Správné nastavení úkolů pro zaměstnance pomocí technologie SMART. Úkol podepsaný zaměstnancem

výkonný ředitel

Dělejte plány na rok na jaře, plány na den - ráno

čínské přísloví

komu: majitelé, vrcholoví manažeři, vedoucí pracovníci

Když nemáte plán, vaše akce jsou chaotické.

Každý z nás, manažerů, si myslí: jak moc můžeme zvýšit produktivitu práce? Data získaná empiricky v mé společnosti ukázala, že po zavedení denního plánování a reportingu se pracovní efektivita týmu zvýšila o ~ 40 %.

Není žádným tajemstvím, že v průměrné ruské společnosti zaměstnanců V práci tráví v lepším případě 3-4 hodiny denně z 8. Všichni se však tváří, že to tak má být. Manažer se spokojí s tím, že hned, jak se někomu podívá do kanceláře, zinscenuje záplavu aktivit.

A podřízení... A co podřízení? S tímto stavem jsou více než spokojeni: v pracovní době mohou řešit spoustu osobních problémů, objednávat v internetových obchodech, komunikovat po telefonu a na sociálních sítích s přáteli a rodinou. Ne nadarmo se říká, že 80 % lidí pracuje tak efektivně, jak je kompetentně řízeno.

Závěr je banální a zároveň hrozný ve své jednoduchosti: ke zvýšení efektivity společnosti o 40 % stačí zajistit, aby zaměstnanci pracovali minimálně 6,5 - 7 hodin denně(ano, osm už je akrobacie!).

Denní plán a report – průběžný test odborné způsobilosti zaměstnanců

Jak ale rozumět: kdo ze zaměstnanců chatuje na sociálních sítích a kdo průběžně přináší výsledky? Neustále stát za zády? Nemožné! Zde přicházejí na pomoc denní plány a zprávy o pokroku, které jsou povinné pro každého zaměstnance.

Velmi stručně řečeno, smysl denních plánů a reportů je následující: zaměstnanec sestaví pracovní plán na každý den na základě 8hodinového dne a na konci pracovního dne reportuje za každý splněný úkol (čas strávený , výsledek atd.).

Každá dobrá technologie má výhody pro obě strany. Pojďme si o tom promluvit.

Výhody denního plánu pro společnost

Problémy řeší zaměstnanci podle přijatých priorit (s ohledem na obchodní požadavky společnosti), nikoli podle principu „chce“, „snadněji“ a „zajímavější“.
Pravděpodobnost „prostojů“ zaměstnanců má tendenci k nule. Úkoly jsou vždy na skladě. Pokud dojde k „prostoji“, bude to viditelné předem.
Když se podíváte na plány, můžete okamžitě odstranit „neúspěšné“ úkoly a nahradit je užitečnými, aktuálními a relevantními.
Když člověk plánuje věci na základě 8 pracovních hodin a ví, že během této doby bude poptávka, pravděpodobnost „ztrácení času“ se znatelně sníží.

Výhody denního plánu pro zaměstnance

Velký osobní a profesionální upgrade: Plánovací dovednosti jsou nezbytné ve všech oblastech a mimopracovní život není výjimkou.

Manažer s vámi bude spokojený, protože... všechny technologické úkoly s vysokou prioritou jsou součástí vašeho denního plánu. A „dobré postavení“ otevírá další příležitosti ve vertikální kariéře.
Zrušení „otroctví“, kdy člověk sedí v práci do „noci“ (nyní je na plnění úkolů přiděleno 8 hodin, proto je manažer již nebude plánovat na dvanáct hodin).

Denní program

V budoucnu se budeme bavit pouze o principech denního a týdenního plánování a požadavcích na plány. Samostatné články jsou věnovány:

Technologie pro manažera k analýze denních a týdenních plánů svých podřízených - článek ve vývoji.
Požadavky na pracovní reporty, způsoby jejich tvorby - článek ve vývoji.
Technologie pro manažera pro analýzu denních a týdenních zpráv podřízených. Viz článek „“.

Osobní efektivita vedoucího

Při své práci také využívám technologie denního plánování a reportingu. Hlásím se k sobě – berte to v potaz, pokud se nemáte komu hlásit. Tím moje osobní výkonnost se zdvojnásobila(bez vtipu!). Včetně kvůli plnění úkolů s vyšší prioritou, protože předtím jsem se chopil těch, které mě napadly jako první.

A velmi užitečný poznatek. Když začnete plánovat, je mnohem snazší přemýšlet ve fázi plánování: je to váš úkol, není lepší ho delegovat? Když už se s úkolem pustíte a v polovině jeho realizace pochopíte, že by bylo dobré delegovat, je mnohem obtížnější ho „pustit“.

Technologie pro realizaci a realizaci denních plánů

Upozorňujeme, že je nutné sledovat plnění plánu, načasování dokončených úkolů a kvalitu výsledků.

Poměrně mnoho manažerů si „vylámalo zuby“, když se snažili implementovat denní plány a zprávy, a zde je důvod:

Implementace narazí na tvrdý odpor zaměstnanců úřadu. Přijměte to, je to přirozené, ale musíte se na to připravit. Možná se vám bude hodit článek „“.
Implementace denních plánů a zpráv, stejně jako další práce na udržení technologie v provozu, vyžaduje investici času, peněz, úsilí managementu a vůle manažera. A hlavně bleskurychlá reakce na jakékoli porušení ze strany zaměstnanců.
Implementace navíc přinese úplnou transparentnost plánů a zpráv. Manažer na jakékoli vyšší úrovni by měl mít možnost nahlížet do zprávy jakéhokoli podřízeného manažera a jeho podřízených. Za plány svých podřízených odpovídá bezprostřední vedoucí. Proč se to zaměstnancům nebude líbit? Ne každý střední manažer má zájem mít „vševidoucí oko“ top managementu.

Doporučení pro organizaci denního plánování: hotové předpisy k implementaci

Organizace procesu zpracování příchozího toku úkolů na straně zaměstnance

Jakmile se objeví úkol, je zapsán do plánu práce na aktuální nebo následující dny (bez ohledu na formu, ve které byl nastaven) s přibližným datem plánovaného dokončení.
Pokud úkol patří do kategorie „neurgentní a nedůležité“, je zapsán do tzv. STACK task storage. Zaměstnanec se obrátí na STACK, když plánuje svůj příští týden nebo když má v práci prostoj.

Zadaný úkol, který trvá více než 3 hodiny (kromě účasti na akcích a poradách), je rozdělen na menší, kterým je jako základní přiřazen ten původní.

Pro každý úkol ze standardního seznamu je vybrána a nastavena priorita

Bonus: příklad tabulky s prioritami pro zaměstnance

Jako příklad tabulky priorit, která pomáhá zaměstnancům vyrovnat se s vlastním plánováním, postupujte podle 2 jednoduchých kroků:

1) Napište podrobný komentář k článku(formulář komentáře se nachází úplně dole v článku, viz screenshot https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Podělte se o své zkušenosti s implementací plánování pro podřízené (ne nutně úspěšné).

2) Pošlete žádost získat příklad tabulky priorit prostřednictvím mých osobních účtů na sociálních sítích:

Požadavky na formát pro zadávání úkolů do plánu

Každý zaměstnanec si do plánu přidá orientační seznam svých úkolů (stručný popis úkolu + plánovaný čas na dokončení). Plán obsahuje následující úkoly:

Plánováno v rámci projektů;
Dříve obdržené ve formě jednotlivých úkolů (ústně, poštou, Skype atd.). Pokud je úloha v externím systému nastavení úloh, musíte k této úloze přidat odkaz URL; Když obdržíte úkol (ústně, poštou, Skype), musíte si jej sami přidat do svého pracovního plánu. V tomto případě platí všechny požadavky na formát zadávání úkolů.
Plánováno zaměstnancem k realizaci z vlastní iniciativy.

U každého úkolu musíte uvést:

Název úkolu. Měl by odrážet, jaké akce je třeba provést s jakým předmětem. Pro tento účel je vhodné u podstatných jmen používat nominativní pád a rozkazovací způsob sloves. To značně zjednodušuje následné hledání mezi všemi úkoly. Příklad: Vyvinout předpisy: plánování („rozvinout“ – imperativní nálada; „předpisy: plánování“ – nominativní případ).
Plánovaný čas dokončení. Příklad: Udělejte obchodní nabídku: 2 hodiny 30 minut
Uzávěrka(termín, do kterého musí být úkol splněn). Pokud nemůžete určit termín pro úkol, kontaktujte svého přímého nadřízeného.
Stručný plán pro splnění tohoto úkolu. Přidejte odkazy na algoritmy, které plánujete dodržovat, a/nebo krátký akční plán. Absence stručného plánu v těle úkolu vyvolává spoustu otázek při projednávání pracovního plánu a riziko, že úkol bude proveden neefektivním/neoptimálním způsobem nebo nebude splněn na 100 % a/nebo bude vyžadovat přepracování .
Priorita. Umělec si ji určuje samostatně podle samostatně formalizovaných pravidel. Pokud to nemůžete určit, musíte kontaktovat svého přímého nadřízeného.

V případě, že zaměstnanec vidí, že jeho zdroje na zadaný úkol „nestačí“, je povinen o tom neprodleně informovat ředitele úkolu a svého přímého nadřízeného.

Denní pracovní plán

Plán musí být vytvořen na základě týdenního plánu a příchozích provozních úkolů (před zavedením týdenního plánování: na základě úkolů známých pro daný den).
Plán na další den se sestavuje před koncem aktuálního pracovního dne.
Plánovaný čas na denní úkoly se počítá:

pro zaměstnance úřadu na základě 8 hodin minus obvyklá doba na řešení provozních úkolů a úkolů vyšší moci (pro projektové manažery: 7 hodin - plánováno; 1 hodina - řešení příchozích úkolů). Čas plánovaný pro úkoly se může lišit v závislosti na dni v týdnu a dalších podmínkách.
pro specialisty na volné noze - denní časový limit dohodnutý při projednávání podmínek spolupráce.

Plán na nový den se umístí nad plán na předchozí den (pokud jsou pro plány použity textové dokumenty).
Pokud je více než 4 hodiny denně věnováno neplánovaným (ve vztahu k projektovým plánům) úkolům nebo je zřejmé, že projektové plány nelze při současném vytížení dokončit, je o tom vedení neprodleně informováno (nejpozději následující den).

Příklad denního plánu (screenshot z Bitrix24)

Příklad ukazuje plán, který zaměstnanec vytvoří v systému Bitrix24. Screenshot ukazuje pouze prvních šest úkolů, zbytek se na obrazovku nevešel. Vybrané sloupce: 1 - název úlohy; 2 - termín; 3 - plánovaná doba realizace.

Přechod na týdenní plánování

Po zvládnutí denních plánů jsou zaměstnanci převedeni na týdenní plánování. Denní plánování přitom zůstává stejné, ale je značně zjednodušené, protože V týdenním plánu jsou úkoly rozděleny do dnů. Pokud se svými zaměstnanci neprovádíte denní plánování, mohou si plánovat týden jako na obrázku níže.

Hlavní výhody týdenního plánování:

delší plánovací horizont oproti jednomu dni
Úspora času zaměstnanců a výrazná úspora času manažera

Týdenní pracovní plán

Jak sestavit plán?

Projděte si všechny měsíční plány projektů, vezměte si z nich seznam úkolů s termínem do konce týdne + 5 dní.
Otevřete svůj měsíční pracovní plán a zapište si z něj část práce.
Zahrňte provozní úkoly (dříve známé nebo stanovené manažerem) do týdenního plánu.

Musí být sestaven plán na nový týden poslední pracovní den předchozího týdne(obvykle pátek).

Úkoly je nutné plánovat na celý pracovní týden s ohledem na časovou rezervu na úvodní úkoly (stanovené pro každou pozici individuálně).

Je třeba upřesnit sestavený plán na týden (na základě informací obdržených o víkendu a ráno prvního pracovního dne) první pracovní den v týdnu do 12:00(obvykle pondělí)
Pro specialisty, kteří mají malou úroveň „nepředvídané“ práce (údržba webových stránek, řízení propagačního projektu), by měl být týden naplánován bez zohlednění nepředvídané práce.

koneckonců proto existují „nepředvídané“ úkoly – mohou a nemusí existovat.
pokud nebyl plán splněn z důvodu plnění nově přijatých úkolů, lze některé úkoly z plánu přesunout do dalšího týdne.

Automatizace denních a týdenních plánů

Nejoblíbenější otázka: "Jakou formou by měli podřízení plánovat?" Ideálně je potřeba dělat plány ve formě úkolů v systému, kde se v budoucnu bude hlídat doba realizace a budou se generovat reporty. K tomu je dnes dle mého názoru nejvhodnější systém Bitrix24.

Co když má vaše společnost jiný systém zadávání úkolů? Přemýšlejte o tom, jak s jeho pomocí organizovat plánování na základě požadavků na plány, které jsem formuloval. A i když vůbec nemáte systém pro nastavení a účtování úkolů, nevadí. V mé společnosti byly po dlouhou dobu plány na den a týden vytvářeny v samostatných textových souborech ve formátu GoogleDocs (velmi vhodné pro úpravy a diskuse). A až po nějaké době jsme úplně přešli na práci v Bitrix24.

Často kladené otázky o denních plánech

Jak nastavit úkoly, když vykonávající zaměstnanec není přímo podřízený vedoucímu?

Buď získat oprávnění stanovit takové úkoly v rámci projektové podřízenosti, nebo se na doplnění úkolu dohodnout s přímým nadřízeným interpreta.

Je důležité si pamatovat: čas není guma. Když přijde nový úkol, „vytlačí“ jiný úkol z plánu. Priority při stanovování úkolů jsou věcí kompetence bezprostředního manažera.

Ukazuje se, že tento systém zavádí „totální kontrolu“ nad prací podřízeného? To by měl udělat jeho vůdce. Měl by být tento manažer řízen svým manažerem?

Manažer řídí přípravu plánů pro své přímé podřízené (příklad: vedoucí oddělení kontroluje plány zaměstnanců oddělení), ale ne nutně každý den. Pro loajální zaměstnance (1 rok po zahájení zavádění běžného řízení ve vaší firmě nezbudou další) může být frekvence kontrol 1x za 3 dny, 1x týdně.

Hodně záleží na pozici a zkušenostech konkrétního zaměstnance. A také na typu plánování, které se používá vedle denních a týdenních plánů: měsíční plánování projektů, strategické plány projektů. Pokud jeden z vašich zaměstnanců potřebuje neustálou „totální kontrolu“, položte si otázku: „Potřebujete takového zaměstnance?

Někteří manažeři sami nechtějí denně kontrolovat, protože... chce to čas a pozornost

Plánování práce pro vaše podřízené a sledování její realizace jsou přímou odpovědností manažera. Pro zvládnutí této funkce doporučuji „napumpovat“ své manažerské kompetence. Pomoci může článek „“.

Je důležité posoudit, zda ve vaší společnosti existuje „předpojatost“ pro manažery při práci na „produkci výsledků“. V první řadě musí manažer vyčlenit čas na řízení podřízených., produkce výsledků - na druhém místě a podle zbytkového principu času. Pokud manažerovi věnujete dostatek času na řízení a zároveň se stále snaží produkovat výsledky vlastníma rukama, zatímco jeho podřízení zahálí, je to dobrý specialista, ale špatný vůdce.

Ti, kteří čtou tento článek, také čtou

Jak hodnotit výkon zaměstnanců na konci pracovního dne pomocí denních reportů: metoda „analýzy a komentáře“.

Jak zavést pravidelné řízení ve vaší firmě (1. část): cíle, základní principy, předstartovní příprava

Jak zdůvodnit opomenutí v práci, pokud zaměstnanec nepodepsal pracovní náplň. V některých případech dává opakované zpoždění právo zaměstnance propustit. Je možné e-mailem potvrdit, že konkrétní úkoly byly zaměstnanci přiděleny?

Nejlepší způsob, jak se rozloučit s konfliktním zaměstnancem, je dohodnout se na pokojném propuštění po dohodě stran. Stává se ale, že zaměstnanec nepřistoupí na žádné kompromisy a dá jasně najevo, že v případě výpovědi bude svou věc dokazovat u všech soudů. Pokud je zřejmé, že po ukončení smlouvy problémy se zaměstnancem neskončí, je důležité nejprve posoudit, zda má společnost dokumenty, které u soudu potvrdí platnost výpovědi. V konfliktních situacích je nejoblíbenějším způsobem, jak se rozloučit se zaměstnancem, podat žalobu za systematické porušování povinností a pracovní kázně.

Pokud se zaměstnavatel domnívá, že zaměstnanec plní své funkce špatně, pak je důležité potvrdit dvě okolnosti: zaměstnanec je písemně seznámen se svými povinnostmi a byl mu přidělen konkrétní úkol, jehož nesplnění je vytýkáno. V této fázi se často ukáže, že zaměstnanec nemá pracovní náplň, nebo jsou jeho povinnosti formulovány velmi vágně. Je lepší vypracovat podrobný dokument, se kterým zaměstnance seznámíte s podpisem. Pokud to náhle odmítne udělat, musí být tato skutečnost zaznamenána.

Zaměstnavatel má nadále právo požadovat provedení i nepodepsaného pokynu. Výpověď lze odůvodnit i tím, že zaměstnanec není dochvilný a často chodí pozdě. Kromě sestavování reportů a získávání dat přístupového systému má smysl upravit výkaz pracovní doby. Navzdory skutečnosti, že soudy často nepovažují nesoulad mezi časovým rozvrhem a jinými důkazy o zpoždění za kritické porušení, je lepší to neriskovat a uvést skutečnou dobu strávenou v práci. Pokud si totiž zaměstnanec na zaměstnavatele stěžuje u inspektorátu práce, ten si na takový rozpor rozhodně dá pozor a vyvození kárné odpovědnosti zaměstnance může považovat za nezákonné.

Reklamaci lze uplatnit pouze v případě, že je zaměstnanec písemně seznámen se svými povinnostmi.

Před reklamací práce zaměstnance je důležité zkontrolovat, zda je řádně obeznámen se svými povinnostmi. Obvykle je funkčnost uvedena v pracovní smlouvě nebo v popisu práce. Pokud některý z těchto dokumentů obsahuje podrobný výčet toho, co musí zaměstnanec během pracovního dne dělat, pak má zaměstnavatel plné právo zaměstnance potrestat za neplnění těchto povinností. Složitější situace je, když pracovní smlouva neurčuje podrobnosti o práci a chybí popis práce. Soudy se v takových situacích zpravidla staví na stranu zaměstnance a domnívají se, že zaměstnavatel nemá právo zaměstnance napomínat, zbavovat zaměstnance prémií nebo ho dokonce propustit, pokud jeho konkrétní povinnosti nejsou doloženy a neexistuje důkaz, že zaměstnanec by měl tuto konkrétní práci vykonávat. Zaměstnavatel tak v jednom případě podal na zaměstnance kárné řízení, protože jeho nedbalostí došlo k poruše zařízení, kvůli které museli všichni ostatní pracovníci v dílně půl hodiny nečinně stát. U soudu se zaměstnanci podařilo prokázat, že nebylo jeho přímou povinností sledovat provozuschopnost tohoto zařízení. S přihlédnutím ke skutečnosti, že zaměstnanec nebyl seznámen s pracovní náplní, soud souhlasil s protiprávním jednáním zaměstnavatele (rozhodnutí Nejvyššího soudu Karelské republiky ze dne 14. září 2012 ve věci č. 33-2739/2012 ). Nejvyšší soud Kabardino-balkánské republiky rovněž uvedl, že výpověď zaměstnance podle části 1 čl. 81 zákoníku práce Ruské federace, v případě neexistence místních právních aktů, na které zaměstnavatel upozornil zaměstnance, je porušením ustanovení zákoníku práce Ruské federace (rozhodnutí o odvolání ze dne 3. července 2013 ve věci č. 33-1354/2013).

Při absenci popisu práce je problém předkládání konkrétních nároků zaměstnanci dále komplikován skutečností, že v příkazu není na co odkazovat. Soudy na to vždy dbají. Nejvyšší soud Republiky Sakha (Jakutsko) tak považoval napomenutí zaměstnance za nezákonné, neboť příkaz neobsahoval odkazy na konkrétní ustanovení pracovní náplně nebo příkazy zaměstnavatele, které zaměstnanec nesplnil (rozsudek o odvolání ze dne 18. června 2012 ve věci č. 33-1913/2012) .

Pokud tedy zaměstnavatel nebude mít doklady o tom, že se zaměstnanec seznámil s pracovní náplní, bude problematické zdůvodnit zákonnost jeho odpovědnosti. Z této situace jsou ale dvě cesty ven.

Uveďte, že zaměstnanec porušuje místní firemní předpisy. V první řadě má smysl odkázat na místní předpisy společnosti, které formulují úkoly a funkčnost zaměstnanců jednotlivých oddělení. Takovým dokumentem může být resortní předpis nebo předpisy např. o smluvní práci. Pokud se zaměstnanec s takovými dokumenty seznámí alespoň písemně, výrazně se tím zvýší šance na prokázání zákonnosti napomenutí či napomenutí.

Podívejte se na dlouhodobý servis u společnosti. V některých případech soudy přihlížejí k tomu, že zaměstnanec u firmy pracoval dlouhodobě bez pracovní náplně a plnil obdobné povinnosti. To se vykládá ve prospěch skutečnosti, že zaměstnanec stále věděl, co přesně má dělat. Moskevský městský soud tedy v jednom z případů uvedl, že jelikož zaměstnanec pracoval pro společnost od roku 2005 a od roku 2008 vedl oddělení, nemohl si být vědom svých povinností ().

Takové případy jsou ale spíše výjimkou z pravidla. Jít k soudu bez podepsaných dokumentů se zaměstnancem je velké riziko. Krajský soud v Permu tedy uvedl, že na základě zákoníku práce Ruské federace je zaměstnanec povinen svědomitě plnit své pracovní povinnosti, které mu ukládá pracovní smlouva. Nemůže tedy nést odpovědnost za nesplnění povinnosti uvedené v pracovní náplni, pokud jej zaměstnavatel s tímto poučením neseznámil (rozhodnutí ze dne 19. 6. 2013 ve věci č. 33-5590).

Proto, i když zaměstnanec pracuje několik let bez popisu práce, stojí za to si jej vypracovat a seznámit ho s ním. Ideální možností je, aby jej zaměstnanec podepsal zpětně k datu přijetí do zaměstnání. Pokud však ve společnosti dojde ke konfliktu, je nepravděpodobné, že by s tím souhlasil. Je přece srozuměn s tím, že zaměstnavatel bude chtít tento pokyn použít proti němu. Můžete tedy zaměstnance požádat, aby se s ním seznámil alespoň s aktuálním datem. Poté byste měli sledovat, jak bude plnit své povinnosti, a pokud je zanedbá, bude ho zaměstnavatel moci přiměřeně pohnat k odpovědnosti s odkazem na konkrétní dokument. Soudy jsou loajální k tomu, že je s tím obeznámen již v pracovním procesu.

Ale velmi často v takových situacích zaměstnanec zásadně nesouhlasí se svými povinnostmi. Může tvrdit, že některé funkce předepsané v pokynech nespadají do jeho kompetence a kategoricky je odmítnout podepsat. I když se tak stane, neznamená to, že zaměstnavatel nemá právo požadovat po zaměstnanci plnění určitých povinností. V tomto případě musí být písemné odmítnutí zaměstnance přečtení pokynů zdokumentováno. Zároveň je nutné v aktu zaznamenat, že se zaměstnanec s obsahem pokynů skutečně seznámil. V takové situaci má zaměstnavatel právo požadovat řádné plnění povinností uložených zaměstnanci. K tomuto závěru dospěl zejména Nejvyšší soud Republiky Karelia v usnesení o odvolání ze dne 15. ledna 2013 ve věci č. 33-92/2013. S ohledem na tvrzení zaměstnankyně o nezákonnosti výpovědi z důvodu nesplnění zkušební doby uznal argument zaměstnankyně, že si nebyla vědoma svých povinností, za neopodstatněnou. Uvedl, že zaměstnankyně za přítomnosti komise složené ze zaměstnanců zaměstnavatele přečetla pracovní náplň, ale odmítla ji podepsat, což bylo zákonem potvrzeno.

I když tedy pokyn není podepsán, ale dá se na vědomí zaměstnanci, má zaměstnavatel právo po něm požadovat řádné plnění jeho povinností. Správně provedený dokument umožní zaměstnavateli prokázat svůj případ u soudu.

Do textu pracovní smlouvy může být zahrnuta poznámka o tom, že jste si přečetli pokyny.

Problém potvrzení, že se zaměstnanec seznámil s místními předpisy zaměstnavatele (včetně popisu práce), lze vyřešit následovně. V textu pracovní smlouvy uveďte seznam všech dokumentů, kterými se musí zaměstnanec při své práci řídit, a uveďte, že před podpisem smlouvy je zaměstnanec s těmito dokumenty seznámen. Zaměstnavatel tak bude mít na jednom místě shromážděné důkazy, že upozornil zaměstnance na všechna základní pravidla práce v organizaci. V případě sporu bude pro zaměstnance těžké vyvrátit, že tyto úkony neviděl nebo není seznámen s jejich obsahem. V každém případě však přítomnost vydané kopie pokynů v rukou zaměstnance poslouží jako silný argument, že zaměstnanec si byl vědom svých povinností.

Odmítnutí zaměstnance vykonávat přidělenou práci musí být zdokumentováno.

Po vyřešení otázky řádného seznámení zaměstnance s jeho povinnostmi je nutné zaznamenat skutečnost pověření zaměstnance konkrétními úkoly. Nejlepší způsob je vydat je písemně proti podpisu. Minimalizuje se tak riziko, že se zaměstnanec přidělené práci nějak vyhne. Písemné zadání vydá přímý nadřízený zaměstnance. Do textu zadání je důležité uvést následující informace.

Jméno a pozice zaměstnance. Odpadnou tak spory, že tento úkol nebyl zaslán konkrétnímu zaměstnanci, ale někomu jinému.

Podstata úkolu. Je třeba jasně a jednoznačně formulovat, co přesně musí zaměstnanec udělat, aby neměl prostor pro únik z práce. Pokud je například zaměstnanec pověřen shromažďováním balíčku dokumentů pro uzavření dohody s protistranou, je lepší podrobně popsat seznam všech potřebných dokumentů nebo se v úkolu odkázat na předpisy, ve kterých je to jasně uvedeno (a zaměstnanec musí být s těmito předpisy písemně seznámen).

Termíny pro splnění úkolu. V dokumentu musí být uvedeno, do kterého data musí zaměstnanec práci dokončit. Pokud to nebude v písemné objednávce uvedeno, bude uplatnění reklamace velmi problematické. Zaměstnanec bude vždy moci říci, že má v práci úkol, ale protože zaměstnavatel nestanovil termín, sám si stanovil priority s přihlédnutím k dalším úkolům, které mu byly také přiděleny.

Je zřejmé, že praxe vydávání písemných úkolů dává zaměstnanci jasně najevo, že ve skutečnosti se zaměstnavatel zásobuje důkazy o jeho nepoctivé práci. Zaměstnanec však často místo toho, aby ukázal to nejlepší, co může, dělá vše pro to, aby na něj nebyly vzneseny nároky. Může například kategoricky odmítnout přijmout takový úkol. Argumentem může být cokoliv: počínaje tím, že vedoucí, který úkol zadal, není jeho šéf, a konče tím, že zadaná práce přesahuje rámec jeho pracovní funkce. Takové odmítnutí musí být neprodleně potvrzeno za přítomnosti alespoň dvou svědků. Půjde o důkaz o tom, že zaměstnanec odmítl vykonávat přidělenou práci, což samo o sobě bude rovněž představovat kárné provinění, za které má zaměstnavatel právo jej napomenout nebo napomenout. Hlavní věcí je seznámit zaměstnance s tímto úkonem (pokud odmítne, udělejte odpovídající značku na dokumentu) a vyžádejte si písemné vysvětlení jeho chování.

Zadání konkrétních úkolů zaměstnanci lze potvrdit elektronickou korespondencí

Protože, jak jsme již uvedli, praxe vydávání písemných úkolů příliš jasně dává zaměstnanci jasně najevo, že zaměstnavatel zahájil útočné akce, mnoho zaměstnavatelů se k tomu neuchýlí. Místo toho pošlou podrobné úkoly pracovníkovi e-mailem. Prokázat neplnění povinností zaměstnance na základě firemní korespondence je obtížné, ale proveditelné. Problém nenastane, když zaměstnanec nepopře, že je ve firmě zvykem zadávat úkoly přes email. Každý zpravidla chápe, že ve většině společností je tento typ komunikace obecně akceptován a soudy stále častěji považují takovou korespondenci za vhodný důkaz. Soud tak v jednom případě považoval za prokázané, že se zaměstnanec dopustil přestupku právě na základě dopisů zasílaných zaměstnanci úřední poštou (rozhodnutí Nejvyššího soudu Republiky Khakassia ze dne 6. července 2011 sp. 33-14842011). Situace je složitější, pokud zaměstnanec popírá přijetí dopisu od svého přímého nadřízeného. V tomto případě pomohou následující fakta.

Místní zákon o pravidlech používání firemního e-mailu. Je dobré, když má firma speciální dokument, kde je uvedeno, pro jaké účely je firemní pošta určena, jak často ji má zaměstnanec kontrolovat atd. Tím potvrdí, že zaměstnanec nemohl nevědět, k čemu je interní pošta určena. S tím musí být samozřejmě zaměstnanec proti podpisu seznámen.

Zprávy o přečtení zpráv. V mnoha emailových programech (MS Outlook apod.) můžete povolit funkci příjmu reportů o doručení dopisů a jejich přečtení příjemcem. V případě sporu to bude zároveň dokladem toho, že zaměstnanec přijatý dopis otevřel a seznámil se s jeho obsahem.

Odpovědní dopis zaměstnance na pokyny zaměstnavatele. Pokud zaměstnanec v korespondenci potvrdí, že obdržel pokyny zaměstnavatele, bude to nejvýznamnější důkaz, že věděl o práci, kterou má vykonávat.

Přihlašovací údaje do počítačového systému společnosti. Stává se, že zaměstnanec tvrdí, že v zásadě nemohl obdržet dopis zaměstnavatele, protože ten den vůbec nepracoval na počítači. Autorizační údaje konkrétního zaměstnance u pracovního počítače pomohou prokázat opak. Každý stroj je zpravidla přiřazen konkrétnímu zaměstnanci a přístup k němu lze získat pouze tehdy, pokud se přihlásíte pomocí svého uživatelského jména a hesla. Tyto informace můžete získat od správce systému. To vám umožní prokázat, že zaměstnanec nemohl dopis od zaměstnavatele převzít.

Pokud tedy dojde ke konfliktnímu propuštění, lze takovou korespondenci použít u soudu. Lze na něj také odkázat v propouštěcím příkazu v kolonce „důvody ukončení pracovní smlouvy“.

Je možné, že u soudu se zaměstnanec pokusí předloženou korespondenci zpochybnit a namítnout, že je padělaná. Můžete se chránit tím, že si takovou korespondenci necháte ověřit. Existují dva způsoby, jak to ověřit.

Změna pracovních povinností není změnou pracovní funkce

Požadavek na přečtení popisu práce na pozadí konfliktu se zaměstnavatelem se často setkává s nevraživostí, zejména pokud zaměstnanec dříve pracoval bez jakýchkoli pokynů. Zaměstnanci v této situaci tvrdí, že je ve skutečnosti chce zaměstnavatel donutit k práci, na které se nedohodli, a proto jednostranně mění jejich pracovní funkci, což je zakázáno. Ve skutečnosti na jednání zaměstnavatele není nic nezákonného. Podle zákoníku práce Ruské federace je pracovní funkcí práce na konkrétní pozici nebo profesi. V rámci jedné pozice má zaměstnavatel právo doplnit nebo upřesnit povinnosti zaměstnance. Není však nutný souhlas zaměstnance. Pokud se ale zaměstnavatel rozhodne pověřit zaměstnance plněním povinností, které nejsou vlastní jeho pozici (například zavázat advokáta k pravidelnému nákupu kancelářského vybavení a psacích potřeb), pak je v tomto případě nutné získat souhlas zaměstnance. Pokud je zaměstnanec jednoduše pověřen jinou oblastí práce, nedochází k žádnému porušení.

Notářské ověření. O korespondenci ověřené notářem bude mít soud nejmenší pochybnosti. Na základě Základů právních předpisů Ruské federace o notářích (schválených Nejvyšší radou Ruské federace dne 11. února 1993 č. 4462-1; dále jen Základy notářství) může notář nahlížet do počítač, ze kterého byla provedena korespondence se zaměstnancem, a potvrdit skutečnost jeho existence. Problém je, že ne všichni notáři takovou službu poskytují a není levná. Navíc je tu ještě jedna velmi důležitá nuance: notář poskytuje takovou službu pouze v případě, že se strany ještě neobrátily na soud (článek 102 Základy notářství). Pokud tedy má společnost podezření, že zaměstnanec jeho výpověď v každém případě napadne, vyplatí se předem kontaktovat notáře.

Certifikace zaměstnanci společnosti. Pokud je na kontaktování notáře pozdě, může zaměstnavatel korespondenci potvrdit sám. To může provést například pracovník IT oddělení, ale i zástupce vnitřní bezpečnostní služby. K takovému důkazu bude mít samozřejmě soud více dotazů, nicméně to může ovlivnit jeho rozhodnutí o zařazení takového dokumentu do spisu.

Výpověď lze odůvodnit opakovaným zpožděním.

V případě vleklého konfliktu se zaměstnancem pomohou údaje o tom, jak je zaměstnanec dochvilný, k jeho vyhození. Zejména skutečnost pravidelných průtahů je velmi významnou okolností pro přihlašování pohledávek vůči němu. Zaměstnance bude možné přivést k disciplinární odpovědnosti za zpoždění, pokud budou splněny dvě základní podmínky:

zaměstnanec je písemně seznámen s provozní dobou společnosti;
existují důkazy o opakovaném zpoždění.

Pokud zaměstnanec nikde nepodepsal, že je obeznámen s tím, v jakou hodinu začíná a končí jeho pracovní den, těžko se vůči němu uplatní disciplinární sankce. Samozřejmě se můžete pokusit přesvědčit soud, že zaměstnanec pracuje ve firmě již delší dobu a nemohl si pomoci, ale věděl, v kolik hodin potřebuje přijít do práce nebo odejít z práce, ale je lepší mu zavolat do personál a upozornit ho na všechny dokumenty.

Pokud je vše v pořádku s dokumenty, pak je důležité doložit skutečnost, že přicházíte do práce pozdě. To lze provést následujícími způsoby.

Vypracujte zprávu o pozdním příchodu do práce. Jde o nejjednodušší a nejefektivnější způsob, jak potvrdit, že se zaměstnanec nedostavil do práce včas. Takový úkon sepisuje pracovník personálního oddělení zpravidla za přítomnosti dvou svědků. Udává, kdy zaměstnanec skutečně přišel do práce. Na akt je upozorněn samotný zaměstnanec proti podpisu. Pokud se zaměstnanec odmítne seznámit s aktem, je na něm provedena odpovídající značka.

Příjem dat elektronického přístupového systému. Na rozdíl od zákona jsou data přístupového systému stoprocentně objektivním důkazem, u kterého je velmi obtížné podezřívat z falšování. Soudy proto zpravidla vždy přijímají takové důkazy na podporu stanoviska zaměstnavatele. I když zaměstnavatel neměl zvláštní místní akt o elektronickém průkazu, ale zaměstnanec nepopírá, že mu byl takový průkaz vydán, jsou údaje z tohoto systému uznávány jako přijatelný důkaz. K tomuto závěru došel zejména odvolací městský soud v Moskvě. Pravda, někdy se objevuje názor, že pokud je přístupový systém navržen tak, aby zajišťoval bezpečnost pracovníků, a nikoli evidoval pracovní dobu, nejsou taková data stoprocentním důkazem spáchání přestupku. Tento závěr je obsažen v dovolání. Pokud tedy neexistují jasná pravidla pro používání elektronického přístupového systému, je lepší se zásobit dalšími důkazy.

Upravte tabulku pracovní doby. Pro potvrzení skutečnosti, že přicházíte pozdě do práce, má smysl upravit výkaz pracovní doby. Neměl by obsahovat osmičky, ale skutečnou dobu, kterou zaměstnanec odpracoval. Často to zaměstnavatel nedělá a platí v plné výši i za dny, kdy zaměstnanec skutečně odpracoval méně. Zaměstnanec tak má šanci u soudu poukázat na rozpor například mezi pozdními hlášeními a evidencí pracovní doby. Stojí za zmínku, že v zásadě není takový rozpor pro zaměstnavatele tak kritický. V současné době se mnoho soudů domnívá, že skutečnost opoždění nemusí být nutně potvrzena vysvědčením. Zejména již zmiňované odvolání uvádí, že pokud zaměstnavatel nepromítl skutečnosti zpoždění do práce do výkazů práce, neznamená to, že se dostavil do práce včas. Pracovní výkaz odráží možnost výplaty mzdy zaměstnanci. Uložením kázeňského trestu zaměstnanci směřuje zaměstnavatel k následnému potlačení porušení a zabránění opakování kárného provinění a nesrážení ze mzdy. Zaměstnavatel má tedy i v tomto případě šanci prokázat zákonnost svého rozhodnutí. Nezapomeňte však, že zaměstnanec, který nesouhlasí s rozhodnutím zaměstnavatele, se může obrátit na ochranu svých práv nikoli u soudu, ale u inspektorátu práce. Inspektoři si na tyto nesrovnalosti zpravidla dávají pozor a mohou zaměstnavateli vydat příkaz ke zrušení vydaného disciplinárního opatření právě na základě toho, že skutečnost opožděnosti vyvrací docházka (odvolání).

Skutečnost seznámení se s místními zákony nebude možné prokázat elektronickou korespondencí

Navzdory tomu, že elektronická korespondence je soudy stále více uznávána jako přípustný důkaz, nemůže potvrdit některé okolnosti. Zejména skutečnost, že zaměstnanec byl obeznámen s místními předpisy zaměstnavatele. Na základě čl. 68 zákoníku práce Ruské federace musí být takové dokumenty doručeny zaměstnanci proti podpisu. V jednom případě tak soud považoval vinu zaměstnance na spáchání přestupku za neprokázanou, a to i přes předloženou elektronickou korespondenci. Soud uvedl, že nebyly poskytnuty žádné informace o tom, že by zaměstnanec byl obeznámen s předpisy o obstaravatelské činnosti a s předpisy o smluvní práci ().

Za opakovaný přestupek může být zaměstnanec propuštěn, pokud za první již bylo uděleno napomenutí nebo napomenutí.

Zaměstnavatel má značnou šanci zaměstnance legálně propustit, pokud je spolu s dalším porušením kázně a opomenutím v práci vše v pořádku a s doklady. Než však podniknete aktivní kroky, je důležité se ujistit, že opakované porušení je oprávněným důvodem pro propuštění zaměstnance. Soudy chápou, že jelikož zaměstnavatel začal evidovat prodlení, znamená to, že měl za cíl najít důvod, proč se zaměstnance zbavit. To znamená, že rozhodci musí být přesvědčeni o objektivitě zaměstnavatele. Je samozřejmě nepravděpodobné, že by výpověď na jediné zpoždění v délce 15–20 minut byla vážným argumentem, který by ospravedlnil zákonnost vašeho jednání. Soud tak v jednom případě upozornil na skutečnost, že zaměstnanec bydlel daleko od sídla zaměstnavatele a měl pouze 20 minut zpoždění. Udělenou důtku soud považoval za nepřiměřený trest (rozsudek Krajského soudu v Lipecku ze dne 5. října 2011 ve věci č. 33-703/2012).

Šance na úspěšné vyřešení sporu bude mnohem větší, pokud se zaměstnanec předtím opakovaně opozdil. Ale tady musíte věnovat pozornost důležité nuanci. Stává se, že zaměstnanec opravdu není dochvilný, ale zaměstnavatel se rozhodl mu to vše připomenout, když konflikt dospěl do krajní fáze. V důsledku toho zaměstnavatel u všech nedávných průtahů požádá zaměstnance, aby napsal vysvětlující poznámky, a poté mu oznámí řadu napomenutí. Ale ve skutečnosti, i když byl zaměstnanec každý den po dobu jednoho měsíce pozdě do práce, zaměstnavatel má právo uložit mu maximálně jednu pokutu. To je způsobeno tím, že propuštění podle části 1 čl. 81 zákoníku práce Ruské federace je možné pouze tehdy, pokud se po uplatnění disciplinární sankce vůči zaměstnanci dopustil opakovaného porušení. To je uvedeno zejména v usnesení pléna Nejvyššího soudu Ruské federace ze dne 17. března 2004 č. 2. To znamená, že v době opakovaného porušení nesmí být první pokuta zrušena ani proplacena. . Zaměstnavatel má tedy právo napomenout zaměstnance za řadu zpoždění nebo za jedno z jeho výběru, s přihlédnutím k jednoměsíční lhůtě stanovené pro přivedení zaměstnance k disciplinární odpovědnosti (). A pouze v případě, že kázeňský postih neměl na zaměstnance výchovný účinek a dopustil se opakovaného zpoždění (nebo jiného přestupku), má zaměstnavatel formálně právo takového zaměstnance propustit. Zaměstnanci by se také neměly odvolávat staré přestupky, které byly spáchány například před šesti měsíci. V části 3 Čl. 193 zákoníku práce Ruské federace stanoví předsoudní dobu 6 měsíců ode dne spáchání trestného činu, kdy lze udělit důtku.

V případě vleklého konfliktu by měla být radikální opatření používána opatrně

Když je vztah s problémovým zaměstnancem vyhrocený, zaměstnavatel často chce zaměstnanci ztížit práci ve firmě, aby se sám rozhodl odejít. To následně vyvolá odezvu zaměstnance a ten se začne obracet na inspektorát práce, státní zastupitelství a často kontroly odhalí nezákonnost jednání zaměstnavatele. Stížnosti se obvykle objevují za následující porušení.

Bylo změněno pracoviště zaměstnance. Stává se, že se zaměstnavatel rozhodne odstranit problémového zaměstnance z hlavního týmu, přesunout ho do jiné kanceláře nebo dokonce do jiné kanceláře společnosti. Obecně na tom není nic zločinného. Na základě zákoníku práce Ruské federace odkazuje pracoviště na dodatečné podmínky pracovní smlouvy a nemusí v ní být nutně uvedeno. A pokud to není konkrétně definováno, pak má zaměstnavatel právo přesunout zaměstnance na jinou kancelář s odvoláním na obchodní nezbytnost. Obdobná situace je, když se zaměstnanec přestěhuje do jiné kanceláře. Pokud to nebylo uvedeno ani v pracovní smlouvě, můžete jako místo výkonu práce určit jinou provozovnu na jiné adrese. Pokud se však nová kancelář nachází v jiné oblasti, pak to již nebude možné bez souhlasu zaměstnance (). Například, pokud zaměstnanec pracoval v Moskvě a zaměstnavatel mu nabízí přestěhování do regionu. V takovém případě může zaměstnanec protestovat proti jednání zaměstnavatele, pokud s takovým krokem nesouhlasí. Pokud se vše odehrává v rámci jedné lokality a tato podmínka není uvedena v pracovní smlouvě, má na to zaměstnavatel právo. Musíte však pochopit, že nové pracoviště musí být z hlediska ochrany práce bezpečné a zaměstnanec na tomto místě musí být schopen plnit své povinnosti. To znamená, že musí existovat kancelářské vybavení, komunikační zařízení atd.

Zaměstnanec byl zbaven prémie. Jednou z nejúčinnějších pák vlivu na zaměstnavatele je samozřejmě mzdová manipulace. Pokud firma využívá systém výplat bonusů na základě času, zaměstnavatel jistě využije možnosti finančně potrestat nedbalého zaměstnance. Zde je ale potřeba jednat velmi opatrně. Nejprve se vyplatí zkontrolovat, jak jsou podmínky výplaty bonusu formulovány v pracovní smlouvě. Znění smlouvy často neumožňuje manipulaci s velikostí bonusu, protože je uvedena jeho konkrétní výše a nejsou definována kritéria pro bonus. V jednom případě tedy Petrohradský městský soud poznamenal, že v pracovní smlouvě byla uvedena výše bonusu a nebyly zde žádné odkazy na předpisy o bonusech a povinném provádění plánu výroby. Z tohoto důvodu měl soud za to, že bonus je povinnou součástí mzdy a zaměstnavatel s ním nemá právo manipulovat (rozhodnutí ze dne 23. 5. 2011 č. j. 33-7516/2011). Obdobný závěr obsahuje i rozhodnutí Krajského soudu ve Vladimíru ze dne 8. 2. 2011 ve věci č. 33-2450/2011. Pokud pracovní smlouva neurčuje konkrétní výši odměny, ale uvádí pouze možnou výplatu odměny při splnění určitých kritérií, pak má zaměstnavatel právo s její výší manipulovat. V tomto případě však bude muset prokázat, že zaměstnanec nesplnil určité bonusové podmínky uvedené v místním zákoně. Jednou z podmínek pro nevyplacení odměny může být přítomnost disciplinárního postihu vůči zaměstnanci. Chcete-li napadnout zbavení bonusu, musíte nejprve vyzvat sbírku.

Zaměstnanec byl pozastaven z práce. Když je vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem napjatý na hranici možností, ten si nepřeje, aby ve firmě vykonával vůbec žádnou práci. V tomto ohledu je rozhodnuto o odvolání zaměstnance z práce nebo o jeho umístění na odstávku. Oba tyto způsoby řešení konfliktu se zaměstnancem jsou značně pochybné. Seznam případů přerušení práce je vyčerpávající a je zakotven v zákoníku práce Ruské federace. Zaměstnavatel nemá právo přicházet s žádnými zvláštními důvody. Pokud se tedy k tomu zaměstnavatel rozhodne, je velmi vysoká pravděpodobnost, že jeho jednání bude považováno za nezákonné. Stanovení režimu prostojů pro konkrétního zaměstnance také není nejlepší východisko ze situace. Nejprve budete muset prokázat, že nastala jedna z těchto okolností, která dává zaměstnavateli právo zavést režim prostojů (). Navíc se budete muset hodně snažit přesvědčit soud o platnosti stanovení režimu prostojů ve vztahu k jednomu zaměstnanci. Zákoník práce Ruské federace to formálně přímo nezakazuje. Ale jako obecné pravidlo se prostoje zavádějí buď ve vztahu k organizaci jako celku, nebo ke konkrétní strukturální jednotce. V jednom případě se zaměstnavateli podařilo prokázat zákonnost ukládání prostojů jednomu zaměstnanci. Zároveň ale pracovala na konkrétním místě výroby a výpadek byl způsoben dočasným poklesem výroby (rozsudek Krajského soudu v Lipetsku ze dne 3. října 2012 ve věci č. 33-2398-2012). Je nepravděpodobné, že by soud považoval za zákonné uložit zaměstnanci úřadu režim prostojů.

Schopnost správně zadat úkol zaměstnanci je velmi důležitou dovedností každého manažera. To je důležité pro efektivní řízení podniku. To ale není tak jednoduchý úkol, jak by se na první pohled mohlo zdát. Podívejme se, jak to udělat správně.

Pro správnou formulaci problému se používají chytrá kritéria. To znamená, že úkol musí jasně splňovat každé z těchto kritérií.

1. S konkrétní – úkol musí být charakteristický a jasné

2. M snadné – úkol musí být měřitelný

3. A splnitelný – úkol musí být dosažitelný, to znamená, že musí mít k dispozici potřebné zdroje, vnější i vnitřní

4. R relevantní – úkol musí být přiměřený dané situaci, tzn relevantní. To znamená, že úkol zapadá do aktuální situace, splnění tohoto úkolu neohrozí splnění ostatních úkolů, to znamená, že rovnováha není narušena.

5. T imbound – úkol, který musí být dokončen v časovém limitu. Tedy mít přesné období provedení, buď k pevnému datu, nebo po určitou dobu.

Příklad správně nastavené SMART úlohy:

Úkol pro obchodníka lékárenského řetězce:

Uspořádejte loterii v lékárně za nákup 300 rublů nebo více.Období od 1. března do 1. dubna. V důsledku propagace by se průměrná kontrola v lékárně měla zvýšit z 230 na 260 rublů.

Nyní pojďme mluvit o způsobech, jak způsobit problém. Jsou tři: podle problému, podle výsledku, podle algoritmu.

Podle vydání

Manažer formuluje problém, ale nezabývá se podrobnostmi o tom, jak bude řešen. To zvyšuje status zaměstnance a poskytuje příležitost pro kreativní přístup. Navíc šetří čas.

Je jasné, že průběh úkolu v tomto případě bude obtížné kontrolovat a výsledek není jasný. Proto se tato metoda používá, když je úkol přidělen vysoce kvalifikovanému zaměstnanci, kterému zcela důvěřujete.

Podle výsledku

Vy jako vedoucí formulujete problém a říkáte, jakého výsledku chcete dosáhnout. Jak tohoto výsledku dosáhnout, je na rozhodnutí podřízeného. V tomto případě je výsledek jasný, ale zároveň se rozvíjí samostatnost podřízeného. Šetří se také čas.

Musíte strávit nějaký čas shodou na výsledku, podřízený musí být dobře motivovaný. Váš zaměstnanec proto musí být zkušený a vybavený potřebnými pravomocemi. A kritéria výsledku musí být jasná.

Podle algoritmu

V tomto případě se nejen zformuluje problém, popíše se požadovaný výsledek, ale podřízenému se nabídne i podrobný akční plán.

V tomto případě je vše jasné a konkrétní a celý proces plnění úkolu je snadno ovladatelný. Stanovením úkolu se však stráví mnoho času, odpovědnost zaměstnance klesá a chybí kreativita. Tato metoda se používá v situaci, kdy má váš podřízený nízkou kvalifikaci nebo je úkol prováděn poprvé.

Kompetentně a správně zadaný úkol se zavedeným kontrolním systémem vám pomůže výrazně zvýšit efektivitu řízení obchodních procesů vaší organizace.

Zaměstnanci každé organizace pravidelně jezdí na služební cesty jménem vedoucího. Každý z nich musí splnit konkrétní úkol. Po návratu bude muset zaměstnanec sepsat protokol o tom, co bylo během pracovní cesty vykonáno. V tomto případě bude užitečný formulář přidělení služby (formulář T-10a). Pojďme se podívat, jaká pravidla pro jeho registraci platí v roce 2019.

Proč potřebujete pracovní úkol?

Zadání práce je oficiální dokument. Štítek „Povinné“ z něj byl odstraněn již v roce 2013. Od tohoto okamžiku se všechny zákony, které byly schváleny Roskomstatem Ruské federace nařízením č. 1 ze dne 1. 5. 2004, staly pouze doporučenými k použití. Nyní může zaměstnavatel samostatně vyvíjet pohodlnější formuláře zpráv o pracovní cestě, ale zároveň musí být dodrženy všechny nezbytné požadavky regulačních dokumentů.

Aby se předešlo kontroverzním otázkám, musí zaměstnavatel po návratu zaměstnance z pracovní cesty jasně přezkoumat všechny body pracovní náplně. Je přípustné sestavit individuální harmonogram s uvedením konkrétních termínů realizace zakázek, které musí vyslaný zaměstnanec dodržovat.

Příklad zadání práce

Přípravu pracovních úkolů v podniku provádějí vedoucí útvarů, pod jejichž vedením zaměstnanec na výjezd pracuje. V nedávné minulosti byl za účelem vyslání zaměstnance na služební cestu vypracován celý balík dokumentů: objednávka od vedoucího, cestovní potvrzení, oficiální úkol.

Postup při vysílání zaměstnanců na pracovní cesty v současné době upravuje kapitola 24 zákoníku práce Ruské federace a dále nařízení vlády Ruské federace č. 749 se změnami a doplňky, které vstoupily v platnost na počátku roku 2019.

A v důsledku výše uvedené legislativní normy se cestovní doklad a úřední pověření staly žádoucími, nikoli však povinnými doklady.

Oficiální zadání je po dokončení uloženo v archivu personální služby organizace po dobu 5 let. Pokud byl zaměstnanec vyslán na přidělení mimo zemi, doba uložení se prodlouží 2krát.

Připravuje se servisní zadání ve 2 vyhotoveních. Jedna je pro archiv, druhá přímo pro zaměstnance. Kopie zadání se nepředává účetnímu oddělení, protože všechny údaje pro výpočet cestovních náhrad jsou uvedeny v cestovním příkazu zaměstnance.

Nejprve dokumenty podepíše vedoucí organizace a vedoucí oddělení, poté se s nimi seznámí zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu. A pokud souhlasí se všemi podmínkami uvedenými v úkolu, připojí svůj podpis níže.

Pracovní zadání přijaté na pracovní cestu může zmást i zkušeného zaměstnance.

HR oddělení si někdy kladou otázku: měla by pečeť organizace umístit na formulář přidělení práce?

Zde neexistuje jednoznačná odpověď. Na základě důležitosti informací v dokumentu. Váš zaměstnanec možná bude muset předložit formulář přidělení práce, aby mohl plně dokončit přidělené úkoly. A tisk v tomto případě dodá dokumentu argumentaci.

Vezměte prosím na vědomí, že na formuláři "M.P." nezaznamenáno. Pečeť navíc již není povinnou náležitostí pro organizaci jako celek. Pokud tedy vaše organizace vůbec nemá pečeť, neměli byste si s vyplňováním takového razítka vůbec dělat starosti.

Jaký formulář vyplnit?

Pokud jede na služební cestu více zaměstnanců najednou, věnujte čas vyplnění úkolu pro každého. Objednávka na služební cestu může být jedna pro všechny cestující.

Všechny sloupce v zadání úlohy musí být vyplněny. Totéž platí pro sloupec „Přehled cesty“. O provedené práci můžete napsat zprávu ve volné formě.

Krátká zpráva z cesty

Pro sestavení hlášení o pracovní cestě zákon sjednocuje zvláštní tiskopis T-10a. Jak je uvedeno výše, na žádost manažera lze jednu nebo druhou část formuláře T-10a upravit. Pokud se očekává rozšířený popis účelu cesty nebo hlášení o pracovní cestě, pak je vhodnější tyto části ve formuláři zvětšit. To vám umožní poskytnout všechny potřebné informace.

Pokud je materiál hlášení o pracovní cestě obsáhlý, pak se doplnění formuláře T-10a o informační list nepovažuje za porušení zákona. Bezplatnou formu hlášení nikdo nezrušil.

Splnění požadavků na vyplnění formuláře: povinné nebo ne?

To je otázka, na kterou se personalisté ptají, když pochybují o nutnosti vypracování cestovní zprávy. Odpověď: počínaje 8. lednem 2019 není nutné sestavovat zprávu.

Mnoho organizací ze zvyku používá standardní sadu průvodních dokumentů (objednávka, úkol a zpráva). Je to pro ně pohodlnější a srozumitelnější. Nemusíte však vyplňovat zprávu o služební cestě - nebude to porušení.

Obtížnost je jiná: regulační úřady pravděpodobně zkontrolují všechny cestovní doklady, na kterých jste své zaměstnance vyslali na cestu. Zaměstnanec na služební cestě totiž dostává peníze na účet. A částky, které byly vynaloženy pro potřeby organizace a pro osobní účely, jsou zdaněny odlišně. Zde se hodí podpůrné dokumenty (například šeky). A bude se hodit formulář, kde je vše jasně a srozumitelně řečeno.

Seznam jednotných formulářů používaných v podniku sestavuje a schvaluje vedoucí. Všechny tyto informace se promítají do místních právních aktů konkrétní organizace.

Pokud organizace používá formulář T-10a, pak musí zaměstnanec hlášení vyplnit do 3 dnů.

Co dělat: Zaměstnanec nedokončil úkol

Připomeňme, že zaměstnanec jede na pracovní cestu z provozních důvodů. A není povinen vracet zákonem požadované platby za stravu, ubytování a cestu. Všechny částky, které zaměstnanec obdržel přímo na vyřešení problémů cesty, však budou muset být vráceny.

Zaměstnanec vracející se z pracovní cesty k tomu sepíše písemný protokol o pracovní cestě s podrobným popisem každé vynaložené částky. Na prvním místě je vysvětlení, proč nebyl naplněn účel cesty s uvedením objektivních důvodů.

Jaké finanční dokumenty by měly být ke zprávě připojeny?

Zaměstnanec jedoucí na pracovní cestu dostává podle zákona peníze na účet. Vydávají se bezprostředně před odjezdem. Po příjezdu z pracovní cesty je zaměstnanec povinen sepsat zálohovou zprávu. S tím mu pomáhá účetní.

Všechny finanční dokumenty jsou přijímány k účetnictví; šeky, vstupenky, účtenky, zaplacené účty (originály s razítkem). Účetní nebude brát ohled na žádné ručně psané poznámky.

Názor odborníka

Marii Bogdanovou

Více než 6 let zkušeností. Specializace: smluvní právo, pracovní právo, právo sociálního zabezpečení, právo duševního vlastnictví, civilní proces, ochrana práv nezletilých, právní psychologie

Pokud je v cestovním řádu uvedeno, že k pracovní cestě zaměstnance musí být připojen pracovní úkol, je třeba formulář v každém případě vyplnit. To platí i tehdy, když informace v něm uvedené v podstatě duplikují informace z jiných, již sestavených, dokumentů.Každé zadání práce má přesně definovaný soubor kapitol, které umožňují vyplnit dokument pouze pro jednoho zaměstnance.

To znamená, že standardní formulář T-10a nelze použít pro více zaměstnanců. Pro každého cestujícího je proto vypracováno individuální pracovní zařazení.

Všechny doklady, které účetní považuje za osvobozující, se zapisují do zvláštních sloupců na zadní straně výkazu výdajů.

Je-li cizí měna vydávána cestujícímu zaměstnanci, provádí se zápisy na přední stranu výkazu (sloupec 1a) a na zadní stranu (sloupec 6 a 8).

Po odsouhlasení s účetnictvím je zálohová zpráva schválena vedoucím podniku.

Na základě konečných výpočtů je provedeno vyúčtování mezi přijíždějícím zaměstnancem a organizací. Pokud zůstanou nevyužité finanční prostředky, jsou uloženy do pokladny podniku. V případech, kdy zaměstnanec vyčerpal své osobní prostředky, je mu dohodnutá částka vyplacena z pokladny společnosti nebo na jeho bankovní účet.

Odpovědnost zaměstnance za nedodržení

Podle platné legislativy musí zaměstnanec i manažer splňovat požadavky místních předpisů společnosti.Pokud tedy organizace má „Nařízení o služebních cestách“, které ve svém seznamu obsahuje pracovní přidělení, jsou zaměstnanci povinni jeho sloupce vyplnit.V případě odmítnutí plnit své povinnosti může být zaměstnanec podle článku 192 zákoníku práce Ruské federace vystaven disciplinární odpovědnosti.Nevyplnění řádných řádků lze považovat za nesplnění úkolu přijatého na pracovní cestu.

Za zmínku stojí dva body:

Služební cesty se dělí na dva typy: plánované a neplánované. Vzor předmětné cesty vypracovává přímý nadřízený zaměstnance, který je na základě plánu vyslán na pracovní cestu.
Předpisy schválené nařízením vlády č. 749 ze dne 13. října 2008 (ve znění ze dne 29. prosince 2014) v tuto chvíli neobsahují požadavky na povinné vyhotovení tohoto dokumentu. K vydání příkazu je však třeba uvést důvod. Tímto základem se stává oficiální memorandum nebo jednotný formulář T-10a, oficiální zadání, jehož vzor je uveden níže.

Obecné informace o tom, jak se vyplňuje zakázka

Oficiální zadání je vypracováno podle jednotného formuláře T-10a a vyplňuje se ve dvou fázích:

Záhlaví, sloupce 1-11. Formulář se vyplňuje před vystavením příkazu k vyslání zaměstnance na pracovní cestu (zpravidla to provádí sám zaměstnanec);
Sloupec 12. Formulář se vyplňuje po návratu zaměstnance (v této fázi formulář obvykle vyplňuje vedoucí).

Vzor zadání na služební cestu

Podívejme se na vyplnění tohoto dokumentu krok za krokem.

První etapa. Vytvořte úkol

Vyplnění záhlaví. Do dokumentu zadáme celý název organizace a osmimístný kód OKPO.

Poté dokladu přidělíme pořadové číslo. Zadá se aktuální datum.

Zde je nutná krátká odbočka a vysvětlení. Faktem je, že různé organizace mají různé metody číslování. Doporučujeme ale dodržet pravidlo: náležitosti úředního zadání a cestovního příkazu musí být stejné. Za prvé, předejdete zmatkům a zbytečné práci. A za druhé, jsou nerozlučně spjaty, jedno bez druhého nemůže existovat a v tomto ohledu má takové číslování své opodstatnění.

Zapisujeme příjmení, jméno a příjmení zaměstnance vysílaného na pracovní cestu a jeho osobní číslo.

Nyní přejdeme k vyplnění hlavních sloupců.

První sloupec obsahuje název konstrukční jednotky vyslaného pracovníka.

Druhá obsahuje pozici tohoto zaměstnance.

Třetí obsahuje název země a města určení.

Čtvrtý je krátký název organizace, do které našeho zaměstnance vysíláme.

Do páté zadáváme údaj o datu, kdy zaměstnanec odjíždí na pracovní cestu.

Šestý záznam obsahuje datum ukončení pracovní cesty.

Do sedmé vložíme celkový počet dní cesty.

V osmém sloupci uvádíme počet dnů cesty bez zohlednění doby cesty (pokud zaměstnanec jede z Petrohradu do slunného Syktyvkaru vlakem, doba, kterou stráví na cestě tam a zpět, bude pět dny, když letadlem, tak 2 hodiny tam a zpět).

Do devátého zapisujeme informace o organizaci, která hradí pracovní cestu.

V desátém - informace o dokumentech, které sloužily jako podklad pro pracovní cestu (plán nebo memorandum).

Do jedenáctého sloupce stručně, ale výstižně zapisujeme účel pracovní cesty.

Po vyplnění uvedených kolonek vedoucí dokument podepíše, seznámí s ním zaměstnance a odešle na personální oddělení k vypracování návrhu cestovního příkazu. Personalisté připraví objednávku a oba dokumenty podepíší od vedoucího organizace.