Роботодавець зобов'язаний організувати роботу з ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок. Відповідальність усередині підприємства перед керівником за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом (розпорядженням) керівника підприємства (п. 45 Правил ведення трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04. 2003 № 225).

Тут слід зазначити, що у разі перевірки роботи служби персоналу державний інспектор праці в обов'язковому порядку поряд з іншими документами вимагатиме надати і наказ про призначення відповідального за ведення, облік та видачу трудових книжок. Причому найчастіше інспектор спочатку ставить питання, хто веде трудові книжки працівників і навіть просить подати його особисто. І вже після цього просить показати наказ, який підтверджує, що саме цей працівник відділу кадрів уповноважений вести трудові книжки.

У разі відсутності наказу державний інспектор праці обов'язково винесе припис про усунення порушення трудового законодавства. Тому краще одразу видати такий наказ, не доводячи до крайності.

Наслідки порушення законодавства про працю (ст. 5. 27 КпАП РФ):

Накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від 5 до 50 мінімальних розмірів оплати праці:

1) для осіб, які раніше зазнали адміністративного покарання за аналогічне адміністративне правопорушення, це порушення тягне за собою дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років;

2) накладення адміністративного штрафу на організацію у вигляді від 300 до 500 мінімальних розмірів оплати труда.

Видаючи такий наказ, керівник підприємства не повинен обмежитись лише зазначенням посади – «покласти відповідальність за ведення, зберігання та облік трудових книжок на інспектора з кадрів». Необхідно вказати ще й прізвище, ім'я, по батькові, оскільки йдеться про наділення спеціальними повноваженнями конкретної особи .

У наказі (розпорядженні) необхідно також зазначити, що у разі направлення відповідального працівника у відрядження, надання йому відпустки чи відсутності на роботі з поважних причин його обов'язки передаються начальнику відділу (Рис. № 1).

Рис.1 Зразок наказу про призначення відповідального за ведення, облік, зберігання та видачу трудових книжок

У наказі вкрай небажано розподіляти функції, пов'язані з веденням, обліком та зберіганням трудових книжок між кількома працівниками. Наприклад, за одним інспектором з кадрів закріплена функція заповнення трудових книжок, а за другим – функції з обліку та зберігання. Тому що, з одного боку, це суперечить «Правилам ведення трудових книжок», згідно з якими роботодавець має призначити одну спеціально уповноважену особу. З іншого – послаблює контроль над виконанням наказу.

У разі звільнення працівника, відповідального за ведення трудових книжок, його повноваження передаються іншому працівникові або переходять до керівника підприємства на час, доки не буде знайдено заміну. До речі, працівник, який відповідає за ведення трудових книжок, не вносить у свою книжку записи та не засвідчує їх – записи засвідчуються або керівником підприємства або спеціально виділеним на цю разову кадрову операцію працівником.

Передача повноважень щодо ведення, обліку та зберігання трудових книжок працівника, що звільняється, оформляється відповідними наказами:

– під час переведення на вакантну посаду іншого працівникавідповідальність за ведення, обліку та зберігання трудових книжок відображається у наказі про переведення (рис.2);

Зразок наказу про переведення на вакантну посаду інспектора відділу кадрів з покладанням відповідальності щодо ведення, обліку та зберігання трудових книжок

– якщо на працівникачия трудова функція не пов'язана з трудовими книжками (наприклад, офіс – менеджер), на умовах поєднання покладається обов'язокзвільненого працівника з ведення, обліку та зберігання трудових книжок, то передача повноважень закріплюється у наказі про поєднання посад(Рис.3);

Зразок наказу про суміщення посад із закріпленням обов'язків з ведення, обліку та видачею трудових книжок

– якщо ці повноваження покладено на другого інспектора з кадрів, при цьому видається спеціальний наказ (рис.1).

2. Зразок нової трудової книжки

Рис.4 Титульний лист трудової книжки

Рис.5 Форма трудової книжки

Рис.6 Форма вкладиша трудової книжки

Мал. № 7 Форма розділів «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження»

3. Оформлення трудової книжки

Давайте докладно розглянемо, як заповнюється трудова книжка. Якщо працівнику вперше заводиться трудова книжка, вона заповнюється лише у присутності цього працівника уповноваженим представником адміністрації підприємства. Записи вносяться пір'яною, кульковою, гелевою ручкою або ручкою-ролером, світловодостійким чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору. Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки та засвідчуються підписом спеціально уповноваженої особи та печаткою.

Трудова книжка ведеться російською (державною). Однак на території республіки, що входить до складу Російської Федерації і встановила свою державну мову – російською та державною мовою цієї республіки.

З кожним записом, що вноситься в трудову книжку (вкладиш), про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу та звільнення працівники служби персоналу зобов'язані ознайомити власника цієї книжки (вкладиша) під розписку в особистій картці, в якій повторюється точний запис із трудової книжки ( вкладиша).

Оформлення титульного листа

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки (рис.8):

1) прізвище, ім'я, по батькові працівника записується повністю (без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) та розбірливо на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.);

2) дата народження вказується повністю на підставі паспорта, свідоцтва про народження або іншого документа, що засвідчує особу. Наприклад, "12 липня 1968 р.";

3) відомості про освіту зазначаються на підставі відповідного документа (атестата, посвідчення, диплома, студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладу тощо). Всі відомості записуються згідно з Загальноросійським класифікатором інформації про населення (ОКІН) та Загальноросійським класифікатором спеціальностей з освіти (ОКЗН):

– основна загальна освіта – працівник закінчив середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію;

– середня (повна) загальна освіта – працівники, які навчаються у середніх спеціальних навчальних закладах (технікумах, коледжах), але не закінчили їх;

- Початкова професійна освіта - працівник закінчив професійно-технічне училище або прирівняні до них навчальні заклади;

– середня професійна освіта – працівник закінчив середній спеціальний навчальний заклад (технікум, коледж)

– неповна вища освіта – працівник, який закінчив три курси вищого навчального закладу;

- вища освіта;

– післявузівська освіта.

4) професію та спеціальність вказують на підставі документа про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки) або іншого належно оформленого документа.

Дата заповнення трудової книжки також зазначається повністю, як і день народження.

Рис.8 Зразок заповнення титульного листа трудової книжки

Після цього працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. А особа, відповідальна за видачу трудових книжок, ставить свій підпис наприкінці першої сторінки (титульний лист) трудової книжки. Слово «розбірливо» означає, що сто прізвище відповідальної особи має бути зазначене без графічних скорочень та об'єднань з ініціалами. Після цього у спеціально позначеному місці (М.П.) проставляється відбиток печатки служби персоналу, а разі відсутності такий, відбиток печатки підприємства.

Порядок внесення змін до запису на титульному листі

Зміни прізвища, імені, по батькові та дати народження здійснюються адміністрацією за місцем роботи на підставі документа (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та ін.) та з посиланням на номер та дату видачі цих документів.

Зміни вносяться першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. При цьому колишнє прізвище, ім'я, по батькові чи дата народження закреслюється однією рисою та записуються нові дані. Посилання на відповідні документи записуються на внутрішній стороні обкладинки та засвідчуються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації або печаткою служби персоналу (рис. 7, 8).

Рис.9 Зразок внесення змін до графи «прізвище» титульного листа трудової книжки

Рис.10 Зразок внесення змін до графи «Дата народження» титульного листа трудової книжки

Зміна (доповнення) записів про здобуту нову освіту, професію, спеціальність здійснюється шляхом доповнення наявних записів без закреслення раніше внесених записів. Наприклад, якщо у працівника була початкова професійна освіта, а він закінчив коледж, то відповідно його освіта стала середньою професійною. У графі «Освіта» через кому вказується «середня професійна» (рис.11).

Рис.11 Зразок внесення змін до графи «Освіта» титульного листа трудової книжки

Заповнення розділу «Відомості про роботу»

Усі відомості про виконувану роботу, переклад на іншу постійну роботу, кваліфікацію, звільнення, нагородження вносяться в трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого терміну.

Дати у всіх розділах трудових книжок записуються арабськими цифрами (число та місяць – двозначними, рік – чотиризначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 12 грудня 2005 року, у трудовій книжці робиться запис: «12. 12. 2005».

Усі записи, що вносяться до трудової книжки, нумеруються (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника) і виробляються акуратно та докладно, без скорочень. Наприклад, не можна писати "пр." замість "наказ", "розп." замість «розпорядження», «пров.» замість «переведений» тощо.

Не треба завіряти підписом та печаткою кожен запис, який вноситься в розділі «Відомості про роботу». Підпис відповідального за ведення, облік та видачу трудових книжок та печатку підприємства (служби персоналу) проставляється лише після запису про звільнення.

Внесення записів у трудову книжку нового співробітника починається із запису найменування підприємства. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки вказується як заголовка повне найменування підприємства, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності). Причому цей запис не нумерується. Наприклад, якщо організація ВАТ «Фірмові ковбаси» є скорочене найменування, т. е. у статуті організації записано, що її скорочене найменування – ВАТ «ФК», то відповідно до п. 3. 1 Інструкції після повного наводиться це скорочене найменування ( рис.12).

Рис.12 Зразок внесення запису найменування підприємства у трудову книжку

Далі вноситься запис про прийом на роботу, для чого в графі 1 проставляється номер запису, що вноситься, а в графі 2 вказується дата прийому на роботу. У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу підприємства із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як суттєвого), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації (рис .13).

Записи про найменування роботи або посади, на яку прийнято працівника, проводяться відповідно до найменувань професій, зазначених у Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників (за галузями), Кваліфікаційному довіднику посад керівників, спеціалістів та інших службовців, посад службовців та тарифних розрядів або відповідно до штатного розкладу.

У разі якщо виконання робіт з певних посад, спеціальностей чи професій пов'язане з наданням пільг чи певних обмежень, найменування цих посад, спеціальностей чи професій та кваліфікаційні вимоги до них мають відповідати найменуванням та вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками. Інакше працівник позбавляється права на дані пільги (наприклад, пільгової пенсії).

Рис.13 Зразок запису прийому працювати у трудову книжку

До графи 4 заносяться дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівника прийнято на роботу. Під час своєї трудової діяльності працівник може підвищити свій розряд або клас (водій) про що у трудовій книжці провадиться відповідний запис (рис.14).

Рис.14 Зразок запису у трудовій книжці про зміну розряду

Крім того, працівник може освоїти другу спеціальність (професію), про що в трудову книжку вноситься запис із зазначенням розрядів, класів або інших категорій цих професій, спеціальностей або рівнів кваліфікації. Наприклад, налагоджувачу обладнання у виробництві харчової продукції було встановлено другу професію «Електромонтер з ремонту та обслуговування електроустаткування» з присвоєнням 3-го розряду. В даному випадку в трудовій книжці у розділі «Відомості про роботу» у графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата встановлення другої професії, у графі 3 робиться відповідний запис, у графі 4 вказується номер посвідчення та дата видачі (рис.15 ).

Рис.15 Зразок запису до трудової книжки про встановлення другої професії

Якщо при встановленні другої професії на працівника наказом покладаються обов'язки виконання цих робіт (рис.16), то розділ «Відомості про роботу» трудової книжки робиться наступний запис (рис. 17).

Рис.16 Зразок наказу про встановлення другої професії з покладанням додаткових обов'язків

Рис.17 Зразок запису трудову книжку про встановлення другої професії з покладанням додаткових обов'язків

Досить часто до штатного розкладу вносяться доповнення або зміни щодо найменування посад (професій) у зв'язку з відповідними змінами або доповненнями, що вносяться до кваліфікаційних довідників. Ці зміни (доповнення) вносяться до трудових книжок виходячи з наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця (рис.18) у порядку. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата зміни посади (професії), у графі 3 робиться відповідний запис, а у графі 4 зазначається номер наказу, яким вносяться зміни до штатного розпису.

Рис.18 Зразок запису трудову книжку про внесення зміни найменування посади

Внесення запису про перейменування підприємства у трудову книжку

Останнім десятиліттям досить часто відбуваються перейменування організацій. Ці перейменування необхідно відображати у трудових книжках працівників цих організацій. У цьому випадку окремим рядком у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки робиться відповідний запис (рис.19). У графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата та номер. В даному випадку присвоєння номера запису та дата його внесення не провадиться.

Рис.19 Зразок запису у трудовій книжці про перейменування підприємства

Внесення запису про час служби у складі Збройних сил Росії

Відповідно до п.21 Правил у трудову книжку за основним місцем роботи вносяться записи про час військової служби відповідно до ФЗ «Про військовий обов'язок та військову службу», службу в органах внутрішніх справ та митних органах.

Час служби у Збройних Силах Росії визначається за записом у військовому квитку (дата та номер наказу Міністра оборони Росії про заклик на військову службу та звільнення з неї) (рис.20).

Мал. 20 Зразок внесення запису про час служби у складі Збройних сил Росії

Внесення записів про час навчання на курсах та школах щодо підвищення кваліфікації, з перекваліфікації та підготовки кадрів.

У трудову книжку за місцем роботи вноситься із зазначенням відповідних документів запис про час навчання на курсах та школах щодо підвищення кваліфікації, з перекваліфікації та підготовки кадрів.

Внесення записів про безперервний трудовий стаж

Внесення записів про безперервний трудовий стаж у трудову книжку провадиться у таких випадках:

- Якщо безперервний трудовий стаж відновлено в установленому порядку.

Відповідно до п.23 Правил ведення трудових книжок внесення запису про відновлення безперервного стажу до трудової книжки працівника провадиться за останнім місцем роботи у наступній послідовності. У графу 3 розділу «Відомості про роботу» вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з такого числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на документ, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер ( рис.21);

Рис.21 Зразок внесення запису до трудової книжки про відновлення безперервного стажу

– якщо час роботи не зараховується до безперервного трудового стажу (наприклад, у осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт).

Відповідно до п.23 Правил ведення трудових книжок до трудових книжок осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі, вноситься запис про те, що час роботи у цей період не зараховується до безперервного трудового стажу. Зазначений запис вноситься до трудової книжки після закінчення фактичного терміну відбуття покарання, що встановлюється за довідками органів внутрішніх справ. При звільненні засудженого з роботи в установленому порядку та надходження його на нове місце роботи відповідний запис вноситься до трудової книжки на тому підприємстві, куди його було прийнято або направлено. Запис проводиться у наступній послідовності.

У графі 1 розділу «Відомості про роботу» вказується порядковий номер запису, у графі 2 – дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: «Час роботи з такої дати (число, місяць, рік) по таку дату (число , місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу». У графі 4 вказується підстава для внесення запису до трудової книжки – наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер (рис.22).

Рис.22Зразок внесення запису до трудової книжки про невключення часу роботи у безперервний трудовий стаж

Внесення змін до трудової книжки

У разі виявлення у трудовій книжці неправильного або неточного запису відомостей про роботу, її виправлення провадиться адміністрацією того підприємства, де було внесено помилковий запис або роботодавцем за новим місцем роботи на підставі документа виданого роботодавцем, який припустився помилки. Адміністрація за новим місцем роботи зобов'язана надати працівникові у цьому необхідну допомогу.

Однак якщо організація, яка зробила неправильний або неточний запис, реорганізована, виправлення проводиться її правонаступником, а у разі ліквідації організації – роботодавцем за новим місцем роботи на підставі відповідного документа.

Виправлені відомості про роботу повинні повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження), а при їх втраті – іншому документу, що підтверджує відповідні відомості про роботу (архівні документи, що належать до трудової діяльності працівників, особисті картки, розрахункові відомості, особові рахунки із заробітної плати та ін.). ).

Відповідно до п.29 Правил ведення трудових книжок показання свідків не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів, за винятком:

– записів, щодо яких є судове рішення;

– випадків масової втрати трудових книжок працівників внаслідок надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини).

Трудовий стаж цих працівників встановлюється комісією зі встановлення стажу, створюваної органами виконавчої суб'єктів Російської Федерації. До складу такої комісії включаються представники роботодавців, профспілок чи інших уповноважених працівниками представницьких органів, а також інших заінтересованих організацій.

Встановлення факту роботи, відомостей про професію (посаду) та періоди роботи в цій організації здійснюється комісією на підставі документів, що є у працівника (довідка, профспілковий квиток, облікова картка члена профспілки, розрахункова книжка тощо). У разі їх відсутності – на підставі показань двох і більше свідків, які знають працівника спільної з ним діяльності в одній організації або в одній системі.

Якщо працівник до вступу до цієї організації вже працював, комісія вживає заходів для отримання документів, що підтверджують цей факт.

За результатами роботи комісії складається акт, у якому зазначаються періоди роботи, професія (посада) та тривалість трудового стажу працівника.

Роботодавець виходячи з акта комісії видає працівникові дублікат трудової книжки.

У разі якщо документи не збереглися, стаж роботи, у тому числі встановлений на підставі показань свідків, може бути підтверджений у судовому порядку.

Виправлення та закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів у розділах трудової книжки (вкладиша) «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження (заохочення)» не допускається.

Внесення змін у трудову книжку роблять у такий спосіб (рис.23). Після останнього у цьому розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, а графі 3 робиться запис: «Запис за номером таким-то недійсна». Після цього проводиться правильний запис, а у графі 4 вказується:

1. Дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки (рис.23);

Рис.23 Зразок внесення зміни запису до трудової книжки

2. Дата та номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис. Наприклад, у разі визнання незаконності звільнення або переведення самим роботодавцем, контрольно-наглядовим органом, органом з розгляду трудових спорів або судом у трудову книжку вносять такі записи:

- При відновленні на колишній роботі (рис.24):

Рис.24Зразок внесення запису до трудової книжки про відновлення на роботі

– за зміни формулювання причини звільнення (рис.25):

Рис.25 Зразок внесення виправлення до трудової книжки

У цій ситуації необхідно пам'ятати, що за наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом визнаною недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним.

Заповнення розділу «Відомості про нагородження»

Керівник підприємства має право заохочувати та нагороджувати працівників, які сумлінно виконують трудові обов'язки (оголошує подяку, видає премію, нагороджує цінним подарунком, почесною грамотою, представляє до звання кращого за професією). Усі види нагороджень і заохочень обов'язково вносяться до трудової книжки. Відповідно до п. 24 Правил ведення трудових книжок до них належать такі види нагородження за трудові заслуги:

а) нагородження державними нагородами, у т. ч. присвоєння державних почесних звань на підставі відповідних указів та інших рішень;

б) нагородження почесними грамотами, присвоєння звань та нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, яке виробляється підприємством;

в) інші види заохочення, передбачені законодавством РФ, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами та положеннями про дисципліну.

У трудові книжки не записуються премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

«Інструкція із заповнення трудових книжок» передбачає наступний порядок внесення відомостей про нагородження. У графі 3 розділу «Відомості про нагородження» трудової книжки як заголовка вказується повне найменування організації, і навіть скорочене найменування організації (за його наявності). Причому цей запис не нумерується. Далі у графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата нагородження, у графі 3 записується, ким нагороджено працівника, за які досягнення та якою нагородою, а у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату та номер (рис.26).

Рис.26 Зразок запису у трудовій книжці про нагородження цінним подарунком

Заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору)

Записи в трудову книжку про причини припинення трудового договору повинні проводитися в точній відповідності до формулювання, зазначених у наказі (розпорядженні) про розірвання трудового договору, та з посиланням на відповідну статтю ТК РФ або іншого федерального закону.

Потім, разом із працівником потрібно перевірити, чи правильно внесені записи про прийом на роботу, про переклади, про присвоєння кваліфікації, про заохочення (нагородження) та звільнення. Якщо ж буде виявлено помилку, необхідно внести відповідні виправлення.

Після цього згідно з п.35 Правил ведення трудових книжок усі записи, внесені до його трудової книжки за час роботи на даному підприємстві, у т. ч. у розділі «Відомості про нагородження (заохочення)», засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою підприємства чи служби персоналу, і навіть підписом самого працівника (рис.27). Своїм підписом працівник висловлює свою згоду із внесеними до трудової книжки записами, що підтверджують його трудову діяльність цьому підприємстві.

Рис.27 Приклад оформлення трудової книжки при звільненні працівника

У разі відмови працівника, що звільняється, від проставлення свого підпису в трудовій книжці, йому необхідно роз'яснити, що згідно з п.35 Положення про ведення трудових книжок він зобов'язаний поставити свій підпис у трудовій книжці після ознайомлення з наявними там записами. Якщо все ж таки працівник відмовиться ставити свій підпис у трудову книжку, то складається відповідний акт (рис.28).

Рис.28 Зразок акта про відмову від підпису у трудовій книжці

При заповненні трудової книжки державною мовою Російської Федерації та державною мовою республіки у складі Російської Федерації, засвідчуються обидва тексти.

Трудова книжка видається працівникові в день звільнення (останній день роботи) із внесеним до неї записом про звільнення (припинення трудового договору). Відповідно до п. 6. 2 Інструкції із заповнення трудових книжок датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором або угодою між роботодавцем та працівником.

Наприклад, у разі припинення трудового договору з працівником у зв'язку зі звільненням за власним бажанням з 10 грудня 2005 року останнім днем ​​роботи є 10 грудня 2005 року. У разі запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника проводиться у порядку. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата звільнення (10. 12. 2005), у графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору), у графі 4 зазначається дата та номер наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця про звільнення (рис.29).

Рис.29 Зразок внесення запису про звільнення до трудової книжки

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин (рис.30).

Рис.30 Зразок внесення запису про звільнення за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість до трудової книжки

Рис.31 Зразок внесення запису про звільнення за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років у трудову книжку

Що стосується затримки видачі працівникові трудової книжки з вини роботодавця, внесенні у трудову книжку неправильної чи відповідної федеральному закону формулювання причини звільнення працівника, роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику не отриманий їм протягом часу затримки заробіток. Днем звільнення (припинення трудового договору) у разі вважається день видачі трудової книжки.

Однак якщо у день звільнення видати трудову книжку неможливо у зв'язку з відсутністю працівника або його відмовою від отримання трудової книжки на руки, роботодавець надсилає працівникові повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. При цьому пересилання трудової книжки поштою за вказаною працівником адресою допускається лише за його згодою. З дня направлення зазначеного повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі працівникові трудової книжки.

У разі смерті працівника трудова книжка після внесення до неї відповідного запису про припинення трудового договору видається на руки одному з його родичів під розписку або надсилається поштою за письмовою заявою одного з родичів (рис.32).

Рис.32 Зразок внесення запису про припинення трудового договору у зв'язку зі смертю працівника трудової книжки

Особливості внесення записів про звільнення (припинення трудового договору) та прийом (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посада)

Якщо працівника звільнено у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника (рис.33) або з його згоди (рис.34).

Рис.33 Зразок внесення запису про звільнення в порядку переведення на іншу постійну роботу до іншого роботодавця на прохання працівника до трудової книжки

на прохання працівниказастосовується, коли працівник за власним бажанням переходить на роботу в іншу організацію.

Рис.34 Зразок внесення запису про звільнення в порядку переведення на іншу постійну роботу до іншого роботодавця за згодою працівника до трудової книжки

Формулювання: «Звільнення у зв'язку з переведенням на іншу постійну роботу до іншого роботодавця за його згодою» застосовується, у разі коли працівника переводять в іншу організацію.

При прийомі нове місце роботи у трудовий книжці працівника у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовка вказується повне найменування підприємства, і навіть, за його наявності, скорочене найменування організації. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 вказується дата прийому на роботу.

У графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення до структурного підрозділу підприємства із зазначенням його конкретного найменування, найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації. При цьому необхідно зазначити, що працівник прийнятий (призначений) у порядку переведення та з якої організації(Рис.35).

Рис.35 Зразок внесення запису про прийом на роботу в порядку переведення в трудову книжку

У разі якщо працівник звільняється у зв'язку з переходом на виборну роботу (посаду) до іншого роботодавця (в іншу організацію) у трудовій книжці робиться запис: «Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посада) у (вказується найменування організації), пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації» (рис.36).

Рис.36 Зразок внесення запису про звільнення у зв'язку з переходом на виборну посаду до трудової книжки

При оформленні трудової книжки на новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (за його наявності) у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обрано працівника , а графі 4 вказується рішення виборного органу, дата і його прийняття (рис.37).

Рис.37 Зразок внесення запису про обрання посаду у трудову книжку

Особливості оформлення трудової книжки генерального директора (директора)

Як випливає із положень ст. 16, 17, 19 і 275 ТК РФ трудовий договір з особою, яка здійснює функції одноосібного виконавчого органу товариства, укладається після обрання (призначення) його загальними зборами учасників товариства на посаду генерального директора (директора) на строк, визначений статутом товариства. Трудовий договір підписує від імені товариства, як правило, голова загальних зборів учасників товариства, на якому було обрано (призначено) генерального директора (директора) або уповноваженого на це рішенням загальних зборів учасників товариства (що в обов'язковому порядку має бути відображено у протоколі загальних зборів товариства) ).

В Інструкції із заповнення трудових книжок, на жаль, відсутні будь-які положення, що відображають порядок заповнення трудової книжки при прийнятті на роботу (звільнення з роботи) осіб, обраних (призначених) на посаду генерального директора (директора) підприємства. В даному випадку можна запропонувати два варіанти вирішення цієї проблеми.

1) За загальним правилом, першим наказом, який видає після свого обрання (призначення) генерального директора (директора), є наказ про вступ на посаду. В якості підстави наказу вказується рішення загальних зборів учасників товариства про обрання (призначення) керівника цього підприємства з посиланням на протокол загальних зборів та укладений у зв'язку з цим терміновий трудовий договір.

Відповідно до п. 10 «Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців» усі записи про виконувану роботу та звільнення вносяться до трудової книжки на підставі відповідного наказу (розпорядження)роботодавця не пізніше тижневого терміну. Тому, виходячи з буквального розуміння цього правила, у трудовій книжці генерального директора (директора) повинен бути зазначений вищенаказ на вступ на посаду (рис.38).

Рис.38 Зразок внесення запису прийому працювати керівника підприємства у трудову книжку

2) У кадровому діловодстві протягом останнього десятиліття склалася практика, коли за внесенні записи у трудову книжку як підстави прийому працювати вказується протокол загальних зборів про обрання (призначенні) посаду керівника організації (рис.39).

Рис.39 Зразок внесення запису прийому працювати керівника підприємства у трудову книжку

Тут виникає закономірне питання – як правильно оформити трудову книжку під час звільнення керівника підприємства. Записи в трудову книжку при звільненні генерального директора (директора) робляться у порядку, як й інших працівників. Оформлення звільнення залежить від цього, з якого підстави він розриває свій трудовий договір (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).

Відповідно до п.5 Інструкції щодо заповнення трудових книжок запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудову книжку провадиться на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця. Тому підставою для звільнення генерального директора (директора) нарівні з наказом (розпорядженням) є інші документи (наприклад, рішення Ради директорів цієї організації, якщо це питання належить до їх компетенції) (рис.40)

Рис.40 Зразок внесення запису про звільнення керівника організації у трудову книжку

Конституційний суд РФ підтвердив правомірність порядку розірвання трудових договорів із керівниками підприємств та закупівельних організацій. Суд зазначив, що ст.278 ТК РФ і ст.69 Закону РФ «Про акціонерні товариства», відповідно до яких договір з керівником може бути розірваний за рішенням власника, не суперечить Конституції РФ.

Особливості оформлення трудової книжки сумісника

Відповідно до ст. 66 ТК РФ запис у трудову книжку про прийом на роботу за сумісництвом вноситься за основним місцем роботи за бажанням працівника, на підставі документа (рис. № 41), що підтверджує роботу за сумісництвом.

Однак ніде не уточнюється, чи має бути висловлене бажання у письмовій чи усній формі. Тому не буде зайвим, якщо працівник напише заяву з проханням внести відповідні записи до його трудової книжки.

Мал. № 41 Зразок довідки, що видається за місцем роботи

Внесення запису до трудової книжки прийому працювати за сумісництвом має власну специфічну особливість. Розгляньмо це питання на наступному прикладі.

У разі основне місце роботи Сидорової Ольги Іванівни у відділі охорони ВАТ «Металлоптторг». Режим роботи – доба через три. Іван Ілліч у вільний час хоче працювати на нашому підприємстві. Він висловив бажання, щоб до його трудової книжки внесли відомості про роботу за сумісництвом. Для цього ми зобов'язані видати йому документ, що підтверджує його роботу за сумісництвом (довідку про роботу на підприємстві або завірений належним чином наказ про прийом на роботу). На підставі виданого документа за місцем основної роботи (ВАТ «Металоптторг») буде зроблено у трудовій книжці наступний запис.

Внесення запису до рудової книжки провадиться в наступному порядку. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 вказується дата прийому на роботу як сумісник, у графі 3 робиться запис про прийняття чи призначення як сумісника до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу у конкретному структурному підрозділі включено до трудового договору як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, у графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату та номер (рис.42 ).

Мал. № 42 Зразок запису роботи за сумісництвом у трудову книжку.

При оформленні внутрішнього сумісника запис у трудову книжку вноситься у тому порядку, як і зовнішнього сумісника, крім те, що не вказується найменування організації (рис.43).

Рис.43 Зразок внесення запису про прийом на роботу зовнішнього сумісника до трудової книжки

Відповідно до ст. 288 ТК РФ крім підстав, передбачених ТК РФ та іншими федеральними законами, трудовий договір з особою, яка працює за сумісництвом, може бути припинений у разі прийому на роботу працівника, для якого ця робота буде основною (рис.44).

Рис.44 Зразок внесення запису про звільнення (розірвання трудового договору) сумісника до трудової книжки

Відбиток друку ставиться лише після звільнення сумісника з місця роботи.

Особливості заповнення трудових книжок засуджених осіб

Відповідно до статті 104 Кримінально-виконавчого кодексу України час залучення засуджених до оплачуваної праці зараховується їм до загального трудового стажу . Документом, що підтверджує час роботи засудженого у місцях позбавлення волі, є трудова книжка, а за її відсутності – довідка, яку видає адміністрація виправно-трудової установи. Форму такої довідки закріплено у додатку до Інструкції про порядок обліку часу роботи засуджених у період відбування ними покарання у вигляді позбавлення волі, що зараховується до загального трудового стажу, затвердженої наказом МВС РФ від 14 грудня 1992 р. № 453.

Даний час роботи не зараховується до безперервного трудового стажу і це у трудових книжках проводиться запис (див. «Внесення записів про безперервний трудовий стаж»).

4. Вкладиш у трудову книжку

У тих випадках, коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки розділу «Відомості про роботу» або розділу «Відомості про заохочення», трудова книжка доповнюється вкладишем, який вшивається у трудову книжку, заповнюється та ведеться адміністрацією підприємства за місцем роботи працівника у тому самому порядку, як і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Титульний лист вкладиша у трудову книжку оформляється як і титульний лист трудової книжки (рис.45).

Рис.45 Зразок оформлення вкладиша у трудову книжку

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки вгорі ставиться штамп розміром 10 х 25 мм із написом «Виданий вкладиш», із зазначенням серії та номера виданого вкладиша. При кожній наступній видачі вкладки ставиться наступний штамп, і вказуються серія і номер наступного виданого вкладки.

5. Оформлення дубліката трудової книжки

Дублікат трудової книжки видається у таких випадках:

– Якщо трудову книжку (вкладиш до неї) втрачено. Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), має негайно заявити про це адміністрації за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після подання заяви адміністрація видає працівникові іншу трудову книжку чи вкладку до неї (нових зразків);

– Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, підірвана, замазана тощо);

- Якщо записи про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом були визнані недійсними;

- Якщо працівник відновлено у зв'язку з винесенням виправдувального договору, припиненням кримінальної справи за відсутністю події злочину, за відсутністю у діянні складу злочину або за недоведеністю його участі у скоєнні злочину;

– Якщо трудові книжки працівників загублені внаслідок надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини).

У правому верхньому кутку титульного аркуша дубліката трудової книжки робиться напис: «Дублікат» (рис.46).

Рис.46 Приклад оформлення титульного листа трудової книжки

На титульному листі колишньої трудової книжки пишеться: «Натомість видано дублікат» із зазначенням його серії та номера (крім випадків втрати трудової книжки) (рис.47).

Рис.47 Приклад оформлення титульного листа трудової книжки

При оформленні дубліката трудової книжки до нього вносяться:

а) відомості про загальний та (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження до цієї організації, підтвердженого відповідними документами;

б) відомості про роботу та нагородження (заохочення), що вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вказується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо працівник до вступу в цю організацію (до цього роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у розділі «Відомості про роботу» у графі 3 насамперед вноситься запис про загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи як працівника до вступу до цю організацію (до цього роботодавця), підтвердженому відповідними документами (рис.48).

Рис.48 Зразок внесення загального стажу до трудової книжки

Після цього загальний та/або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належним чином оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в наступному порядку: у графі 2 вказується дата прийому на роботу; у графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ та робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника. Якщо поданими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій самій організації (у того ж роботодавця), то також робиться відповідний запис.

У разі, коли документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, не містять повних відомостей про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться відомості, що є в цих документах (рис.49).

Рис.49 Зразок заповнення розділу «Відомості про роботу» дубліката трудової книжки

Потім у графі 2 вказується дата звільнення (припинення трудового договору), а у графі 3 – причина (підстава) звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані. У графі 4 вказується найменування, дата та номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті.

Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій та належного завірення роботодавцем або службою персоналу повертаються їх власнику. Адміністрація підприємства зобов'язана сприяти працівникові в отриманні документів, що підтверджують стаж його роботи, що передує надходженню цієї організації.

6. Порядок видачі копії трудової книжки

Відповідно до ст. 62 ТК РФ роботодавець зобов'язаний не пізніше 3 днів з дня подання письмової заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, накази про звільнення з роботи; виписки з трудової книжки; довідки про трудову книжку; заробітної плати, період роботи у даного роботодавця та ін.). Дані копії документів, пов'язаних із роботою, мають бути засвідчені належним чином та надаються працівнику безоплатно (рис.50).

Мал. № 50 Зразок позначки про засвідчення копії

Правила ведення трудових книжок та Інструкція щодо заповнення трудових книжок передбачають можливість видачі працівникові трудової книжки лише за звільнення. Якщо ж співробітник служби персоналу видасть працюючому працівникові трудову книжку, він тим самим порушить Правила ведення трудових книжок, тому що цей документ ставляться до актів трудового законодавства, то працівник служби персоналу може бути притягнуто до відповідальності у порядку.

7. Зберігання трудових книжок

Трудові книжки зберігаються в адміністрації підприємства як бланки суворої звітності, і видається на руки працівникові лише за його звільнення. Трудові книжки та його дублікати, не отримані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного терміну можуть бути виділені до знищення в установленому порядку.

8. Облік трудових книжок

Рис.51 Зразок прибутково-витратної книги

По обліку бланків трудових книжок та заповнених трудових книжок для підприємства ведеться така документація:

а) приходозатратна книга з обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них (рис.51).

До цієї книги вносяться всі операції, пов'язані з отриманням та витрачанням бланків трудових книжок та вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книжка ведеться бухгалтерією організації;

б) книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (рис.52).

Рис.52 Зразок книги обліку руху трудових книжок та вкладок до них

Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них ведеться службою персоналу чи іншим підрозділом підприємства, що оформляє прийом та звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час вступу на роботу, а також трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, видані працівникам знову. При отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці та у книзі обліку.

Приходотратну книгу та книгу обліку руху трудових книжок необхідно пронумерувати, прошнурувати та скріпити підписом керівника організації та сургучною печаткою.

Бланки трудових книжок та вкладишів до них зберігаються у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності та видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок. Щомісяця бухгалтерія вимагає від особи, відповідальної за ведення трудових книжок, звіту про наявність бланків трудових книжок та вкладишів до них та про суми, отримані за заповнені трудові книжки та вкладиші до них, здодатком прибуткового ордера каси організації. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт.

При оформленні працівнику нової трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат на їх придбання, за винятком таких випадків:

1 При масовій втраті роботодавцем трудових книжок працівників внаслідок надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини)

2 У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також у разі їх псування не з вини працівника вартість зіпсованого бланка оплачується роботодавцем.

Трудова книжка є обов'язковим документом кожної людини - цього вимагає закон. Але також законодавство вимагає і правильне заповнення цього документа. Як необхідно заповнювати трудову книжку відповідно до сучасних стандартів – дізнаємося далі.

Заповнення головної сторінки

Головна сторінка трудової книжки містить у собі основну інформацію, яка розділена на спеціально відведені при цьому рядки. Розглянемо рядково, як правильно заповнити цю сторінку:

1. ПІБ. Необхідно, щоб інформація тут була вказана у повній відповідності до паспортних даних. В іншому випадку буде дуже важко довести, що документ належить саме цій людині, а не будь-якій іншій. Робити якісь зміни неприпустимо!
2. дата народження. Для заповнення цього рядка використовуються лише арабські цифри! Місяць та дата завжди складаються з двох символів. Наприклад, якщо це 6 березня, то у трудовій книжці ми напишемо 06.03. Рік завжди пишуть, використовуючи 4 символи, без скорочень.
3. Освіта. Тут важливо зазначати повну інформацію, не використовуючи скорочень. Місце навчання та рівень освіти (вища, середня, повна чи ні) вказуються максимально докладно.
4. дата заповнення. Згідно з сучасним законодавством, запис у трудовій книжці має бути вписаний не пізніше 5 днів після влаштування на роботу. Дата заповнення вписується відповідно до аналогічних правил, як і дата народження.
5. Підписи. Тут має бути 2 підписи, перший з яких належить власнику трудового, а другий - заповнювачу, тобто відповідальній особі.

Дійсно трудову книжку робить друк організації. Її, зазвичай, ставить директор підприємства чи начальник відділу.

Внесення основних записів

При внесенні основних записів про місце роботи людини необхідно керуватися тим самим правилом: у жодному разі не застосовувати скорочень! Основні листи являють собою таблицю з графами, в яких представлена ​​певна інформація про місце роботи та її особливості. Розглянемо послідовно, які особливості заповнення у разі:

1. Номер запису. У першій графі прописується порядковий номер запису, що вноситься. У разі 0 не використовується. Тобто, якщо нам необхідно внести перший запис, то він такий і буде – “1”.
2. дата заповнення. Вказується у порядку число-місяць-рік. Вписується відповідно до правил внесення дат без будь-яких скорочень.
3. Безпосередні відомості. Тут пишуть, прийняли співробітника на роботу, переводять на інше місце чи посаду. Інформація має бути прописана докладно. Поруч із нею ставиться підпис співробітника - це означає, що він обізнаний про подальші дії та претензій не має.
4. Підстава для дій, описаних у 3 графі Наприклад, це може бути наказ про звільнення, розпорядження про прийняття на роботу тощо. Обов'язково вказується від якого числа описаний документ. Наприклад, Протокол від 23.04.2001.

Тут ви зможете переглянути зразок заповнення трудової книжки та .

Важливі правила заповнення трудової книжки

1. Документ повинен заповнюватися ручкою, яка може мати чорне, синє або фіолетове чорнило. Вона може бути гелевою, кульковою або пір'яною.
2. Усі записи вносяться російською мовою чи дублюються іншою мовою, який встановлений у суб'єкт на державному рівні.
3. Кожен запис має свій порядковий номер. Не можна заповнювати рядок, не надавши йому номера в першій графі.

Виправлення у трудовій книжці не допустимі. У разі припущення помилки, як правило, робиться позначка “Була допущена помилка у …”.

Відео: Як робити записи про роботу у трудовій книжці?

У наступному відео розповідається, як правильно зробити запис про роботу. Для цього треба мати на руках трудову книжку, синю ручку, накази про прийом на роботу, переведення чи звільнення, друк:

Відповідальність за ведення трудової книжки

Перше, що потрібно знати співробітнику - це відповідальність за ведення та зміст трудової книжки. Відповідно до закону, відповідає за це роботодавець, який зобов'язаний вносити своєчасно необхідні відомості до трудової книжки, зберігати її, видавати необхідні вкладиші тощо. Насправді роботодавець займається цими справами не безпосередньо, а через відповідальних осіб, яких він зобов'язаний самостійно призначити наказами внутрішньої дії.

Важливо, що відповідальність за ведення трудової книжки лягатиме також на ІП, якщо він тримає працівників. Ким є індивідуальний підприємець у трудовій книжці, пропонується дізнатися з відео:

Про трудову книжку йдеться у таких законодавчих документах:

Коли на підприємстві відсутня кадрова служба чи спеціальні відповідальні за трудові книжки особи, відповідальність за це понесе роботодавець. На сьогоднішній день закон передбачає за це адміністративну відповідальність у вигляді штрафу або тимчасового зупинення діяльності.

Вести трудову книжку нескладно, якщо дотримуватися всіх правил. Важливо, що у ситуації втрати трудової книжки протягом 15 днів після повідомлення про це роботодавець зобов'язаний видати співробітнику дублікат.

З 1 січня 2004 року починає діяти нова форма трудової книжки. Як правильно її оформляти, сказано в інструкції Мінпраці, що нещодавно з'явилася.

Т.М. Шубнікова, експерт АГ «РАДА»

Нові бланки трудової книжки та вкладиша до неї наведено у постанові уряду від 16 квітня 2003 р. № 225. При їх заповненні слід керуватися інструкцією, затвердженою постановою Мінпраці від 10 жовтня 2003 р. № 69 (далі – постанова № 69).

Як завести нову трудову книжку

Нову трудову книжку потрібно оформляти прийому працювати громадян, які її поки немає. А ось старі книжки міняти на нові не потрібно. Заводити трудові книжки працівникам можуть лише фірми. Підприємці на це права не мають. Трудову книжку оформлюють на кожного працівника, який пропрацював в організації більше п'яти днів. Зробити це потрібно протягом тижня з моменту його прийняття на роботу. І тут із працівника утримується плата. Вона дорівнює вартості придбання бланка трудової книжки.

Як заповнити трудову книжку

Трудова книжка складається з трьох частин: – титульний лист; – відомості про роботу; – відомості про нагородження.

Титульна сторінка

На титульному аркуші слід зазначити такі відомості про працівника: - прізвище, ім'я, по батькові; - дату народження (число, місяць, рік); – освіта, професія, спеціальність. дата заповнення трудової книжки. Правильність внесених відомостей засвідчують своїми підписами сам працівник та особа, відповідальна за видачу трудових книжок. Після цього слід поставити друк фірми.

Відомості про роботу

Цей розділ складається з кількох граф: - графа 1 "Номер запису"; - графа 2 "Дата (число, місяць, рік)"; - графа 3 "Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення"; – графа 4 «Найменування, дата і номер документа, виходячи з якого внесено запис».При оформленні прийому працювати у графі 3 як заголовка потрібно написати повне найменування фірми. Крім того, до цієї графи можна внести її скорочену назву. Рядком нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису. У графі 2 вказується дата прийому працівника на работу.Запись про посаду, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації вноситься до графи 3. У цій же графі потрібно буде вказувати відомості про переведення на іншу постійну роботу або звільнення працівника. Всі ці записи вносяться до трудової книжки виходячи з наказу керівника. Дату та номер цього наказу потрібно поставити у графі 4. Усі записи у трудовій книжці потрібно робити без скорочень. Якщо людина звільняється, то запис про це потрібно зробити безпосередньо в день звільнення. В інших випадках відобразити відомості у трудовій книжці треба протягом тижня з моменту складання наказу. Зверніть увагу, що відомості про роботу за сумісництвом вносяться до трудової книжки лише за бажанням працівника. прикладУ ЗАТ «Меридіан» 15 січня 2004 року прийнято на посаду бухгалтера Ю.В. Шевельова (наказ від 15 січня 2004 р. № 5/К). З 1 липня 2004 р. її перевели на посаду головного бухгалтера (наказ від 1 липня 2004 р. № 25/К). Працівник кадрової служби фірми заповнив розділ «Відомості про роботу» так:

Відомості про роботу

№ запису	Дата
	число	Місяць	рік
1	2			3	4
				Закрите акціонерне товариство «Меридіан»
3	15	01	2004	Прийнято на роботу на посаду бухгалтера	Наказ №5/К від 15.01.2004 р.
4	01	07	2004	Переведено на посаду головного бухгалтера	Наказ №25/К від 01.07.2004 р.

– кінець прикладу – Працівника потрібно ознайомити з кожним новим записом, внесеним до його трудової книжки. Після цього він повинен розписатися в розділі ІІІ особистої картки (форма № Т-2) навпроти аналогічного запису. Вона затверджена постановою Держкомстату від 6 квітня 2001 р. № 26. Приклад Використовуємо дані попереднього прикладу. В особистій картці Ю.В. Шевельової було зроблено такі записи:…

III. ПРИЙОМ НА РОБОТУ І ПЕРЕКЛАДИ НА ІНШУ РОБОТУ

Дата	Структурний підрозділ	Професія (посада), розряд, клас (категорія) кваліфікації	Оклад (тарифна ставка), надбавка, руб.	Заснування	Підписвласникатрудовоїкнижки
1	2	3	4	5	6
15.01.2004	Бухгалтерія	Бухгалтер	5000	Наказ №5/К від 15.01.2004	Шевельова
01.07.2004	Бухгалтерія	Головний бухгалтер	10 000	Наказ №25/К від 01.07.2004	Шевельова

… -Кінець прикладу-Запис про звільнення супроводжується посиланням на статтю і пункт Трудового кодексу, за якими звільняється працівник. Вона засвідчується печаткою організації або відділу кадрів та підписом людини, яка відповідає за ведення трудових книжок. Окрім цього, має поставити свій підпис і сам працівник. Тим самим він підтверджує, що ознайомився і погоджується з усіма записами, які зроблені в його трудовій книжці за час роботи на фірмі. Приклад П.І. Вітров працював менеджером у ТОВ «Стріла». 12 листопада 2003 року його було звільнено через прогул (підп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодексу). Цього ж дня про це було складено наказ № 24. За ведення трудових книжок працівників фірми відповідає генеральний директор «Стріли». Він зробив у трудовій книжці Петрова наступний запис:

Відомості про роботу

№запису	Дата			Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікацію, звільнення (із зазначенням причин та посиланням на статтю, пункт закону)	Найменування, дата та номер документа, на підставі якого внесено запис
	число	місяць	рік
1		2		3	4
5	12	11	2003	Звільнений через прогул	Наказ №24
				(Підпункт «а» пункту 6	від 12.11.2003 р.
				статті 81 Трудового кодексу РФ)
				Генеральний директор ТОВ
				«Стріла»: Яковлєв (Яковлєв)
				Ознайомлений: Вітров (Вєтров)

-Кінець прикладу-У разі смерті працівника трудова книжка після внесення до неї запису про припинення трудового договору видається на руки одному з його родичів під розписку. За заявою родичів її можна надіслати поштою.

Відомості про нагородження

У цьому розділі робляться записи про вручення працівникові державних нагород, почесних грамот, про присвоєння звань, а також про різні заохочення, передбачені колективними договорами. , Відбивати це у трудовій книжці не надо.Записи про стягнення не вносяться в трудову книжку. Якщо, звісно, ​​воно є підставою для звільнення працівника.

Внесення змін та виправлень

Відомості про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження працівника вносяться в трудову книжку на підставі паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу тощо. У цьому випадку необхідно зробити посилання на номер та дату цих документів. Колишні відомості слід закреслити однією рисою, а поруч записати нові дані. Посилання відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки. Кожне посилання засвідчується підписом керівника чи спеціально уповноваженої ним особи. Після цього потрібно поставити друк фірми. При виявленні неправильного запису в розділі «Відомості про роботу» або «Відомості про нагородження» його потрібно виправити. Закреслювати її не можна. Потрібно написати, що вона недійсна. Після цього необхідно зробити правильний запис. Виправлення вносить та фірма, яка припустилася помилки. Що стосується реорганізації фірми правильну запис зроблять у тому підприємстві, де співробітник працює нині. прикладВодiй Р.Г. Олександров прийнято працювати у ЗАТ «Берізка» 1 травня 2003 року. У цей день керівник підписав наказ № 52 про його призначення на роботу. Заповнюючи книжку, спеціаліст відділу кадрів помилково вказав у ній неправильну дату – 11 травня 2003 року. Того ж дня він виявив цю помилку і виправив її. Для цього у трудовій книжці Р.Г. Александрова зроблено такі записи:

Відомості про роботу

№ запису	Дата			Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікацію, звільнення (із зазначенням причин та посиланням на статтю, пункт закону)	Найменування, дата та номер документа, на підставі якого внесено запис
	число	місяць	рік
1	2			3	4
				Закрите акціонерне товариство «Берізка»
8	01	05	2003		Наказ №52 від 11.05.2003 р.
9	01	05	2003	Запис за № 8 недійсний
10	01	05	2003	Прийнятий на роботу на посаду водія	Наказ №52 від 01.05.2003 р.

-Кінець прикладу-Відомості про отримання працівником нової професії або спеціальності вносяться в трудову книжку із зазначенням розряду, класу або рівня його кваліфікації. Наприклад, якщо бухгалтер отримав професію юриста, у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки зазначаються: – у графі 1 – порядковий номер запису; – у графі 2 – дата отримання другої професії; – у графі 3 – запис: «Встановлено другу професію» юрист»;– у графі 4 – найменування документа про здобуття нової професії, його номер та дата. Фірма може змінити своє найменування. Про це у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки робиться запис: «Фірма така-то з такого числа перейменована в таку-то». У графі 4 зазначається наказ (розпорядження) керівника, на підставі якого перейменовано фірму, а також його номер та дату.

Коли видається дублікат чи вкладка

Дублікат трудової книжки видається в таких випадках: - трудова книжка втрачена; - в ній є запис про звільнення, яке визнано незаконним; - книжка стала непридатною. останній запис. Ця фірма видасть дублікат. Для цього в нову трудову книжку вносяться ті відомості, які можна підтвердити документально. Записи за кожним колишнім місцем роботи не робляться. Потрібно вказувати лише загальну кількість років, місяців та днів трудового стажу, а також відомості про останнє місце роботи. Фірма має видати працівникові нову трудову книжку пізніше 15 днів із моменту подання їм заяви. За наявності у трудовій книжці запису про звільнення, визнаного незаконним, за заявою працівника фірма видає йому дублікат. У ньому повторюються всі записи, крім того, що визнано незаконним. Також надходять і в тому випадку, якщо трудова книжка стала непридатною. Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, то необхідно завести вкладку. У самій трудовій книжці ставиться штамп «Вкладиш виданий» і вказуються його серія та номер. Звернемо увагу, що без трудової книжки вкладка недійсна.

Зберігання трудових книжок

Керівник своїм наказом призначає відповідального зберігання трудових книжок. Найчастіше це працівник відділу кадрів чи бухгалтер. До їх обов'язків входить ведення книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. У цій книзі реєструються всі прийняті від працівників трудові книжки. Забираючи свою трудову книжку, працівник розписується в книзі обліку та особистої картки. Бухгалтерія веде прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них. Щоб отримати ці бланки, відповідальний за їхнє ведення подає до бухгалтерії заявку. Наприкінці місяця він має звітувати за отримані бланки. Форму бланка обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, а також форму бланку прибутково-видаткової книги затверджено постановою № 69.

Трудове законодавство зобов'язує роботодавця – організацію чи індивідуального підприємця вести трудові книжки
на кожного співробітника, який пропрацював понад п'ять днів, якщо робота у даного роботодавця є для працівника основний (ст. 66 та 309 Трудового кодексу РФ). Всі записи в трудову книжку вносять чорнилом синього, фіолетового або чорного кольору. І без жодних скорочень.

Трудову книжку працівник пред'являє під час укладання трудового договору.
Передбачено два випадки, коли у пред'явленні трудової книжки не потрібно:

1. на час вступу працювати до організації за сумісництвом (ст. 283 ТК РФ);
2. на час вступу працювати уперше (ст. 65 ТК РФ).

Як заповнити найперший – титульний аркуш книжки.

1. Прізвище, ім'я та по батькові працівника вказується повністю.
   Дані можна взяти з паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу. Наприклад, прав водія, військового квитка або закордонного паспорта. Не заміняйте ім'я та по-батькові ініціалами.
2. Дата народження пишуть арабськими цифрами.
   Число та місяць позначають двозначними кодами. А рік – чотиризначним кодом. Не слід писати місяць словами.
3. Освіта.
   Дані цього рядка вносять виходячи з атестата, посвідчення чи диплома. Тут може бути вказано «вищу професійну», «середню загальну», «середню професійну освіту» тощо. Також тут можна вказати незакінчену освіту того чи іншого рівня.
4. Професія спеціальність.
   Дані також зазначаються на основі документів про освіту.
5. Дата заповнення.
   Поставте поточну дату, яку ви оформляєте трудову книжку. Місяць можна вказати як цифрами, і словами. Помилкою це не буде.
6. Підпис власника книги.
   У цій графі має розписатися сам працівник.
7. Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок.
   Її ставить той, хто власне й оформлює документ. Зазвичай, це начальник відділу кадрів. Але оскільки кадрову роботу найчастіше виконує бухгалтер, то тут може стояти його підпис.
8. Місце для друку.
   Ставиться друк компанії. Можна поставити друк кадрової служби, якщо така є.

Усім співробітникам, які пропрацювали у компанії більше п'яти днів, потрібно внести запис до трудової книжки.
Це стосується лише основного місця роботи.

Прийом на роботу

1. Внесіть дані про організацію до графи 3 розділу «Відомості про роботу».
   Тут вкажіть повну назву організації. А також скорочене, якщо воно є.
2. У графі № запису проставте порядковий номер.
   Відповідно, якщо це перший запис – у графі стоятиме «1».
3. Дата. Вкажіть дату прийому арабськими цифрами.
4. На одному рівні з датою прийому до графи 3 внесіть запис про прийом на роботу.
   Якщо ви наймаєте людину у певний структурний підрозділ, то вкажіть її найменування. Тут же вкажіть найменування посади працівника згідно зі штатним розкладом.
5. У графі 4 вкажіть номер та дату документа, на підставі якого співробітника прийняли до організації.
   Зазвичай, це наказ прийому працювати.

Прийом на роботу за сумісництвом

Запис про сумісництво вносять у трудову книжку за бажанням працівника.
Тобто якщо співробітник сам вас про це не просить, запис вносити не потрібно. Порушень у цьому немає.
Але якщо працівник попросив вас про це, то внесіть дані аналогічно до основного місця роботи під наступним порядковим номером.
Запис робить саме роботодавець за основним місцем роботи на підставі засвідченої копії наказу про прийом або довідку з місця роботи за сумісництвом.

Переведення співробітника на інший підрозділ або на нову посаду.

Якщо ви прийняли на роботу співробітника і тепер переводите його в інший відділ або на іншу посаду, то це потрібно відобразити в трудовій книжці.
Для цього потрібно зробити запис про переклад.

1. Дата.
   Вкажіть дату перекладу арабськими цифрами.
2. До графи 3 внесіть запис про переклад.
   Вкажіть відділ та посаду, на якій тепер працюватиме працівник.
3. У графі 4 вкажіть номер та дату документа, на підставі якого співробітника перевели на нову посаду або в інший підрозділ.

Звільнення

Розлучаючись із співробітником, необхідно проставити до трудової книжки запис про звільнення.
Це необхідно зробити своєчасно. Оскільки в останній робочий день трудову книжку потрібно повернути власнику. Інакше на компанію можуть чекати штрафи від трудової інспекції. А колишньому працівникові доведеться виплачувати компенсацію. Найпоширеніша підстава для звільнення – звільнення за власним бажанням.

1. У графі «№ запису» проставляє порядковий номер запису.
2. Дата.
   Дата звільнення зазначається арабськими цифрами.
   Датою звільнення вважається останній робочий день працівника.
3. У графу 3 вноситься запис про звільнення із зазначенням причин.
   А також зазначається посилання на статтю Трудового кодексу, на підставі якої працівника звільнено.
   Наприклад, у разі звільнення за власним бажанням слід послатися на пункт 3 статті 77 Трудового кодексу.
   Якщо за згодою сторін, посилання буде на пункт 1 статті 77 Трудового кодексу.
4. У графі 4 зазначається номер та дата документа, на підставі якого працівника звільнили.
   Зазвичай, це наказ про розірвання трудового договору.
5. При звільненні працівника всі записи, зроблені під час роботи співробітника у компанії, засвідчуються печаткою компанії та підписом керівника чи іншої особи, уповноваженої цього.
   Попросіть співробітника поставити свій підпис під усіма записами.

Припустимо, у трудовій книжці виявлено неправильний запис і тепер його потрібно виправити.
Але не поспішайте закреслювати чи замазувати хибні дані. Правила заповнення трудових книжок це забороняють.
Єдино можливий варіант – це визнати запис недійсним.
І лише після цього внести нову.

1. У графі № запису проставте порядковий номер запису.
2. Дата. Вкажіть дату, на яку ви визнаєте помилковий запис недійсним.
   Тобто ту дату, коли ви вносите виправлення.
3. У графі 3 пропишіть "Запис під №___ недійсний".
4. У графі 2 вкажіть дату нового, тепер уже вірного, запису.
5. Правильний запис внесіть до графи 3.
6. У графі 4 вкажіть номер та дату документа, на підставі якого ви внесли правильні дані.

Приклади формулювань записів
при звільненні працівників

Пункт та стаття Трудового кодексу	Запис до трудової книжки
Пункт 1 ст. 77	Трудовий договір припинено за згодою сторін, пункт 1 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 2 ст. 77	Трудовий договір припинено у зв'язку із закінченням строку трудового договору, пункт 2 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 3 ст. 77 (за власним бажанням)	Трудовий договір розірвано з ініціативи працівника, пункт 3 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 5 ст. 77	Трудовий договір припинено у зв'язку з переведенням працівника на його прохання на роботу до Товариства з обмеженою відповідальністю "Каркас", пункт 5 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 6 ст. 77	Трудовий договір припинено через відмову працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною власника майна організації, пункт 6 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір припинено через відмову працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною підвідомчості організації, пункт 6 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір припинено через відмову працівника від продовження роботи у зв'язку з реорганізацією організації, пункт 6 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 7 ст. 77	Трудовий договір припинено через відмову працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною визначених сторонами умов трудового договору, пункт 7 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 8 ст. 77	Трудовий договір припинено у зв'язку з відмовою працівника від переведення на іншу роботу, необхідну йому відповідно до медичного висновку, пункт 8 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 9 ст. 77	Трудовий договір припинено через відмову працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем, пункт 9 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 11 ст. 77	Трудовий договір припинено у зв'язку з порушенням встановлених Трудовим кодексом правил укладання трудового договору, пункт 11 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації
Стаття 71	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з незадовільним результатом випробування, частина перша статті 71 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 1 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку із припиненням діяльності індивідуальним підприємцем, пункт 1 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 2 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку із скороченням чисельності працівників організації, пункт 2 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 3 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з невідповідністю працівника займаної посади внаслідок недостатньої кваліфікації, підтвердженої результатами атестації, пункт 3 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з невідповідністю працівника виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації, підтвердженої результатами атестації, пункт 3 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 4 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку зі зміною власника майна організації, пункт 4 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 5 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з неодноразовим невиконанням працівником без поважних причин трудових обов'язків, пункт 5 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "а" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з прогулом, підпункт "а" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "б" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з появою працівника на роботі у стані алкогольного сп'яніння, підпункт "б" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "в" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця через розголошення державної таємниці, яка стала відомою працівникові у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, підпункт "в" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця через розголошення комерційної таємниці, яка стала відомою працівникові у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, підпункт "в" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця через розголошення службової таємниці, яка стала відомою працівникові у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, підпункт "в" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "г" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з скоєнням за місцем роботи розкрадання чужого майна, встановленого вироком суду, що набрав законної сили, підпункт "г" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з скоєнням за місцем роботи пошкодження чужого майна, встановленого вироком суду, що набрав законної сили, підпункт "г" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Підпункт "д" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з порушенням працівником вимог з охорони праці, що спричинило тяжкі наслідки, підпункт "д" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з порушенням працівником вимог з охорони праці, що створило реальну загрозу настання тяжких наслідків, підпункт "д" пункту 6 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 7 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з вчиненням винних дій працівником, який безпосередньо обслуговує грошові цінності, що дало підставу для втрати довіри до нього з боку роботодавця, пункт 7 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 8 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірваний з ініціативи роботодавця у зв'язку зі скоєнням працівником, який виконує виховні функції, аморального проступку, несумісного з продовженням цієї роботи, пункт 8 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 9 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з прийняттям необґрунтованого рішення, що спричинило порушення безпеки майна організації, пункт 9 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 10 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з одноразовим грубим порушенням трудових обов'язків, пункт 10 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 11 год. 1 ст. 81	Трудовий договір розірвано з ініціативи роботодавця у зв'язку з поданням працівником роботодавцю підроблених документів під час укладання трудового договору, пункт 11 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 1 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку із закликом працівника на військову службу, пункт 1 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір припинено за обставинами, що не залежать від волі сторін, у зв'язку з направленням працівника на альтернативну цивільну службу пункт 1 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 2 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з відновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу, за рішенням державної інспекції праці, пункт 2 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з відновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу, за рішенням суду, пункт 2 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 3 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 4 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з засудженням працівника до покарання, що виключає продовження колишньої роботи, відповідно до вироку суду, який набрав законної сили, пункту 4 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 5 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з визнанням працівника повністю нездатним до трудової діяльності відповідно до медичного висновку, пункт 5 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 6 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 8 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з дискваліфікацією, яка виключає можливість виконання працівником обов'язків за трудовим договором, пункт 8 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 9 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з позбавленням працівника спеціального права на керування транспортним засобом, що спричинило неможливість виконання працівником обов'язків за трудовим договором, пункт 9 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 10 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з припиненням допуску до державної таємниці пункт 10 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 11 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку зі скасуванням рішення суду про поновлення працівника на роботі, пункт 11 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з визнанням незаконним рішення державної інспекції праці про поновлення працівника на роботі, пункт 11 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації
Пункт 12 год. 1 ст. 83	Трудовий договір припинено за обставинами, які не залежать від волі сторін, у зв'язку з приведенням загальної кількості працівників, які є іноземними громадянами, у відповідність до допустимої частки таких працівників, встановленої Постановою Уряду Російської Федерації від 31.12.2008 N 1099, пункт 8 частини першої статті 83 Трудового кодексу Російської Федерації

Сьогодні оформлення трудових книжок регламентується Трудовим кодексом РФ, Постановою Уряду РФ №225 «Про трудові книжки» та Постановою Уряду РФ №69 «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок». Але ці нормативні акти містять чимало протиріч, тому за виникненні спірних ситуацій необхідно застосовувати документ, має найбільшу юридичну силу – Трудовий кодекс. Отже, на допомогу кадровикам невелика інструкція щодо заповнення трудових книжок.

Загальні правила заповнення трудової книжки

Почнемо з того, що документ ведеться на кожного працівника організації, який пропрацював понад п'ять днів і для якого ця робота є основною. До таких співробітників належать також сезонні та тимчасові працівники, а також позаштатні, якщо вони підлягають соціальному страхуванню. Трудові книжки сумісників ведуться за основним місцем роботи, а при втраті з вини роботодавця видається дублікат.

Всі записи повинні робитися повністю (без скорочень), мати свій порядковий номер у розділі, а всі дати мають бути записані лише арабськими цифрами. При цьому число пишеться двома цифрами (наприклад, 03, 24 чи 15), місяць – двома цифрами (наприклад, 01, 10 чи 11), а рік – чотирма цифрами (наприклад, 2014).

При прийомі співробітника працювати перевіряється справжність його трудової книжки за порівняльними характеристиками і відповідність даних першій сторінці паспортним (вони мають повністю збігатися). Крім того, на титульному аркуші має бути друк першої організації, в якій працював співробітник. Без друку книга вважається недійсною. Якщо виявляються порушення чи відсутність трудової книжки, роботодавець заводить нову. А якщо останній запис про роботу нового співробітника не закритий (тобто відсутній запис про звільнення з колишнього місця роботи), то запис про прийом робити не можна, оскільки юридичного підтвердження звільнення з колишнього місця роботи немає.

До трудової не вносяться записи про накладені на співробітника стягнення, крім звільнення. А ось записи про встановлення безперервного стажу або невключення до безперервного стажу певних тимчасових проміжків вносяться в установленому порядку.

Розділи трудової книжки

Передбачено лише три розділи:

• відомості про працівника;
• відомості про роботу;
• відомості про нагородження.

Перший розділ знаходиться на титульному аркуші та містить відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, відомості про освіту та професію (спеціальність). Всі ці дані вказуються повністю, без скорочень, ініціалів на підставі паспорта та документів про освіту. Після заповнення титульного листа співробітник перевіряє правильність та ставить свій підпис. Титульний лист також підписує працівник відділу кадрів, який відповідає за ведення трудових книжок. Внизу аркуша ставиться гербовий друк організації. Другий розділ заповнюється відомостями про роботу, де проводяться записи про прийом, переведення та звільнення із зазначенням термінів, посад та найменувань організацій. Кожен запис підтверджується номером наказу та штампом або печаткою організації. У розділі про нагородження фіксуються всі нагородження та заохочення співробітника із зазначенням дати, досягнень та нагороди, а також документа на підставі якого здійснено запис.

Якщо якийсь із розділів закінчується, співробітник відділу кадрів оформляє спеціальний вкладиш у трудову книжку.

Покрокова інструкція заповнення

При прийомі співробітника працювати, представник відділу кадрів повинен перевірити наявність в нього трудової книжки і правильність її заповнення. Якщо такого документа немає, то його необхідно завести. Як правильно заповнити трудову книжку підкаже Інструкція, затверджена Постановою Уряду РФ №69, а якщо коротко, то треба діяти так:

Крок 1. Перевірка чи заповнення титульного листа

На титульній сторінці має бути наступна інформація:

• прізвище, ім'я та по батькові відповідно до паспортних даних;
• дата народження, записана повністю арабськими цифрами;
• освіта, наприклад, «середня професійна» або «вища професійна»;
• спеціальність (вказується в називному відмінку, наприклад, «бухгалтер»);
• дата заповнення (вона має бути не пізніше п'яти днів з моменту оформлення на перше місце роботи);
• підпис власника;
• підпис та розшифровка підпису співробітника відділу кадрів;
• друк організації.

Крок 2. Занесення запису

Після перевірки або заповнення титульного аркуша, можна розпочати занесення інформації про прийом на роботу. Це робиться протягом перших п'яти робочих днів працівника. Спочатку (до самого тексту) необхідно або поставити штамп організації, в якому вказані всі дані, або написати їх від руки. Потім можна переходити до заповнення граф:

• графа №1 – порядковий номер – ставиться під штампом підприємства або його найменуванням та навпаки запису про прийом (звільнення, переведення);
• графа №2 – дата – вона заповнюється арабськими цифрами і повністю відповідає даті прийому працювати (перекладу, звільнення), незалежно від цього, у який день заповнюється трудова книжка; при цьому днем ​​прийому вважається дата, зазначена у трудовому договорі, а датою звільнення – останній робочий день;
• графа №3 – відомості про прийом (переведення, звільнення) на роботу, перейменування підприємства, відділу без скорочень, наприклад, «звільнений у зв'язку із закінченням терміну трудового договору, пункт 2 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації» та підпис власника книжки;
• графа №4 – підстава, згідно з якою зроблено запис – наказ, протокол, рішення загальних зборів, його номер та дата, наприклад, «Наказ від 12.06.2010 р. №148-ок».

Крок 3. Нагородження

До розділу «Відомості про нагородження» вносяться лише записи про почесні звання, державні нагороди, нагородження почесними грамотами, нагрудними значками чи дипломами, передбачені законодавством Російської Федерації, статутом організації чи колективним договором. При цьому запис виконується, як і при заповненні розділу «Відомості про роботу». Тобто:

• у графі №1 – порядковий номер запису
• у графі №2 – дата
• у графі №3 — тип нагороди, ким і за які заслуги нагороджено працівника
• у графі №4 – підстава (указ, наказ, постанова).

Варто зазначити, що грошові премії та цінні подарунки до розділу про нагородження не вносяться.

Заповнення вкладиша

Якщо заповнені всі сторінки однієї з розділів, то книжку вшивається вкладиш, який ведеться і заповнюється за тими самими правилам. Вкладиш, як і трудова книжка, є бланком суворого обліку і при видачі його співробітнику в книжці ставиться штамп «Вкладиш виданий» із зазначенням його номера (запис від руки робити не можна, а штамп зазвичай ставлять на титульному аркуші, але це можна робити і на розвороті обкладинки).

Сам вкладиш без трудової книжки вважається недійсним, а вшивати його прийнято між останньою сторінкою та обкладинкою (хоча щодо місця вшивання точних вказівок у нормативних актах немає). Нумерація сторінок у вкладці продовжує нумерацію сторінок. А на титульний лист вкладки обов'язково ставиться печатка організації.

Записи про сумісництво

Трудова книжка згідно із законом заповнюється у тій організації, де людина працює як основний співробітник. Записи про роботу за сумісництвом робити не обов'язково. Але за бажанням працівника їх можна внести. Як заповнювати трудову книжку у разі? Робити це повинен співробітник відділу кадрів підприємства, де працівник є основним, а записи виробляються на підставі документів, які працівник надає з місця роботи за сумісництвом. Якщо працівник працює за сумісництвом на тому самому підприємстві, то запис робиться на підставі внутрішніх документів. Порядок внесення запису наступний:

• графа №1 – зазначається порядковий номер запису;
• графа №2 – зазначається дата прийому працювати за сумісництвом;
• графа №3 – робиться запис про прийом на роботу за сумісництвом із зазначенням найменування структурного підрозділу організації, найменування посади, професії із зазначенням кваліфікації;
• графа №4 – зазначається документ із номером та датою, на підставі якого внесено запис.

Якщо працівник звільняється з роботи за сумісництвом, запис про звільнення проводиться у тому порядку, виходячи з документа з місця роботи за сумісництву.

Виправлення записів на титульному листі

Іноді виникає потреба внести виправлення до інформації на титульному аркуші. Наприклад, якщо після заміжжя жінка змінила прізвище чи навпаки, після розлучення повернула собі дівоче. Що говорить із цього приводу Інструкція з ведення трудових книжок? Відповідь проста: попередні дані акуратно закреслюються однією рисою і записуються нові, при цьому всі зміни потрібно робити на підставі документів (паспорти, свідоцтва про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про народження, про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження). Посилання на відповідний документ, який співробітник надає до відділу кадрів, робиться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчується печаткою організації та підписом керівника чи відповідальної особи.

Але бувають випадки, коли особисті дані співробітника на титульній станиці вказані з помилкою (замість «Наталія» написано «Наталія» або зроблено помилку в даті народження чи прізвища) і це з'ясовується лише тоді, коли працівник влаштовується на нову роботу та співробітник відділу кадрів, перевіряючи документи, що знаходить невідповідність. У цьому випадку за Інструкцією слід звернутися до колишнього роботодавця, який має забезпечити виправлення помилок або виявлених неточностей.

Часті помилки під час заповнення трудової книжки

При перевірці часто виявляються помилки, яких припускаються працівники відділу кадрів при їх заповненні. Серед найпопулярніших:

• неправильно зазначені прізвище, ім'я чи по батькові;
• неправильно записана дата народження (при заповненні титульного листа до 11.11.2003 року місяць народження зазначався прописом, а після 11.11 2003 року – арабськими цифрами);
• відсутність інформації про освіту (графа залишається порожньою, а інформація про наявність освіти наголошується внизу однією рисою); якщо людина спочатку мала одну освіту, а потім отримала іншу, інформація про неї записується поруч із першою (при цьому посилання на документ на розвороті може не робитися);
• відомості про освіту вказані не повністю;
• не вказується професія, спеціальність;
• не вказується дата заповнення;
• відсутній підпис власника;
• відсутня печатка організації на титульному листі;
• відомості про прийом на роботу внесені через шість та більше робочих днів;
• порушення порядку вказівки підстави для внесення запису (у графі №4 спочатку слід писати найменування документа повністю, потім його дату, та був вже номер документа);
• проставлення після запису про звільнення друку відділу кадрів підприємства (згідно з діючими правилами, після запису має бути гербова печатка організації);
• відсутність після останнього запису підпису працівника, що підтверджує, що він ознайомлений та згоден з усіма записами;
• внесення інформації про роботу до розділу про нагородження.

Виправлення записів

Згідно з Інструкцією, закреслення неточних записів у розділах «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження» не допускається. Як зробити виправлення записи в трудовій книжці? Неправильний запис слід визнати недійсним та внести правильний запис.

Якщо порушено нумерацію записів, то виправити її можна лише визнавши весь запис під відповідним номером недійсним, а потім поставити номер, під яким запис повинен бути спочатку, а до графи №3 написати: «Запис за номером (вказати номер) недійсний». Після цього потрібно знову повторити запис під іншим номером.

Знищення зіпсованих бланків

Застарілі, також зіпсовані бланки трудових книжок чи вкладишів підлягають знищенню. Робити це потрібно за правилами роботи із бланками суворого обліку, створивши спеціальну комісію, яка підтвердить процедуру знищення, склавши відповідний акт. В акті вказується причина знищення бланків та їх серійні номери. Під актом розписуються усі члени комісії, а затверджує акт керівник організації.

Особливі випадки

Часто працівники відділу кадрів стикаються з питанням: як відобразити інформацію про те, що якийсь термін не включається до безперервного трудового стажу. Це буває, якщо громадянину призначено, наприклад, виправні роботи. І тут у трудову книжку робиться відповідний запис:

• графа №1 – порядковий номер запису;
• графа №2 – дата внесення запису;
• графа №3 – запис за формою: «Час роботи з (число, місяць, рік) по (число, місяць, рік) не зараховується до безперервного трудового стажу»;
• графа №4 — зазначається підстава для запису (наказ, розпорядження роботодавця, яке видається відповідно до ухвали або вироку суду), його дата та номер.

До особливих випадків можна віднести та необхідність внести запис про присвоєння працівникові нового розряду, категорії, класу, а також встановлення другої професії. Відповідні записи вносяться до розділу «Відомості про роботу» в установленому порядку. Зразок заповнення трудової книжки з подібними формулюваннями можна знайти трохи нижче.

Якщо під час роботи співробітника організації проводиться зміна її найменування, запис про це також вноситься у трудову книжку. Це дуже важливий момент, оскільки після зміни найменування на підприємстві зміниться друк та у разі звільнення співробітника під записом буде поставлено вже новий друк із новим найменуванням. А якщо не буде запису про перейменування, пенсійний фонд не зарахує до стажу час роботи на даному підприємстві. Те саме стосується і перейменування посади, на якій працює співробітник. Якщо були зміни у штатному розкладі, вони також мають бути відображені.