smlouvy a prohlášení o veřejných službách předpokládají stejné období.
• Zbytečný. Nepotřebné vzdělávací a informační materiály, návody k důkladně prostudovaným věcem, kalkulační listy atd. můžete rovnou vyhodit.

Samostatně si můžeme všimnout nepovinných dokladů, které však mají pro svého majitele velký význam. Patří mezi ně osobní deníky, poznámky, fotografie a další memorabilia. Obvykle takové věci také trvají dlouho.

Proto je vhodné vyhodit vše, co se aktuálně nepoužívá a v budoucnu nemůže být užitečné. Pro udržení pořádku je potřeba pravidelně uklízet koše a zbavovat se nahromaděných odpadků a zároveň třídit opravdu důležité dokumenty.

Zpravidla většina domácností skladuje papíry standardně.

1. Nejprve jsou dokumenty seřazeny podle oblastí: domov, práce, zdravotní péče a další.
2. Poté se vloží do podepsaných složek, které definitivně zabrání tomu, abyste se v papírech ztratili.
3. Výsledné sady jsou umístěny v samostatné krabici nebo sáčku. Mimochodem, pro pohodlí se uvnitř „kontejneru“ často dělají oddíly, aby se zabránilo smíchání složek. Zároveň se musíte ujistit, že místo uložení je nepřístupné dětem a zvířatům, ale je umístěno pohodlně pro použití.

Často používané osobní doklady je dobré uchovávat odděleně. Váš pas, zdravotní karta, daňové identifikační číslo (TIN) a důchodový certifikát se pohodlně vejdou do plastových sáčků uzavíratelných na zip. Takové obaly jsou vzduchotěsné a udrží obsah v dokonalém pořádku a zabrání, řekněme, navlhnutí. Zároveň by měly být dokumenty týkající se zdraví uchovávány co nejpřístupněji – aby se neztrácel čas, pokud jsou naléhavě potřeba.

Vždy je dobré mít doma fotokopie důležitých dokumentů. Jsou nejrůznější případy a taková rezerva může pomoci v nepředvídané situaci.

Zvláště důležité dokumenty lze uložit do trezoru. Moderní trh nabízí velký výběr skladovacích zařízení, takže si každý kupující může vybrat něco vhodného. Dokumenty je ale lepší uchovávat v trezoru ne v plastových šanonech – v případě požáru se materiál, ze kterého se skládají, taje rychleji než papír.

Netriviální způsoby ukládání dokumentů

Zdá se vám popis nudný? Žádný problém! Existují zajímavější a pohodlnější způsoby ukládání papírů.

• • Organizační deska. Existuje mnoho možností pro takové zařízení. Ve své nejjednodušší podobě je to panel, ke kterému se pomocí tlačítek připevňují papíry. Ve složitějších verzích může mít deska malé zásuvky a závěsné úchyty.

• • Mini komoda. Je úplně stejná jako běžná komoda, ale mnohem menší. Je velmi pohodlné v něm ukládat dokumenty. Když jsou roztříděny do různých přihrádek, nikdy se neztratí! Zásuvky v komodě mohou mít různé velikosti: malé na malé papírky, velké na výkresy.

• • Závěsná krabice. Stačí malá krabička nebo košík připevněný ke zdi jako poštovní schránka. V takové věci umístěné na chodbě je vhodné ukládat přinesené dopisy a účtenky.

• • Kapsa na obálku. Podobně jako u předchozí možnosti, ale nejedná se o krabici, ale o obálku. Můžete jej připevnit na stůl, lednici, skříň. Umožňuje uložit dočasně potřebné dokumenty, aniž by zabíraly cenné místo.

• • Koš na odpadky. Ne, ne odpadky - speciální, pro skladování. Umístěný na stole nebo ve skříni může mít několik přihrádek. Jednoduchý, levný, ale efektivní způsob ukládání dokumentů.

• • Často používané papíry lze uschovat ve složce kufříku. Má rukojeť na přenášení. Je navržena tak, aby se v ní dokumenty nepomačkaly. Obvykle je určen pro papír formátu A4. V případě potřeby, abyste neztráceli čas hledáním potřebných kůrek, můžete jednoduše popadnout složku kufříku a začít podnikat.

Využíváme digitální technologie

Návody na léky, přístroje a kancelářské vybavení zabírají hodně místa. Je mnohem snazší je uložit elektronicky. Chcete-li to provést, musíte najít stejné informace na internetu a porovnat je s tím, co je k dispozici v materiálovém zdroji, abyste zajistili jeho identitu. Návod můžete jednoduše vyfotografovat a uložit do složky v počítači. Musíte jen vybrat ten druhý takovým způsobem, abyste jej omylem nesmazali. Je lepší zapsat další kopii výsledných souborů na externí médium, jako je paměťová karta, nebo ji odeslat do cloudového úložiště.

Pro jistotu můžete naskenovat další dokumenty. Pak byste se ale měli obávat o zabezpečení elektronického systému před možným útokem hackerů. Nikdo nemá rád únik osobních údajů na internetu.

Mimochodem, použití počítače nebo mobilního telefonu je pohodlné pro sledování data expirace papírů. Stačí jednoduše zadat požadovaná data do „kalendáře“, aby vás elektronické zařízení upozornilo na konec doby platnosti konkrétní kůry. Pak už zbývá jen zbavit se nepotřebného papíru.

Snad hlavní pravidlo pro uchovávání dokumentů doma je jednoduché: pečlivá a pravidelná práce s domácími papíry je klíčem k tomu, aby se potřebný dokument v tu nejdůležitější chvíli neztratil.

Ne všechny dokumenty se vyplatí uchovávat. Je ale mnoho papírů, které by měl mít každý z nás u sebe. Je třeba je uchovávat na bezpečných a odlehlých, ale poměrně snadno dostupných místech. Můžete si pořizovat elektronické a běžné kopie dokumentů – pravděpodobně se budou hodit. V každém případě pečlivé skladování a pečlivé třídění papírů pomůže udržet je v bezpečí.