Pravidla pro obchodní korespondenci. Standardní fráze a výrazy v obchodních dopisech

Ahoj moji čtenáři.

V poslední době jsem si všiml, že se majitelé firem začali dělit na dvě skupiny. Někteří si najednou uvědomili, že znalost angličtiny na úrovni „jak moc?“ jim žádným způsobem nepomáhá rozvíjet sebe a své podnikání. Jiní zůstávají v posvátné důvěře, že komunikace s partnery prostřednictvím překladatelů je běžnou praxí. Nebo je možná lepší praxe. Něco jako „Podívejte se, jaký jsem důležitý člověk, mám překladatele“.

Ale z nějakého důvodu tito nemyslí na čistě psychologický faktor vlivu na partnera: lidé rádi mluví mezi sebou, a ne prostřednictvím někoho jiného. Správná obchodní angličtina zařazuje partnera do pozice partnera, nikoli jen dalšího „herce“, který chce něco prodat nebo koupit. Samozřejmě nikdo nečeká, že budete mluvit japonsky. Angličtina je ale světový jazyk, mluví jím každý druhý. Proč si tedy nepromluvit přímo se svými partnery?

Fráze a výrazy na obchodní témata

Proto jsem se dnes rozhodl udělat pro vás tu nejpraktičtější lekci. Naučíme obchodní angličtinu: slova a výrazy. Probereme všechna nejdůležitější témata: marketing, zásobování, finance atd.

Připravte se na to, že se vaše podnikání brzy rozjede! Můžeme začít?

Běžné obchodní fráze
Chci vás hned varovat: obchodní fráze a jsou podobné věci, ale přece jen trochu jiné. Obchodní dopis je spíše o ustálených formách psaní, standardních projevech pozdravu, poděkování, vysvětlení důvodu atp. Dopisy používají formální jazyk. Ale obchodní výrazy jsou vše, co budeme používat uprostřed dopisu. Podívejme se na několik příkladů:

Není to všechno tak složité, že?

Pokud máte stále otázku, proč je lepší používat tato slova a nejednat jako dříve, zde je moje odpověď: fráze „ Chystáme se uvést na trh nový produkt", jak " Chystáme se začít vyrábět nový produkt" Ten nový vás v očích vašich partnerů povznáší! Tak proč to zanedbávat?

Marketing a prodej
Váš produkt, vaše prodejní čísla, vaše reklama, váš klient a potenciál – to vše je součástí jedné velké vědy – marketingu. Bez této slovní zásoby se proto v podnikání nelze obejít.

Logistika a zásobování
Zdálo by se, že s kupujícím je již vše dohodnuto a jde jen o kontrolu dodávek. Ale je třeba je také pořádně ovládat?! Proto zde je soubor slovní zásoby.

Finance a účetnictví
„Moje finance zpívají romance...“
Píseň je píseň, ale doufám, že se vám to rozhodně nestane.
Ve skutečnosti je po marketingu toto oddělení dalším nejdůležitějším. Zde se starají o to, aby společnost fungovala ziskově, aby zprávy byly předkládány včas a aby společnost pouze nabírala dynamiku ve svém finančním rozvoji. Při podnikání v zahraničí je nezbytné jak porozumět, tak znát finanční systém.

No, moji drazí, doufám, že s tímto souborem frází a výrazů budete moci vypadat lépe v očích svých zahraničních partnerů.

Pamatujte, že nejdůležitější je cvičit, cvičit a zase cvičit!

Co vám může pomoci při zvládnutí obchodní slovní zásoby?

V dnešní době najdete na internetu spoustu učebnic obchodní angličtiny, zahraničních i domácích (i já o nich mluvím). Najděte si „svou“ učebnici a rozšiřte hranice svých znalostí.
Vyzkoušejte některý z online kurzů od známé služby lingualeo. sekce "K" ursy" vám jich nabídne obrovskou škálu, ze které si můžete vybrat tu, která bude vyhovovat vašim potřebám. Z těch, které vám mohou být užitečné - « Obchodní angličtina" , "Základy marketingu v angličtině" , „Angličtina pro podnikatele" , « Angličtina pro IT business», « Rozvoj mluveného jazyka». Je velmi výhodné, že se před zakoupením jakéhokoli kurzu můžete s ním seznámit a vyzkoušet si jej v praxi.
Důrazně vám doporučuji poslouchat rozhlasové programy a sledovat videa, kde pravděpodobně uslyšíte tento slovník. Je to efektivní a zdarma! Sledujte obchodní zprávy na BBC. Také vám mohu prozradit tajemství, že TEDx má spoustu zajímavých obchodních videí. Podívejte se, nebudete litovat!
poslouchat a číst dialogy na obchodní témata. Najdete tam mnoho užitečných frází v akci.

Každému, kdo se chce naučit anglicky, vždy dávám dvě důležité rady:

- Najděte si cíl, ke kterému půjdete.

— Rozvíjejte paměť, aby se proces osvojování jazyka stal krátkým (ale příjemným!) a netáhl roky

Pokud jde o první radu, zde vám nemohu pomoci - váš život a cíle jsou vaše vlastní, individuální a jedinečné! Ale ohledně rozvoje paměti pro vás mám výborné doporučení – učte se od těch, kteří v tom dosáhli úspěchu. Stanislav Matveev je člověk, který nezná limity lidského mozku a v praxi ukazuje, jak dosáhnout maxima pomocí své paměti! Proto seznámit se s jeho metodami- vaše svatá povinnost, pokud se potřebujete naučit jazyk v krátkém čase a jednoduše zvýšit svou efektivitu, jak v podnikání, tak v jiných oblastech života.

Podělte se o svůj pokrok v učení obchodní angličtiny a také o své otázky v komentářích.

Aby bylo vaše učení co nejefektivnější, přihlaste se k odběru newsletteru na mém blogu a získejte nejnovější a nejzajímavější zprávy ze světa anglického jazyka.

Než se znovu setkáme, moji drazí.

Důležitým úkolem při skládání dopisu je jeho informační saturace, tzn. včetně přiměřeného množství informací. Jsou tam písmena jednohledový A multidimenzionální.Často jeden aspekt může tvořit obsah celého dopisu a nejčastěji se jedná o dopisy, které nevyžadují odpověď. Pro víceaspektová písmena se již vyvinuly určité stabilní syntaktické struktury, které vyjadřují ten či onen aspekt obsahu. Text vícestranného dopisu se obvykle skládá z oddílů, pododdílů, odstavců a pododstavců. Prezentace každého aspektu musí začínat odstavcem. Moderní obchodní korespondence se však vyznačuje tendencí skládat převážně jednorozměrná písmena.

Nejjednodušší strukturou dopisu jsou dvě části. První uvádí fakta a události (motivy, argumenty), které sloužily jako základ pro sestavení dopisu, druhá obsahuje závěry, požadavky, návrhy. Při psaní jakéhokoli dopisu musíte nejprve načrtnout logický obrys jeho obsahu. Zde jsou příklady struktury písmen skládající se ze dvou nebo tří částí.

Servisní dopis s žádostí:

1) odůvodnění relevance žádosti;

3) očekávaný výsledek, pokud je požadavek splněn.

Průvodní dopis:

1) zprávu o zasílaném materiálu;

2) upřesňující informace.

Dopis s žádostí:

1) uvedení důvodu, který vás vedl k podání žádosti;

2) prohlášení o žádosti;

3) očekávaný výsledek v případě vyhovění žádosti, vyjádření připravenosti k další spolupráci.

Dopis s odpovědí (zamítnutí žádosti nebo odmítnutí nabídky):

1) opakování žádosti;

2) odůvodnění důvodu nevyhovění žádosti;

3) prohlášení o zamítnutí nebo zamítnutí návrhu.

Oficiální korespondence. Další důležitou součástí obchodní etikety je úřední korespondence, každý obchodní dopis musí být samozřejmě přísně individuální.

Otiskuje ji především adresát, konkrétní situace, osobnost a postavení pisatele. Přístup k rozhodování o tom, jaký by měl být obchodní dopis, vyžaduje jistou dávku kreativity, nicméně pro obchodní korespondenci existují obecná pravidla. Pojďme si nastínit nejvýznamnější aspekty tohoto problému.

Korespondence To je komunikace v miniatuře, mistrovství je práce, někdy obtížná, a umění. Inteligentní obchodní korespondence pomáhá zvýšit obrat společnosti nebo podniku, zlepšit vztah mezi různými službami, zlepšit dovednosti a navázat silné spojení se spotřebiteli.

Jeden z hlavních požadavků na dopis: neměl by být dlouhý. Li Pokud chcete, aby byl váš dopis přečten, snažte se dodržet jeden a půl stránky psaného textu, nebo ještě lépe jednu stránku. Dobré psaní, stejně jako mluvení, musí být jasné a výstižné, to je druhý požadavek na psaní. Snažte se vyhnout víceslabičným, nesrozumitelným (cizím, vysoce odborným) slovům a výrazům v obchodním dopise; to je třetí pravidlo psaní obchodního dopisu; stejné pravidlo zahrnuje také skládání dopisů v krátkých větách, ve kterých jsou hlavní myšlenky autora jasně a jasně formulované. Lakonická písmena psaná jednoslabičnými slovy charakterizují pisatele jako dobré konverzacionisty, kteří ovládají umění komunikace. Písmena by neměla obsahovat zbytečná přídavná jména nebo příslovce, což často činí styl příliš „květinovým“. Tato slabika se nejčastěji používá ve východních zemích.

Dopis by měl odrážet osobitost autora, oddělení nebo společnost, kde pracuje. Z dopisu by mělo být zřejmé, o jakou společnost se jedná, co dělá, zda stojí pevně na nohou atd. To je další požadavek na oficiální dopis.

Ale i při tomto zdánlivě standardním přístupu je velký prostor pro kreativitu. Nejprve přemýšlejte o adresátovi, snažte se zjistit jeho zájmy, naopak se snažte ho zaujmout, sdělte mu tedy podstatu otázky, aby si váš dopis zapamatoval. Smysl pro humor vám pomůže vyřešit tyto a další problémy. Dopis napsaný se smyslem pro humor se většinou čte rychleji a pevněji si ho zapamatuje. Pomůže vám získat budoucího klienta. Takový dopis ukazuje příjemci, že byl připraven osobou.

Při psaní obchodní korespondence je třeba mít na paměti, že dojem, který dopis na adresáta udělá, závisí na takových „maličkostech“, jako je obálka, hlavičkový papír společnosti a obsah dopisu. Nespěchejte, i když se vám zdá, že je dopis napsaný bezchybně, jeho odeslání ještě chvíli odložte a přečtěte si ho znovu. Zpravidla se budou vyskytovat nepřesnosti a příliš emotivní projevy. Opravte je a poté odešlete. Toto pravidlo je zvláště důležité dodržovat při odpovídání na stížnosti zákazníků. Nesnažte se odhlásit, zbavit se klienta je neomluvitelná chyba. Nespokojenost klienta s prací firmy se šíří 100x rychleji než její dobrá pověst.

Zkuste začít dopis přátelský díky tomu má příjemce z autora dobrý pocit. Osobní doteky dodají vaší zprávě větší význam. Tomu napomáhá i konverzační styl psaní.

Vidlice obchodní korespondence.

Odborníci na korespondenci rozdělují korespondenci do šesti typů:

* obchodní smlouvy, transakce a jiná podobná korespondence;

* odpovědní dopisy s vděčností;

* Gratulujeme;

* omluvy.

* požadavky a požadavky,

*upřímná soustrast.

Tyto šest typů písmen je zase rozděleno do dvou Kategorie: formální A neformální.

Kancelářské poznámky se také dělí na typy:

* příkazy k personálním otázkám, vnitřní předpisy instituce, pracovní řád;

* díky a gratulace;

* upomínky, žádosti, pořádání událostí. V neformální obchodní korespondenci se často používají zkratky, jednoslabičná slova a přídavná jména: vytvářejí dojem blízké známosti, vřelosti a vzájemné sympatie. Přídavná jména jako dobrosrdečný, zručný, sympatický, úžasný, úžasný atd. sbližují autora dopisu a jeho adresáta. Vyjadřují emocionální stav. Ukazují, jak objektivní či subjektivní je autor dopisu, možná jej připravil, veden pouze emocemi.

Existuje mnoho způsobů, jak připravit korespondenci, ale zdůrazníme ty nejčastější:

Co potřebuje potenciální klient? Jaké jsou jeho hlavní obavy? Jaké pochybnosti ho trápí? Jaké jsou jeho finanční úvahy? Měl nějaké problémy, které ho trápí dodnes?

jaké má cíle?

A ještě jeden významný bod: dopis by měl být strukturován podle tohoto schématu pozornost zájem žádost akce.

Jen je třeba pamatovat na to, že při formulaci požadavku poskytněte adresátovi omezený výběr možností. Čím méně možností, tím větší šance na úspěch.

Etiketa a takt obchodníka se projevuje na každém kroku: při letmém rozhovoru s podřízeným, kolegou, na výrobní poradě apod. Bohužel někdy úředníci zneužívají formu adresy na "Vy". Oslovují „vy“ podřízené, kteří jsou věkově mnohem starší než oni, ale „vy“ říkají mladému nadřízenému. Formou oslovování „vy“ se projevuje pohrdání podřízeným. Kdysi dávno Maxim Gorkij odpověděl na žádost mladého spisovatele, aby s ním byl křestním jménem: „Nejsem gentleman...“. Skutečně, volat „vy“, zvláště veřejně podřízenému, je projevem panské arogance a nízké úrovně inteligence. Pozice, kterou zastává, mu nedává základ pro takovou komunikaci s podřízeným nebo zaměstnancem. Takové zacházení ponižuje lidskou důstojnost.

Etiketa úředních a obchodních vztahů vyžaduje přísné dodržování norem řeči jak v mezilidské komunikaci, tak při obchodních rozhovorech a jednáních. Když mluvíte s lidmi (nebo dokonce jen s jednou osobou), veďte konverzaci bez přerušování. Všechny záležitosti, s výjimkou naléhavých, náhlých, mohou počkat.

Standardní fráze a výrazy v obchodních dopisech

Pisatel obchodního dopisu musí znát a používat sadu standardních frází

Pro vysvětlení motivů jedné nebo druhé akce, jedné nebo druhé reakce se používají následující výrazy:

Kvůli nedostatku finanční pomoci...;

Vzhledem k obtížné ekonomické situaci...;

Za účelem provedení společné práce...,

Podle vašeho dopisu...;

V souladu s protokolem...;

V reakci na vaši žádost...;

Na potvrzení naší dohody...;

Za účelem posílení odpovědnosti...;

Na vaši žádost...

Pokud je zkompilován dopis se žádostí, pak se použijí následující výrazy:

Prosím o pomoc...;

Zašlete prosím na naši adresu...;

Prosím zúčastněte se...;

Prosím, podnikněte kroky...;

Vezměte prosím na vědomí...;

Prosím informujte...;

Prosím o smazání dluhu...

průvodní dopisy obvykle začínají slovy:

Zasíláme informace...;

Vracíme referenční materiály...;

Zasíláme smlouvu podepsanou z naší strany...;

Zasíláme referenční literaturu...

Potvrzující dopisy začni takto:

Potvrzujeme...

Srdečně potvrzujeme....

Firma Krut potvrzuje.

V upomínkové dopisy používají se následující modely:

Připomínáme, že...,

Připomínáme, že...

V oznamovací dopisy takový

Informujeme vás, že...;

Informujeme vás o tom

Záruční list může obsahovat následující fráze:

Garantujeme platbu...;

Garantujeme kvalitu produktu. ,

Garantujeme dodržení termínů...

Zvací dopisy může začít slovy:

Zveme vás k účasti,

Pošlete prosím zástupce...

Zamítnutí žádosti A odmítnutí nabídky jsou postaveny podle takových vzorů

Váš návrh byl zamítnut z následujících důvodů...

Návrh společného akčního plánu, který nám byl zaslán, byl prostudován. Považujeme to za nepřijatelné z následujících důvodů...,

Zvažujeme vaši žádost o spolupráci... V závěrečných slovech Text dopisu může být následující:

Žádáme vás, abyste přidělili 10 milionů rublů. na charitativní maraton

Prosíme vás o zaslání informací.

Žádáme vás, abyste svou odpověď nezdržovali.

Omlouváme se za zpoždění v odpovědi.

Doufáme, že naše žádost bude splněna.

V poslední době se rozšířily dopisy s nabídkou spolupráce. Logické schéma pro konstrukci takových dopisů je stejné jako schéma pro skládání dopisů se žádostí. Skládají se ze dvou částí: vyjádření podstaty problematiky a návrh spolupráce. Adresa před textem není vždy použita.

Moskevská podnikatelská společnost OMNI-Energo, která se již asi 10 let specializuje na dodávky stavebních projektů a průmyslových podniků elektrickým zařízením a kabelovými a drátěnými výrobky, považuje za nutné vás informovat, že naše společnost má schopnost organizovat pro podniky ve výstavbě a rekonstrukci kompletní dodávky toho, co potřebují domácí elektrická zařízení a kabelové a drátěné výrobky.

Státní vzdělávací instituce

vyšší odborné vzdělání

Fakulta distančního vzdělávání

Katedra ruského jazyka

Abstrakt k disciplíně "OBCHODNÍ KOMUNIKACE"

na téma: „Fráze, které pomáhají vést obchodní jednání

a zákazové fráze"

Práce dokončena

student 4. ročníku

Skupina FDO

Moskva 2009

Plán

Úvod

1. Řečová komunikace při jednání

2. Fráze, které pomáhají vyjednávat a zákazové fráze

Závěr

Seznam použité literatury

Úvod

Vyjednávání jsou nedílnou součástí našeho každodenního života. Vyjednávání doprovází každou společnou aktivitu.

Obchodní jednání lze definovat jako výměnu názorů s cílem dosáhnout oboustranně přijatelné dohody. Součástí jednání (jako fenoménu obchodního života) by měly být nejen určitým způsobem koordinované a organizované kontakty zájemců, ale také schůzka, rozhovor, telefonický rozhovor (telefonické rozhovory).

Jednání začínají, když existuje oboustranná touha najít vzájemně výhodné řešení problému, udržovat obchodní kontakty, přátelské vztahy, když neexistuje jasný a přesný předpis pro řešení vzniklých problémů, když si strany uvědomí, že jakékoli jednostranné kroky stát se nepřijatelným.

Vyjednávání se skládají z projevů a protiřečí, otázek a odpovědí, námitek a důkazů.

Při obchodních jednáních (často) mají strany přímo protichůdné cíle, v takovém případě je úkolem každého z účastníků jednání uzavřít jednání dohodou, která slouží jeho zájmům. Být pevný v hlavních bodech a zároveň být flexibilní při projednávání vedlejších záležitostí je hlavním úkolem vyjednávání. Ustupte na vedlejší a trvejte na tom hlavním, kompromis v jedné věci výměnou za ústupek v jiné.

U jednacího stolu se mohou sejít lidé s různými vyjednávacími zkušenostmi, temperamentem, postavením a vzděláním. V souladu s tím je i samotný průběh jednání velmi různorodý. Vyjednávání může být snadné nebo napjaté, partneři se mohou dohodnout bez obtíží nebo s velkými obtížemi, nebo se nedohodnou vůbec.

Umění obchodního jednání je ukázat partnerovi cestu, jak vyřešit jeho problém tím, že podniknete kroky, které jsou pro vás výhodné. To vyžaduje hluboké znalosti v oblasti komunikace, kompetence v používání technik obchodní komunikace a schopnost zvládat emocionální stav.

1. Řečová komunikace při jednání

Jakékoli vyjednávání je procesem zavádění efektivní mezilidské komunikace, je to využití nabytých dovedností komunikativní rétoriky s přihlédnutím k povaze osobnosti partnera.

Nejdůležitější složkou procesu vyjednávání je komunikace mezi stranami a jejich efektivní mezilidská komunikace. A zde je povinné dodržovat etiketu řeči - normy jazykového chování vyvinuté společností, standardní hotové „vzorce“, které vám umožňují organizovat situace etikety pozdravu, žádosti, vděčnosti, přesvědčování atd. (například „ Dobré odpoledne,“ „Rád vás poznávám“, „Prosím“, „Děkuji za plodné setkání“, „Představte si, že...“). Tyto stabilní konstrukce jsou vybírány s ohledem na sociální, věkové a psychologické charakteristiky účastníků rozhovoru. Úspěch vyjednávání závisí na tom, jak dobře jsou rozvinuté komunikační dovednosti vyjednavačů (schopnost snadno a rychle navázat obchodní kontakty s partnery a vést konverzaci).

Rozhodující je komunikativní aspekt jednání, a proto je proces vyjednávání považován za nedílnou součást řečové komunikace (především dialogu a argumentace), jako schopnost efektivně využívat vliv řeči k dosažení stanovených cílů.

Komunikativní kompetence vyjednavačů je tedy považována za schopnost udržet verbální stabilitu (správná a psychologicky správná verbální komunikace) a jistotu v jakýchkoli situacích, zvládnutí technik interpersonální komunikace, jejímž základem je teorie a praxe dialogu, umění konverzace a zvládnutí argumentace v podnikání.

Úspěšná komunikace v procesu vyjednávání je do značné míry usnadněna tím, že vyjednavači disponují efektivními dovednostmi verbální komunikace. To, jaké fráze účastníci rozhovoru používají během procesu vyjednávání, určují: počáteční postoj k partnerovi, přijetí informací účastníky rozhovoru, přesvědčivost argumentu a to, zda účastníci rozhovoru dosáhnou svých cílů. Ukazuje se, že bez znalosti obecně uznávaných norem řečové komunikace ani ten nejzkušenější specialista ve svém oboru nebude schopen dosáhnout úspěchu ve vyjednávání.

2. Fráze, které pomáhají vyjednávat a zákazové fráze

Ve všech fázích jednání je pro uzavření oboustranně výhodné dohody a navázání vztahů důležité dodržovat obecně uznávané normy řečové komunikace. Tato část práce zkoumá některé fráze, které usnadňují vyjednávání, a také fráze, které brání dosažení porozumění mezi partnery v procesu vyjednávání.

Na začátku schůzky byste se měli vyhnout frázím vyjadřujícím:

1. nejistota, hojnost omluv

"Promiň, jestli jsem tě vyrušil", "Pokud máš čas si mě poslechnout..."

2. neúcta, zanedbávání partnera

"Pojďme se rychle podívat," "Šel jsem náhodou kolem a zastavil jsem se."

3. fráze „útoky“ - „Jaký druh ostudy se děje?“

Příznivý začátek schůzky usnadňuje:

1. pár příjemných frází osobní povahy, lehký vtip

"Ivane Ivanoviči, jsem velmi rád, že tě vidím/rád tě poznávám";

2.neobvyklá otázka, neoficiální příhoda, srovnání, osobní dojmy;

3. otázky zaměřené na podnícení zájmu o nadcházející téma diskuse.

Po výměně pozdravů a pár správných frází se účastníci přesunou do hlavní fáze jednání. Tato fáze se skládá z diskusí a argumentace vlastního postoje. Při jakémkoli jednání však nelze vyloučit možnost oklamání a může se ukázat, že váš partner je zdatný manipulátor, tedy člověk, který využívá vašich „slabostí“ k dosažení svých cílů. K tomu používá následující běžné metody:

1. úmyslné klamání

Pokud máte pocit, že váš partner uvádí nepravdivá fakta:

Nemůžete používat fráze, které by ho mohly urazit: „Vaše fakta jsou nespolehlivá!“, „Pokoušíte se mě uvést v omyl“

Vysvětlete partnerovi, že vyjednáváte, zda mu důvěřujete nebo ne, ale hodláte prověřit všechna jeho faktická tvrzení. Taková prohlášení musí být učiněna ve velmi korektní formě a v tomto případě s patřičnou omluvou.

2. nejasná pravomoc

Než začnete vyjednávat, zeptejte se svého partnera:

"Jaké přesně jsou vaše pravomoci v tomto případě?"

Pokud obdržíte vyhýbavou odpověď, varujte svého partnera:

„V takovém případě si vyhrazujeme právo přehodnotit jakýkoli bod jednání“ nebo

„Za současných okolností nemůžeme mluvit o uzavření smlouvy. Žádám vás, abyste si domluvili schůzku s osobou, která má skutečná práva“;

Podobná situace nastala na konci jednání:

„Pokud vaše vedení schválí tento projekt, budeme mít za to, že jsme dosáhli dohody. Jinak může každý z nás v projektu provádět jakékoli změny.“

3. záměrný výběr špatného místa k vyjednávání

Obvykle se používá k tomu, abyste chtěli rychle ukončit jednání a byli připraveni přistoupit na první žádost. V tomto případě byste měli pochopit, že je vám to nepříjemné a říct o tom svému partnerovi. Například,

„Není zde dostatek prostoru pro všechny účastníky jednání…. Udělejme si pauzu a přesuneme se na vhodnější místo pro jednání“ nebo „Navrhuji odložit naši schůzku na příští úterý/středu/měsíc; čas a místo lze dohodnout později."

Pokuste se o problému diskutovat a „neútočit“ na partnera, následující fráze jsou nepřijatelné!

"Konkrétně jste nás pozvali na tak nepříjemné/hlučné místo,"

"Nepozval jsi kompetentní zaměstnance."

Pokud si všimnete, že váš partner používá manipulativní vyjednávací taktiku, musíte mu o tom otevřeně říci a zpochybnit zákonnost a vhodnost takové taktiky při vedení konstruktivního dialogu.

V situaci, kdy se váš partner snaží dělat jen to, co mu poskytne maximální užitek, by jednání měla začít zvážením těch bodů, ke kterým vy ani váš partner nemáte námitky.

Během diskusí a argumentace svého postoje byste se neměli snažit partnera přesvědčit, že jeho názor je nesprávný, nebo se ho snažit zmást. Takové chování mu může způsobit pouze podráždění.

Snažte se nepoužívat neoprávněně:

Speciální a cizí slova; jsou možné pouze tehdy, když je správně vyslovujete, znáte jejich přesný význam a jste si jisti, že je zná i váš partner;

Slangové výrazy;

Šablonové výrazy: „Upřímně!“, „Takový je život“, jiné;

Lidové jazyky a dialektismy;

Při jednání je zakázáno používat zdrobnělé přípony!

„Přejděme k podpisu smlouvy“;

Cynické výrazy, vulgární vtipy;

Běžné citáty: "Být či nebýt, to je otázka."

Argumentaci je nutné přizpůsobit osobnosti partnera, používat pro partnera srozumitelnou terminologii a vyhnout se pouhému vypisování faktů.

Elektronické zprávy umožňují rychlou výměnu informací na velké vzdálenosti. Z hlediska rychlosti přenosu myšlenek je to přirovnává k telefonickému rozhovoru. E-maily jsou však uloženy na e-mailových serverech a používají se jako tištěný důkaz našich slov. Elektronická korespondence proto vyžaduje zodpovědný přístup.

Úkol se stává obtížnějším, pokud komunikujete v cizím anglickém jazyce se zástupci jiných kultur. V článku se podělím o to, na co si v tomto případě dát pozor, jak se vyvarovat chyb a dosáhnout vzájemného porozumění se zahraničními kolegy a partnery.

Etiketa

Bez ohledu na to, s kým a v jakém jazyce komunikujete, nezapomeňte na pravidla emailové etikety.

1. Jasně uveďte předmět dopisu (Předmět).

Podle studie agentury Radicati Group obdrží obchodní zástupci až 80 e-mailů denně. Jak někoho přesvědčit, aby si přečetl váš dopis? Vytvořte název, který plně odráží obsah. Čím jasnější je, co je řečeno, tím rychleji si účastník zprávu přečte.

Ne: « Idea".

Ano: "H do konce 4. čtvrtletí 2017 zvýšit online prodej o 15 %.

2. Používejte profesionální pozdrav a vyhněte se známosti.

Ne:"Ahoj", "Jo", "Ahoj".

Ano: "Vážený", "Ahoj", "Ahoj".

3. Před odesláním si dopis znovu přečtěte. Chyby a překlepy negativně ovlivní váš obraz v očích vašeho partnera.

4. Pokud do korespondence uvádíte nového partnera, stručně popište pozadí problému. Nenuťte ho rolovat dolů a číst všechny příspěvky k tématu. Popište podstatu problému, co se probíralo, co k tomu chcete říci.

5. Odpovídejte na zprávy. Pokud nyní nemáte čas provést průzkum na toto téma, potvrďte, že jste e-mail obdrželi, a uveďte, kdy budete moci problém vyřešit.

6. Nepoužívejte červenou, abyste přitáhli pozornost k nápadu. Červená vypovídá o nebezpečí a vyvolává negativní emoce. Chcete-li vyniknout, používejte speciální slova a fráze, nikoli grafiku nebo barvu:

Rád bych podtrhl→ Rád bych zdůraznil.
rád bych upozornil vaši pozornost→ Rád bych upoutal vaši pozornost.
Prosím věnujte pozornost→ Vezměte prosím na vědomí.
Vezměte prosím na vědomí→ Buďte si vědomi.

Publikum

Angličtina je univerzálním dorozumívacím jazykem mezi lidmi z různých zemí. To ale neznamená, že styl korespondence bude vždy stejný. Podívejme se na rozdíly.

Čína, Japonsko, arabské země

Při komunikaci s kolegy a partnery z těchto zemí, zejména na začátku vašeho seznámení, používejte co nejslušnější formy. Každý dopis začněte zdvořilým pozdravem a formami etikety, například:

Doufám, že vás tento e-mail najde dobře→ Doufám, že se máš dobře,
Promiň, že tě obtěžuji→ Omlouvám se za vyrušení.
Mohl bych si vzít chvilku vašeho času? → Můžu si od vás půjčit minutu?

Použijte nejslušnější formu žádosti:

Byl bych vděčný, kdybyste mohl...→ Byl bych velmi vděčný, kdybyste mohl...
Mohl byste být prosím tak laskav... → Budeš tak laskav…

Německo, Velká Británie

Omezte modalitu frází, ale nevzdávejte se zdvořilých forem a forem etikety:

V případě dalších dotazů mě neváhejte kontaktovat.→ Máte-li jakékoli dotazy, kontaktujte nás
Ocenil bych vaši pomoc v této věci.→ Ocenil bych vaši pomoc.
Čekám na odpověď, jakmile to bude možné.→ Odpovězte co nejdříve.

USA

Vynechejte formy etikety, pokud nekomunikujete s kolegou nebo partnerem, který je nad vámi. Ujasněte si, co se stalo a co potřebujete. Čím méně návrhů s mohl, mohl, mohl, tím lépe.

Afrika, Jižní Amerika

Pokud už kolegu nebo partnera z těchto zemí znáte, zeptejte se, jak se má on a jak se má jeho rodině. Řešení osobních problémů není vnímáno jako nevychování, naopak pomáhá navazovat dobré vztahy.

Jazykové principy

Podívejme se na obecné zásady psaní e-mailu.

Snížit

V obchodní korespondenci není místo pro figury, složité konstrukce a složené časy. Hlavním úkolem dopisu je předat vaši zprávu bez ztráty. Proto by mělo být odstraněno vše, co by mohlo ztěžovat porozumění.

Možná si vzpomínáte na Johna, kterého jsme potkali na konferenci, byl ve svém vtipném apartmá a mluvil nahlas. Když jsem se ho nedávno zeptal, jak se mu daří, řekl, že pracuje na velmi zajímavém projektu, a požádal mě, abych mu pomohl.→ Pravděpodobně si vzpomínáte na Johna, kterého jsme potkali na konferenci, měl stále na sobě legrační sako a hlasitě mluvil. Nedávno jsem se ho zeptal, jak se mu daří, a on odpověděl, že pracuje na velmi zajímavém projektu, a požádal mě, abych mu pomohl.

John Johnson nyní pracuje na novém partnerském programu pro svou společnost. Navrhl nám, abychom se stali jeho subdodavatelem projektu. → John Johnson v současné době pracuje na novém affiliate programu pro svou společnost. Pozval nás, abychom se stali dodavatelem tohoto projektu.

Vyhněte se žargonu

Vyhněte se žargonu, i když komunikujete s kolegy, kteří dané problematice rozumí. Vaše korespondence může být předána lidem, kteří nejsou obeznámeni s tématem.

Věnujte pozornost titulu, jménu a pohlaví partnera

V ruštině je vše jednoduché: Ivanova je žena, Ivanov je muž. V angličtině není všechno tak jednoduché. Například, Jody Jonson, je to muž nebo žena? Příjmení nám nic neříká. Navíc muži i ženy nesou jméno Jody:

Pokud si nejste jisti, kdo je váš partner, zeptejte se svých kolegů a najděte jeho účet na sociálních sítích. Volání pana Johnsona paní Johnsonová vás dostane do nepříjemné situace.

Vyhněte se vtipům a osobním komentářům

Striktně formální styl není nutný, ale je důležité působit profesionálně.

Odstraňte předložky, kde je to možné

Velké množství předložek ztěžuje porozumění a vytváří v textu „vodní“ efekt. Například místo toho Jednání 1. prosince o marketingové strategii→ „Schůzka prvního prosince na téma marketingová strategie,“ napište Setkání o marketingové strategii 1. prosince→ “Schůzka o marketingové strategii 1. prosince.”

Místo frázových sloves přijít s- vymyslet a zjistit- zjistit, používat jejich bezpředložková synonyma generovat A určit.

Vyhněte se vykřičníkům

Předávat emoce prostřednictvím e-mailu je obtížné. Vykřičník v textu je vnímán jako zvýšení tónu.

Pokud má zpráva hodně vykřičníků, jsou znehodnoceny. Partner je již nebude vnímat jako výzvu k pozornosti.

Omezte se na pět vět

Pokud se zpráva skládá z méně než 5 vět, zní to podle Guye Kawasakiho neslušně, pokud více, je to ztráta času.

Používejte krátká slova, věty a odstavce

Tento princip je zvláště důležitý pro ty, kteří pracují s poštou z telefonu nebo tabletu: potřebujete rychle přečíst dopis, pochopit a odpovědět, velikost obrazovky ukládá omezení. Čím kratší je text ve zprávě, tím rychleji bude přečtena.

Vyhněte se pasivnímu hlasu

Ne: Informaci mi poslal Petr→ Informaci mi poslal Petr.

Ano: Petr mi poslal tuto informaci→ Petr mi poslal tuto informaci.

Používejte seznamy

Pokud vás zajímá názor kolegy na nějakou problematiku a nabízíte mu výběr alternativ, uveďte je ve formě číslovaného seznamu. Jinak riskujete, že dostanete jednoslabičnou odpověď. Ano. Účastník chce na zprávu rychle odpovědět. Je pro něj pohodlnější říci ano, ne nebo uvést číslo možnosti, která se mu líbí. V jiných situacích seznamy poskytují strukturu a napomáhají porozumění.

Stanovte si termín

Pokud potřebujete zpětnou vazbu do konkrétního data, uveďte to prosím v e-mailu. Tím bude účastník kázeň a nebude zdržovat svou odpověď.

Struktura dopisu

E-mail se skládá z pěti sémantických částí:

Pozdravy.
Zpráva.
Zavírání.
Rozloučení.
Podpis.

Podívejme se na standardní fráze pro každou část.

Pozdravy

Používejte slova Vážení, Dobrý den, Zdravím vás(pokud ještě neznáte osobu, se kterou mluvíte) a Ahoj(blíže k neformálnímu).

Zpráva

Toto je nejvíce informativní část. V něm sdělujeme informace, poskytujeme podrobnosti, argumentujeme, nabízíme nápady atd. Podívejme se na užitečné fráze pro různé typy zpráv.

Jak otevřít zprávu

Používejte neutrální fráze pro každodenní komunikaci s kolegy a formální fráze pro zprávy šéfům, klientům a partnerům.

Formálně	Poloformální	Neutrální
Píšu do… Píšu do...	Jen rychlá poznámka, abych vám řekl, že… Krátká poznámka...	Děkuji za váš mail… Děkuji za Váš dopis…
V souladu s Vaší žádostí… Podle vašeho požadavku...	Toto je k... Tento dopis je určen...	Děkujeme za Váš mail ohledně… Děkujeme za Váš dopis týkající se...
Odkazujeme na náš mail ohledně… S odkazem na náš dopis týkající se...	Chtěl jsem vám dát vědět, / říct vám o tom / zeptat se vás, jestli… Chtěl jsem vás informovat, že.../říct vám o.../zeptat se vás...	V odpovědi na váš mail… V reakci na Váš dopis…
Píšu s ohledem na… Píšu o...		S odkazem na váš e-mail ze dne… S odkazem na váš dopis od...
Děkujeme za váš e-mail ze dne (datum) týkající se… Děkujeme za váš dopis ze dne (datum)…
S odkazem na náš páteční telefonický rozhovor bych vám rád oznámil, že… S odkazem na náš páteční telefonický rozhovor bych Vás rád informoval, že...
Píši se, abych se zeptal na... /v souvislosti s.../abych vás informoval, že.../pro potvrzení... Píši se ptám/píši v souvislosti s/píši nahlásit.../píši pro potvrzení...

Jak upřesnit termín

Zadejte hodinu a časové pásmo. Bez toho je termín rozmazaný a vnímán jako přání:
Odešlete prosím svou zprávu (odpověď) dne 10. března EOB SEČ→ Svou zprávu/odpověď zašlete do 10. března do konce pracovního času SEČ.

Jak se zeptat a uvést podrobnosti

Uvádíme podrobnosti:
Prosím podrobnosti:

Jak nahlásit problém

1. Abychom uvedli problém, sloveso označit se často používá ve významu „naznačit, zdůraznit“:
Nahlášení problému na…→ Upozornit vás na problém s...
Tímto dopisem vám chci upozornit na jeden problém...→ Svým dopisem vás chci upozornit na jeden problém...

2. K objasnění nebo přijetí komentářů používejte fráze na mém/našem/tvém konci nebo z mé/naší/vaší strany- "z mé/naší/vaší strany."

3. V souvislosti s diskusí o problémech se často používá podstatné jméno řešení- východisko ze situace, řešení.

Jak kopírovat své kolegy

1. Chcete-li požádat o zkopírování, použijte frázi CC mě, Kde Kopie funguje jako sloveso „kopírovat“, tj. vložit do řádku Kopie. Ze slova Kopie tvoří se příčestí cc'ed- pozor na pravopis. Fráze Dostal jsem kopii se překládá jako „Udělali si moji kopii“.

2. Napište svému partnerovi, že přidáváte někoho do diskuse Přidání (jména) do vlákna- Přidám (jméno) do konverzace.

3. Pokud se diskutuje s několika kolegy, ale potřebujete oslovit jednoho z nich, použijte znak @: @Steve, věřím, že další krok je na tobě, že?- @Steve, myslím, že další krok je tvůj, že?

Jak se omluvit

Formálně	Neutrální
S lítostí vám oznamujeme, že… Bohužel vás musíme informovat o...	Bohužel... Bohužel…
S lítostí vám oznamuji, že… Je pro mě těžké ti to říct, ale...	Bojím se, že... Bojím se, že…
Přijměte prosím naši omluvu za… Přijměte prosím naši omluvu za...	Byl bych rád/rad/a… Byl bych rád/byl bych šťastný...
Upřímně toho lituji... Upřímně lituji, že...	Omlouvám se, ale zítra to nestihnu. Omlouvám se, ale zítra nebudu moci přijít.
Rád bych se omluvil za způsobené nepříjemnosti. omlouvám se za způsobené nepříjemnosti.	Děkuji za pochopení. Děkujeme za pochopení.
	Omlouváme se za… Omlouváme se za...
	Je mi (extrémně) líto, že/za… Omlouvám se za to, že...

Jak požádat a nabídnout pomoc

Nabízíme asistenci:

Formálně	Neutrální
Pokud budete chtít, budu rád… Pokud budete chtít, budu rád...	Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat. Pokud máte nějaké dotazy, klidně mi napište.
Jsme ochotni si domluvit další schůzku s… Rádi bychom si domluvili další schůzku s...	Chtěl bys abych…? Můžu udělat)...?
Pokud budete potřebovat další informace/pomoc, neváhejte mě kontaktovat. Pokud potřebujete další informace/pomoc, kontaktujte nás.	Co kdybych přišel a pomohl ti? Možná mohu přijít a pomoci?
Pokud byste chtěli v tomto rozhovoru pokračovat, neváhejte mi zavolat (kontaktovat). Pokud byste chtěli v našem rozhovoru pokračovat, neváhejte mě kontaktovat.
Prosím, dejte mi vědět, jestli vám mohu pomoci. Pokud budete potřebovat další pomoc, dejte mi prosím vědět.
Dejte mi vědět, zda chcete, abych… Dej mi vědět, kdybys potřeboval moji pomoc...

Žádáme o pomoc:

Jednání

Elektronická korespondence má často charakter plnohodnotného obchodního jednání. K jejich formátování použijte následující fráze.

Vyjadřujeme spokojenost:
Nabízíme:
Souhlasíme:

V tomto s vámi souhlasím.→ V tomto s vámi souhlasím.
Máš tam silnou stránku.→ Tady jste správně.
Myslím, že se oba shodneme, že…→ Myslím, že se oba shodneme, že...
Nevidím v tom žádný problém.→ Nevidím v tom problém.

nesouhlasíme:
Zveme:
Vyjadřujeme naši nespokojenost:

Jak připojit další materiály k dopisu

Pokud k dopisu připojujete dokument, upozorněte na to účastníka rozhovoru pomocí následujících frází:

V příloze naleznete → Přiloženo k tomuto dopisu.
V příloze najdete… → V aplikaci najdete...
přikládám...→ Přihlašuji se...
těším se na tebe...→ posílám ti...
Rádi přikládáme…→ Rádi Vám zašleme...
V příloze najdete...→ V přiloženém souboru najdete...

Zavírání

Než se s druhým člověkem rozloučíte, poděkujte mu za jeho čas, vyjádřete ochotu pomoci a/nebo poskytněte vysvětlení a podrobnosti.

Formálně	Neutrální
Těším se, až od tebe uslyším. Čeká na vaši odpověď	Těšíme se na vaši zprávu. Čeká na vaši odpověď
Těším se na Vaši odpověď. Čeká na vaši odpověď	Doufám, že se brzy ozveš. Doufám že tě brzy uslyším.
Neváhejte mě kontaktovat, pokud budete potřebovat pomoc. Pokud potřebujete pomoc, kontaktujte nás.	Pokud budete ještě něco potřebovat, dejte mi vědět. Pokud budete ještě něco potřebovat, dejte mi vědět.
Máte-li jakékoli dotazy, dejte mi prosím vědět. Máte-li jakékoli dotazy, kontaktujte nás.	Hezký den/víkend. Hezký den/týden.
Děkujeme za vaši laskavou pomoc. Moc děkuji za Vaši pomoc.	Děkuji za vaší pomoc. Děkuji za pomoc.
Děkuji předem! Děkuji předem.	Děkujeme za váš e-mail, bylo skvělé/skvělé slyšet od vás. Děkuji za Váš dopis, velmi mě potěšilo, že jste se ozval.
Omluvit se za potíže! Omlouvám se za nepříjemnosti!

Jak rozumět zkratkám

Věnujte pozornost zkratkám, které zahraniční partneři používají v e-mailové korespondenci, bez ohledu na styl:

EOB (konec pracovního dne) → konec pracovního dne.
SOB (začátek pracovního dne) → začátek pracovního dne.
EOQ (konec čtvrtletí) → do konce čtvrtletí.
TBD (bude stanoveno) nebo TBA (bude oznámeno), používáme je, když informace o načasování nebo datu ještě nejsou známy.
PTO (placené volno) → dovolená.
OOO (Mimo kancelář) → mimo kancelář, ne v práci. Fráze se používá v automatických odpovědích.
FUP (následovat) → následovat, převzít kontrolu.
POC (point of contact) → kontaktní osoba.
FYI (pro vaši informaci) → pro vaši informaci.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → v podstatě.
AFAIK (Pokud vím) → pokud vím.
BTW (By The Way) →mimochodem.
CU (uvidíme se) → uvidíme se
F2F (face to face) → sám.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → podle mého skromného názoru.

Rozloučení

Chcete-li se rozloučit, použijte následující fráze: s pozdravem, s pozdravem, s pozdravem, s pozdravem, s pozdravem, s pozdravem(formálně).

Podpis

Uveďte prosím své jméno a příjmení, pozici a kontaktní telefonní číslo. Druhá osoba tak bude mít možnost vás přímo kontaktovat a zjistit potřebné podrobnosti.

Šablony

Pokud nemluvíte dobře anglicky nebo často píšete stejný typ písmen, je vhodné mít po ruce několik hotových šablon. Pojďme si některé z nich uvést.

Propagační oznámení

Předmět: Jméno Příjmení- Nová pozice

S potěšením oznamuji propagaci z na . byl s pro a pracoval v . Získá tyto nové povinnosti .

zúčastnil a přišel k po promoci
Během svého působení zde implementovala protokoly, které zlepšily efektivitu v a byl často uznáván za vynikající úspěchy.

Připojte se ke mně a gratulujte o jejím/jeho povýšení a přivítání na novém oddělení/pozici.

Vřelé pozdravy,
název
Titul

Předmět: Jméno Příjmení- nová pozice

S potěšením oznamuji pokrok (Jméno Příjmení) z kanceláře (Název) na pozici (Název). (Název) pracuje ve firmě (Jméno společnosti) (počet let) let v oddělení (název oddělení).

(Název) studoval na (název univerzity) a přišel k (Jméno společnosti) po jeho dokončení.
Během svého působení zde (Název) spustil protokoly, které zvýšily efektivitu v (název oddělení) a byl často uznáván za své úspěchy.

Pojďme si společně poblahopřát (Název) s novou pozicí a přivítejte ho/ji na novém oddělení (název oddělení).

S pozdravem,
název
Pracovní pozice

Gratuluji k vaší nové pozici

Předmět: Gratulujeme k povýšení

Milý ,
Gratulujeme k povýšení na . Slyšel jsem o vaší zasloužené propagaci přes LinkedIn. Po mnoho let jste tam odváděl skvělou práci a zasloužíte si uznání a odpovědnost za tuto pozici.
Přejeme hodně úspěchů ve vaší kariéře.
S pozdravem,
název
Titul

Předmět: Gratuluji k vaší nové pozici

(Název), gratulujeme k povýšení na pozici/oddělení (název pozice/oddělení). Dozvěděl jsem se o vaší zasloužené propagaci přes LinkedIn. Ve svém předchozím zaměstnání jste po mnoho let dobře pracovali a zasloužíte si uznání a odpovědnost na vaší nové pozici.
S pozdravem,
název
Pracovní pozice

Pronájem (pro uchazeče)

Předmět: Vítejte!
Milý ,
Potěšilo mě, že jste přijali pozici v naší firmě a že se k nám 7. září připojíte. Vítejte na palubě!

Prvních pár týdnů se mnou budeš úzce spolupracovat, než se seznámíš se zdejší rutinou.

Těším se na vaše nápady. Neváhejte mi zavolat, napsat nebo napsat e-mail, pokud máte nějaké dotazy před prvním dnem.

Všechno nejlepší,
název
Titul

Předmět: Vítejte!

(Název), jsem rád, že jste přijali pozvání na pozici v naší společnosti a 7. září k nám nastoupíte. Vítejte!
Prvních pár týdnů budeme úzce spolupracovat, dokud se neseznámíte s našimi rutinami.
Čekám na vaše nápady. Zavolejte, napište nebo pošlete e-mail, pokud máte dotazy před prvním dnem.
S pozdravem,
název
Pracovní pozice

Pronájem (pro kolegy)

Vážení zaměstnanci:
se 1. května připojuje k našemu týmu. bude fungovat jako a v oddělení.

Pokud tedy 1. května uvidíte novou tvář, nech víte, že jste nadšeni, že se připojí k našemu týmu.

pracoval ve dvou dalších společnosti za posledních deset let, takže přináší bohaté poznatky .

Bakalářský titul je od kde vystudoval/a .

má vášeň pro .

Oceňuji, že jste se ke mně připojili a poskytli mi vřelé přivítání .

s nadšením,
Jméno vedoucího oddělení/šéfa

Drazí kolegové,
(Jméno Příjmení) se připojí k našemu týmu 1. května. (Název) bude fungovat jako (pracovní pozice) PROTI (název oddělení).

Pokud tedy 1. května uvidíte novou tvář, dejte jim vědět (Název)že jste rádi, že ho/ji máte ve svém týmu.

(Název) pracoval ve dvou dalších (názvy společností) společností za posledních deset let, takže nám přinese bohaté poznatky (název oblasti).

(Název) má bakalářský titul (název oboru) (název univerzity).

(Název) nechá se unést (Název).

Připojte se ke mně v mém vřelém pozdravu (Název).

s nadšením,
Jméno vedoucího oddělení/vedoucího.

Opuštění společnosti

drazí kolegové
Rád bych vám oznámil, že opouštím svou pozici na .
Své působení ve společnosti jsem si užil a vážím si toho, že jsem měl příležitost s vámi spolupracovat. Děkuji za podporu a povzbuzení, které jste mi poskytli během mého působení v .

I když mi budete chybět vy, klienti a společnost, těším se na zahájení nové etapy své kariéry.

Zůstaňte prosím v kontaktu. Jsem k zastižení na mé osobní e-mailové adrese nebo můj mobilní telefon . Můžete mě také kontaktovat na LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Ještě jednou děkuji. Bylo mi potěšením s vámi pracovat.

S pozdravem,
Vaše

Drazí kolegové,
Rád bych vás informoval, že opouštím své místo ve společnosti. (název společnosti) (datum).
Byl jsem rád, že jsem mohl pracovat (Jméno společnosti) a vážím si této příležitosti
Práce s vámi. Děkuji za podporu a inspiraci, kterou jste mi během toho poskytli
moje práce v (Jméno společnosti).

Ale i když mi budete chybět vy, klienti a firma, chci začít
nová etapa v mé kariéře.

Zůstaňte prosím v kontaktu. Kontaktovat mě můžete na osobní email (adresa
E-mailem) nebo telefon (číslo). Najdete mě také na LinkedIn: (adresa stránky).
Ještě jednou děkuji. Rád jsem s vámi spolupracoval.

S pozdravem,
Vaše (Název)

Narozeniny

Pokud potřebujete poblahopřát kolegovi k jeho narozeninám, je užitečné mít po ruce několik skladových frází:

Ať se ti splní všechna přání → Ať se ti splní všechny tvé sny.
Přeji ti všechno nejlepší k narozeninám → Přeji ti všechno nejlepší k narozeninám.
Všechno nejlepší k narozeninám! Užijte si svůj krásný den → Všechno nejlepší k narozeninám! Užijte si svůj nádherný den.
Chci vám popřát vše nejlepší! Doufám, že je to stejně fantastické jako ty, protože si zasloužíš to nejlepší → Chci ti popřát všechno nejlepší! Doufám, že tento den je stejně úžasný jako vy, protože si zasloužíte to nejlepší.
Přeji krásný den! Přeji hodně pěkných dárků a hodně zábavy! → Přejeme vám krásný den! Přeji mnoho příjemných dárků a hodně zábavy!

Změna termínu nebo zrušení schůzky/hovoru

Ahoj všichni,
Kvůli , čas byl změněn z na v na na v .
Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat.
S pozdravem,
název

Ahoj všichni!
Kvůli (název problému)čas (název události) změny: od (čas schůzky) PROTI (průsečík přímek) na (čas schůzky) PROTI (průsečík přímek).
Máte-li jakékoli dotazy, kontaktujte nás.
S pozdravem,
název

drazí kolegové
Kvůli některým nevyhnutelným okolnostem musím naše setkání přeplánovat na na . Doufám, že vám/všem vyhovuje tento nový rozvrh. Pokud máte vy/někdo z vás problém s tímto novým programem, informujte mě prosím co nejdříve.
Omlouvám se za způsobené potíže!
S přátelským pozdravem,
název
Titul

Drazí kolegové!
Vzhledem k nevyhnutelným okolnostem jsem nucen naše setkání odložit na (čas schůzky) PROTI (umístění). Doufám, že nový rozvrh vám/všem vyhovuje. Pokud pro vás/nikoho nebude nový program vhodný, dejte mi prosím co nejdříve vědět.
Omlouvám se za nepříjemnosti!
S pozdravem,
název
Pracovní pozice

Podrobné rady o principech vytváření standardních dopisů a dalších šablon jsou k dispozici na https://www.thebalance.com.

Práce s jazykem

Elektronická komunikace se neomezuje pouze na používání standardních frází a šablon. Zprávy popisují jedinečný problém nebo situaci. Pokud nemluvíte dobře jazykem, jak si můžete být jisti, že je dopis napsán správně a v obchodním stylu?

Používejte vysvětlující slovníky

Dvojjazyčné slovníky pomohou, pokud neznáte překlad nějakého slova. Ale pokud jde o styl, jsou málo užitečné. Používejte anglické vysvětlující slovníky: označují styl (formální i neformální) a popisují situace, ve kterých se slovo používá.

Slovníky od profesionálních vydavatelů pro výuku angličtiny jsou k dispozici online: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . Zkrácená verze je poskytována zdarma, plnou verzi je nutné zakoupit, pro účely obchodní korespondence však zkrácená verze zcela postačí.

Struktura hesla ve slovníku:

Část mluvy,
přepis se schopností poslouchat výslovnost,
definice,
příklady použití,
synonyma,
často používaná slovní spojení a frazeologické jednotky.

Věnujte pozornost poznámce formální/neutrální/neformální(formální, neutrální, neformální), používejte slova formálního nebo neutrálního stylu. Pokud je vybrané slovo označeno jako neformální, zkontrolujte sekci synonym.

Neignorujte příklady, pomohou vám správně umístit zvolené slovo nebo frázi do věty.

Použijte aktivátorové slovníky

Tyto slovníky nejsou postaveny na principu abecedy slov jako tradiční slovníky, ale na principu abecedy pojmů. Například chcete vyjádřit pojem „krásný“. Najděte koncept krásný ve slovníku aktivátoru. Pod ním je seznam synonym pro slovo krásný s definicemi, příklady a vysvětlením rozdílu mezi nimi. Všechny možné možnosti vyjádření myšlenky „krásné“ jsou shromážděny na jednom místě a není třeba hledat každé slovo zvlášť.

Dnes je slovník-aktivátor vydáván pod značkou Longman: Longman Language Activator.

Zkontrolujte kompatibilitu slov pomocí vyhledávání Google

Pokud jsou slova kombinována v ruské frázi, jejich společný překlad do angličtiny není vždy správný. Zadejte fráze v angličtině do vyhledávače a zkontrolujte, zda se slova objevují poblíž.

Zkontrolujte gramatiku svého textu

Pokud jazyk ovládáte špatně, použijte speciální služby ke kontrole gramatiky a interpunkce, například Grammarly.

Závěr

Pokud vedete elektronickou korespondenci se zahraničními kolegy, partnery a klienty, ale nemluvíte příliš dobře anglicky, použijte kontrolní seznam:

Definujte své publikum. Při psaní zprávy vezměte v úvahu její specifika.
Zkontrolujte, zda lze existující šablonu upravit tak, aby vyhovovala vašemu účelu. Možná chcete popřát kolegovi všechno nejlepší k narozeninám? Použijte šablonu.
Vytvořte si plán psaní. Spolehněte se na standardní strukturu e-mailu. Ujistěte se, že vám nic neuniklo.
Vyberte běžné fráze, které budete používat. Při výběru stylu frází se zaměřte na publikum.
Vybudovanou strukturu doplňte vlastními slovy a větami.
Pomocí služeb, slovníků a vyhledávání Google zkontrolujte, zda je v celé zprávě správný jazyk. Vzali jste v úvahu styl zvolených slov? Chodí spolu?
Ujistěte se, že neporušujete pravidla pro psaní e-mailů. Dá se to zkrátit, aniž by to ztratilo smysl? Obsahuje žargon?
Znovu si přečtěte zprávu. Ujistěte se, že je dodržována e-mailová etiketa. Je předmět dopisu jasně uveden? Jsou všechny překlepy opraveny?
Klikněte na Odeslat!

V době soukromého kapitálu a investic je studium cizího jazyka nejen zájmem mezinárodního společenství, ale také praktickou nutností. Řada firem spolupracuje se zahraničními partnery, a proto musí udržovat dobře navázané kontakty a vzájemné porozumění. Hlavním komunikačním prostředkem pro lidi v podnikatelské sféře je úřední korespondence. Dnes zjistíme, jak správně sestavit anglický dopis, při dodržení pravidel a rámce obchodní komunikace. Materiál také poskytne příklady toho, jak vypadá obchodní korespondence v angličtině, příklady dopisů a frází nezbytných pro formální komunikaci.

Nejprve se rozhodneme, jaké textové bloky obchodní dopis v angličtině obsahuje. Podívejme se na každý bod v pořadí.

Adresa odesílatele

Standardní formulář začíná údaji o odesílateli, které se nacházejí v pravém horním rohu. Struktura obchodního dopisu předpokládá striktní pořadí, ve kterém se údaje píší, takže psaní probíhá vždy ve stanoveném pořadí. Na konci řádků nejsou žádná interpunkční znaménka.

datum

Datum je odsazeno o tři řádky za údaji o odesílateli. Existuje několik přijatelných formátů, jak napsat datum:

29. října 2017;
29. října 2017;
29. října 2017;
29. října 2017;
29. října 2017;

12. 10. 2017 – 12. října 2017 (Evropa a Anglie)
12. 10. 2017 – 10. 12. 2017 (Amerika)

Podrobnosti o příjemci

*Odvolání je povinným prvkem. U mužů je to nejčastěji Mr, u žen paní. Také při oslovování vdané ženy používají paní a při oslovování neprovdané ženy slečno.

Pozdravy

První věc, kterou musíte do dopisu vložit, je pozdrav. Její styl závisí na blízkosti její známosti s jejím partnerem. Oficiální dopis se vyznačuje standardními frázemi: Vážená paní/paní + příjmení příjemce. Pokud informace partnera neznáme, měli byste použít kombinaci Vážený pane nebo paní. Pokud je zpráva určena více osobám, použije se množné číslo: Vážení, vážení kolegové atd. Neformální komunikace vám umožňuje používat jméno: Dear Mary. Je důležité si všimnout interpunkční tečky: v angličtině se adresa odděluje čárkou a v Americe dvojtečkou.

Hlavní část

Přejděme k návrhu hlavní informační složky obchodního dopisu v angličtině.

Nejčastěji hlavní text začíná malou úvodní větou, zejména pokud se nejedná o první písmeno, ale o korespondenci s odpovědí. Zde jsou příklady úvodních frází v angličtině s překladem do ruštiny.

Pokud vedete striktně oficiální obchodní korespondenci, pak nikdy nepište zkrácené tvary predikátů I'm, you're atd.

Dále jsou v logickém sledu uvedeny cíle a důvody obchodní korespondence v angličtině a jsou přidány požadavky nebo očekávání jakékoli odpovědi. Pro snadnější čtení je text zpravidla rozdělen do několika malých odstavců (bez použití červené čáry/tabulátoru). Na tento blok se podíváme podrobněji o něco později na praktických příkladech.

Závěr

Při zachování zdvořilého tónu byste měli dopis zakončit standardním vyjádřením vděčnosti, ujištěním o očekávání odpovědi, nabídkou spolupráce a výzvou k následné komunikaci. Poslední věta je důležitým prvkem obchodní komunikace.

Příklad	Překlad
Potvrďte příjem…	Prosím, potvrďte příjem...
V případě jakýchkoliv dotazů nás neváhejte kontaktovat.	Máte-li jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat.
Děkuji předem.	Díky předem.
Velmi si ceníme vašeho zvyku.	Spolupráce s vámi je pro nás velmi důležitá.
Pokud vám můžeme jakkoli pomoci, kontaktujte nás znovu.	Kontaktujte nás prosím znovu, pokud vám můžeme jakkoli pomoci.
Děkujeme a těšíme se na vaši zprávu.	Děkujeme, čekáme na vaši odpověď.

Podpis

Před zadáním svých údajů musíte použít jiný zdvořilý formulář – přání všeho nejlepšího nebo vyjádření úcty. Obchodní angličtina má zpravidla tři typy podobných frází:

Vaše S pozdravem – S pozdravem(známému partnerovi);
Vaše věrně – S pozdravem(neznámému adresátovi);
Nejlepší přání – Všechno nejlepší(neutrální prohlášení);

Závěrečné prohlášení se oddělí čárkou a poté se na nový řádek uvede osobní podpis se jménem, příjmením a funkcí.

S pozdravem,

Samuel Frankston

Generální ředitel

Enc. Kopie licence

S úctou,

Vadim Gračev

Manažer prodeje

Enc. Katalog

K textu mohou být navíc přidány další přílohy. Jejich přítomnost je uvedena na konci dopisu, bezprostředně po podpisu. Fráze začíná zkratkou Enc. (příloha – žádost), následuje seznam přiložených dokumentů.

Podívali jsme se na teoreticky správné formátování zprávy pro obchodní korespondenci. Nyní přejděme k praktické části a podívejme se na příklad obchodního dopisu pro různé účely a fráze typické pro formální korespondenci v angličtině.

Obchodní korespondence v angličtině: příklady písmen a frází

Koncept úředního dopisu zahrnuje mnoho odstínů. Může to být žádost, obchodní návrh, stížnost, omluva, žádost o zaměstnání, příslib atd. V této části se budeme v praxi zabývat tím, jak se obchodní dopisy píší v angličtině a jaká standardní klišé v nich lze identifikovat. Pro větší pohodlí budeme vzorky distribuovat podle žánru.

Prohlášení

Práce pro zahraniční společnost je snem mnoha mladých lidí. Abyste se etablovali na pozitivní straně, musíte kompetentně sestavit průvodní dopis - žádost o odpověď na volné místo. Kromě informací již uvedených v materiálu se v takových žádostech často používají výrazy uvedené v tabulce.

Celé prohlášení je následující.

Artem Kosarev

Birmingham B48 7JN

Frost logistics sro

Jmenuji se Artem a píšu jako odpověď na váš inzerát na počítačového operátora v dnešním Independentu.

Mám zkušenosti s prací jako počítačový operátor pro Trust General Company a odpovídající vzdělání. Rád bych se ucházel o tuto práci, protože jsem se rozhodl přestěhovat do Londýna. Jsem spolehlivý člověk a byl bych pro vás dobrým pracovníkem. Jsem připraven kdykoliv přijít na pohovor.

Děkuji za pozornost.

S pozdravem,

Dotazy a žádosti

Taková korespondence se často využívá k žádosti o vydání potřebných dokumentů. Kromě toho se v obchodním světě často píší dopisy s žádostí o dodatečné informace, například katalog produktů, za účelem objednání spotřebního materiálu. Dotaz nebo požadavek v angličtině lze vyjádřit pomocí následujících formálních korespondenčních klišé.

Příklad	Překlad
Tímto vás žádáme o udělení…	Jedná se o žádost/žádost o poskytnutí...
Prosím, informujte nás...	Prosím, informujte nás...
Píšeme, abychom se zeptali na…	Žádáme Vás, abyste nás informovali o...
Byl bych vděčný, kdybyste mohl…	byl jsemByl bych vděčný, kdybymohl bys…
Měli bychom ocenit, že jste nám poslali…	Budeme velmi vděční, pokud nám zašlete...
Můžete mi prosím poslat…	Mohl bys mi poslat...
Můžete mi poskytnout nějaké informace o…	Můžete mi poskytnout informace o...
Můžete mi poslat více podrobností…	Můžete mi prosím zaslat podrobné informace...

Podívejme se na praktický příklad obchodního dopisu tohoto typu. Data a adresy jsou u všech dopisů stejné, uvedeme tedy pouze obsah hlavní části a podpis.

Vážený pane Bramsi

Píši s odkazem na váš inzerát v Guardianu. Můžete mi poskytnout nějaké informace o vašem návrhu? Rád bych obdržel kopii vašeho nejnovějšího ceníku. Také by mě zajímalo, zda je možné získat zvýhodněnou cenu za nákup ve velkém.

Děkuji a těším se, až se mi ozvete.

S úctou,

Kate Gordonová

Manažer prodeje

T&K Corporation

Stížnost

Nezřídka se stává, že obchodní dopis je stížností například na jednání zaměstnanců nebo nekvalitní poskytované služby. Abychom vám umožnili vyjádřit své rozhořčení stylem, který naznačuje formální komunikaci, anglický jazyk nabízí následující hotové šablony.

V textu dopisu je nutné podrobně uvést všechny údaje o nastalé situaci a vysvětlit důvody rozhořčení.

Vážená paní Meltsová,

Píši si, abych si stěžoval na neefektivní práci vaší doručovací služby.

13. prosince jsem si u vás objednal deset počítačů a šest laserových tiskáren. Speciálně jsem s vaším manažerem domluvil doručení na 20. prosince, aby bylo zajištěno přesné doručení. Dnes je 22. prosince a zařízení, které jsem si objednal, stále nebylo doručeno.

Rád bych své nákupy dostal co nejdříve. Doufám, že můj problém rychle vyřešíte, protože mi způsobuje značné nepříjemnosti.

S úctou,

Bob Murray

Odpovědi a omluvy

Poslední příklady dopisů se budou týkat odpovědí. Odpověď musí začínat vděčností za přijatou zprávu. A pak taktně vyjádřit vysvětlení současných okolností, omluvit se a naznačit způsoby řešení problému. Podívejme se, jaké fráze na toto téma odpovídají obchodní angličtině.

Příklad	Překlad
Děkujeme, že jste nás na problém upozornili.	Děkujeme, že jste nás na tento problém upozornili.
Velmi nás mrzí, že…	Velmi nás mrzí, že...
Přijměte prosím naši omluvu za…	Přijměte prosím naši omluvu za...
Máte mou jistotu, že…	Ujišťuji vás, že...
Ujišťujeme vás, že budeme…	Buďte si jisti, že jsme...
Jako náhradu za způsobené nepříjemnosti…	Abychom nahradili způsobené nepříjemnosti...

Podívejme se na příklad.

MilýpanMurray,

Přijměte prosím naši omluvu za nedávné problémy, které jste měli ohledně naší doručovací služby.

Naše společnost měla nedávno problémy se softwarem. Prodejce od té doby použil opravu a naše systémy jsou nyní 100% funkční. Ujišťujeme vás, že svou objednávku obdržíte nejpozději pozítří.

Abychom vykompenzovali způsobené nepříjemnosti, uplatnili jsme 20% slevu na vámi objednané vybavení. Velmi si ceníme vašeho zvyku.

S pozdravem,

Nick Harley
Manažer zákaznického servisu

Zde je druh obchodní frázové knihy, kterou jsme sestavili na základě výsledků studia materiálu: obchodní korespondence v angličtině, příklady dopisů a frází pro formální komunikaci. Doufáme, že s našimi tipy zlepšíte své obchodní komunikační dovednosti a dosáhnete vzájemného porozumění se zahraničními partnery! Uvidíme se v nových kurzech!