Правильне встановлення завдань для співробітників за технологією SMART. Завдання під розпис працівнику

генеральний директор

Плани на рік складай навесні, плани на день – вранці

Китайське прислів'я

кому:власникам, топ-менеджерам, керівникам

Коли у вас немає плану, то ваші дії мають характер хаотичних.

Кожен із нас, керівників, замислюється: наскільки можна збільшити продуктивність праці? Дані, отримані досвідченим шляхом у моїй компанії, показали, що після запровадження щоденного планування та звітності ефективність праці колективу збільшилася ~ на 40%.

Не секрет, що у середньостатистичній російській компанії співробітники витрачають на роботу в кращому разі 3-4 години на день із 8-ми.Проте всі вдають, що так і має бути. Керівник задовольняється постановками у вигляді бурхливої активності, як тільки він заглядає до кабінету.

А підлеглі… А що підлеглі? Їхній такий стан справ більш ніж влаштовує: у робочий час можна вирішити купу особистих завдань, оформити замовлення в інтернет-магазинах, поспілкуватися телефоном та у соціальних мережах з друзями та рідними. Недарма кажуть, що 80% людей працюють настільки ефективно, як грамотно ними керують.

Висновок банальний і одночасно жахливий своєю простотою: для того, щоб збільшити ефективність роботи компанії на 40%, достатньо зробити так, щоб співробітники працювали хоча б 6,5 - 7 годин на день(так, вісім – це вже вищий пілотаж!).

Щоденний план та звіт - безперервний тест на професійну придатність для співробітників

Але як зрозуміти: хто зі співробітників чатується у соцмережах, а хто безперервно видає результат? Постійно стояти за спиною? Неможливо! Тут на допомогу приходять обов'язкові для кожного співробітника щоденні плани та звіти про виконану роботу.

Якщо дуже коротко значення щоденних планів і звітів полягає в наступному: співробітник складає план робіт на день виходячи з 8-ми годинного дня і звітує в кінці робочого дня по кожному виконаному завданню (витрачений час, результат і т.д.).

Будь-яка хороша технологія має переваги для обох сторін. Поговоримо про це.

Переваги щоденного плану для компанії

Завдання вирішуються співробітниками згідно з прийнятими пріоритетами (з урахуванням бізнес-вимог компанії), а не за принципом “хочеться”, “простіше” та “цікавіше”.
Імовірність "простою" співробітника прагне нуля. Завжди є завдання у запасі. Якщо “простий” і виникне, він видно заздалегідь.
Подивившись у плани, можна одразу прибрати “виссмоктані з пальця” завдання та замінити їх корисними, злободенними та актуальними.
Коли людина планує справи з 8 робочих годин і знає, що цей час буде попит, помітно зменшується ймовірність “порожньої витрати часу”.

Переваги щоденного плану для працівника

Серйозний особистий та професійний апгрейд: навичка планування вкрай важлива у всіх сферах, і життя за межами роботи тут не є винятком.

Керівник буде задоволений, т.к. всі найпріоритетніші завдання за технологією потрапляють у ваш щоденний план. А "бути на хорошому рахунку" відкриває додаткові можливості у вертикальній кар'єрі.
Скасування “рабства”, коли людина сидить працювати до “ночі” (тепер виконання завдань виділяється 8 годин, отже, і планувати їх у дванадцять годин керівник не буде).

Порядок денний

Надалі мова піде лише про принципи щоденного та щотижневого планування та вимоги до планів. Окремі статті присвячені:

Технологія розбору керівником щоденних та щотижневих планів підлеглих – стаття у розробці.
Вимоги до робочих звітів, методика їх створення – стаття у розробці.
Технологія розбору керівником щоденних та щотижневих звітів підлеглих. статтю “ ”.

Особиста ефективність керівника

Я також використовую у своїй роботі технологію щоденного планування та звітів. Звітую перед самим собою - беріть на озброєння, якщо вам звітувати нема перед ким. Завдяки цьому моя особиста ефективність зросла вдвічі(Чи жарт!). Навіть за рахунок виконання більш пріоритетних завдань, бо раніше я брався за ті, що першими спадали на думку.

І дуже корисний інсайт. Коли починаєш планувати, набагато легше ще на етапі плану подумати: чи це твоє завдання, чи не краще його делегувати? Коли завдання вже приступив, і на середині її реалізації зрозумів: добре б делегувати, - "відпустити" її від себе вже набагато складніше.

Технологія реалізації та впровадження щоденних планів

Звертаю вашу увагу, що необхідно контролювати виконання плану, терміни реалізованих завдань та якість результатів.

Чимало керівників "обламали свої зуби" при спробі впровадити щоденні плани та звіти, і ось чому:

Впровадження зустріне запеклий опір офісних співробітників. Упокоріться, це природно, але до цього потрібно готуватися. Можливо, вам буде корисною стаття “ ”.
Впровадження щоденних планів та звітів, а також подальша робота з підтримки технології в роботі потребує інвестицій часу, грошей, управлінських зусиль та волі керівника. І головне - блискавичної реакції на будь-яке порушення з боку співробітників.
Впровадження додатково принесе тотальну прозорість планів та звітів. Керівник будь-якого вищого рівня повинен мати змогу переглянути звіт будь-якого нижчестоящого керівника та його підлеглих. За плани своїх підлеглих відповідає безпосередній керівник. Чому це не сподобається працівникам? Не кожен керівник середньої ланки зацікавлений у наявності “всевидящого ока” у топ-менеджменту.

Рекомендації щодо організації щоденного планування: готовий регламент для впровадження

Організація процесу обробки вхідного потоку завдань із боку співробітника

Як тільки постає завдання, вона заноситься в план робіт на поточний або наступні дні (незалежно від того, в якій формі вона була поставлена) з орієнтовною датою запланованого виконання.
Якщо завдання належить до категорії справ “нестрокові та неважливі”, вона заноситься до так званого STACK (сховища) завдань. Співробітник звертається до STACK'у при черговому плануванні на тиждень, або коли у нього виникає простий у роботі.

Поставлене завдання, що займає більше 3 годин (крім участі в заходах та зустрічах), розбивається на дрібніші, яким як базова присвоюється початкова.

Для кожного завдання зі стандартного переліку вибирається та виставляється пріоритет

Бонус: приклад таблиці із пріоритетами для співробітників

Щоб отримати приклад таблиці пріоритетів, завдяки якій співробітники справляються із самостійним плануванням, виконайте 2 простих дії:

1) Напишіть розгорнутий коментар до статті(Форма для коментарів розташована в самому низу статті, див. скріншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поділіться своїм досвідом застосування планування для підлеглих (не обов'язково успішним).

2) Надішліть запитна отримання прикладу таблиці пріоритетів через мої особисті облікові записи в соціальних мережах:

Вимоги до формату занесення завдань у план

Кожен співробітник додає в план орієнтовний список своїх завдань (короткий опис завдання + запланований час виконання). До плану включаються такі завдання:

Заплановані у межах проектів;
Отримані раніше як індивідуальних завдань (усно, поштою, скайп тощо.). Якщо завдання стоїть у зовнішній системі постановки завдань, необхідно додати посилання url на це завдання; при отриманні завдання (усно, поштою, скайп), її необхідно занести до свого плану робіт самостійно. При цьому діють усі вимоги щодо формату занесення завдань.
Заплановані співробітником для реалізації з власної ініціативи.

У кожного завдання необхідно вказати:

Назва задачі. Повинно відображати, які дії та з яким об'єктом необхідно виконати. Бажано для цього використовувати для іменників називний відмінок і наказовий спосіб дієслова. Це дуже полегшує подальший пошук серед усіх завдань. Приклад:Розробити регламент: планування ("розробити" - наказовий спосіб; "регламент: планування" - називний відмінок).
Запланований час виконання. Приклад: Зробити комерційну пропозицію: 2 години 30 хвилин
Дедлайн(крайній термін, до якого завдання має бути виконане). Якщо ви не можете визначити дедлайн завдання, зверніться до свого безпосереднього керівника.
Короткий план виконання даного завдання. Додати посилання на алгоритми, за якими ви плануєте діяти та/або короткий план дій. Відсутність короткого плану в тілі завдання породжує купу питань при обговоренні плану робіт і ризик, що завдання буде зроблено неефективним/неоптимальним способом або зроблено не на 100% та/або вимагатиме переробки.
Пріоритет. Виконавець визначає його самостійно за окремо формалізованими правилами. Якщо визначити не може, необхідно звернутися до безпосереднього керівника.

Якщо співробітник бачить "недостатність" свого ресурсу для поставленого завдання, він зобов'язаний негайно про це повідомити постановника завдання і безпосереднього керівника.

Щоденний план робіт

План необхідно створювати на основі щотижневого плану та оперативних завдань, що надходять (до впровадження щотижневого планування: на основі відомих на цей день завдань).
План наступного дня складається остаточно поточного робочого дня.
Плановий час на щоденні завдання розраховується:

для офісних співробітників виходячи з 8 годин мінус звичайний час для вирішення оперативних і форс-мажорних завдань (для керівників проекту: 7 годин - планові; 1 година - на вирішення завдань, що надходять). Запланований на завдання час може змінюватись в залежності від дня тижня та інших умов.
для позаштатних спеціалістів – щоденний ліміт часу, обумовлений під час обговорення умов співробітництва.

План нового дня розміщується зверху над планом за попередній день (якщо для планів використовуються текстові документи).
Якщо в день йде більше 4 годин на позапланові (стосовно планів проектів) завдання, або стає видно, що при поточному завантаженні НЕ можуть бути виконані плани проектів, про це відразу повідомляється керівництво (не пізніше наступного дня).

Приклад щоденного плану (скриншот з Бітрікс24)

У прикладі показаний план, який співробітник створює у системі Битрикс24. На скріншоті представлені лише перші шість завдань, решта – не помістилася на екран. Виділені стовпці: 1 – назва задачі; 2 – крайній термін виконання; 3 - запланований час виконання.

Перехід до щотижневого планування

Після освоєння щоденних планів працівники переводяться на щотижневе планування. У цьому щоденне планування зберігається, але значно спрощується, т.к. у щотижневому плані завдання поділені по днях. Якщо ви не займаєтеся щоденним плануванням з підлеглими, можливо, вони планують свій тиждень як на малюнку нижче.

Основні переваги щотижневого планування:

більший обрій планування порівняно з одним днем
економія часу співробітника та значна економія часу керівника

Щотижневий план робіт

Як складати план?

Пройтися за всіма щомісячними планами проектів, взяти з них список завдань із дедлайном до кінця тижня + 5 днів.
Відкрити свій щомісячний план робіт та виписати частину робіт звідти.
Занести у щоденний план оперативні завдання (заздалегідь відомі чи поставлені керівником).

План на новий тиждень необхідно скласти в останній робочий день попереднього тижня(Як правило, п'ятниця).

Завдання необхідно запланувати протягом усього робочого тижня з урахуванням запасу часу для вступних (визначається кожної посади індивідуально).

Складений план на тиждень необхідно уточнити (на основі інформації, отриманої за вихідні та зранку в перший робочий день) першого робочого дня тижня, до 12:00(Як правило, понеділок)
Для фахівців, які мають невеликий рівень “непередбаченої” роботи (роботи з обслуговування сайтів, керівництво проектом просування), тиждень має бути розпланований без урахування непередбачених робіт.

адже на те завдання і “непередбачені” можуть бути, а можуть і не бути.
якщо план не виконано у зв'язку з тим, що виконувались завдання, що надійшли "знов", то частина завдань з плану може бути перенесена на наступний тиждень.

Автоматизація щоденних та щотижневих планів

Найпопулярніше питання: "У якому вигляді підлеглі повинні робити плани?"В ідеалі виконувати плани необхідно як завдань у системі, де надалі з них вестиметься облік часу виконання і формуватися звіти. На мій погляд, на сьогодні для цього найбільше підходить система «Бітрікс24».

Що робити, якщо у вашій компанії інша система для постановки завдань? Подумайте як організувати планування з її допомогою на основі сформульованих мною вимог до планів. І навіть якщо системи постановки та обліку завдань у вас немає зовсім, не біда. У моїй компанії тривалий час плани на день і тиждень робилися в окремих текстових файлах у форматі GoogleDocs (дуже зручно редагувати та обговорювати). Та тільки через деякий час ми повністю перейшли на роботу до Bitrix24.

Відповіді на найчастіші запитання щодо щоденних планів

Як ставити завдання, якщо співробітник-виконавець не є безпосереднім підлеглим керівника?

Або отримати повноваження ставити такі завдання у межах проектного підпорядкування, чи узгодити додавання завдання з безпосереднім керівником виконавця.

Важливо пам'ятати: час не гумовий. Коли надходить нове завдання, вона "виштовхує" з плану інше завдання. Пріоритети у розставленні завдань – це питання компетенції безпосереднього керівника.

Виходить, що ця система запроваджує “тотальний контроль” за роботою підлеглого? Це має робити його керівник. А цього керівника має контролювати його керівник?

Керівник контролює складання планів своїх безпосередніх підлеглих (приклад: керівник відділу розбирає плани співробітників відділу), але не обов'язково щодня. Для лояльних співробітників (через 1 рік після старту впровадження регулярного менеджменту інших у вашій компанії не залишиться) частота перевірки може бути 1 раз на 3 дні, 1 раз на тиждень.

Дуже багато залежить від посади та досвіду конкретного співробітника. А також від типу планування, який використовується на додаток до щоденних та щотижневих планів: планування на місяць за проектами, стратегічні плани щодо проектів. Якщо для когось із співробітників потрібен постійний "тотальний контроль", запитайте себе: "А чи потрібен вам такий співробітник?"

Деякі керівники не хочуть щодня контролювати т.к. це забирає час та увагу

Планування роботи своїх підлеглих і її виконання - прямі обов'язки керівника. Щоб освоїти цю функцію, рекомендую займатися “прокачуванням” своїх управлінських компетенцій. На допомогу стаття “”.

Важливо оцінити, чи є у вашій компанії "перекіс" для керівників у роботі на "виробництво результату". Насамперед, керівник повинен виділяти час на управління підлеглими, Виробництво ж результатів - в другу чергу і за залишковим принципом часу. Якщо ви виділяєте достатній час керівнику на управління, і при цьому він все одно прагне робити результати своїми руками, у той час як його підлеглі прохолоджуються, це хороший фахівець, але поганий керівник.

Читали цю статтю, також читали

Як оцінити ефективність роботи працівників за підсумками робочого дня за допомогою щоденних звітів: метод «аналізу та коментарів»

Як запровадити регулярний менеджмент у своїй компанії (частина 1): цілі, базові принципи, передстартова підготовка

Чим обґрунтувати недогляд у роботі, якщо працівник не підписував посадову інструкцію. У разі повторне запізнення дає право звільнити співробітника. Чи можна підтвердити електронним листуванням факт доручення працівникові конкретних завдань.

Найкращий спосіб розлучитися з конфліктним працівником, це домовитися про мирне звільнення за згодою сторін. Але буває так, що співробітник не погоджується на жодні компроміси і дає зрозуміти, що у разі звільнення доводитиме свою правоту в усіх судових інстанціях. Якщо очевидно, що після розірвання договору проблеми зі співробітником не закінчаться, то важливо спочатку оцінити, чи має в своєму розпорядженні компанія документи, які підтвердять у суді обґрунтованість звільнення. У конфліктних ситуаціях найпопулярніший спосіб попрощатися зі співробітником — пред'явити претензії за систематичні порушення обов'язків та трудової дисципліни.

Якщо роботодавець вважає, що працівник неякісно виконує свої функції, то важливо підтвердити дві обставини: працівник письмово ознайомлений зі своїми обов'язками і йому доручалося конкретне завдання, невиконання якого звинувачується. На цьому етапі часто з'ясовується, що у працівника немає посадової інструкції, або його обов'язки сформульовані дуже розмито. Найкраще скласти докладний документ, з яким ознайомити працівника під розпис. Якщо він раптом відмовиться це зробити, цей факт потрібно зафіксувати.

Вимагати виконання навіть непідписаної інструкції роботодавець має право. Обґрунтувати звільнення можна також тим, що працівник не відрізняється пунктуальністю і часто спізнюється. Крім складання актів та отримання даних пропускної системи, має сенс скоригувати табель робочого часу. Незважаючи на те, що часто суди не вважають невідповідність табеля іншим доказам запізнень критичним порушенням, краще не ризикувати та вказати реальний час, проведений на роботі. Адже якщо працівник поскаржиться на роботодавця до трудової інспекції, вони на таку невідповідність обов'язково звернуть увагу і можуть вважати притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності незаконним.

Пред'явити претензії можна лише тоді, коли співробітник письмово ознайомлений зі своїм функціоналом

Перед тим, як пред'являти претензії до роботи співробітника, важливо перевірити, чи він ознайомлений належним чином зі своїми обов'язками. Зазвичай функціонал прописується у трудовому договорі чи посадовій інструкції. Якщо одному з цих документів є докладний перелік того, що працівник має робити протягом робочого дня, то роботодавець має повне право притягти працівника до дисциплінарної відповідальності за невиконання цих обов'язків. Складніша справа, коли в трудовому договорі не розписані деталі роботи, а посадова інструкція відсутня. Суди, зазвичай, у таких ситуаціях приймають бік працівника і вважають, що роботодавець немає права оголошувати працівникові догану, позбавляти премії і навіть звільняти, якщо конкретні його обов'язки документально не закріплені і немає доказів, що працівник повинен виконувати саме цю роботу. Так, в одній справі роботодавець притягнув до дисциплінарної відповідальності працівника за те, що за його недбалістю сталася поломка обладнання, через яку решті працівників у цеху довелося простоювати півгодини. У суді працівнику вдалося довести, що слідкувати за справністю даного обладнання був його прямим обов'язком. З огляду на те, що з посадовою інструкцією працівника не було ознайомлено, суд погодився, що дії роботодавця були незаконними (ухвала ЗС Республіки Карелія від 14.09.2012 у справі № 33-2739/2012). Верховний суд Кабардино-Балкарської Республіки також зазначив, що звільнення працівника за ч. 1 ст. 81 ТК РФ за відсутності у роботодавця локальних правових актів, доведених до відома працівника, є порушенням положень Трудового кодексу РФ (апеляційне ухвалу від 03.07.2013 у справі № 33-1354/2013).

У разі відсутності посадової інструкції проблема пред'явлення конкретних претензій працівникові ускладнюється ще й тим, що нема на що послатися у наказі про притягнення до відповідальності. Суди завжди на це звертають увагу. Так, Верховний суд Республіки Саха (Якутія) визнав незаконним оголошення працівникові догани, оскільки у наказі були відсутні посилання на конкретні положення посадової інструкції або розпорядження роботодавця, які не були виконані працівником (апеляційне ухвалу від 18.06.2012 у справі № 3) .

Таким чином, якщо роботодавець не має доказів ознайомлення працівника з посадовою інструкцією, обґрунтувати правомірність притягнення його до відповідальності буде проблематично. Але із цієї ситуації можна вийти двома шляхами.

Вказати порушення працівником локальних актів компанії.Насамперед, має сенс послатися на локальні акти компанії, у яких сформульовані завдання та функціонал співробітників окремих підрозділів. Таким документом може бути положення про відділ або регламент, наприклад, про договірну роботу. Якщо хоча б з такими документами працівник письмово ознайомлений, це істотно підвищить шанси довести правомірність оголошення зауваження чи догани.

Послатися на тривалий термін роботи у компанії.У деяких випадках суди беруть до уваги, що працівник працював у компанії тривалий час без посадової інструкції та виконував аналогічні обов'язки. Це сприймається на користь те, що працівник таки знав, що він мав робити. Так, Московський міський суд в одній зі справ зазначив, що оскільки працівник працював у компанії з 2005 року, а з 2008 року очолював відділ, він не міг не знати про свої обов'язки ().

Але такі випадки, скоріше, виняток із правил. Іти до суду без підписаних із працівником документів — великий ризик. Так, Пермський крайової суд зазначив, що з ТК РФ працівник зобов'язаний сумлінно виконувати свої трудові обов'язки, покладені нею трудовим договором. Отже, він не може відповідати за невиконання обов'язку, вказаного у посадовій інструкції, якщо з цією інструкцією роботодавець його не ознайомив (ухвалу від 19.06.2013 у справі № 33-5590).

Тому навіть якщо працівник кілька років працює без посадової інструкції, варто її скласти та ознайомити його з нею. Ідеальний варіант - якщо працівник підпише її заднім числом, тобто датою прийняття на роботу. Але якщо у компанії назрів конфлікт, то малоймовірно, що він погодиться це зробити. Адже він розуміє, що роботодавець захоче використати цю інструкцію проти нього. Тому можна попросити працівника ознайомитись з нею хоча б поточною датою. Після цього слід проконтролювати, як він виконуватиме свої обов'язки, і якщо він недбало до них ставитися, роботодавець зможе цілком аргументовано з посиланням на конкретний документ притягнути його до відповідальності. Суди лояльно ставляться до того що, що він ознайомлений вже у процесі роботи.

Але дуже часто у таких ситуаціях працівник у принципі не погоджується зі своїми обов'язками. Він може стверджувати, що окремі функції, прописані в інструкції, не належать до його компетенції та навідріз відмовитись її підписувати. Навіть якщо так станеться, це не означає, що роботодавець не має права вимагати з працівника виконання тих чи інших обов'язків. І тут відмову працівника письмово ознайомитися з інструкцією слід задокументувати. При цьому в акті слід зафіксувати, що працівник справді ознайомився із змістом інструкції. У такій ситуації роботодавець має право вимагати належного виконання покладених на працівника обов'язків. Зокрема, такого висновку дійшов Верховний суд Республіки Карелія в апеляційному ухвалі від 15.01.2013 у справі № 33-92/2013 . Розглядаючи позов робітниці про незаконність звільнення у зв'язку з непроходженням випробувального терміну, він визнав необґрунтованим довод робітниці, що вона була не в курсі своїх обов'язків. Він зазначив, що працівниця у присутності комісії, що складається зі співробітників роботодавця, ознайомилася з посадовою інструкцією, проте підписати її відмовилася, що підтверджувалося актом.

Таким чином, навіть якщо інструкцію не підписано, але доведено до відома працівника, роботодавець має право вимагати від нього належного виконання своїх обов'язків. Правильно оформлений акт дозволить роботодавцю довести свою правоту у суді.

Відмітку про ознайомлення з інструкцією можна передбачити у тексті трудового договору

Проблему з підтвердженням факту ознайомлення працівника з локальними актами роботодавця (зокрема і з посадовою інструкцією) можна вирішити так. У тексті трудового договору перерахувати список усіх документів, якими працівник повинен керуватися у роботі, та зазначити, що до підписання договору працівник із цими актами ознайомлений. Таким чином, у роботодавця будуть зібрані в одному місці докази, що він довів до відома працівника всі основні правила роботи в організації. У разі спору працівникові буде проблематично спростувати, що ці акти він не бачив або не знайомий з їх змістом. Але у будь-якому разі наявність на руках у працівника виданого примірника інструкції буде вагомим аргументом, що працівник був у курсі своїх обов'язків.

Відмову працівника виконати доручену роботу треба задокументувати

Після того, як питання з належним ознайомленням працівника зі своїми обов'язками буде вирішено, слід зафіксувати факт доручення працівнику виконання конкретних завдань. Найкращий спосіб — видавати їх письмово під розпис. Це мінімізує ризик того, що працівник зможе якимось чином ухилитися від дорученої роботи. Письмове завдання видаватиме безпосередній керівник працівника. У тексті завдання важливо передбачити таку інформацію.

Ім'я та посада співробітника.Це дозволить виключити суперечки у тому, що це завдання спрямоване не конкретному працівнику, а комусь іншому.

Суть завдання.Потрібно чітко і однозначно сформулювати, що саме працівник має зробити, щоб у нього не залишалося простору для ухилення від роботи. Наприклад, якщо працівнику доручається зібрати пакет документів для укладання договору з контрагентом, то краще детально описати список усіх необхідних паперів або послатися у завданні на регламенти, в яких це чітко прописано (причому з цими регламентами працівник має бути письмово ознайомлений).

Строки виконання завдання.У документі слід зазначити, якого терміну працівник повинен виконати роботу. Якщо в письмовому дорученні цього не буде прописано, пред'явити претензії буде дуже проблематично. Працівник завжди зможе сказати, що завдання у нього в роботі, але оскільки роботодавець не позначив дедлайн, він сам розставив пріоритети з урахуванням інших завдань, які йому теж доручалися.

Очевидно, що практика видачі письмових завдань чітко дає зрозуміти працівникові, що фактично роботодавець запасається доказами його недобросовісної роботи. Але часто замість того, щоб проявити себе якнайкраще, працівник всіляко перешкоджає пред'явленню до нього претензій. Наприклад, він може відмовитися отримувати таке завдання. Аргументація може бути будь-яка: починаючи з того, що керівник, який видав завдання, не є його начальником і закінчуючи тим, що доручена робота виходить за межі його трудової функції. Таку відмову слід відразу ж заактувати у присутності не менше двох свідків. Це буде доказом того, що працівник відмовився виконувати доручену роботу, що саме по собі також буде дисциплінарною провиною, за яку роботодавець має право оголосити йому зауваження чи догану. Головне — ознайомити працівника з цим актом (якщо він відмовляється, то зробити на документі відповідну позначку) та запитати письмове пояснення щодо його поведінки.

Доручення працівнику конкретних завдань можна підтвердити електронним листуванням

Оскільки, як ми вже зазначили, практика видачі письмових завдань надто явно дає працівникові зрозуміти, що роботодавець розпочав наступальні дії, багато роботодавців до неї не вдаються. Натомість вони направляють докладні завдання працівникові електронною поштою. Довести факт невиконання працівником своїх обов'язків на підставі корпоративного листування складно, але реально. Проблеми немає, коли працівник не заперечує, що у компанії прийнято доручати завдання з допомогою електронної пошти. Як правило, всі розуміють, що у більшості компаній такий вид комунікації є загальноприйнятим, і все частіше суди вважають таке листування належним доказом. Так, в одній справі суд визнав доведеним факт скоєння працівником проступку саме на підставі листів, надісланих працівникові службовою поштою (ухвала ЗС Республіки Хакасія від 06.07.2011 у справі № 33-14842011). Складніша справа, якщо працівник заперечує факт отримання листа від безпосереднього керівника. І тут допоможуть такі факти.

Локальний акт щодо правил користування службовою електронною поштою.Добре, якщо в компанії діє спеціальний документ, в якому прописано, для яких цілей призначена корпоративна пошта, як часто працівник повинен її перевіряти і т. д. Це дозволить підтвердити, що працівник не міг не знати про те, для чого призначена внутрішня пошта. Зрозуміло, працівник має бути ознайомлений із ним під розпис.

Звіти про прочитані повідомлення.У багатьох поштових програмах (MS Outlook та ін.) можна увімкнути функцію отримання звітів про доставку листів та їх прочитання адресатом. У разі спору це також буде доказом, що працівник відкрив отриманий лист та ознайомився з його вмістом.

У відповідь лист працівника на доручення роботодавця.Якщо працівник у листуванні підтвердив, що отримав доручення роботодавця, це буде найбільш вагомим доказом того, що він знав про ту роботу, яку повинен виконати.

Дані входу до комп'ютерної системи компанії.Буває так, що працівник стверджує, що він у принципі не міг отримати листа роботодавця, оскільки цього дня взагалі не працював за комп'ютером. Довести зворотне допоможуть дані авторизації конкретного співробітника за комп'ютером. Як правило, кожна машина закріплюється за певним співробітником і доступ до неї можна отримати тільки якщо авторизуватися за допомогою свого логіну і пароля. Таку інформацію можна отримати у системного адміністратора. Це дозволить довести, що працівник не міг не отримати листа від роботодавця.

Таким чином, якщо справа дійде до конфліктного звільнення, таке листування можна використовувати у суді. На неї також можна посилатися у наказі про звільнення у графі «підстава розірвання трудового договору».

Не виключено, що в суді працівник постарається поставити під сумнів подане листування і стверджуватиме, що воно є сфальсифікованим. Убезпечити себе можна за допомогою засвідчення такого листування. Завірити її можна двома способами.

Зміна посадових обов'язків не є зміною трудової функції

Прохання ознайомитися з посадовою інструкцією на фоні конфлікту з роботодавцем часто сприймається в багнети, особливо якщо раніше працівник працював без будь-яких інструкцій. У цій ситуації працівники стверджують, що насправді роботодавець хоче змусити їх виконувати роботу, про яку вони не домовлялися, а отже, змінює в односторонньому порядку трудову функцію, що заборонено. Насправді нічого незаконного в діях роботодавця немає. У силу ТК РФ трудова функція - це робота з певної посади чи професії. У межах посади роботодавець вправі доповнювати чи конкретизувати обов'язки співробітника. При цьому згоди працівника на це не потрібні. А от якщо роботодавець вирішить покласти на працівника виконання обов'язків, які не властиві його посаді (наприклад, зобов'язати юриста регулярно закуповувати оргтехніку та канцтовари), то в цьому випадку потрібно заручитися згодою працівника. Якщо працівникові довіряється просто інша ділянка роботи, то жодних порушень у цьому немає.

Нотаріальне посвідчення.Найменше сумнівів викличе у суду листування, завірене нотаріусом. У силу Основ законодавства РФ про нотаріат (утв. Верховною Радою РФ 11.02.1993 № 4462-1; далі - Основи про нотаріат) нотаріус може оглянути комп'ютер, з якого велося листування з працівником та засвідчити факт її наявності. Проблема в тому, що не всі нотаріуси надають таку послугу і коштує вона недешево. Крім того, є ще один дуже важливий нюанс: таку послугу нотаріус надає лише у випадку, якщо сторони ще не звернулися до суду (ст. 102 Основ нотаріату). Таким чином, якщо компанія підозрює, що працівник у будь-якому випадку заперечуватиме своє звільнення, варто заздалегідь звернутися до нотаріуса.

Засвідчення співробітниками компанії.Якщо до нотаріуса звертатись пізно, то роботодавець може сам завірити листування. Зробити це може, наприклад, співробітник IT-відділу та представник внутрішньої служби безпеки. Звичайно, до такого доказу питань у суду буде більше, але це може вплинути на його рішення про прилучення такого документа до матеріалів справи.

Обґрунтувати звільнення можна неодноразовими запізненнями

У разі затяжного конфлікту із працівником звільнити його допоможуть дані про те, наскільки пунктуальним є співробітник. Зокрема факт регулярних запізнень є цілком вагомою обставиною для пред'явлення до нього претензій. Притягти працівника до дисциплінарної відповідальності за запізнення вдасться за дотримання двох базових умов:

працівник письмово ознайомлений із режимом роботи підприємства;
є докази неодноразових запізнень.

Якщо працівник ніде не розписувався на підтвердження того, що він ознайомлений з тим, скільки починається і закінчується його робочий день, застосувати до нього дисциплінарні санкції буде складно. Звичайно, можна спробувати переконати суд у тому, що працівник довго працює в компанії і не міг не знати, скільки йому потрібно приходити на роботу або йти з роботи, але краще викликати його в кадри і довести до відома всі документи.

Якщо з документами все гаразд, то важливо документально зафіксувати факт запізнення на роботу. Це можна зробити такими способами.

Скласти акт про запізнення працювати.Це найпростіший і найдієвіший спосіб підтвердити, що працівник не з'явився вчасно на роботу. Такий акт складається співробітником відділу кадрів у присутності, як правило, двох свідків. У ньому вказується, скільки працівник фактично прийшов на роботу. Акт доводиться до відома працівника під розпис. Якщо працівник відмовляється ознайомлюватися з актом, то на ньому робиться відповідна позначка.

Отримати дані електронної пропускної системи.На відміну від акта, дані пропускної системи є повністю об'єктивними доказами, які дуже складно запідозрити у фальсифікації. Тому, як правило, суди завжди лояльно сприймають такі докази на підтвердження позиції працедавця. Навіть якщо у роботодавця не було передбачено спеціального локального акта про електронну перепустку, але працівник не заперечує, що йому було видано подібну перепустку, то дані цієї системи визнаються допустимим доказом. Такого висновку, зокрема, дійшов Московський міський суд в апеляційному суді. Щоправда, іноді трапляється думка, що й пропускна система призначена задля забезпечення безпеки працівників, а чи не врахування робочого дня, такі дані є стовідсотковим доказом скоєння провина. Такий висновок міститься в апеляційному. Тому, якщо чіткого регламенту щодо використання електронної пропускної системи немає, то краще запастись додатковими доказами.

Коригувати табель робочого часу.Щоб підтвердити факт запізнень працювати, має сенс зробити коригування в табелі робочого дня. У ньому мають стояти не вісімки, а реальна кількість часу, яку працівник відпрацював. Часто роботодавець цього не робить та оплачує повністю навіть дні, коли працівник за фактом відпрацював менше. Таким чином, у працівника з'являється шанс у суді вказати на невідповідність, наприклад, актів про запізнення та дані обліку робочого часу. Варто зазначити, що в принципі така невідповідність не така критична для роботодавця. В даний час багато судів вважають, що факт запізнень не обов'язково має підтверджуватись табелем. Зокрема, вже згаданому апеляційному зазначено, що якщо в табелях обліку робочого часу роботодавець не відображав факти запізнень на роботу, це не говорить, що той був на роботу вчасно. Табель обліку робочого дня відображає можливість оплати заробітної плати працівникові. Накладаючи на працівника дисциплінарне стягнення, роботодавець ставить за мету припинення порушення згодом та недопущення повторення дисциплінарного проступку, а не утримання з його заробітної плати. Таким чином, навіть у цьому випадку роботодавець має шанс довести правомірність свого рішення. Але не варто забувати, що незгодний із рішенням роботодавця працівник може звернутися за захистом своїх прав не до суду, а до трудової інспекції. Інспектори, як правило, на такі невідповідності звертають увагу і можуть видати роботодавцю припис про скасування наказу про притягнення до дисциплінарної відповідальності саме на підставі того, що факт запізнення спростовується табелем обліку робочого часу (апеляційний).

Факт ознайомлення з локальними актами довести електронним листуванням не вийде

Незважаючи на те, що електронне листування все частіше визнається судами допустимим доказом, воно не може підтвердити деякі обставини. Зокрема те, що працівника було ознайомлено з локальними актами роботодавця. З огляду на ст. 68 ТК РФ такі документи мають бути доведені до працівника під підпис. Так, в одній справі суд вважав провину працівника у скоєнні провини недоведеною, незважаючи на подане електронне листування. Суд зазначив, що відомостей про те, що працівника було ознайомлено із положенням про закупівельну діяльність та регламентом про договірну роботу, подано не було ().

За повторну провину співробітника можна звільнити, якщо за першу вже оголошено догану або зауваження

Працедавець має вагомі шанси законним способом звільнити співробітника, якщо разом з іншими порушеннями дисципліни та недоглядами в роботі, все гаразд і з документами. Але перед тим, як переходити до активних дій, важливо переконатися, що повторне порушення є вагомою обставиною для звільнення співробітника. Суди розуміють, що раз роботодавець став фіксувати запізнення, це означає, що він мав на меті знайти причину позбутися співробітника. Отже, потрібно переконати арбітрів у об'єктивності роботодавця. Звісно, звільнення за поодиноке запізнення на 15-20 хвилин навряд чи буде серйозним аргументом обґрунтування правомірності своїх дій. Так, в одній справі суд звернув увагу на те, що робітниця жила далеко від місця знаходження роботодавця і запізнилася лише на 20 хвилин. Оголошений їй догану суд вважав нерозмірним покаранням (апеляційна ухвала Липецького обласного суду від 05.10.2011 у справі № 33-703/2012).

Шансів на успішне вирішення спору буде набагато більше, якщо раніше працівник допускав неодноразові запізнення. Але тут слід звернути увагу на важливий аспект. Буває так, що працівник справді не вирізняється пунктуальністю, але роботодавець вирішив усе це йому пригадати, коли конфлікт перейшов у крайню стадію. У результаті останні останні запізнення роботодавець просить працівника написати пояснювальні, та був оголошує йому серію доган. Але насправді, навіть якщо працівник протягом місяця щодня спізнювався на роботу, роботодавець має право оголосити йому не більше одного стягнення. Пов'язано це про те, що звільнення за ч. 1 ст. 81 ТК РФ можливе тільки в тому випадку, якщо після застосування до працівника дисциплінарного стягнення він допустив повторне порушення. Про це, зокрема, зазначено до постанов Пленуму Верховного суду РФ від 17.03.2004 № 2. Тобто на момент повторного порушення перше стягнення має бути не знято та не погашено. Таким чином, роботодавець має право оголосити працівникові догану за серію запізнень або за одне на вибір з урахуванням місячного строку, встановленого на притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. І лише якщо дисциплінарне стягнення не справило свого виховного на працівника, і він зробив повторне запізнення (чи інший провина), у роботодавця формально з'являється право звільнити такого співробітника. Старі провини, наприклад, скоєні півроку тому, також не варто нагадувати працівникові. У частині 3 ст. 193 ТК РФ встановлено пресекательный термін — 6 місяців із дня скоєння провина, коли можна оголосити догану.

У разі затяжного конфлікту радикальні заходи слід застосовувати з обережністю

Коли відносини із проблемним працівником загострені, часто роботодавець хоче ускладнити роботу співробітника у компанії, щоб він сам вирішив піти. Це, у свою чергу, викликає реакцію у співробітника і він починає звертатися в трудову інспекцію, прокуратуру і нерідко перевірки виявляють незаконність дій роботодавця. Зазвичай, претензії бувають з приводу наступних порушень.

Працівнику змінили робоче місце.Трапляється так, що роботодавець вирішує відсадити проблемного співробітника від основного колективу, перемістивши його в інший кабінет або навіть інший офіс компанії. Загалом нічого кримінального в цьому немає. У силу ТК РФ робоче місце відноситься до додаткових умов трудового договору і необов'язково має бути в ньому зазначено. А якщо воно конкретно не визначено, то роботодавець має право перемістити працівника до іншого кабінету, мотивувавши це службовою необхідністю. Аналогічна справа з переїздом працівника в інший офіс. Якщо він також не був прописаний у трудовому договорі, можна визначити місце роботи інше приміщення, що знаходиться за іншою адресою. Але якщо новий офіс перебуватиме в іншій місцевості, то тут уже без згоди працівника не обійтися. Наприклад, якщо працівник працював у Москві, а роботодавець пропонує йому переїхати до області. У цьому випадку працівник може опротестувати дії роботодавця, якщо не схвалює такий переїзд. Якщо все відбувається у межах одного населеного пункту й у трудовому договорі ця умова не конкретизовано, роботодавець має право так вчинити. Але треба розуміти, що нове робоче місце має бути безпечним з погляду охорони праці та працівник повинен мати можливість виконувати на цьому місці свої обов'язки. Тобто має бути оргтехніка, засоби зв'язку тощо.

Працівника позбавили премії.Один із найбільш ефективних важелів впливу на роботодавця, це, звичайно ж, маніпуляції із заробітною платою. Якщо компанії застосовується погодинно-преміальна система оплати праці, то роботодавець неодмінно скористається можливістю фінансово покарати недбайливого працівника. Але тут треба діяти дуже обережно. Спочатку варто перевірити, як сформульовано у трудовому договорі умову про виплату премії. Часто формулювання договору не дозволяють маніпулювати з розміром премії, оскільки вказано її конкретний розмір та не визначено критерії преміювання. Так, в одній справі Санкт-Петербурзький міський суд зазначив, що у трудовому договорі було зазначено розмір премії та не було посилань на Положення про преміювання та обов'язкове виконання виробничого плану. Через це суд визнав, що премія була обов'язковою частиною заробітної плати і маніпулювати нею роботодавець не має права (ухвала від 23.05.2011 № 33-7516/2011). Схожий висновок міститься і у ухвалі Володимирського обласного суду від 02.08.2011 у справі № 33-2450/2011 . Якщо ж у трудовому договорі не зазначено конкретний розмір премії, а прописано умова лише про можливу виплату премії при досягненні певних критеріїв, то роботодавець має право маніпулювати її розміром. Але в цьому випадку йому доведеться довести, що працівник не виконав певних умов преміювання, зазначених у локальному акті. Однією з умов невиплати премії може бути наявність у працівника дисциплінарного стягнення. Щоб оскаржити позбавлення премії, спершу доведеться оскаржити стягнення.

Працівника усунули від роботи.Коли відносини працівника та роботодавця розжарені до краю, останній не хоче, щоб той у принципі виконував якусь роботу в компанії. У зв'язку з цим приймається рішення про усунення працівника від роботи або запровадження його у простій. Обидва ці способи вирішення конфлікту з працівником є досить сумнівними. Перелік випадків усунення з роботи носить вичерпний характері і закріплений він у Трудового кодексу РФ. Вигадувати якісь спеціальні підстави роботодавець немає права. Тому, якщо роботодавець вирішить вчинити таким чином, з дуже часткою ймовірності його дії будуть визнані незаконними. Встановлення щодо конкретного працівника режиму простою також є не найкращим виходом із ситуації. Насамперед знадобиться довести, що виникла одна з тих обставин, які дають роботодавцю право встановити режим простою (). Крім того, доведеться дуже намагатися переконати суд в обґрунтованості встановлення режиму простою щодо одного співробітника. Формально у Трудовому кодексі РФ немає прямої заборони на це. Але за загальним правилом простий вводиться або щодо організації загалом, або конкретного структурного підрозділи. В одній справі роботодавцю вдалося довести правомірність встановлення простою для однієї працівниці. Але при цьому вона працювала на конкретній виробничій ділянці, і проста була викликана тимчасовим зниженням виробництва продукції (апеляційне ухвалу Липецького обласного суду від 03.10.2012 у справі № 33-2398-2012). Малоймовірно, що суд вважатиме правомірним запровадження щодо офісного співробітника режиму простою.

Вміння правильно поставити завдання співробітнику є дуже важливою навичкою будь-якого керівника. Це важливо для ефективного керівництва підприємством. Але це не таке просте завдання, як може здатися на перший погляд. Розгляньмо, як це правильно зробити.

Для правильної постановки завдання використовують критерії смарт (smart). Тобто завдання має чітко відповідати кожному із цих критеріїв.

1. S pecific – завдання має бути конкретноїта чіткою

2. M easurable – завдання має бути вимірною

3. A chievable – завдання має бути досяжноютобто має бути забезпечена необхідними ресурсами, як зовнішніми, так і внутрішніми.

4. R elevant – завдання має бути доречним у цій ситуації, тобто релевантної.Це означає, що завдання вписується в поточну ситуацію, виконання цього завдання не ставить під загрозу виконання інших завдань, тобто не порушується баланс.

5. T imebound – завдання, що має бути обмежене за термінами виконання. Тобто мати точний термінвиконання, або за фіксованою датою, або охоплювати певний період.

Приклад правильно поставленого завдання щодо SMART:

Завдання маркетологу аптечної мережі:

Провести лотерею в аптеці за покупку від 300 рублів. Термін з 1 березня по 1 квітня. В результаті акції зростання середнього чека в аптеці має бути з 230 до 260 рублів.

Тепер поговоримо про засоби постановки завдання. Їх розрізняють три: за проблемою, за результатом, за алгоритмом.

За проблемою

Керівник формулює проблему, але не вдається у подробиці того, яким способом вона буде вирішена. Тим самим підвищується статус співробітника та є можливість для творчого підходу. Крім того, це заощаджує час.

Зрозуміло, що хід виконання завдання, у цьому випадку буде важко контролювати, не зрозумілий результат. Тому цей спосіб застосовується, коли завдання ставиться висококваліфікованому співробітнику, якому ви повністю довіряєте.

За результатом

Ви, як керівник, формулюйте проблему та кажіть, який хочете отримати результат. Як цього результату досягти, підлеглий вирішує сам. У цьому випадку, зрозумілий результат, але в той же час розвивається самостійність підлеглого. Час так само економитися.

Потрібно витратити певний час на узгодження результату, підлеглий має бути добре мотивований. Тому, ваш співробітник повинен бути досвідченим, наділеним необхідними повноваженнями. І критерії результату мають бути чіткими.

За алгоритмом

І тут, як формулюється проблема, описується бажаний результат, а й пропонується підлеглому докладний план действий.

У цьому випадку, все чітко та конкретно, легко контролюється весь процес виконання завдання. Проте, багато часу йде постановку завдання, знижується відповідальність працівника, відсутня творчість. Цей метод використовується в ситуації, коли у вашого підлеглого низька кваліфікація або завдання виконується вперше.

Грамотно і правильно поставлене завдання з налагодженою системою контролю допоможе вам у рази підвищити ефективність управління бізнес процесами вашої організації.

Співробітники кожної організації періодично вирушають у службове відрядження за дорученням керівника. У кожного є певне завдання до виконання. Після повернення назад працівникові доведеться скласти звіт про те, що було зроблено під час відрядження. У такому разі стане в нагоді бланк службового завдання (форма Т-10а). З'ясуємо, які правила його оформлення діють у 2019 році.

Для чого потрібне службове завдання

Службове завдання є офіційним документом. Гриф «Обов'язково» з нього знято ще 2013 року. З цього моменту всі акти, які затвердив Роскомстат РФ Положення №1 від 05.01.2004, стали лише рекомендованими до застосування. Тепер наймач самостійно може розробляти зручніші форми звіту про відрядження, але при цьому слід дотримуватись усіх необхідних вимог нормативних документів.

Щоб уникнути спірних питань після повернення співробітника з відрядження, роботодавець повинен чітко опрацьовувати всі пункти службового завдання. Допустимо складання індивідуального графіка із зазначенням конкретних дат виконання доручень, якого повинен дотримуватись відряджений співробітник.

Зразковий зразок службового завдання

Складанням службових завдань на підприємстві займаються керівники підрозділів, під керівництвом яких працює працівник, що вирушає в поїздку. У недавньому минулому для відправки співробітника у відрядження складався цілий пакет документів: наказ керівника, посвідчення про відрядження, службове завдання.

Порядок направлення працівників у відрядження зараз регламентується главою 24 ТК РФ, а також Постановою Уряду РФ №749 зі змінами та доповненнями, що набули чинності на початку 2019 року.

І, як наслідок із наведеної вище законодавчої норми, посвідчення про відрядження і службове завдання перейшли в розряд бажаних, але не обов'язкових документів.

Службове завдання при його оформленні зберігається в архіві кадрової служби організації 5 років. Якщо співробітника відправляли із завданням межі країни, то термін зберігання збільшується вдвічі.

Готується службове завдання у 2 екземплярах. Один – для архіву, інший безпосередньо для співробітника. У бухгалтерію копія завдання не подається, оскільки всі дані для нарахування відрядження зазначені в наказі про відрядження співробітника.

Спочатку підписи на документах ставлять керівник організації та начальник відділу, потім з ними знайомиться співробітник, який відправляється у відрядження. І якщо він згоден з усіма умовами, зазначеними у завданні, то ставить нижче свій підпис.

Отримане службове завдання для відрядження може поставити в глухий кут навіть досвідченого співробітника

Кадрові служби іноді запитують: чи ставити печатку організації на бланку службового завдання?

Однозначної відповіді тут немає. Виходьте із важливості відомостей у документі. Можливо, вашому співробітнику доведеться пред'явити бланк службового завдання для повного виконання поставлених завдань. А друк у цьому випадку додасть аргументованості документу.

Зазначимо, що на бланку «М.П.» не відмічено. Понад те, друк не обов'язковий реквізит організації загалом. Тому, якщо Ваша організація друку немає зовсім, то турбуватися про заповнення подібного відбитка взагалі не варто.

Який із бланків заповнити

Якщо у відрядження відправляється кілька співробітників відразу, не полінуйтеся заповнити службове завдання кожного. Наказ на відрядження може бути один на всіх відряджених.

Усі графи у службовому завданні підлягають обов'язковому заповненню. Те саме стосується і графи «Звіт про відрядження». Написати звіт про виконану роботу можна у вільній формі.

Короткий звіт про відрядження

Для складання звіту про відрядження законом уніфіковано спеціальну форму Т-10а. Як було зазначено вище, за бажанням керівника та чи інша частина форми Т-10а може бути модифікована. Якщо передбачається розширений опис мети поїздки чи звіту про відрядження, доцільніше збільшити ці розділи в бланку. Це дозволить надати весь обсяг необхідної інформації.

Якщо матеріал звіту про відрядження є широким, то доповнення бланка за формою Т-10а листом з інформацією порушенням законодавства не вважається. Довільну форму звіту ніхто не скасовував.

Виконання вимог щодо заповнення форми: обов'язково чи ні?

Таке питання задають кадровики, коли сумніваються в необхідності оформлення звіту про відрядження. Відповідь: з 8 січня 2019 року складати звіт необов'язково.

Багато організацій за звичкою користуються стандартним комплектом супровідних документів (наказ, завдання та звіт). Їм так зручніше та зрозуміліше. Але ви можете звіт про відрядження не заповнювати – порушенням це не стане.

Складність в іншому: контролюючі органи напевно перевірять усі документи на відрядження, за якими ви відправляли співробітників у поїздку. Адже працівникові у відрядження даються гроші під звіт. І суми, які були витрачені на потреби організації та на свої особисті цілі, оподатковуються по-різному. Ось тут вам і знадобляться документи, що підтверджують (наприклад, чеки). І корисним буде той бланк, де все чітко та зрозуміло прописано.

Перелік застосовуваних уніфікованих форм для підприємства складається і затверджується керівником. Вся ця інформація відображається у локальних правових актах конкретної організації.

Якщо організація використовує форму Т-10а, то працівник зобов'язаний вкластися зі складанням звіту три дні.

Як бути: працівник не впорався зі службовим завданням

Нагадаємо, що співробітник вирушає у відрядження з виробничої потреби. І повертати належні законом виплати на харчування, проживання, проїзд не зобов'язаний. А ось усі суми, які співробітник отримав безпосередньо на вирішення завдань поїздки, повернути доведеться.

Для цього працівник, який прибув з відрядження, складає письмово звіт про відрядження з докладним описом кожної витраченої суми. На першому місці - пояснення, чому не виконано мету поїздки із зазначенням об'єктивних причин.

Які фінансові документи додати до звіту

Відповідно до законодавства працівник, який від'їжджає у відрядження, отримує гроші під звіт. Видають їх безпосередньо перед від'їздом. Після прибуття із відрядження співробітник зобов'язаний скласти авансовий звіт. У цьому допомагає співробітник бухгалтерії.

До обліку приймаються усі фінансові документи; чеки, квитки, квитанції, сплачені рахунки (оригінали з печаткою). Жодні рукописні записки бухгалтер у розрахунок не прийме.

Думка експерта

Марія Богданова

Стаж понад 6 років. Спеціалізація: договірне право, трудове право, право соціального забезпечення, право інтелектуальної власності, цивільний процес, захист прав неповнолітніх, юридична психологія

Якщо у положенні про відрядження міститься вказівка про те, що відрядження співробітника має супроводжуватися службовим завданням, то бланк необхідно оформлювати у будь-якому випадку. Це і тоді, коли інформація, зазначена у ньому, буде по суті дублювати відомості з інших, вже складених, документів.Кожне службове завдання має строго певний набір розділів, які дозволяють заповнити документ лише одного співробітника.

Це означає, що стандартний бланк Т-10а не можна використовувати для кількох працівників. Тому для кожного командира складається індивідуальне службове завдання.

Усі документи, які бухгалтер вважав виправдувальними, вносяться до спеціальних граф на зворотному боці авансового звіту.

У разі видачі співробітнику відрядження іноземної валюти записи роблять на лицьовій стороні звіту (графа 1а) і на зворотній стороні (графа 6 і 8).

Після звірки з бухгалтерією авансовий звіт затверджується керівником підприємства.

За підсумковими підрахунками відбувається взаєморозрахунок співробітника, що прибув з організацією. Якщо залишилися невикористані кошти, всі вони вносяться до каси підприємства. У тих випадках, коли працівник витратив свої особисті кошти, з каси підприємства або банківського рахунку йому виплачується узгоджена сума.

Відповідальність працівника за невиконання

Відповідно до чинного законодавства як працівник, так і керівник повинні обов'язково виконувати приписи локальних актів компанії.Таким чином, якщо організація має «Положення про відрядження», що включає в свій перелік службове завдання - то працівники зобов'язуються заповнювати його графи.У разі відмови від виконання своїх обов'язків, співробітник, відповідно до статті 192 ТК РФ, може бути притягнутий до дисциплінарної відповідальності.Неналежне заповнення потрібних рядків можна розцінювати як невиконання завдання, отриманого службової поїздки.

Варто відзначити два моменти:

Відрядження поділяються на два типи: заплановані та позапланові. Зразок завдання на відрядження, про яке йдеться, готується безпосереднім керівником працівника, якого направляють у відрядження на підставі плану.
Наразі Положення, затверджене Постановою Уряду від 13.10.2008 № 749 (у редакції від 29.12.2014), не містить вимог щодо обов'язковості оформлення цього документа. Проте для видання наказу потрібна підстава. Такою основою стає службова, доповідна записка або уніфікована форма Т-10а, службове завдання, зразок заповнення якого представлений нижче.

Загальні відомості про те, як заповнюється службове завдання

Службове завдання оформляється за уніфікованою формою Т-10а та заповнюється у два етапи:

Шапка, стовпці 1-11. Бланк заповнюється до видання наказу про направлення працівника на робочу поїздку (зазвичай, цим займається сам працівник);
Стовпець 12. Форма заповнюється після повернення співробітника (на цьому етапі форму заповнює, як правило, керівник).

Зразок службового завдання на відрядження

Розглянемо поетапне наповнення цього документа.

Перший етап. Створення службового завдання

Заповнюємо шапку. Вписуємо в документ повне найменування організації та восьмизначний код за ОКПО.

Після цього надають документу порядковий номер. Проставляється поточна дата.

Тут потрібно зробити невеликий відступ та пояснення. Справа в тому, що в різних організаціях методи нумерації різняться. Але ми рекомендуємо дотримуватись правил: у службового завдання та наказу про відрядження реквізити мають бути однаковими. По-перше, це дозволить уникнути плутанини та зайвої роботи. А по-друге, вони нерозривно пов'язані між собою, одного без іншого не буває, і в цьому плані така нумерація є обґрунтованою.

Записуємо прізвище, ім'я та по-батькові направленого у відрядження співробітника та його табельний номер.

Тепер переходимо до заповнення основних шпальт.

У перший стовпець вписується найменування структурного підрозділу працівника, що відряджається.

До другої вписується посада цього співробітника.

У третій заноситься найменування держави та міста призначення.

Четверте — коротке найменування організації, до якої ми відправляємо нашого працівника.

У п'ятий заносимо відомості про дату, коли співробітник їде у відрядження.

До шостої заноситься дата закінчення ділової поїздки.

У сьомому ставимо загальну кількість днів поїздки.

У восьмому стовпці вказуємо кількість днів поїздки без урахування часу в дорозі (якщо співробітник відправляється з Санкт-Петербурга в сонячний Сиктивкар на поїзді, час, який він проведе в дорозі, слідуючи туди і назад, складе п'ять днів, якщо на літаку, то по 2 години туди і назад).

О дев'ятій записуємо відомості про організацію, яка оплачує відрядження.

У десятому — відомості про документи, які стали підставою для відрядження (план або доповідна записка).

В одинадцятий стовпець коротко, але ємно записуємо мету ділової поїздки.

Після заповнення зазначених стовпців керівник підписує документ, знайомить з ним співробітника та направляє до кадрового підрозділу для підготовки проекту наказу про відрядження. Кадровики готують наказ та підписують у керівника організації обидва документи.