Personální management od nuly – pokyny krok za krokem. Personální evidence a její správné vedení v podniku

Zjistěte, jak jsou v organizaci vedeny personální záznamy a za co můžete být pokutováni. Stáhněte si příručku personálních záznamů nebo si uspořádejte vlastní záznamy.

V článku

Stáhněte si tento užitečný dokument

Jaké povinné personální dokumenty sestavuje zaměstnavatel?

Každá společnost, která využívá najaté pracovní síly, je povinna vést personální záznamy. Práce s personálem je doprovázena přípravou mnoha dokumentů, od personálních harmonogramů až po personální zakázky. Úkolem personalisty je včas a správně vypracovávat HR dokumenty, provádět v nich potřebné změny a kontrolovat jejich soulad s platnou legislativou.

Dobře strukturovaná instrukce pro správu osobních záznamů, sestavená s ohledem na nový GOST, minimalizuje riziko hrubých chyb při práci s personálem.

Začněte se správou HR záznamů od nuly a připravte si povinné HR dokumenty, bez kterých je plnohodnotná práce s personálem prostě nemožná.

Povinné dokumenty HR:

pracovní smlouvy;
popisy práce (je-li to nutné);
místní předpisy;
osobní karty zaměstnanců;
objednávky pro personál;
zakázky na hlavní činnosti;
harmonogram personálního obsazení;
plán dovolené;
účetní knihy a deníky;
rozvrh hodin .

Zaměstnanecká smlouva

Hlavní dokument v práci personalisty. Potvrzuje existenci pracovněprávního vztahu, zakládá práva a povinnosti stran. Neexistuje jednotná jednotná forma pracovní smlouvy, i když existuje standardní formulář pro mikropodniky. Jako základ jej mohou použít i další zaměstnavatelé. Zákon nezakazuje sepisovat pracovní smlouvy ve volné formě, pokud obsahují všechny povinné podmínky a údaje o smluvních stranách.

Povinné podmínky pracovní smlouvy:

pracovní funkce označující pozici nebo druh práce;
místo výkonu práce a pracovní podmínky;
odměna s uvedením tarifní sazby nebo platu;
podmínkou povinného sociálního pojištění.

V pracovní smlouvě zohledněte povahu a způsob práce, pokud se liší od obvyklého. Zapište si prosím všechny záruky a kompenzace požadované zákonem. Ve smlouvě na dobu určitou nezapomeňte uvést dobu platnosti a důvody, proč se stranám nepodařilo navázat trvalý pracovní poměr.

Povinné údaje v pracovní smlouvě:

Celé jméno zaměstnance a název zaměstnavatele (u fyzické osoby - celé jméno);
údaje o identifikačních dokladech zaměstnance a jednotlivého zaměstnavatele;
DIČ zaměstnavatele (s výjimkou fyzických osob, které nemají postavení podnikatele);
údaje o osobě podepisující smlouvu jménem zaměstnavatele;
místo a datum vyhotovení dokumentu.

Popis práce

Navzdory absenci odkazů na tento dokument v zákoníku práce Ruské federace vládní orgány bez problémů vyvíjejí balíček popisů práce (zákon č. 79-FZ ze dne 27. července 2004), což je velmi žádoucí pro komerční organizace udělat toto.

Popisy práce vám umožňují:

kompetentně rozdělit odpovědnosti mezi podobné pozice;
prokázat u soudu nebo státního zastupitelství zákonnost kárného trestu;
ospravedlnit;
správně osvědčovat personál pro dodržování jejich pozic.

Pozornost! Pokyny jsou psány pro pozice, nikoli pro konkrétní zaměstnance, proto je nedělejte osobní. Pokud zaměstnanec dá výpověď nebo je převeden, musí být pokyny znovu schváleny. Ze stejného důvodu je lepší jej schvalovat jako samostatný dokument, nikoli jako přílohu pracovní smlouvy či dohody.

Místní předpisy (LNA)

Existují povinné a volitelné. Inspektor GIT má právo si při kontrole vyžádat místní předpisy, a pokud některý doklad chybí nebo je vyhotoven s chybami, může být zaměstnavateli uložena pokuta nebo příkaz.

Povinně zahrnují všechny LNA uvedené v zákoníku práce:

ustanovení o odměňování, pokud podmínky odměňování nejsou zohledněny v kolektivní smlouvě nebo jiném místním zákoně (článek 135 zákoníku práce Ruské federace);
nařízení o osobních údajích zaměstnanců (článek 86 zákoníku práce Ruské federace);
(článek 189 zákoníku práce Ruské federace).

Pokud mají zaměstnanci pozice s nepravidelnou pracovní dobou, měl by být schválen seznam zaměstnanců, kteří podléhají zvláštnímu pracovnímu režimu (články 57, 101 zákoníku práce Ruské federace). Pokud společnost vysílá zaměstnance na rekvalifikaci nebo další školení - ustanovení o postupu a podmínkách pro absolvování odborného školení (článek 196 zákoníku práce Ruské federace).

Volitelné LNA se vydávají podle potřeby. Pro jasnou regulaci pracovních procesů vypracujte další interní dokumenty: předpisy o odměnách, služebních cestách, mentoringu, sociální politice, výběru personálu atd. Neexistují žádné jednotné požadavky na návrh a strukturu místních aktů, spolehněte se na aktuální GOST a každý dokument správně certifikujte.

Osobní karty zaměstnanců

Všichni zaměstnavatelé bez ohledu na právní formu a obor činnosti jsou povinni vytvořit osobní kartu pro každého zaměstnance. Použijte jednotný formulář T-2 nebo si vytvořte vlastní formulář. Pro registraci státních zaměstnanců byl vyvinut speciální formulář T-2GS.

Nezapomeňte seznámit zaměstnance s obsahem osobní karty pod podpisem ihned po prvním vyplnění a poté po provedení nových záznamů o převedení (včetně dočasného), propuštění nebo přejmenování pozice.

Pozornost! Osobní karta je uzavřena po ukončení pracovní smlouvy, na základě které byla vytvořena. Pokud přijmete zaměstnance, který v organizaci kdysi pracoval, vytvořte mu novou kartu.

Objednávky pro personál

Najímání, služební cesty, propouštění, prémie, dovolené a další personální procedury jsou formalizovány příkazy. Jedná se o nejdůležitější dokument jakékoli personální služby, na jehož základě se provádějí zápisy do osobních účtů, sešitů a osobních karet.

Některé objednávky jsou sestaveny v jednotné tabulkové formě. Pokud se objednávka netýká jednoho, ale několika zaměstnanců najednou, použije se formulář označený „a“:

Tabulka 1. Objednávky vystavené na jednotných tabulkových formulářích

	Typ a název formuláře
T-9 nebo T-9	Příkaz k vyslání jednoho nebo více zaměstnanců na služební cestu
T-11 nebo T-11a	Příkaz povzbudit jednoho nebo více zaměstnanců
T-8 nebo T-8a	Příkaz k propuštění jednoho nebo více zaměstnanců
T-6 nebo T-6a	Příkaz k poskytnutí dovolené jednomu nebo více zaměstnancům
T-5 nebo T-5a	Příkaz k převedení jednoho nebo více zaměstnanců na jinou práci
T-1 nebo T-1a	Příkaz k přijetí jednoho nebo více zaměstnanců

Pozornost! Místo standardizovaných formulářů můžete použít formuláře schválené zaměstnavatelem, pokud obsahují všechny požadované náležitosti.

Ostatní objednávky jsou vydávány v textové podobě. Pokud potřebujete odvolat zaměstnance z dovolené nebo ho poslat na kurzy pokročilého školení, uveďte ho zpět do práce nebo vypracujte objednávku ve volné formě.

Právní platnost objednávky je dána certifikačním údajem - vlastnoručním podpisem generálního ředitele nebo jiného úředníka oprávněného podepisovat objednávky. Kromě podpisu je připojena pečeť organizace (pokud existuje). Administrativní dokumenty nabývají platnosti okamžikem podpisu nebo dnem v nich uvedeným.

Pozornost! Příkazy o jmenování vedoucích pracovníků – generálního ředitele, jeho zástupců, hlavního účetního a dalších úředníků zmíněných v chartě – se týkají zakázek pro hlavní činnosti, nikoli pro personální.

Objednávky na hlavní činnosti

Patří mezi ně všechny písemné příkazy, které se netýkají personálních nebo administrativních a ekonomických záležitostí: k zavedení místních předpisů nebo úprav stávajících LNA, k vytvoření nových pozic a kontrolám. Prováděním těchto zakázek může být pověřen jak tajemník organizace, tak zaměstnanci personálního oddělení.

Personální stůl

Charakterizuje personální složení společnosti: organizační struktura, počet a složení personálu, mzdy na všech pozicích. Pro registraci použijte jednotný formulář T-3 nebo si vytvořte vlastní šablonu. Doba platnosti dokladu nemusí být uvedena, pokud je však omezena, nezapomeňte do uvedeného data vypracovat nový harmonogram obsazení.

Příklad personálního plánu s omezenou dobou platnosti

Do dokumentu zadejte všechny volné pozice ve společnosti, včetně volných, dočasných a sezónních. Zákon zakazuje najímání zaměstnanců na pozice, které nejsou uvedeny v tabulce obsazení (dopis Rostrud č. PG/13229-6-1 ze dne 21. ledna 2014).

Názvy pracovních pozic pište v ruštině a bez zkratek, u každého uveďte přesnou mzdu – variace platů nejsou přijatelné. Pozice spojené s odměňováním, výhodami nebo omezeními musí odpovídat profesním standardům a tarifním a kvalifikačním příručkám (dopis Ministerstva práce č. 14-0/10/B-2253 ze dne 4. dubna 2016). To vám řekne odborník z časopisu Personal Business

Pozornost! Za chyby v personální tabulce hrozí společnosti pokuta podle článku 5.27 zákoníku o správních deliktech Ruské federace.

Plán dovolené

Vypracovává se každoročně a stanoví podmínky pro poskytování roční placené dovolené všem zaměstnancům organizace. Vezměte si jako základ jednotný formulář T-7 nebo vlastní šablonu.

Abyste předešli případným stížnostem na dokument, postupujte takto:

Zjistěte přání zaměstnanců. Požádejte vedoucí oddělení, aby shromáždili informace pro každou strukturální jednotku.
Zkontrolujte, zda jsou mezi zaměstnanci příjemci, kteří mají právo vzít si dovolenou v jakoukoli vhodnou dobu. Patří mezi ně těhotné ženy, nezletilí a některé další kategorie pracovníků.
Vytvořte předběžný souhrnný rozvrh. Do dokumentu zahrňte všechny zaměstnance včetně externích a interních brigádníků a také ty, kterým příští rok končí mateřská dovolená.
Odsouhlasit a schválit rozvrh. Vystavit samostatnou objednávku nebo orazítkovat samotný dokument, seznámit s ním zaměstnance a podepsat jej (Rostrud dopis č. PG/5883-6-1 ze dne 1. srpna 2012).

Kdo by měl být pověřen vedením personálních záznamů?

V mikropodnikech a nově vzniklých organizacích většinou padá celá HR administrativa na bedra jednoho člověka. Obvykle se jedná o ředitele společnosti nebo jeho zástupce. Ale jak se obchod rozvíjí a rozrůstá se počet zaměstnanců, roste i objem papírování. V této fázi by měla být přidělena pozice na plný úvazek pro personálního specialistu, který dobře zná základy personální evidence a práci s personálem věnuje veškerý svůj pracovní čas.

Ve velkých společnostech se složitou organizační strukturou je personální evidence řešena samostatnou službou.

Pokud má organizace samostatné strukturální divize, například pobočky v jiných městech a regionech, lze personální záznamy vést dvěma způsoby. Nákladnější je vytvoření pozice HR v každé pobočce, výhodnější, avšak spojené s určitými obtížemi, je vystačit si s personální službou na centrále, organizováním práce pomocí skenů a pošty. Co to je, si přečtěte v časopise „Personální záležitosti“.

Tabulka 2. Výhody a nevýhody různých metod organizace CD v pobočkách

Postup	CD probíhá v centrále	CD probíhá v pobočkách
Papírování	Je obtížné dodržet termíny, předávání originálních dokumentů nějakou dobu trvá	Termíny jsou dodržovány, podpisové právo je delegováno na vedoucího pobočky
Jmenování zaměstnanců odpovědných za správu personálních záznamů (HR)	Najít vhodného zaměstnance s odpovídající kvalifikací nebývá těžké	Vzhledem k tomu, že na pobočkách je méně zaměstnanců, je těžké vybrat osobu zodpovědnou za CD
Nábor do práce přesčas nebo o víkendech	Ne vždy se podaří rychle připravit všechny potřebné dokumenty a doručit je na oddělení včas	Žádný problém: stačí získat souhlas zaměstnance a vyplnit všechny dokumenty na místě
Vydávání dokladů zaměstnancům při propouštění	Potřebujete více času na doručení, při zasílání poštou hrozí ztráta	Dokumenty mohou být vystaveny okamžitě, bez porušení stanovených lhůt

Organizace HR záznamů na vlastní pěst: pokyny krok za krokem

Jak zorganizovat práci s personálem v nově vzniklé společnosti nebo ji obnovit po jejím předchůdci? Nové pokyny pro vedení personální evidence, vypracované s ohledem na normy platné legislativy, vám pomohou, aby vám nic neuniklo.

Postupujte krok za krokem:

Krok 1: Vytvořte regulační rámec. Nejprve se zaměřte na požadavky zákoníku práce Ruské federace - hlavní soubor pracovních zákonů, které upravují mnoho personálních procesů: najímání, poskytování dovolené, práva a povinnosti stran pracovní smlouvy, postup při výpočtu mezd , atd.

Vezměte také v úvahu stanovené normy:

Usnesení Státního výboru pro statistiku č. 1 ze dne 5. ledna 2004- o používání jednotných prvotních účetních formulářů a povinných náležitostech;
V malé firmě může všechny záležitosti spojené s personální evidencí řešit jeden člověk – personalista, sekretářka nebo ředitel. Pak je to on, komu je svěřena odpovědnost za vedení a ukládání sešitů. Pokud je však množství práce velké, je lepší rozdělit oblasti odpovědnosti mezi několik zaměstnanců. Například jmenovat jednoho z personalistů odpovědných za vedení a evidenci pracovních knih a jiného pověřit vypracováním personálních rozkazů.
Vzor příkazu ke jmenování úředníka odpovědného za evidenci práce

Krok 3. Vytvořte seznam požadovaných personálních dokumentů. Zahrňte do něj místní předpisy a další dokumenty, jejichž přítomnost inspektor GIT při příští návštěvě určitě zkontroluje: pracovní stůl, rozvrh dovolených, pracovní výkazy, osobní karty zaměstnanců. Pokud organizace plánuje opustit standardizované formuláře, vydejte příkaz k vývoji vlastních formulářů.

Krok 4. Vypracujte a schválte potřebné dokumenty a předpisy o personální evidenci. Existuje několik způsobů, jak schválit LNA: zjistěte, jak se od sebe liší, a vyberte ten nejvhodnější. Vezměte prosím na vědomí, že některé dokumenty bude nutné nejprve odsouhlasit s odborovou organizací (sdělí vám odborník z elektronického časopisu „Personální záležitosti“).

Krok 5: Dokončete účetní knihy a protokoly. Přidělte zaměstnance odpovědné za zaznamenávání instruktáží, lékařských prohlídek a korespondence.
1. Zkontrolujte, zda jsou pracovní smlouvy sepsány správně. Nejprve zkontrolujte, zda byl ředitel organizace přijat správně, a poté zkontrolujte zbývající smlouvy. Ujistěte se, že platy a pracovní pozice v nich uvedené přesně odpovídají znění v personální tabulce, sešitech a pracovních příkazech. Pokud najdete chyby, proveďte změny uzavřením dodatečných dohod se zaměstnanci.
1. Seznamte zaměstnance pod jejich podpisem s LNA, která s nimi přímo souvisí. Hovoříme nejen o pracovněprávních předpisech a dalších pracovněprávních předpisech, se kterými by se měl personál při přijímání seznámit, ale také o náplni práce, personálních příkazech a instruktážních protokolech.
Pozornost! Ujistěte se, že každý zaměstnanec obdrží vlastní kopii pracovní smlouvy a všech dodatečných dohod k ní.
1. Zorganizujte vojenskou registraci. Pokud společnost zaměstnává osoby povinné k vojenské službě nebo osoby ve vojenském věku, Je povinné vést vojenské záznamy. Jmenovat osobu odpovědnou za vedení evidence a koordinovat schůzku s místním vojenským registračním a nástupním úřadem, vypracovat plán práce a vystavit účetní doklady na základě údajů z vojenských průkazů, osobních karet a potvrzení o odvodu poskytnutých zaměstnanci.
1. Vytvořte bezpečné skladovací podmínky. Tento požadavek se vztahuje na všechny dokumenty obsahující osobní údaje (PD): ukládejte je do bezpečně uzamčených skříní a trezorů, bez něj nepředávejte informace o zaměstnanci třetím osobám písemný souhlas. Nenechávejte si ve svých osobních spisech kopie pasů a diplomů, nežádejte po zaměstnancích osobní údaje, které přímo nesouvisí s jejich pracovní činností – pokuty za porušení pravidel zpracování osobních údajů jsou značné.
1. Vytvořte si plánovač kalendáře. Mnoho důležitých dokumentů musí být pravidelně aktualizováno nebo znovu schvalováno. Například plán dovolených by měl být sestavován každoročně a kolektivní smlouva by měla být obnovována alespoň jednou za tři roky. Abyste předešli problémům společnosti v budoucnu, naplánujte si práci s klíčovými dokumenty předem.
Uspořádat HR záznamy od nuly, například na pobočce, nebo obnovit po předchůdci není snadný úkol. Nejprve se seznamte s regulačním rámcem a normou GOST R 7.0.97-2016, která obsahuje základní požadavky na přípravu dokumentů.

Důsledným jednáním vypracujte minimální požadovaný soubor personální dokumentace, včetně předpisů. Rozhodněte se, které primární účetní formuláře budete používat – jednotné nebo vlastní. Udělejte si pořádek v pracovních smlouvách a dohodách. Dávejte pozor na detaily, protože společnosti hrozí vysoká pokuta za chybějící nebo nesprávnou dokumentaci.

Správa lidských zdrojů od nuly — pokyny krok za krokem 2016 Roky uvedené v našem článku pomohou kompetentně organizovat tento proces v podniku. Všechny fáze práce se zaměstnancem jsou komplexně popsány níže: přijetí do zaměstnání, převedení na jiné oddělení, povýšení, změna platu, trest, povzbuzení, disciplína, propuštění.

Kdo je odpovědný za vedení personální evidence?

Tok osobních dokladů jako součást účetního procesu musí řídit vedoucí společnosti. Zpravidla je to první osoba, které je prvotně přidělena odpovědnost za její vedení, na což je vydán příslušný příkaz.

Při náboru personalistů nebo účetních specialistů jsou jim tyto funkce delegovány s jasným uvedením, kdo za co odpovídá a jaký dokument má právo podepsat. Pro každou pozici jsou vypracovány příslušné instrukce, které definují pracovní funkce, práva a míru odpovědnosti. Zaměstnanec si přečte administrativní dokument a popis práce a podepíše:

nebo v příslušném řádku na samotném dokumentu;
nebo na speciálně vytvořeném osobním seznamovacím listu.

Kromě popisu práce je možné vypracovat vnitřní předpisy, předpisy a další pokyny. Základem pro dodržování zákona v oblasti vedení personální evidence je však zákoník práce Ruské federace a další předpisy vydané vládou a ministerstvy.

Pokud nebudou dodržována ustanovení zákona nebo místních předpisů společnosti, mohou být vůči zaměstnanci podílejícímu se na udržování toku osobních dokumentů uplatněna disciplinární opatření. A to je docela rozumné, protože i malá porušení mohou vést k významným finančním ztrátám.

Staženípokyny pro vedení personální evidence - 2016 nebo vyvinout vlastní předpisy?

Formálně centrálně schváleno pokyny pro personální administrativu Ne. Ve své práci se však specialistům doporučuje používat GOST R 7.0.8-2013, schválený Řádem Rosstandartu ze dne 17. října 2013 č. 1185-st.

Přesto se díky mnohaleté praxi v provádění takových činností vyvinul určitý nevyslovený soubor pravidel a posloupnosti akcí, které tvořily základ postupných pokynů pro vedení personálních záznamů. Lze jej bezpečně používat v praktických činnostech, čímž se vyhnete nepřesnostem a chybám.

Kromě toho můžete pomocí poskytnutých informací předvídat celkový počet dokumentů, které bude třeba dokončit, a čas, který na to bude třeba strávit, a podle toho určit, kolik zaměstnanců by mělo být v personálním oddělení.

Na základě těchto pravidel a metod si praktikující úředník vytvoří vhodný algoritmus akcí, kterými se bude v budoucnu řídit, aby odvedl kvalitní práci. Správa HR záznamů v roce 2016.

Jaké jsou pokyny pro vedení personální evidence?

Následuje univerzální plán pro udržení celého objemu toku osobních dokumentů, který lze použít v jakékoli fázi životního cyklu společnosti - od vzniku až po okamžik likvidace nebo reorganizace. Ačkoli podrobné pokyny pro správu lidských zdrojů od začátku jsou docela běžné, bylo by užitečné mít po ruce kompaktní a snadno srozumitelnou variantu.

Zde jsou tedy kroky, které musíte pravidelně provádět, abyste dosáhli optimálních výsledků vedení HR záznamů od nuly:

Výběr zákonů a předpisů pro následnou regulaci práce. Je nutné věnovat pozornost následujícímu:
- Zákoník práce Ruské federace. Je to nezbytné v plném rozsahu, protože situace jsou různé a čas od času si budete muset něco znovu přečíst. Nejdůležitější jsou sekce věnované pojmu normální pozitivní pracovní doba, jejímu účtování a přídělu (kapitoly 15–16, 22), odměňování, jeho složkám, formám a systémům (kapitola 21), délce dovolené a podmínkám vznik práv na ně (kapitola 19). Nezbytné je také seznámit se s právy a povinnostmi zaměstnance, které jsou zakotveny v zákoně.
- Album primární dokumentace na základě usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 4. ledna 2001 č. 1. Přísné dodržování vzorků v něm uvedených není nutné, protože společnosti mohou vytvářet formuláře samy, ale s povinnými údaji v nich uvedenými. Zároveň se zdá nevhodné vyvíjet nadměrný počet vlastních formulářů, protože pro většinu operací již existují standardní formuláře s potřebnou sadou podrobností. Stačí je doplnit o chybějící pole.
- Postup pro vedení a evidenci pracovních knih, schválený nařízením vlády Ruské federace ze dne 16. dubna 2003 č. 225, který odhaluje všechny aspekty použití hlavního dokumentu, aby odrážel délku služby zaměstnance.
- Doporučení schválená generálním štábem ozbrojených sil Ruské federace dne 11. dubna 2008 upravující složitost vedení evidence občanů odpovědných za vojenskou službu.
- Základní standardy kancelářské práce a personálních záležitostí na základě příkazu Rosstandart č. 1185-st ze dne 17. října 2013, usnesení Gosstandart č. 65-st ze dne 3. března 2003, příkaz Ministerstva kultury č. 558 ze dne 25. srpna 2010, RF Usnesení vlády č. 477 ze dne 15.6.2009.

Zaměstnanec podílející se na toku personálních dokumentů by měl mít tento seznam dokumentů vždy po ruce a také si v případě potřeby aktualizovat své znalosti v této oblasti, stejně jako v případě významných změn v legislativě. To lze provést buď samostatně, nebo uzavřením smlouvy s dodavateli specializovaných regulačních právních rámců.

Prostudování zakládací listiny společnosti a případně registračních dokumentů. To pomůže určit pravidla a podmínky pro přijetí šéfa společnosti nebo členů představenstva - hlavního výkonného orgánu. Dále tyto dokumenty obsahují informace o maximální době jejich funkčního období, výši odměn a postupu při ukončení funkce.
Zveřejnění správního dokumentu o jmenování vedoucího zaměstnance. Podkladem pro něj bude zápis z valné hromady zakladatelů. Půjde tedy o první personální zakázku nové společnosti. Odtud by mělo být prováděno jejich průběžné číslování, což má prvořadý význam, protože pro kontrolní služby je nesmírně důležité dodržovat pořadí vydávání dokladů v době transakcí.
Vývoj dokumentace pro evidenci operací pro práci s personálem. Univerzální seznam by měl obsahovat:

vnitřní pracovní předpisy (ILR);
struktura oddělení a pozic ve společnosti;
pracovní stůl (formálně nepovinný, ale v praxi vyžadován většinou inspektorů);
plán dovolené;
dokumenty upravující ochranu osobních údajů zaměstnanců.

Pro personalizované zaznamenávání údajů o zaměstnancích je vyžadována sada dokumentů:

zaměstnanecká smlouva;
deník pohybu pracovních sešitů;
protokol formulářů pracovní knihy a navíc i samotný formulář (pro vydávání pracovních výkazů zaměstnancům, pro které je to jejich první pracoviště);
podklady pro evidenci pracovní doby (listy T-12 nebo T-13);
osobní karty (T-2);
personální příkazy a jejich důvody;
mzdy a výplatní pásky;
jednotlivé výplatní pásky;
popisy práce, předpisy.

Pokud je ve společnosti odborová organizace nebo zástupce valné hromady zaměstnanců, lze sestavit a podepsat kolektivní smlouvu. Velmi důležitým dokumentem mohou být předpisy o odměňování a prémiích. Omezí rozsah pracovní smlouvy a jasně stanoví postup výpočtu odměny za práci.

Pokud podnik zavedl pravidelné hodnocení personálu, je nutné ustanovení o certifikaci. Pro ochranu interních informací musí být vypracován dokument o ochraně obchodního tajemství.

Vývoj formulářů a jejich koordinace s vedením společnosti. Není nutné vytvářet vše od začátku, můžete použít standardní formuláře a přidat k nim chybějící detaily, které odpovídají specifikům společnosti. Je možné, že nový formulář nebude schválen na první pokus, pak je potřeba provést doplnění dle přání ředitele a znovu jej předložit ke schválení.
Výběr zaměstnance, kterému bude přidělena odpovědnost za vedení a evidenci sešitů. Za tímto účelem je vytvořen příslušný administrativní dokument. Může se jednat buď o jednotlivého zaměstnance vykonávajícího pouze určenou funkci, nebo o kombinaci s jinou prací v personální službě.
Organizace náboru nových zaměstnanců. Tento postup je poslední fází cyklu správy osobních záznamů a zahrnuje soubor vzájemně souvisejících akcí. Jde o nutnost vyplnit řadu dokumentů (pracovní smlouva, pracovní příkaz, osobní karta), seznámit zaměstnance s pracovní náplní, firemními předpisy, provést zápisy do knihy práce atd.

Následně jsou vypracovány dokumenty o aktuálních činnostech zaměstnance: evidence pracovní doby, výplaty, dovolené, dnů odpočinku podle dárcovských certifikátů nebo bez mzdy, převody.

Udržovat tok personálních dokumentů není tak složité, jak se na první pohled zdá. I přes množství nesourodých a různorodých předpisů upravujících tuto problematiku lze všechny potřebné informace vybrat a systematizovat.

Výše uvedené je navíc krátký a přehledný cheat sheet, který může pomoci novému personalistovi a dokonce i zkušenému zaměstnanci a usnadnit mu obecné pochopení všech kroků, které je třeba podniknout.

Hlavní věcí v záležitostech tohoto druhu je podrobná pozornost a svědomitost, protože drobné chyby v dokumentaci mohou společnosti vést k vážným problémům, a to jak finančním, tak i reputačním.

Personální evidence je nezbytná v každém podniku bez ohledu na formu vlastnictví, činnost a počet zaměstnanců. Pro její kompetentní a profesionální vedení je potřeba se orientovat v pracovním právu, sledovat změny v legislativě a mít dovednosti v oblasti vedení personální evidence.

Co je to personální účetnictví a proč je potřeba?

Nedílnou součástí činnosti každé společnosti je personální evidence. Představuje práci upravenou zákonem o evidenci, účetnictví a sledování pohybu zaměstnanců organizace.

Personální činnosti zahrnují registraci:

přijímání zaměstnanců;
propouštění;
horizontální (přestup mezi odděleními) a vertikální (například kariérní růst) pohyby;
služební cesty;
nemocenská dovolená;
rozvrh hodin;
listy (jakéhokoli druhu - roční, bez platu, pro těhotenství atd.);
osobní karty pro každého zaměstnance atd.

HR účetnictví také zahrnuje:

vedení vojenských záznamů;
regulace pracovněprávních vztahů;
vytváření a evidence různých objednávek a pokynů (například o přijímání, odměňování zaměstnance atd.);
organizace práce a další otázky.

Veškerá dokumentace je zpracována pouze v souladu s požadovanými normami a pravidly. Některé formuláře jsou sjednoceny, jiné jsou instalovány v samotném podniku.

Kompetentní organizace personální evidence řeší mnoho problémů a úkolů společnosti. Samozřejmě existují tisíce nuancí, ale existují základní body, které platí pro každý podnik.

Jak organizovat a koho pověřit vedením personální evidence?

Existuje několik způsobů, jak organizovat účetnictví. Vše závisí pouze na vlastnostech podniku a na tom, jakou volbu manažer učiní. Nejběžnější možnosti:

Vytvořte celé HR oddělení, pokud firma zaměstnává hodně lidí

A když je personál malý, můžete si najmout jednoho specialistu. Výhodou této metody je, že práci si manažer organizuje tak, jak se mu zlíbí, a je regulována a řízena podle vlastních zásad.

Existují i nevýhody: je obtížné prověřit profesionalitu přijímaného specialisty, takže existuje riziko, že bude přijat ne zcela kompetentní personalista.

Budete muset vynaložit čas a peníze na školení nebo hledat jiného zaměstnance.

Výhody této možnosti organizace účetnictví jsou v tom, že pokud je člověk doporučen, tak (snad) tu práci opravdu dělá, tedy je na případu vyzkoušený. S takovým personalistou je samozřejmě potřeba probrat pracovní podmínky, aby vyhovovaly oběma stranám.

Svěřte personální záležitosti účetní nebo dobré sekretářce

Pro: Šetří čas i peníze. To znamená, že není třeba vybírat personalistu a nevznikají žádné náklady na vedení záznamů.

Nevýhody: hlavním problémem při výběru této metody je, že zaměstnanci vykonávají další práci po hlavní, což vede k chybám, chybám, mezerám a prostému nedostatku potřebných dokumentů. A samozřejmě jsou zde důležité odborné znalosti na téma personální evidence. A pokud je má stejná sekretářka, pak je riziko komplikací v tomto případě minimalizováno. A naopak.

Svěřte záznamy o lidských zdrojích outsourcingové organizaci

Dobře: veškeré personální činnosti leží na bedrech outsourcingové společnosti, která takovou odpovědnost přebírá na základě smlouvy. Kromě toho, že je poskytována stálá, nepřetržitá pomoc v personálních otázkách, volba této metody výrazně snižuje náklady.

Nevýhody: musíte si vybrat zavedenou seriózní společnost a také musíte navázat interakci, vytvořit koncept spolupráce se specialisty, kteří budou pracovat mimo kancelář.
Manažer si jen musí vybrat pro něj nejpohodlnější a nejvhodnější způsob vedení personálních záznamů a zvážit klady a zápory každé metody.

Pracovní funkce personálního zaměstnance

Personalistovi jsou v souladu s pokyny a pracovní smlouvou přiděleny následující povinnosti:

Toto je neúplný výčet povinností personálního zaměstnance, požadavky jsou přibližné. Může jich být více než výše (nebo méně), ale v součtu jde o dovednosti a schopnosti, které personalista musí mít.

Personální záznamy: jaké dokumenty jsou potřeba?

Obvykle musí mít každý podnik následující typy dokumentů týkajících se zaměstnanců:

administrativní (osobní a výrobní zakázky);
potvrzení pracovní činnosti;
informace a kalkulace;
interní korespondence;
kontrolní a registrační protokoly.

Některé personální dokumenty musí být přítomny v podniku. Tyto zahrnují:
PVTR (vnitřní pracovní předpisy);

Všechny dokumenty jsou uchovávány po určitý počet let. Regulováno:

článek nebo paragraf zákoníku práce;
Usnesení Státního výboru pro statistiku;
Federální zákon a další předpisy.

Pokud něco (návod, příkazy atd.) není k dispozici, pak bude potřeba tuto skutečnost napravit. Obecně je jednou z principů práce HR manažera včasnost. Velmi usnadňuje každodenní práci a některým úkonům dává dokonce právní sílu. Je skutečně velmi důležité nezanedbávat aktuální dění. Jinak mají tendenci růst jako sněhová koule.

Organizace personální evidence: jak ji vést, kde začít?

Po usazení na nové pozici personalisty musíte nejprve provést audit povinné dokumentace. Pokud se ukáže (a to se stane), že některé důležité dokumenty ze seznamu chybí, je třeba je obnovit. Takovou práci samozřejmě nebude možné provést za jeden den.

Proto byste měli zvýraznit nejdůležitější pozice a začít s nimi. Zkontrolujte přítomnost a správnost návrhu (a pokud potřebujete opravit nebo vypracovat nový dokument): rozvrh zaměstnanců, rozvrh dovolené, pracovní smlouvy, objednávky, záznamy v pracovních záznamech.

Vést záznamy pracovních smluv a personálních příkazů. Vytvořte knihu záznamů práce. Porozumět osobním kartám (T-2). Pracujte s místními předpisy.
Hlavní věc je dokončit všechny aktuální dokumenty včas. Práce podle zákoníku práce a pracovního řádu v kanceláři. A neničte personální papíry. Doba jejich uložení je schválena Spolkovým archivem („Seznam…“ ze dne 10.06.2000).

Veškeré účetní doklady jsou potřebné pro transparentnost pracovněprávních vztahů. Personální systém stanovuje normy a principy, které zajišťují stabilitu zaměstnanců organizace a administrativa vytváří vhodné podmínky pro personální řízení.

Automatizace účetnictví - 1C: výhody práce s programem

Vedení personální evidence, zvláště ve velké společnosti, je neuvěřitelně zodpovědná a obrovská práce. Chyby se zde ale nesmí! Dnes už ale existuje způsob, jak činnost personalistů zautomatizovat, což může výrazně usnadnit a zjednodušit práci oddělení, zefektivnit činnost, výrazně snížit riziko chyb.

Pomocí programu 1C můžete vést záznamy v souladu se zákonnými požadavky. Databáze zajišťuje spolehlivé uložení potřebných informací o zaměstnancích. Jak se hromadí, je možné vytvářet různé zprávy, které mohou pomoci při analýze práce a vývoji nových směrů. Přehledy mohou vypadat například takto:

míra fluktuace zaměstnanců;
personální statistiky;
pohyb pracovníků atd.

Program pomáhá řešit téměř všechny problémy a úkoly personálního účetnictví. Díky 1C má vedoucí podniku možnost získat informace o stavu věcí v daném oddělení, provádět analýzy a činit správná manažerská rozhodnutí. Automatizace také umožňuje synchronizovat činnost několika firemních služeb (účetnictví, personalistika, mzdové oddělení), což zlepšuje efektivitu práce a zároveň vytváří všechny podmínky pro včasné vyplácení mezd.

Jaké psychologické služby mohou být zapotřebí? Tento článek vám řekne o všech tajemstvích testů.

Chcete-li provést daňovou kontrolu, přečtěte si článek: všechna tajemství výběru specialisty na daňovou kontrolu.

Závěr

Abychom to shrnuli, můžeme poznamenat následující:

Personální záznamy jsou nejdůležitější součástí každého podniku.
Existuje několik způsobů, jak organizovat účetnictví. Volba je na vůdci.
Pracovní povinnosti personálního zaměstnance jsou stanoveny pokyny a pracovní smlouvou.
Existuje seznam dokumentů souvisejících s personální prací, které musí mít každá společnost. A vy byste měli začít svou kariéru v HR oddělení kontrolou těchto dokumentů.
Vedení záznamů je mnohem jednodušší, pokud je automatizované.

Osobní záznamy jsou jádrem normálního a efektivního fungování jakéhokoli podniku. Proto je třeba k jejímu vedení přistupovat s plnou odpovědností.

V kontaktu s

Každý zaměstnanec od svého zaměstnavatele očekává, že bude respektovat jeho práva, vyplácet mu mzdu včas a zaslouží si zaslouženou dovolenou. Manažer zase očekává, že zaměstnanec bude striktně plnit své povinnosti. Kromě toho musí být každý majitel firmy právně chráněn. Všechny tyto body upravuje personální evidence. Vedení HR záznamů v LLC vám pomůže vyřešit všechny vaše vztahy s vašimi zaměstnanci.

Vedení personálních záznamů v LLC je způsob řízení personálu a práce s tokem dokumentů organizace souvisejících s personálem. To může zahrnovat pohyb personálu, vypořádání se zaměstnanci a pracovní dobu.

Způsoby vedení personální evidence

Na rozdíl od jednotlivých podnikatelů je personální výroba v LLC povinnou součástí, i když je v LLC registrován pouze jeden účastník, který vykonává funkce účetního a generálního ředitele. To je vysvětleno skutečností, že zakladatel a LLC jsou dva různé subjekty. LLC tedy hraje roli zaměstnavatele a zakladatel hraje roli zaměstnance.

Vedení personálních záznamů v LLC je způsob řízení personálu a práce s tokem dokumentů organizace souvisejících s personálem.

Osobní záznamy lze vést 3 hlavními způsoby:

1. Vžijte se do role personalisty.

Pokud se nebojíte proces „rozjet“, máte čas a vaše organizace není tak velká.

2. Najměte si personalistu.

Moderní personalista musí myslet kreativně, být právně zdatný a pedantský.

3. Důvěřujte outsourcingové společnosti specializující se na správu osobních záznamů.

Existuje několik programů určených pro personální evidenci. Jedná se o automatizovaný systém řízení zaměstnanců (APS), ERP systém (plánování podnikových zdrojů) a personální záznamy v cloudu (SaaS). Pokud mluvíme o softwaru, pak je to 1C.

Samostatné vedení personální evidence

Pokyny krok za krokem pro udržování toku osobních dokumentů:

1. Je nutné stanovit regulační a informační základny, které budou vyžadovány pro vedení personální práce.

Většina dokumentů potřebných pro vedení personální evidence je standardizována výnosem Státního statistického výboru Ruské federace „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci práce a její platby“ ze dne 5. ledna 2004. Dokumentace, která nemá standardizované kánony, je vypracována v souladu s GOST R 6.30-2003.

Pracovní právo Ruské federace (aktualizováno každých šest měsíců).
Pokyny pro vedení pracovní evidence (schváleno vyhláškou Ministerstva práce Ruské federace č. 69 ze dne 10. října 2003).
Nařízení vlády Ruské federace „O vedení pracovních knih“ (ze dne 16. dubna 2003).

Dokumenty potřebné k zařazení zaměstnance do týmu:

Pas (registrace a registrace).
SNILS (potvrzení o důchodovém pojištění).
Vojenský průkaz.
DIČ (individuální daňové číslo).
Lékařská politika.
Specializovaný diplom.

Význam personální dokumentace spočívá v tom, že umožňuje konsolidovat právně významné skutečnosti a jasně upravuje práva a povinnosti zaměstnance a vedoucího zaměstnance.

V závislosti na charakteristice organizace lze balíček dokumentů pro vedení personální evidence rozšířit. Manažer při rozhodování personálních otázek může v mezích svých pravomocí samostatně přijímat místní předpisy, pokud neodporují zákonu.

V závislosti na charakteristice organizace lze balíček dokumentů pro vedení personální evidence rozšířit.

2. Měla by být vypracována statutární dokumentace organizace.

V zakládací listině musí být jasně uvedeny podmínky přijetí ředitele, pracovní podmínky ředitele, výše jeho platu, jakož i postup při schvalování rozvrhu práce.

3. Musíte zaregistrovat manažera.

Registrace vedoucího je první personální zakázkou vytvořenou v organizaci. Označuje datum, od kterého manažer začíná plnit své povinnosti.

4. Je nutné sestavit seznam personální dokumentace podílející se na personální produkci organizace.

Tyto zahrnují:

Vnitřní pracovní předpisy organizace.
Personální struktura.
Harmonogram obsazení.
Rozpis dovolených zaměstnanců.
Dokumentace vymezující ochranu osobních údajů zaměstnanců.

Seznam povinných dokumentů dále obsahuje pracovní smlouvy, pracovní sešity a knihu pro evidenci jejich pohybu, rozvrh pracovní doby, osobní karty zaměstnanců, personální příkazy a podklady pro jejich vydání (žádosti, zprávy, úkony, poznámky atd.). , akruální evidence a výplaty mezd, výplatní pásky, popis práce.

5. Najímání zaměstnanců.

Každý budoucí zaměstnanec musí mít balíček dokumentů. Zbývá jen vyplnit sešity, osobní karty a vyhotovit další personální doklady (o mzdách, vyúčtování dovolené, nemocenské, služebních cest; podepsat dohodu o mlčenlivosti o osobních údajích zaměstnance).

Podle Čl. 419 zákoníku práce Ruské federace hrozí za nedodržení pracovněprávních předpisů pokuta 200 000 rublů.

Vedení personálních záznamů v LLC je velmi delikátní a zodpovědná záležitost. Mnoho zákonných prvků, které ovlivňují dodržování vašich práv a práv zaměstnanců, závisí na správném toku dokumentů a zvoleném programu personální evidence. Všechny personální dokumenty jsou právně závazné a lze je použít u soudu.

V článku vám řekneme, jak může tajemník položit základy budoucího personálního oddělení a archivu dokumentů o personálu, jak formalizovat své odpovědnosti za vedení personální evidence a dodržovat požadované minimum pracovněprávních předpisů.

TAJEMNÍK-PERSONÁL: PŘIDĚLENÍ ODPOVĚDNOSTÍ

Podle části první čl. 60.2 zákoníku práce Ruské federace je možné přidělit zaměstnanci další povinnosti, které nejsou stanoveny v pracovní smlouvě, pouze za příplatek.

Nemůžete jen „udělat radost“ sekretářce novými povinnostmi. Jejich zadání je formalizováno objednávkou. Navíc doporučujeme připravit dvě objednávky. V prvním (organizačním) je nutné jmenovat pracovníka odpovědného za vedení personální evidence (Příklad 1).

Ve druhém (pro personál) - přidělte povinnosti, uveďte výši platby a poskytněte souhlas zaměstnance (Příklad 2). Tyto objednávky obsahují osobní údaje, ale „váhové kategorie“ osobních údajů v nich jsou nepřiměřené: skutečnost, že zaměstnanec je zapojen do personální evidence, není tajemstvím (je nepravděpodobné, že by bylo skryto před ostatními), ale množství jeho odměna je důvěrná osobní informace, která není přístupná cizincům. Není třeba je vědět. Obě objednávky jsou vystaveny ve stejný den.

POVINNÉ DOKUMENTY PRO PERSONÁL

Existují dokumenty, které musí mít každá organizace – každý audit si je nejprve vyžádá. Pokud je nyní za personální evidenci odpovědná sekretářka, pak bude nutné tento povinný nábor zajistit co nejdříve. Seznam těchto dokumentů uvádíme ve formě tabulky s vysvětlivkami. Doklady nebudeme číslovat - míra jejich závaznosti je stejná a je nejvyšší.

Tento seznam není vyčerpávající. Pokud je tedy hlavní činností organizace výroba, pak bude s největší pravděpodobností nutné vypracovat harmonogram směn, schválit výrobní normy, seznam pozic a profesí s nebezpečnými pracovními podmínkami, práce, ve kterých dává právo na další odejít, a to není všechno. Pouze tyto dokumenty by již neměl vypracovávat tajemník s odpovědností jemu přiděleného personalisty, ale celý tým, který zahrnuje ekonoma práce a specialistu na ochranu práce.

Může tajemník vyvinout všechny uvedené LNA nezávisle? Pravděpodobně ano. Ale je lepší ne sám, ale v tandemu s hlavním účetním nebo vedoucím organizace. Především se to týká těch LNA, které stanovují postup pro odměňování pracovníků.

DOKUMENTY O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zaměstnavatel je povinen zajistit bezpečnost osobních údajů zaměstnanců v souladu s federálním zákonem č. 152-FZ. Nestačí schválit ustanovení o osobních údajích.

Dále je vyžadováno:

Písemné povolení zaměstnanců ke zpracování jejich osobních údajů;

Písemné povinnosti zaměstnanců zpracovávajících osobní údaje kolegů ohledně jejich mlčenlivosti;

Zvláštní režim pro uchovávání dokumentů obsahujících osobní údaje.

Pokud se budete striktně řídit literou zákona, pak nejprve musí dát zaměstnanec souhlas se zpracováním vlastních osobních údajů a teprve poté se ucházet o zaměstnání. Jedná se o dobrovolnou záležitost, ale v praxi je nemožné ucházet se o práci bez povolení. Proto je takové povolení uděleno všem zaměstnancům organizace bez výjimky. Neexistuje pro to žádný nastavený formulář, ale můžete použít ten z příkladu 3.

Osobní údaje kolegů obvykle zpracovává sekretářka odpovědná za personální evidenci a hlavní účetní. Musí se zavázat, že nezveřejní informace o zaměstnancích (příklad 4).

OBJEDNÁVKY PRO PERSONÁL

Hlavním dokumentem, který odráží manažerská rozhodnutí vedoucího ohledně personálu, je objednávka. Příkazy formalizují přijímání a propouštění, dovolené a povýšení, přidělení odpovědnosti a přidělení na služební cesty atd. Proto mají zakázky pro personalisty centrální místo na personálním oddělení a v archivu.

Nejběžnější typy objednávek pro personál mají hotové formuláře, které musí personalista pouze vyplnit:

Objednávka o přijetí zaměstnance (jednotný formulář č. T-1*);

Při převedení zaměstnance na jinou práci (formulář č. T-5*);

o poskytnutí dovolené zaměstnanci (formulář č. T-6*);

Při ukončení (rozvázání) pracovní smlouvy se zaměstnancem (výpověď) (formulář č. T-8*);

o vyslání zaměstnance na pracovní cestu (formulář č. T-9*);

O zaměstnaneckých pobídkách (formulář č. T-11*).

Většina personalistů v Rusku používá jednotné formy: jsou na ně zvyklí samotní personalisté, zaměstnanci a (hlavně) inspektoři ze Státního inspektorátu práce (GIT). Rozhodnutí použít jednotné formy dokladů musí být zaznamenáno v objednávce (Příklad 5).

Vyvíjení vlastních formulářů dokumentů lze přirovnat ke znovuobjevení kola. Pokud však existuje přání, pak by vyvinuté formuláře neměly obsahovat méně informací než ty, které schválil Státní výbor pro statistiku.

K formalizaci standardních personálních úkonů personálnímu tajemníkovi více než stačí jednotné objednávkové formuláře. Existují však i jiné příkazy pro personál: jsou vypracovány ve formě příkazů pro hlavní činnosti a nemají žádnou jednotnou formu. Například příkaz o přidělení odpovědnosti za vedení personální evidence (viz příklad 2). Může být také příkaz ke změně příjmení, zřízení zvýšení, zrušení nebo odložení dovolené. Tyto dokumenty, vypracované ve formě objednávky pro hlavní činnost, zůstávají objednávkami pro personál: obsahují osobní údaje a jsou uchovávány po dobu stanovenou pro objednávky pro personál.

Ukládání objednávek pro personál. Od prvního dne existence organizace musí být zakázky pro zaměstnance odděleny od zakázek na hlavní činnosti. To je způsobeno zaprvé rozdílnou dobou použitelnosti. Podle odstavce „a“ čl. 19 Seznam standardních řídících archivních dokumentů generovaných v procesu činnosti státních orgánů, místních samospráv a organizací s uvedením lhůt uchovávání (schváleno nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 25. 8. 2010 č. 558, ve znění ze dne 02. /16/2016, dále jen Seznam 2010) jsou trvale ukládány objednávky na hlavní činnosti. Příkazy pro zaměstnance - 5 let (článek „b“ (2) seznamu 2010) nebo 50 let (článek 2 článku 22.1 federálního zákona ze dne 22. října 2004 č. 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci “, ve znění ze dne 18. června 2017; dále jen federální zákon č. 125-FZ).

Za druhé, po likvidaci organizace budou objednávky personálu převedeny do státního úložiště. Pravděpodobnost, že zakázky na stěžejní činnosti budou zajímat Archivní fond Ruské federace, je velmi nízká, takže budou s největší pravděpodobností zničeny.

Nuance formování případů. Objednávky pro personál jsou formovány do případů v průběhu kalendářního roku. Musí existovat alespoň dva případy: první - s dobou použitelnosti 5, druhý - 50 let. V budoucnu, až bude více zakázek pro personalisty, bude přibývat i případů. Například budou vytvořeny samostatné případy: „Příkazy o poskytování roční placené dovolené“, „Příkazy o přijímání, propouštění, převodu zaměstnanců“, „Příkazy o poskytování rodičovské dovolené“ atd. V prvních letech fungování organizace však škála témat zakázek obvykle není příliš různorodá, takže si vystačíte se dvěma věcmi:

Případ 1 - příkazy k poskytování roční placené dovolené, studentské dovolené, kázeňské sankce, krátkodobé pracovní cesty (doba zadržení - 5 let);

Případ 2 - příkazy k přijetí, přeložení, propuštění, prémie, poskytnutí rodičovské dovolené, volno bez mzdy (doba zadržení - 50 let).

PRACOVNÍ SMLOUVY, OSOBNÍ KARTY, PRACOVNÍ KUCHAŘI

Pracovní smlouvy zaměstnanců, jejich osobní karty a pracovní sešity jsou pracovními dokumenty personalisty. V sekci „Povinné HR dokumenty“ jsme o nich nemluvili, protože se nejedná o místní předpisy, ale o dokumenty, které se týkají každého zaměstnance osobně. Všechny jsou povinné:

Pracovní smlouva - v souladu s čl. 56 zákoníku práce Ruské federace;

Sešit - v souladu s Pravidly pro vedení sešitů;

Osobní karta zaměstnance - nutnost jejího vedení je uvedena v článku 12 Pravidel pro vedení sešitů.

Osobní karta (jednotný formulář č. T-2) je vytvořena současně se vstupem zaměstnance do organizace. Obsahuje osobní údaje zaměstnance, veškeré informace o jeho pohybu v organizaci, dovolené, ocenění atd.

Pracovní smlouva, osobní karta a sešit jsou platnými dokumenty po celou dobu působení zaměstnance v organizaci. Pokud zaměstnanec pracuje v organizaci 20 let, jeho pracovní smlouva, pracovní kniha a osobní karta jsou přenosné po dobu 20 let. Jsou uzavřeny kancelářskou prací až po propuštění zaměstnance.

Dokud jsou tyto tři dokumenty platné, uchovává je personalista a uchovává je tak, jak by dokumenty obsahující osobní údaje měly být uloženy (více o tom níže).

Pracovní smlouvy a osobní karty uzavřené kancelářskou prací se zasílají k uložení do personálního archivu. Pracovní záznamy jsou vráceny zaměstnancům po propuštění. Samozřejmě existují výjimky, kdy si zaměstnanec, který skončil, z různých důvodů nevyzvedl pracovní sešit – to se čas od času stává. Je třeba mít na paměti, že sešit je dokument, který musí být vrácen, a zaměstnanec (nebo jeho příbuzní) jej teoreticky mohou požadovat po celou dobu uchovávání tohoto dokumentu a doba je 50 let (článek 2 článku 22.1 federálního zákona č. 125-FZ) . Zapomenuté sešity se proto v žádném případě nesešívají.

Nuance formování případů. Pracovní smlouvy a osobní karty v archivu tvoří soubory, které se nazývají „Pracovní smlouvy propuštěných pracovníků“ a „Osobní karty propuštěných pracovníků“. Tyto soubory jsou formovány do svazků stejným způsobem: nejprve podle roku propuštění a poté abecedně podle jmen bývalých zaměstnanců.

ARCHIV DOKUMENTŮ O PERSONÁLU: ZAKLADY

V souladu s Čl. 17 federálního zákona č. 125-FZ je organizace povinna uchovávat dokumenty o personálu. Zatímco sekretářka pouze dodatečně plní povinnosti personalisty, samozřejmě nebude moci plnohodnotně vést personální archiv. Následně, až se organizace rozroste v personální oddělení, se o to postarají specialisté. Do té doby však bude muset tajemník splňovat povinné minimální požadavky:

Zajistit zvláštní režim ukládání pro personální dokumenty dokončené v kancelářské práci (to je základ budoucího archivu);

Formulujte soubory podle roku v souladu s dobou uložení;

Sestavte roční oddíly inventur případů pro personál.

Dodržujeme zvláštní režim uchovávání dokumentů, které obsahují osobní údaje. Zvláštní režim znamená vyloučení přístupu k nim neoprávněným osobám. Pokud má každý metr kancelářské plochy cenu zlata a archiv samotný je stále malý, může běžná kovová skříň, uzamčená na klíč, převzít funkce skladu. Tento kus nábytku je levný, zabírá málo místa a svou práci plní perfektně. Měly by v něm být uloženy i aktuální personální dokumenty, včetně sešitů, protože se jedná o dokument s přísnou odpovědností (článek 42 Pravidel pro vedení sešitů). Ke skříni by mělo být několik klíčů: jeden pro sekretářku, druhý například pro hlavní účetní.
Případy tvoříme podle roku. Výše jsme hovořili o uspořádání souborů podle roku v souladu s dobou uložení. Stejně tak se tvoří soubory s objednávkami na personál a dokumenty propuštěných pracovníků (pracovní smlouvy a osobní karty).
Sestavujeme soupis případů pro personál. Pokud jde o inventarizaci personálních spisů, je povinna ji vést podle čl. 4.12 Pravidel pro organizaci uchovávání, pořizování, evidenci a používání dokumentů Archivního fondu Ruské federace a dalších dokumentů v orgánech státní správy, samosprávy a organizací (schváleno nařízením Ministerstva kultury Ruska ze dne 31.03.2015 č. 526). Nabízejí i formu tohoto dokumentu (Příloha č. 15) (Příklad 6). Pravidla pro vyplňování inventury personálních spisů jsou přehledně popsána v odstavcích. 8.1-8.4 oddílu 8 „Sestavení a provedení inventarizace“ metodických doporučení „Organizace řídících dokumentů pro trvalé uložení a personální“2. Pojďme si je shrnout:

Roční část inventury za uplynulý rok se sestavuje každoročně;

Všechny roční úseky inventury tvoří jeden soupis personálních záležitostí;

Číslování případů v inventarizaci je průběžné a prochází všemi ročními oddíly od zápisu č. 1 po zápis č. 9999 (pokud roční oddíl pro rok 2015 končil č. 13, pak roční oddíl inventury za rok 2016 začíná č. 14);

Každá skladová jednotka je zapsána do inventáře pod svým vlastním sériovým číslem; úložná jednotka - 1 svazek; svazek by neměl obsahovat více než 250 listů dokumentů;

Každou roční část obchodní inventury schvaluje generální ředitel.