Зручно зберігати документи вдома. Зберігання документів удома: ідеї

Створіть стандартну систему найменування документів.Кожен документ називайте однаково, включаючи предмет, дату та іншу важливу інформацію. Наприклад, на чеку має бути вказана назва магазину, дата та куплений продукт.

Упорядкуйте свої папки та підпапки.Якщо для зберігання даних ви використовуєте папки замість системи керування документами, вам потрібно буде розділити їх за датами, предметами або проектами. Створіть новий підклас папок, щоб упорядкувати ті, у яких надто багато документів.

«Зрештою, порядок і лише порядок створює свободу. Безлад створює рабство»
Шарль Пегі

Цією статтею відкриваю нову рубрику на сайті. "Наводимо порядок!"
Тут розміщуватимуться статті з організації, оптимізації та розсміювання навколишнього простору — будинку, робочого офісу, електронного простору (комп'ютер та інше), паперів, гардеробу тощо.

Джулія Моргенстерн у своїй книзі «Самоорганізація за принципом “Зсередини назовні”» стверджує, що людина оточує себе хаосом лише тому, що вона не вчилася організованості. Організованість - це просто навик, якому можна і необхідно вчитися.

Алгоритм упорядкування домашніх документів

1. Інвентаризація всіх паперів.
На даному етапі зберіть усі документи, що є в будинку, в одне місце і робимо сортування на дві групи:
-сміття - відправити в урну (неактуальна інформація, вийшли терміни зберігання, не становить цінності тощо)
-Важливе і потрібне - слід зберігати.
2. Сортування за категоріями.
Документи, які ми залишили для зберігання, сортуємо за категоріями:
-Фінансові документи (комунальні рахунки, кредитні документи, податки)
-майно (рухоме та нерухоме: документи на житло, землю, машину тощо)
-Особисті документи або документи членів сім'ї (паспорти, страхові свідоцтва, дипломи, нагороди, документи зі здоров'я тощо)
-інструкції, паспорти, чеки та гарантії на придбані товари
-документи за напрямами діяльності (хобі, ведення домашнього господарства, навчання, розвиток тощо)
У разі великого обсягу документів в одній із запропонованих категорій можна виділити окремі підкатегорії. Наприклад, якщо в сім'ї багато зберігається медичних документів або освітніх документів, краще організувати окрему категорію «Медицина», «Освіта», «Портфоліо» тощо.
Так у моєму варіанті, виділила в окремі категорії зберігання документи, що становлять портфоліо членів моєї родини (нагороди, сертифікати тощо)
3. Закупівля канцелярії та створення системи зберігання документів.
Після проведення сортування документів стає зрозумілим обсяг, що підлягає зберіганню. Постає питання: «Як краще організувати зберігання документів?»
Система зберігання має відповідати вимогам:
-Вмістити необхідний обсяг документів;
-легко поміщати та виймати необхідний документ із системи.

«Головне правило: ваша система зберігання даних повинна бути простою бібліотекою, а не нагадуваннями про дії, проекти, пріоритети» Девід Аллен

Дотримуючись цього правила, нагадування про оплату рахунків або оформлення тих чи інших документів необхідно вбудувати у свої щоденники, а не в систему зберігання документів.

Сьогодні спектр канцелярських товарів для зберігання документів дуже великий. Для себе я зупинилася на папках-накопичувачах з двома кільцями та папках-конвертах, що дозволяють легко покласти та забрати документ із папки.

4. Упорядкування документів у категоріях.
Зробила обробку документів у кожній категорії: окремі документи розклала за папками, які об'єднала в папку накопичувач з назвою тієї чи іншої категорії.
На кожній папці написала, що саме зберігається у ній. Терміни оплати рахунків та інші нагадування внесла до свого щоденника.

5. Переклад документів на електронний вигляд.
Сьогодні все частіше стає актуальним зберігання інформації в електронному вигляді. Це зменшує час доступу до інформації (не треба ритися в папках), уможливлює доступ до інформації, не прив'язаний до конкретного місця зберігання документа.
На завершальному етапі впорядкування документів запитайте: які документи я можу зберігати в електронному вигляді без шкоди для доступності цієї інформації?
Для себе я вирішила фінансові документи з платежів онлайн надалі зберігатиму тільки в електронному вигляді.

Різного роду папери з хобі та напрямів діяльності перевела до нотаток у еверноут (Evernote). Так, наприклад, папери по садівництву займали у мене пристойний обсяг і зберігалися в папці. Це були і рукописні нотатки та друковані документи, картинки тощо. Всю цю масу ще раз переглянула на предмет її цінності та оформила у нотатки, об'єднані одним блокнотом у еверноут (Evernote). Тепер ця інформація мені доступна не лише вдома, а й у будь-якому іншому місці, що збільшило мої можливості використання інформації.

Від кулінарних рецептів на папірцях я позбулася раніше, писала про це в . Зараз все більше рецептів поміщаю також у еверноут (Evernote). Корисні матеріали із ЗОЖ та особистого розвитку також перевела в електронний вигляд.

Відсканувала особисті документи з метою оперативного оформлення послуг та розмістила їх на зовнішньому носії (знімний диск).

Ступінь переходу на зберігання інформації в електронному вигляді кожен повинен вирішити для себе в залежності від своїх переваг та можливостей. За своїм досвідом скажу, що використання оцифрованих документів теж є навичкою, що тренується, і вносить у наше життя багато додаткових переваг. Але це вже окрема тема для обговорення.

Буду рада, якщо мій досвід стане і ТВОЇМ РІШЕННЯМжиттєвих завдань!

Ефективне прибирання включає всього дві найважливіші дії:

позбутися непотрібного та визначити, де зберігати потрібне.

Марі Кондо

Відразу визначимося, кому адресовано статтю. Вона в першу чергу для тих, у кого скупчилося багато різних паперів, квитанцій, брошур та подібного добра. Музиканти, поети, журналісти та дизайнери всіх мастей, читайте і не нарікайте, дивлячись на гори різних паперів. Хто ще ставить собі запитання: як зберігати документи? де зберігати документи? Пропоную розібратися з ними (горами) раз і назавжди. Стаття про те, як упорядкувати, як де зберігати документи і взагалі в цілому про систематизацію будь-чого.

Частина 1

Якщо хтось не в курсі, то нічого в цьому житті не відбувається просто так. Навіть якщо це випадкова несподіванка. Одна, здавалося б, затрапезна обставина, такий дрібний епізод, буває, спричиняє ланцюг доленосних подій. Так сталося й у мене. Отже.

Я втратила диплом про свою вищу освіту. Ось не пам'ятаю, коли, де і за яких обставин бачила його востаннє. Багато років, ніде їм не хвалюся, працюю на одному місці, нікуди не обираюся. Витяг з нього є, ксерокопії є, копія завірена нотаріусом є. Диплома немає. Місяць тому я спеціально переглянула усі свої папери – не знайшла. Зате навела лад (як мені тоді здавалося). Днями, коли до мене дійшло, що втратила я його безповоротно, дуже засмутилася. Тривожно, наче щось дуже важливе забула зробити. І недарма, як виявилося. Далі помчав ланцюг подій, які і стали причиною написання цього опуса.

Відступ №1. Нелогічне.

Оскільки я захоплююсь копірайтингом і іноді відвідую фрілансерські біржі, де я й побачила статтю під назвою «Рекомендації із зберігання документів». У голові щось торкнуло. Ось, думаю, саме те, що мені треба. Так як я інформаційно підтримую цей чудовий сайт для молодих (і не дуже) домогосподарок, я вирішила, що стаття про те, як правильно зберігати документи, буде аж ніяк не зайвою.

Анонс статті був стандартний: вона обіцяла бути пізнавальною та цікавою, інтригувала наявністю грамотного та розбитого на логічні абзаци тексту. Я як підігрітий обставинами покупець купилася. Стаття коштувала недорого. Для тих хто не в курсі, повний текст статті можливо прочитати тільки після її оплати, що я і зробила за хвилину.

Сам текст мене спочатку здивував. Відверта безграмотність сусідила з повним маренням. Чесно сказати, я не та людина, що живе в полоні ілюзій, про людей я знаю багато і робота у сфері підбору персоналу позбавила мене рожевих окулярів. Але навіть я не знала, що тут люди здатні «впарювати» таке. В принципі, можна було б розмістити тут весь текст, повірте, він того вартий. Але, не зловживатиму і порадую лише кількома фразами. "Нерідко, намагаючись знайти документ, людям доводиться довго шукати необхідні папери". Не посперечаєшся, коли намагаєшся відшукати, доводиться шукати. «Будуть необхідні і невеликі папки у формі конвертів і кілька діроколів». Крутяк. Якщо було б просто «діроколи», вирішила, що просто друкарська помилка, але кілька! "Далі, ще легше - достатньо взяти діроколи і проколоти конверти". Крім того, завдяки формі конвертів, можна легко витягнути необхідні папери. Витягувати палицю з кільця не треба». Без коментарів. І на завершення: «Непоганий варіант – зберігати документи у родичів». Порада сумнівна, не знаю, чи багато знайдеться тих, хто готовий ним скористатися.

Ось таку веселу статейку я купила за копійки, але радощів отримала доларів на двадцять, не менше.

Відступ №2. Логічне.

Так от, оскільки розміщувати статтю в такому вигляді було б верхом неповаги до вас, дорогі читачі, я вирішила сама розібратися в темі та написати статтю. Не відкладаючи справу в довгу скриньку, того ж дня я відкрила пошукову систему Google і набрала фразу «Як зберігати документи». На мене хлинуло достаток усіляких порад, відео та фото. Витративши на огляд близько двох годин, хочу вам сказати таке: інтернет - це страшна річ, всі один в одного крадуть не тільки теми та фото, практично скрізь суцільний дешевий рерайт. І це жахливо. До речі, текст, який я купила, правда, у більш адекватному варіанті, я зустріла ще на трьох сайтах. Не знаю, хто в кого слямзив.

Більш менш цікаві сайти і блоги на цю тему почалися набагато далі від перших рядів в Google. Знайте це (!). Дехто мені навіть сподобався. Наприклад, цей http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Відразу видно, що займається ним світла, чесна та творча людина. Звати Маша. Але більшість статей на тему зберігання паперів, як мені здалося, мають в основному мотиваційний характер. Але це теж добре.

Відступ №3. Особисте.

Якщо поруч будуть два магазини, один з модним, красивим одягом і з великими знижками, а інший канцелярський – я спочатку зайду до другого. Тому, що я обожнюю канцелярські магазины. Паперова душа. Це я до того, щоб було зрозуміло, звідки у мене стільки канцтоварів удома. Але, незважаючи на це, мої папери, і в тому числі документи, хоч і лежали завжди в одному місці і начебто навіть розсортовані, але швидко знайти те, що треба, іноді було непросто. Доля вирішила дати мені урок і ось через два дні я зробила те, що треба було зробити давно.

Окрім цього, іноді я пишу статті до місцевих газет, тому в міській друкарні давно своя людина, звідти у мене купа нарізаних невеликих розмірів самоклейок (вони там у смітті лежать пачками), які я використовую повсюдно. Як люди мешкають без них, не знаю.

Виходячи з усього вищесказаного, я і вирішила написати цю досить монументальну працю. Це не просто огляд. Тут я постаралася не тільки все узагальнити, а й внести багато зі свого особистого досвіду, та й посилила емоційними вставками. Сподіваюся, стаття знайде відгук у тих, хто «не бачить світла білого» через велику кількість паперів, не знає з чого почати і куди бігти, а також тих, хто хоче знайти якийсь документ або просто папірець з цінною інформацією в надрах своїх письмових столів, шаф та коробок. Звичайно, за все нижченаписане авторські не покладаються, але, повірте, такого ви ніде не знайдете. Отже, наперед.

Основні етапи шляху до порядку

Ви ніколи не впорядкуєте свій будинок,

якщо прибиратимете впівсили.

Марі Кондо

Оцініть масштаби лиха

Спочатку треба знайти поверхню, куди помістилися всі папери. Однозначно, знадобиться стіл, а може і не один або табуретки, диван теж підійде, а може краще на підлозі розміститися. І ще прикиньте, скільки часу може зайняти робота з розбору. Якщо зрозумієте, що за один раз не подужаєте розбір, краще перенесіть захід. І найголовніша умова, щоб ніхто не заважав.

Папери всіх мастей – до купи!

Викладіть на підготовлений плацдарм одразу все, що запланували. Наприклад, якщо з фотографіями або з рецептами все в порядку, нехай собі далі лежать, не чіпайте їх. Навіщо робити зайву роботу?

Відступ № 3 Емоційний.

Ой, дівки, пощастило вам. Ну ніхто не напише про це краще за мене. Чому? Розумні, не витрачатимуть свій час на опис того, як вони зберігають папери (подумаєш, ноу-хау), а в інших просто немає стільки паперів, щоб вони могли запропонувати щось слушне. Коротше читайте далі.

Скажу чесно, якби я не прочитала тижнем раніше і не подивилася (а назва якась!), я б не затіяла настільки масштабний захід. І точно, не було б підстав для цієї статті. Підхід до справи, принципи та способи, які пропонувала Марі у своєму бестселлері, знайшли живий відгук у моїй душі. Хоча зізнаюся, я ніколи не була зациклена на прибиранні і зараз не розумію перфекціоністів різного калібру, які витрачають молоду енергію на такі нудні справи. Але порядок поважаю і люблю.

Так ось, Марі пише: "Прибирання - це особлива подія, яка відбувається раз у житті".Дивне та не менш спірне твердження. У японців, мабуть, дещо по-іншому. Якщо в будинку живе більше двох людей, то є ймовірність, що не всі дотримуватимуться суворих правил. Але прагнути цього необхідно. Один раз і назавжди все розклав на місця, а потім залишиться тільки все класти на свої місця.

Важко повірити, але це прибирання стало для мене справжнім святом і точно, так я ще ніколи не наводила порядок. Можу порівняти свій душевний стан із підготовкою до Великодня чи до Нового року 31 грудня. У всіх випадках радісне відчуття майбутнього свята переповнює душу і ти не відчуваючи втоми твориш. Так, я не сказала, що все це відбувалося на тлі безсмертних творів гурту Scorpions. "Love, love will keep us alive" - ​​стверджує вже багато років Клаус Майне, що в перекладі означає "кохання, кохання збереже нам життя". Перефразуємо: лад, і тільки лад збереже нам життя.

Існує безліч ситуацій, у яких ми використовуємо страхові поліси, довідки, грамоти. Тому, щоб необхідні папери були під рукою, люди змушені зберігати документи вдома. Але як правильно це робити, щоб нічого не загубилося та не зіпсувалося?

Які документи слід зберігати?

Будь-яка сучасна людина має масу папірців на всі випадки життя. Але не кожну з них варто зберігати.

Перерахуємо документи, мати які вдома потрібно обов'язково:

• Список відкривають паспорти та інші сімейні документи. Наприклад, заповіти, свідчення.
• Довідки, довіреності, розписки та інше, пов'язане з нерухомістю та транспортом.
• Грамоти, дипломи, атестати, сертифікати, які б підтверджували наявність освіти.
• Папери, пов'язані із професійною діяльністю: трудові книжки, договори, контракти.
• Результати обстежень, медичні поліси та картки.
• Гарантійні талони, чеки до побутових приладів та меблів.
• Пов'язані з податками паперу.

Окремо можна виділити електронні документи або дані в цифровому форматі. Як правило, вони відповідають одному із зазначених вище пунктів і теж зберігаються.

Як довго зберігати папери?

Документи можна поділити за часом зберігання. Воно залежить від терміну дії кожної конкретної скоринки.

• Перманентні. Такі папери повинні бути під рукою завжди. Це свідоцтва про шлюб, народження, дипломи, що підтверджують освіту, медичні дані, засвідчені нотаріусом відомості, заповіти, пенсійні свідоцтва.
• Довгострокові. Документи на нерухомість, автомобіль та дорогі речі. Також до них належать професійні папери. Сюди можна визначити чеки, квитанції. Це те, що зберігається досить довго і залишається актуальним упродовж певного періоду часу.
• Короткострокові. Довідки про послуги лікарів, юристів, учителів рекомендується зберігати протягом трьох років. Комунальні договори та виписки припускають той самий термін.
• Некорисні. Відразу можна викинути непотрібні навчальні, інформаційні матеріали, інструкції до досконало вивчених речей, розрахункові листи та інше.

Окремо можна наголосити на необов'язкових документах, які, однак, мають велике значення для їх власника. До них відносяться особисті щоденники, записи, фотографії та інші пам'ятні предмети. Зазвичай такі речі зберігаються довго.

Отже, викинути бажано все, що не використовується в даний момент і не може стати в нагоді в майбутньому. Щоб підтримувати порядок, потрібно регулярно чистити свої «засіки» і позбавлятися від сміття, що накопичилося, одночасно розбираючи дійсно важливі документи.

Як правило, у більшості будинків папери зберігаються стандартно.

1. Спочатку документи сортуються за напрямками: домашні, робітники, медичні та інші.
2. Потім вони розміщуються у підписаних папках, які точно не дадуть заплутатися у паперах.
3. Набір, що вийшов, кладуться в окрему шухляду або сумку. До речі, для зручності всередині «тари» часто робляться перегородки, що не дозволяють папкам змішатись. При цьому треба переконатися, що місце зберігання недоступне для дітей та тварин, але зручне для користування.

Хорошою ідеєю буде зберігати особисті документи, що часто використовуються, окремо. Паспорт, медична карта, ІПН та пенсійне свідоцтво затишно влаштуються у пластикових пакетах, що закриваються на бігунок. Такі упаковки герметичні та збережуть вміст у повному порядку, не давши йому, припустимо, промокнути. При цьому документи, пов'язані зі здоров'ям, повинні зберігатися максимально доступно – щоб не гаяти часу, якщо вони терміново знадобляться.

Правильно завжди мати вдома ксерокопії важливих паперів. Випадки бувають усілякі, і такий запас може виручити у непередбаченій ситуації.

Особливо важливі документи можна помістити у сейф. Сучасний ринок пропонує великий вибір сховищ, так що будь-який покупець зможе підібрати собі щось потрібне. Тільки документи в сейфі краще тримати не в пластикових папках – при пожежі матеріал, що їх складає, плавиться швидше за папір.

Нетривіальні способи зберігання документів

Описане видається нудним? Не біда! Є цікавіші, зручніші способи зберігання паперів.

• • Дошка-органайзер.Існує багато варіантів такого пристосування. У найпростішому вигляді вона є панелью, до якої кнопками прикріплюються папери. У більш складних версіях дошка може мати невеликі скриньки та підвісні кріплення.

• • Міні-комод. Він абсолютно такий самий, як і звичайний комод, але набагато менше. У ньому дуже зручно зберігати документи. Будучи відсортованими у різні відсіки, вони ніколи не загубляться! Ящики в комоді можуть мати різний розмір: маленькі – для дрібних папірців, великі – для креслень.

• • Підвісна скринька. Просто невелика коробка або кошик, прикріплений до стіни на кшталт поштової скриньки. У такій штуці, розміщеній у передпокої, зручно зберігати листи та квитанції.

• • Кишеня-конверт. Аналогічний попередньому варіанту, але є не коробку, а конверт. Прикріпити його можна до столу, холодильника, шафи. Дозволяє зберігати тимчасово необхідні документи, не займаючи цінного простору.

• • Кошик для паперу.Ні, не сміттєва – спеціальна для зберігання. Ставиться на стіл або шафу, може мати кілька відсіків. Простий, недорогий, але ефективний спосіб зберігати документи.

• • Папір, що часто використовується, можна тримати в папці-портфелі.Вона має ручку для перенесення. Сконструйована так, щоб документи в ній не пом'ялися. Зазвичай розрахована на папери формату А4. При необхідності, щоб не витрачати час на пошуки потрібних скорин, можна просто схопити папку-портфель і побігти у справах.

Використовуємо цифрові технології

Інструкції до ліків, приладів та оргтехніки займають багато місця. Набагато простіше зберігати в електронному вигляді. Для цього потрібно знайти ті ж відомості в інтернеті та звірити їх із наявними на матеріальному джерелі, що переконатися в ідентичності. Можна просто сфотографувати інструкції та зберегти їх у папці на комп'ютері. Тільки виділити останню потрібно так, щоб точно ненароком не видалити. Ще одну копію файлів краще записати на зовнішній носій, наприклад карту пам'яті, або відправити в хмарне сховище.

Про всяк випадок можна відсканувати й інші документи. Але тоді варто потурбуватися про безпеку електронної системи від можливої ​​хакерської атаки. Нікому не сподобається витік особистих даних в інтернет.

До речі, використання комп'ютера або мобільного телефону є зручним для відстеження термінів дії паперів. Достатньо просто ввести потрібні дати в «календар», щоб електронний пристрій повідомив про закінчення періоду актуальності конкретної скоринки. Потім залишиться лише позбутися непотрібного паперу.

Мабуть, головне правило зберігання документів будинку звучить просто: ретельність та регулярність роботи з домашніми паперами – запорука того, що потрібний документ не загубиться у найважливіший момент.

Не всі документи варто зберігати. Але є багато паперів, які кожен із нас повинен мати при собі. Тримати їх потрібно в безпечних та затишних, але досить доступних місцях. Можна зробити електронні та звичайні копії документів – ймовірно, вони знадобляться. У будь-якому випадку акуратне зберігання та ретельне сортування паперів допоможуть зберегти їх у цілості.