Оформлення реквізиту «Підпис» за відсутності посадової особи. Наказ про право підпису первинних документів (зразок) Наказ про підписи посадових осіб

Цей документ необхідний кожній організації з вимог законодавства про бухобліку. У цій статті ви знайдете зразок наказу на право підпису документів, дізнаєтеся про нюанси його оформлення, а також про те, у яких випадках потрібно складати довіреність.

Право підпису первинних документів: наказ чи довіреність?

Вибір між двома нормативними джерелами залежить від цілей, які має керівник: якщо передбачається, що потрібно буде підписувати внутрішньокорпоративну документацію, то оптимальне рішення — видати наказ. Якщо ж планується підписувати та передавати папери за межі компанії (наприклад, супровідні листи до відвантаження товару чи рахунки-фактури), то краще вибрати довіреність. З метою безпеки та охорони комерційної таємниці багато хто побоюється передавати такі серйозні повноваження третім особам, які не є співробітниками компанії, тому практика з наказами є найпоширенішою. Однак у випадках, якщо керівник має намір доручити співробітнику ряд дрібних завдань і не готовий наділяти його правом підпису у глобальному сенсі, він також може оформити на нього довіреність.

Проте в обох актах необхідно вказати:

персональні дані уповноваженої особи;
назви паперів, які вона зможе підписувати.

Також в обох випадках керівнику фірми слід засвідчити зразок підпису уповноваженої особи, який має бути проставлений в окремій графі бланка.

Зразок наказу про надання права підпису

Керівник може надати можливість підписання головному бухгалтеру, своєму заступнику або іншому співробітнику, який виконує обов'язки керівника щодо складання податкових, фінансових та юридичних паперів. Наказ на право підпису первинних документів може бути оформлений у вільній формі, оскільки чинне законодавство не встановлює уніфікованого бланку. Проте, згідно з практикою документообігу, в бланку слід зазначити:

назва компанії, її реквізити;
реквізити бланка (номер та дата);
правова підстава передачі права підписання (ст. 7 та 9 Федерального закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ);
ПІБ та посада співробітників, яким передається право підписання;
перелік документів, які людина матиме право підписувати за керівника;
зразок розпису уповноваженої особи та директора.

Зразок наказу про право підпису рахунків-фактур

За таким самим принципом можна передати можливість підписання як первинних, а й фінансових документів. Однак подібні операції тягнуть за собою підвищену відповідальність співробітника, оскільки можуть завдати серйозної шкоди організації. Необхідно, щоб співробітник мав достатню кваліфікацію та щоб нові повноваження відповідали його посадовій інструкції.

5 Вересня, 2012

Бухгалтерські Вісті, №33

Делегування повноважень щодо підписання документів без керівника на місці - дуже важливий інструмент для покращення та оптимізації робочого процесу. Головним у цьому є правильне оформлення документів на передачу підпису.

Далія Дьоміна

Юрист Інтеркомп

Підпис – це власноручний розпис посадової особи чи іншої уповноваженої особи організації, що засвідчує справжність або засвідчує копію документа. Підпис є обов'язковим реквізитом документа.

Розглянемо докладніше перевірку повноважень щодо підписання документів від імені юридичної особи. Керівники організацій не завжди можуть бути на місці та підписати документи, які часто бувають у роз'їздах, відрядженнях. Тому нерідко повноваження щодо підписання документів делегуються іншим співробітникам, іншим особам.

Відповідно до Наказу Міністерства Фінансів Російської Федерації № 34н від 29.07.1998 року, документи, якими оформлюються господарські операції з грошима, підписуються керівником юридичної особи та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник юридичної особи та за погодженням з головним бухгалтером.

Оформлення права підпису наказом

Право підпису документів інших уповноважених осіб оформляється як відповідного наказу чи довіреності, залежно від цього, чи складається особа, наделяемое правом підпису, у штаті юридичної особи. Оскільки наказ є внутрішнім документом, передати право підписи у ньому можна лише працівнику організації. У наказі мають бути зазначені причина передачі повноважень, посада та прізвище особи, на яку покладаються обов'язки або дата початку виконання обов'язків керівника. А довіреність передбачає передачу права підпису документів особі, яка не пов'язана з організацією трудовими відносинами. Довіреність від імені юридичної особи може бути видана лише генеральним директором або засновниками цієї юридичної особи.

Відповідно до п.п. 7.5, 7.6 Інструкції Центрального Банку Росії № 28-І від 14.09.2006 року, на фінансових документах право першого підпису належить керівнику юридичної особи (одноосібному виконавчому органу), а також іншим особам (за винятком осіб, зазначених у пункті 7.6 цієї Інструкції), наділеним правом першого підпису розпорядчим актом юридичної особи, або на підставі довіреності, що видається у порядку, встановленому законодавством Російської Федерації, а право другого підпису належить головному бухгалтеру юридичної особи та (або) особам, уповноваженим на ведення бухгалтерського обліку, на підставі розпорядчого акта юридичної особи . Право підпису на документах керівник організації може передати та іншим особам на підставі відповідного наказу чи довіреності, виданої у законодавчо встановленому порядку. Як зазначено у Листі Центрального Банку Російської Федерації № 31-1-6/1244 від 14.06.2007 року, довіреність, посадова інструкція, а також наказ про призначення на посаду будуть належними документами для підтвердження права першого чи другого підпису лише в тому разі, якщо у них безпосередньо зазначено, що цій особі надано право першого чи другого підпису.

У разі якщо з поданих з метою підтвердження повноважень документів безпосередньо не випливає, що співробітник наділений правом першого або другого підпису, однак наявність цього права є наслідком зайняття ним певної посади, має бути представлений відповідний документ (наприклад, посадова інструкція), що підтверджує наявність у цього працівника права підпису. В іншому випадку необхідна наявність наказу (розпорядження) юридичної особи, яка містить вказівку про наділення співробітника правом першого або другого підпису або відповідної довіреності.

Право підпису може бути надано як штатним співробітникам, і третім особам. Водночас правом першого підпису не може бути наділений головний бухгалтер чи інші особи, які мають право другого підпису. Також не допускається наділення однієї особи одночасно правом першого та другого підпису (відповідно до п. 7.9 Інструкції Центрального Банку Російської Федерації від 14.09.2006 року № 28-І).

У відсутність у штаті організації посади головного бухгалтера, його обов'язки щодо ведення бухгалтерського обліку з наданням права підпису на фінансових документах можуть бути покладені на генерального директора. Покладання таких обов'язків оформляється відповідним наказом.

У цьому випадку на фінансових документах, що надаються до банку, у банківській картці із зразками підписів проставляється власноручний підпис генерального директора, а в полі «другий підпис» зазначається, що особа, наділена правом другого підпису, відсутня (відповідно до п. 7.10 Інструкції Центрального) Банку Російської Федерації від 14.09.2006 № 28-І).

До складу реквізиту «Підпис» входять:

найменування посади особи, яка підписала документ;
особистий підпис;
розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

При оформленні підпису документі має значення, на бланку видається документ чи ні.

Якщо документ оформлено на бланку, до складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ (найменування організації представлено на бланку), його підпис (розпис), ініціали та прізвище (розшифрування підпису).

Якщо документ оформлений не так на бланку, найменування посади включається найменування організації.

При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи мають один під одним у послідовності, що відповідає ієрархії посад.

Оформлення права підпису довіреністю

Відповідно до п. 1 ст. 185 Цивільного кодексу Російської Федерації Довіреністю визнається письмове уповноваження, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Адресується особам, перед якими представник представлятиме інтереси юридичної особи. Довіреність представляє односторонню угоду, може бути видана з ім'ям однієї чи кількох осіб.

Термін дії довіреності не може перевищувати трьох років. Якщо строк у довіреності не вказано, вона зберігає чинність протягом року з дня її вчинення. Довіреність, у якій зазначена дата її вчинення, нікчемна (п. 1 ст. 186 Цивільного Кодексу Російської Федерації).

Довіреність, видана у порядку перевірки, дійсна лише у разі нотаріального посвідчення відповідно до п. 3 ст. 187 Цивільного Кодексу Російської Федерації (крім окремих випадків). Строк дії такої довіреності не може перевищувати терміну дії довіреності, на підставі якої її видано.

Відповідно до статті 53 Цивільного процесуального кодексу Російської Федерації довіреність від імені юридичної особи видається за підписом її керівника або іншої уповноваженої на це її установчими документами особи, скріпленої печаткою цієї юридичної особи.

Довіреність – це письмовий документ, для визнання дійсним якого необхідне дотримання низки обов'язкових реквізитів:

Найменування документа – «Довіреність»;
Реєстраційний номер - вказується порядковий номер, зазвичай організація ведеться реєстр виданих вихідних документів;
Місце вчинення довіреності - зазначається населений пункт, де видано довіреність;
Дата здійснення довіреності (вказується обов'язково в силу ст. 186 Цивільного Кодексу Російської Федерації). Якщо в довіреності відсутня цей реквізит, то вона спочатку не матиме юридичної сили - стане нікчемною. Прийнято вказувати дату вчинення довіреності повністю словами (число, місяць, рік), а чи не цифрами;
Текст довіреності – зазначаються дані організації (найменування, юридична адреса, ІПН), прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані, адреса реєстрації довіреної особи, обсяг повноважень, строк дії (якщо не вказано, то термін дії вважається 1 рік з дати видачі довіреності) ;
Підпис керівника;
Друк юридичної особи.

Якщо довіреність складається на кількох аркушах, її слід прошити, а листи пронумерувати; на зшивці проставляється підпис особи, уповноваженої підписувати довіреності від імені організації, та проставляється відбиток печатки.

У статті використано документи:

Наказ Мінфіну РФ від 29.07.98 №34н «Про затвердження Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації». У ред. від 24.12.10.
Інструкція Банку Росії від 14.09.06 №28-І «Про відкриття та закриття банківських рахунків, рахунків за вкладами (депозитами)». У ред. від 25.11.09.
Цивільний кодекс Російської Федерації (частина перша) від 30.11.94 №51-ФЗ. У ред. від 06.12.11, зі змін. від 27.06.12.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджується керівником організації за погодженням із головним бухгалтером. При цьому документи, якими оформлюються господарські операції з грошима, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Наведемо зразкову форму такого переліку.

ЗАТВЕРДЖУЮ
генеральний директор ТОВ "Темпера"
Головін О.Д. _ /підпис/ _
05.10.2000

Перелік посадових осіб, які мають право підпису
первинних облікових документів у ТОВ "Темпера"

Найменування документа	Повноваження	Посада та прізвище	Зразок підписи
Платіжне доручення	Дозвіл на пе- розрахунок грошей- них коштів з рас- парного рахунку	Перший підпис - гене- ральний директор Головін О.Д. Перший заступник гене- рального директора Пожарнов І.І. Другий підпис - головний бухгалтер Долганов П.В. Заступник головного бухгалтера Топорков З.Г.	підпис підпис
Витратний касовий ор- дер	Дозвіл на ви- дачу грошових коштів	Перший підпис - гене- ральний директор Головін О.Д. Перший заступник гене- рального директора Пожарнов І.І. Другий підпис - головний бухгалтер Долганов П.В. Заступник головного бухгалтера Топорков З.Г.	підпис підпис
Витратний касовий ор- дер	Видача грошових коштів	Касир Боровікова К.Є.	підпис
Прибутковий касовий ор- дер	Дозвіл на по- отримання грошових коштів	Головний бухгалтер Долганов П.В. Заступник головного бухгалтера Топорков З.Г.	підпис підпис
Авансовий звіт	Затвердження звіту	Генеральний директор Головін О.Д.	підпис
	Підтвердження це- лісоподібності твори роз- ходів	Керівники структурних підрозділів: Відділ 1 – Зайцев І.В. Відділ 2 – Конєв П.Р. Цех 1 - Ванін Р.М. Бухгалтерія - Петрова А.Х.	підпис підпис підпис підпис
	Перевірка звіту та додаток до нього документів	Головний бухгалтер Долганов П.В. Заступник головного бухгалтера Топорков З.Г.	підпис підпис
Вимога- накладна Лімітно- огорожа карта	Затреба мате- ріальних цінностей	Керівники структурних підрозділів: Відділ 1 – Зайцев І.В. Відділ 2 – Конєв П.Р. Цех 1 - Ванін Р.М. Бухгалтерія - Петрова А.Х.	підпис підпис підпис підпис
	Дозвіл на від- пуск ТМЦ зі складу	Начальник ОМТС Парамонов Н.Т.	підпис
	Відпустка ТМЦ зі складу	Комірник Вудсворд М.І.	підпис
	Отримання ТМЦ	Матеріально відповідальний ні особи структурних підрозділів: Відділ 1 – Феїн І.В. Відділ 2 – Перов П.Р. Цех 1 – Санін Р.М. Бухгалтерія - Корольова П.В.	підпис підпис підпис підпис
Головний бухгалтер _ /Підпис/_ Долганов П.В.

Якщо документ підписано неналежною особою (тобто особою, яка не вказана у Переліку, або особою, яка в силу закону не має права підпису), дійсність такого документа є спірною. Зокрема, п.5 ст.185 ДК РФ визначає, що особа, що діє від імені юридичної особи під час укладання угод, має бути уповноважена виданою від імені юридичної особи довіреністю за підписом її керівника або іншої особи, уповноваженої на це установчими документами, з додатком друку цієї організації. Довіреність від імені юридичної особи, заснованої на державній чи муніципальній власності, на отримання чи видачу грошей та інших майнових цінностей має бути підписана також головним (старшим) бухгалтером цієї організації. Якщо хоча б одну з умов не виконано, кожна зі сторін угоди може наполягати на її недійсності. Це положення міститься в ст.183 ДК РФ, яка свідчить, що наслідком підписання документів (укладання угоди) неуповноваженою особою - за відсутності повноважень діяти від імені іншої особи або при перевищенні таких повноважень - угода вважається укладеною від імені та на користь її особи, що вчинила її, якщо тільки інша особа (представляється) згодом прямо не схвалить цю угоду. Подальше схвалення угоди представляним створює, змінює і припиняє йому цивільні правничий та обов'язки з цієї угоді з її совершения.
Стаття 982 ДК РФ визначає наслідки схвалення зацікавленою особою дій у його інтересі: якщо особа, в інтересі якої робляться дії без її доручення, схвалить ці дії, до відносин сторін надалі застосовуються правила про договір доручення або інший договір, що відповідає характеру вжитих дій, навіть якщо схвалення було усне.
У ст.986 ДК РФ наводиться норма, що стосується наслідків правочину в чужому інтересі: обов'язки по угоді, укладеній у чужому інтересі, переходять до особи, на користь якої вона вчинена, за умови схвалення ним цієї правочину і якщо інша сторона не заперечує такого переходу або під час укладання угоди знала чи мала знати у тому, що угода укладено у чужому інтересі. При переході обов'язків за такою угодою до особи, на користь якої її було укладено, останньому мають бути передані права з цієї угоді.
Отже, якщо організація схвалює правочин, вчинений неуповноваженою особою, підтвердженням цього можуть бути:
- документи про оприбуткування чи використання матеріальних цінностей;
- платіжні документи, пов'язані з правочином;
- документи (накази, розпорядження, затвердження авансового звіту тощо) або показання свідків, що підтверджують схвалення вчиненої працівником угоди;
- Інші документи.
Аналогічно, якщо протилежна сторона правочину почала здійснювати дії щодо виконання своїх зобов'язань за правочином або прийняла оплату у зв'язку з правочином, вважається, що угода нею схвалена.

Приклад 1. Робітник Сидорчук В.В. прийняв матеріали для потреб ділянки без бригадира, уповноваженого приймати матеріали. Матеріали були прийняті у переробку, про що є записи у відповідних первинних документах, облікових регістрах та на рахунках бухгалтерського обліку. Таким чином, угода у разі вчинено неуповноваженим працівником, але схвалено.

Приклад 2. Договір на поставку матеріальних цінностей підписано особою, яка не уповноважена на вчинення правочину від імені юридичної особи, проте матеріальні цінності отримані на склад організації та їх оприбуткування відображено у приймально-здавальній накладній, картках складського обліку, облікових регістрах. Після закінчення визначеного за угодою терміну постачальник виставив організації вимогу сплатити отримані цінності, проте була відмова, мотивована тим, що угода була укладена не уповноваженою на те особою.
У разі підстав для визнання угоди недійсною і відмовитися від оплати немає, оскільки правочин була фактично схвалена юридичною особою в останній момент прийняття цінностей до обліку.

Приклад 3. На лімітно-забірній карті на відпустку в цех цінних матеріалів підпис начальника підрозділу, який зажадав матеріали, замінено на підпис його помічника. Комірник відмовився приймати документ до виконання внаслідок його неналежного оформлення.

Крім вищезгаданих обов'язкових реквізитів документа, можна ввести такі додаткові реквізити:
- номер документа (нумерація внутрішніх документів має контрольне значення, за винятком можливості дублювання документів та їх втрати);
- адресу організації;
- Підстава для здійснення господарської операції (як додатковий аргумент при проведенні фінансових перевірок);
- наявність та суму відшкодовуваних податків у вартості активів (для контролю правильності віднесення витрат та нарахування податкових платежів).
З метою спрощення обробки облікової інформації у первинних облікових документах може бути передбачене проставлення коду господарської операції. Системи кодування можуть розроблятися в організації з урахуванням її організаційної структури та умов діяльності.

Приклад 4. Відпуск матеріалів у виробництво кодується кодами групи 1000:
1001 - відпустка матеріалів зі складу у цех N 1;
1002 - те - у цех N 2;
1003 - те - у цех N 3.
Видача грошей з каси кодується кодами групи 5000:
5001 – видача грошей на заробітну плату;
5002 – видача грошей під звіт тощо.

Застосування кодів є особливо корисним, якщо дані піддаються комп'ютерній обробці.
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не є можливим – безпосередньо після її закінчення.
Особи, які склали та підписали ці документи, повинні забезпечити своєчасне та якісне оформлення первинних облікових документів, їх передачу у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність даних, що містяться в них.
Якщо первинні облікові документи оформлені неналежним чином або не оформлені зовсім, перед організацією постає проблема доказу факту здійснення господарської операції. У разі виникнення спорів непрямим підтвердженням факту здійснення господарської операції можуть бути інші первинні облікові документи, акти інвентаризації, експертні висновки тощо. Проте отримання таких доказів, зазвичай, викликає труднощі, і може виявитися недостатньо.
Може статися так, що підприємству доведеться доводити факт здійснення тієї чи іншої господарської операції у суді.
У цьому випадку як докази можуть бути використані відомості, отримані відповідно до вимог ст.52 АПК РФ за допомогою:
- письмових доказів (документів, які прямо чи опосередковано підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад, за відсутності накладної на відпустку продукції на бік непрямим підтвердженням факту відвантаження можуть служити підписаний покупцем рахунок-фактура, документи про подальшу оплату, документи про оприбуткування цієї продукції і т.п.);
- речових доказів (при проведенні інвентаризації мають бути виявлені в наявності матеріальні цінності або кошти, які організація повинна мати внаслідок здійснення господарської операції, оформленої неналежним чином);
- висновків експертів (як правило, такі висновки потрібні за відсутності документів щодо списання матеріалів на виробництво або при нарахуванні заробітної плати без належним чином оформлених нарядів на провадження робіт тощо. У цьому випадку фахівець відповідного профілю, запрошений як експерт, може підтвердити технологічно обґрунтовані норми витрати матеріалів на виробництво продукції, обсяг виконаних робіт, величину трудовитрат тощо);
- свідчень свідків [наприклад, якщо у відомості на отримання заробітної плати розписався не сам працівник, а хтось інший, але працівник стверджує, що гроші за цією відомістю він отримав сповна, то суд не зобов'яже організацію виплатити гроші ще раз за формальною підставою ( відсутність належного підпису у документі)];
- пояснень осіб, що беруть участь у справі (наприклад, якщо касир видав гроші під звіт, не маючи письмового розпорядження керівника організації, але згодом його дії були схвалені керівником, відсутність підпису на видатковому касовому ордері, безсумнівно, є порушенням порядку ведення касових операцій, але не спричиняє застосування до організації штрафних санкцій).
Проте у разі необхідно пам'ятати, що відповідно до ст.57 АПК РФ обставини справи, які відповідно до закону чи іншим нормативним правовим актам би мало бути підтверджені певними доказами, що неспроможні підтверджуватись іншими доказами.
Законодавець визначає, що вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій та подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей обов'язкові для всіх працівників організації. Без підпису головного бухгалтера грошові та розрахункові документи, фінансові та кредитні зобов'язання вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання.
Немаловажно, що у разі виникнення розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером щодо здійснення окремих господарських операцій документи щодо них можуть бути прийняті до виконання за письмовим розпорядженням керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій (п.п.3, 4 ст.7 Закону про бухгалтерський облік).
20. Строки розробки облікової політики
Як правило, розробка облікової політики на новий фінансовий рік закінчується до кінця грудня року, що минає, і в цьому ж місяці затверджується. Необхідно врахувати, що термін затвердження облікової політики має бути таким, щоб усі працівники організації, яких безпосередньо торкаються положень розроблених документів, встигли з ними ознайомитись.
Якщо ж організація тільки створюється, то затвердити облікову політику їй потрібно до першої публікації бухгалтерської звітності, але не пізніше 90 днів з дня державної реєстрації як юридична особа. І тут вважається, що фірма застосовує облікову політику з державної реєстрації.
Робочий план рахунків бухгалтерського обліку та інші документи облікової політики повинні зберігатися організацією не менш як п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.

21. Зміна облікової політики

Відповідно до п. 4 ст. 6 Закону N 129-ФЗ прийнята організацією облікова політика застосовується послідовно рік у рік. Зміна облікової політики може здійснюватись лише:
- У випадках зміни законодавства РФ чи нормативних актів органів, які здійснюють регулювання бухгалтерського обліку;
- під час розробки організацією нових способів ведення бухгалтерського обліку;
- при суттєвій зміні умов її діяльності.
З метою забезпечення сумісності даних бухгалтерського обліку зміни облікової політики мають запроваджуватися з початку фінансового року. У цьому вважається зміною облікової політики розробка способів обліку тієї діяльності, якою організація зайнялася вперше.
Про зміни в обліковій політиці на наступний звітний рік організація оголошує в записці пояснення до бухгалтерської звітності.

22. Облікова політика та бухгалтерська звітність

Нині єдиних форм бухгалтерської звітності, обов'язкових до заповнення, немає. Зразки форм, рекомендовані Наказом Мінфіну Росії від 22.07.2003 N 67н, містять лише зразковий склад основних показників.
Таким чином, для відображення всіх суттєвих показників організація має розробити власні форми бухгалтерської звітності, затвердивши їх розпорядчим документом.
При цьому ті рядки рекомендованих Мінфіном Росії зразків форм звітності, які виявляться незаповненими, слід забрати. У звітності порожніх рядків не повинно бути. Цього вимагає п. 5 Вказівок про порядок складання та подання бухгалтерської звітності (Наказ Мінфіну N 67н).
Отже, в організацій форма балансу відрізнятиметься від рекомендованої Мінфіном Росії.

"Кадровик. Кадрове діловодство", 2011, N 4

ПРАВО ПІДПИСУ ДОКУМЕНТІВ

У процедурі підготовки документа підписання має особливе значення. Насправді під час підписання документів нерідко виникають ситуації, що стосуються права підпису, делегування цього права іншим посадовим особам та інших.

Найчастіше підпис на документі надає йому юридичної сили (виняток становлять документи, отримують юридичну чинність після їх затвердження, - правила, становища, інструкції, регламенти, штатний розпис, деякі акти та інших.). Порядок оформлення підпису на документах встановлено ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Стандарт містить положення, що торкаються питань зовнішнього оформлення підпису.

До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

На чому видано документ

При оформленні підпису документі має значення, на бланку видається документ чи ні.

Якщо документ оформлений на бланку, до складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ (найменування організації представлено на бланку), його підпис (розпис), ініціали та прізвище (розшифрування підпису), наприклад:

Якщо документ оформлений не так на бланку, найменування посади включається найменування організації:

Керівник

Федерального

медико-біологічного

агентства Особистий підпис В. В. Уйба

При оформленні документа на бланку посадової особи посада цієї особи у підписі не зазначають:

Керівник Особистий підпис В. В. Уйба

При цьому необхідно мати на увазі, що на посадовому бланку право підписувати документ має лише посадова особа, зазначена в реквізитах бланка, або особа, яка виконує обов'язки тимчасово відсутньої посадової особи (відпустка, хвороба, відрядження).

При підписанні документа на посадовому бланку особою, яка виконує обов'язки, підпис оформлюють так:

В. о. керівника Особистий підпис В. В. Уйба

Аналогічним чином оформляється підпис у разі, якщо особа, виконує обов'язки керівника, підписує документ на бланку організації.

"В. о." - це з погляду російської графічне скорочення, т. е. скорочення, застосовуване лише у письмовій мові, словосполучення під час читання вимовляється повністю. При оформленні підпису необов'язково використовувати графічне скорочення "В. о.", припустимо вказувати посаду повністю:

Виконуючий обов'язки

керівника Особистий підпис В. В. Уйба

Підстава для права підпису

Призначення посадової особи виконувачем обов'язків оформляється наказом керівника (додаток N 1). У наказі мають бути зазначені причина передачі повноважень, посада та прізвище особи, на яку покладаються обов'язки або дата початку виконання обов'язків керівника.

Право підписувати документи, зазвичай, мають керівник організації та інші уповноважені їм особи. Право керівника видавати організаційно-розпорядчі документи закріплюються в установчих документах (статут, положення). Це право, а також право листування можуть бути делеговані керівником іншим посадовим особам. Оформляється це наказом про розподіл обов'язків (про делегування повноважень) (додаток N 2) або довіреністю виконання певних дій від імені організації.

Якщо право підписувати документи надано заступникам керівника чи керівникам структурних підрозділів, вони підписують документ із зазначенням своєї посади, наприклад:

Заступник керівника Особистий підпис Є. Ю. Хавкіна

Начальник

Право вчиняти правочини та, відповідно, підписувати договори може бути надано посадовій особі на підставі довіреності, виданої керівником організації. Порядок оформлення довіреностей встановлено ЦК України (ст. ст. 182 - 189).

Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом керівника або іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з додатком печатки цієї організації.

Якщо керівникам структурних підрозділів надається право підписувати документи, видання документів можуть використовуватися як бланки структурних підрозділів, і бланки документів організації. Рішення про види бланків, які у організації, приймає керівник організації.

Документ може підписуватись кількома посадовими особами, наприклад керівником організації та головним бухгалтером. У такій ситуації підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає займаним посадам, наприклад:

Керівник Особистий підпис В. В. Уйба

Головний бухгалтер Особистий підпис В. Ю. Зюлькова

Так само, але із зазначенням найменування організації підписуються документи, що видаються спільно керівниками двох організацій (спільна постанова, спільний наказ), а також договори (цивільно-правові та трудові), доповнення до цивільно-правових договорів, угоди про зміну (доповнення) трудового договори, протоколи у системі договірної документації (протокол розбіжностей, протокол узгодження розбіжностей та інших.). При оформленні спільного документа перший лист оформляють не так на бланку.

При оформленні договорів слід мати на увазі, що підписує договір завжди та особа, яка зазначена у преамбулі договору. Там же вказується і підстава, на якій особі належить право підпису, - статут організації, довіреність.

Підписи групи осіб

Протоколи засідань, як правило, підписуються двома особами - головою засідання або головуючим на засіданні та секретарем, якщо нормативними правовими актами не передбачено іншого порядку підписання протоколу. "Інший порядок" може передбачати підписання протоколу всіма членами колегіального (дорадчого) органу або однією особою - головою (головою). Наприклад, відповідно до Федерального закону від 26.12.1995 N 208-ФЗ "Про акціонерні товариства" (ред. від 28.12.2010) протоколи засідань рад директорів (наглядової ради) підписуються однією особою - головуючим на засіданні (п. 4 ст. 68 ), який відповідає за правильність складання протоколу, а протоколи засідань лічильної комісії товариства - усіма членами комісії. Усіми членами комісії підписуються протоколи засідань атестаційних, конкурсних та інших комісій. У разі підписання протоколу всіма членами колегіального (дорадчого) органу підписи оформлюються таким чином:

Голова Особистий підпис О. Д. Головін

Секретарь Особистий підпис О. В. Кіліна

Члени Особистий підпис О. В. Замурієв

Особистий підпис П. Н. Рейзман

Акт підписується аналогічно, якщо він відображає діяльність комісії. Якщо акт складається не комісією, а групою осіб, проставляються підписи та прізвища осіб, які склали акт; наприклад, в акті приймання-передачі документів та справ:

Документи передав: Документи прийняв:

І. О. Прізвище ___________ І. О. Прізвище

(підпис) (підпис)

Підпис укладача документа

Багато документів у організаціях (доповідні, службові, пояснювальні записки, заяви та інших.) підписують їх безпосередні укладачі. Якщо у заголовній частині документа вказується, від кого виходить документ (посада, підрозділ, прізвище співробітника), підпис включає лише розпис співробітника. Наприклад, у заявах:

у заголовній частині:

Керівнику ФМБА Росії

В. В. Уйба

від консультанта відділу кадрів

В. П. Воронова

У підписі – лише особистий підпис співробітника.

Якщо в заголовній частині документа вказується лише адресат, у підписі вказується посада із зазначенням підрозділу; наприклад, у доповідних (службових) записках:

Начальник

мобілізаційного відділу Особистий підпис О. Д. Головін

Посвідчення автентичності підпису

Справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжнього підпису, засвідчують відбитком печатки. Документи засвідчують печаткою організації.

При завіренні відповідності копії документа оригіналу нижче за реквізит "Підпис" проставляють засвідчувальний напис "Вірно"; посада особи, яка засвідчила копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату завірення, наприклад:

Інспектор відділу кадрів Особистий підпис І. В. Солов'ян

Підпис заступника виконуючого обов'язки

Певні проблеми виникають під час оформлення підпису на документі у разі, якщо документ підписує не керівник, посада та прізвище якого зазначені у документі, а інша особа, яка має право підписувати документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не містить положень, що встановлюють порядок підписання документів у таких випадках. Нормативним документом, регулюючим дані ситуації у час, є Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої, утв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 N 76.

Не допускається підписувати документи з приводом "за" або проставлення косої межі перед найменуванням посади. Якщо посадова особа, підпис якого оформлена на проекті документа, відсутня, документ підписує заступник керівника, який має право підписувати документи за керівника, або інша посадова особа, яка має право підпису відповідно до наказу про розподіл обов'язків, при цьому зазначаються фактична посада особи, яка підписала документ , та його прізвище. Виправлення до підготовленого документа можуть бути внесені від руки особою, яка підписує документ.

При підписанні документа особою, відповідно до наказу виконувачем обов'язків тимчасово відсутнього керівника (відпустка, хвороба, відрядження), підпис оформляється таким чином:

В. о. заступника міністра Підпис І. О. Прізвище

Виконуючий обов'язки

заступника міністра Підпис І. О. Прізвище

Під час підписання документа декількома особами, рівними за посадою, але які представляють різні органи, підписи мають одному рівні.

Організації, які є федеральними органами виконавчої, також можуть використовувати даний порядок оформлення підпису. Багато організацій для таких випадків застосовують штампи із зазначенням ініціалів та прізвища посадової особи, щоб не писати прізвище від руки.

Факсиміле

Поряд із проставленням особистого підпису у певних випадках у документах може використовуватися факсиміле підпису. У цьому слід пам'ятати, що ДК РФ встановлено таке: " Використання під час укладання угод факсимільного відтворення підписи з допомогою коштів механічного чи іншого копіювання, електронно-цифрового підпису чи іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках і порядку, передбачених законом, іншими правовими актами чи угодами сторін".

У певних сферах діяльності застосування факсимільного відтворення підпису не допускається, наприклад, при оформленні первинних облікових документів. Відповідно до ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (ред. від 28.09.2010) первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи форма яких не передбачено у цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити: найменування документа; дату складання документа; найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції у натуральному та грошовому вираженні; найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особисті підписи вказаних осіб. Таким чином, у первинних облікових документах використання факсимільного відтворення підпису осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій та правильність їх оформлення, не допускається.

В інших випадках, якщо немає будь-яких обмежень у законодавстві чи інших нормативних актах, організації самостійно визначають порядок використання факсиміле під час підписання документів.

Електронний цифровий підпис

Законодавством Російської Федерації у сфері інформації та документації, зокрема Федеральним законом від 10.01.2002 N 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" (ред. від 08.11.2007), визначено порядок застосування електронного цифрового підпису для посвідчення електронних документів. Закон створює правові умови використання електронного цифрового підпису в електронних документах, за дотримання яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначним власноручним підписом у документі на паперовому носії.

До таких умов можна віднести:

Сертифікат ключа підпису, що відноситься до цього електронного цифрового підпису, не втратив чинності (діє) на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;

Підтверджено справжність електронного цифрового підпису в електронному документі;

Електронний цифровий підпис використовується відповідно до відомостей, зазначених у сертифікаті ключа підпису.

Власником електронного цифрового підпису може бути фізична особа, якій засвідчуючим центром видано сертифікат ключа підпису та який володіє відповідним закритим ключем електронного цифрового підпису, що дозволяє за допомогою апаратних та (або) програмних засобів створювати свій електронний цифровий підпис в електронних документах, тобто підписувати Електронні документи.

Сертифікат ключа електронного цифрового підпису видається за заявою фізичної особи центром, що засвідчує, - організацією, що має відповідну ліцензію.

Федеральним законом від 27.07.2006 N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації" (ред. від 27.07.2010) передбачено: "Електронне повідомлення, підписане електронним цифровим підписом або іншим аналогом власноручного підпису, визнається електронним документом, рівнозначним документу, підписаному власноручним підписом, у разі, якщо федеральними законами чи іншими нормативними правовими актами не встановлюється чи передбачається вимога упорядкування такого документа на паперовому носії " (п. 3 ст. 11).

Отже, цей Федеральний закон передбачає можливість використання "інших аналогів власноручного підпису" (крім електронного цифрового підпису). У цьому випадку йдеться про коди посадових осіб, які можуть застосовуватись у корпоративних інформаційних системах.

Електронний цифровий підпис оформляється на документі як нижній колонтитул від межі лівого поля. Як правило, електронний цифровий підпис включає прізвище особи, яка підписала документ, номер сертифіката ключа електронного цифрового підпису, дату підписання документа. В електронному цифровому підписі можуть вказуватись і інші відомості, склад яких визначається програмно-технічними засобами.

Зразковий зразок

МОЗ соцрозвитку Росії

(ФМБА Росії)

Про призначення виконувача обов'язків керівника

У зв'язку з моїм вибуттям у відрядження

Наказую:

1. Призначити заступника керівника М. Ф. Кисельова виконувачем обов'язків керівника з 25 квітня 2010 р. у порядку суміщення.

2. Встановити заступнику керівника М. Ф. Кисельову надбавку за суміщення у вигляді 3000 крб. в місяць.

Керівник В. В. Уйба

Зразковий зразок

МОЗ соцрозвитку Росії

Федеральне медико-біологічне агентство

(ФМБА Росії)

Про розподіл обов'язків між керівниками

У зв'язку з кадровими змінами, що відбулися у керівництві агентства,

Наказую:

1. Встановити такий розподіл обов'язків між керівниками агентства.

За собою залишаю: загальне керівництво; вдосконалення управління та координацію роботи підрозділів агентства; взаємодія з органами влади та управління, органами судової влади; організацію роботи агентства; координацію діяльності підрозділів агентства; розподіл фінансових коштів; питання керування персоналом.

Заступник керівника з основної діяльності – керівництво відділами планування та організації праці, фінансового забезпечення, бухгалтерії.

Заступник керівника з адміністративно-господарської діяльності – керівництво відділом матеріально-технічного та господарського забезпечення, організація роботи транспорту, експлуатація будівлі.

2. Заступники керівника наділяються правом листуватись на бланку агентства з питань їх компетенції.

3. На період тимчасової відсутності заступників керівника питання виконання їх обов'язків у кожному конкретному випадку вирішуються керівником.

Керівник В. В. Уйба

бібліографічний список

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". М: ІПК "Видавництво стандартів", 2003.

2. Янкова В. Ф. Підпис на документі // Секретар-референт. 2007. N 5.

А. Головін

Полковник запасу

начальник

мобілізаційного відділу

Федерального медико-

біологічного агентства

Підписано до друку

Кадрове діловодство

Ключові слова:

1 -1

Підписувати будь-які документи від імені компанії має право її директор, але це не раціонально при великому документообігу. До того ж директор може виїхати у відпустку, відрядження чи захворіти. У таких випадках директору доведеться передати право підпису іншій особі. Для цього потрібний наказ на право підпису. Докладно розберемо оформлення наказу про надання права підпису.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Завантажте готовий документ:

Коли потрібний наказ на право підпису, а коли довіреність

Трудовий кодекс чітко не роз'яснює, в якому порядку директору передати іншим особам повноваження підписувати трудові договори та інші кадрові документи . Наказом на право підпису чи довіреністю? Для відповіді на це запитання подивимося, що про це йдеться у кодексі.

У Трудовому кодексі наказ про наділення правом підпису не згадується, але в ньому встановлено, що:

як роботодавець може виступати «інший суб'єкт, наділений правом укладати трудові договори» (ч. 4 ст. 20 ТК РФ);
до трудового договору включаються «відомості про представника роботодавця, який підписав трудовий договір, і підставу, через яку він наділений відповідними повноваженнями» (абз. 5 ч. першої статті 57 ТК РФ).

Чим наказ на право підпису відрізняється від довіреності? Наказ оформляється на посадових осіб підприємства, з якими укладено трудові договори. А довіреність - на фізичну особу, яка не є співробітником компанії.

Не пропустіть головні кадрові новини!

Щоб до 1 січня 2020 року отримати актуальну штатку, із правками в цьому документі потрібно визначитися заздалегідь.
Які помилки в кадрових документах і процедурах доводять кадровика до суду, як їх уникнути і що робити, якщо вам доведеться виступати в суді.
Якщо інспектор ГІТ не знайде у трудовому договорі цей пункт, він оштрафує компанію на 100 000 руб. Підходити до питання формально та брати формулювання з інтернету небезпечно.

Що оформити залежить від ситуації. Якщо право підпису передаєте співробітнику компанії – видайте наказ, якщо фізособі – довіреність.

З аналізу судової практики випливає, що одного наказу на право підпису недостатньо. Судді вимагають, щоби була ще довіреність на особу, яку наділили повноваженнями підписувати документи. Довіреність оформіть за нормами Цивільного кодексу. По ній уповноважена особа представлятиме інтереси компанії та підписуватиме документи. Заповніть довіреність у довільній формі.

У довіреності вкажіть повне найменування компанії, ПІБ та посаду особи, якій директор довіряє повноваження. Впишіть дані його паспорта та місця реєстрації. Перерахуйте обсяг переданих повноважень.

Увімкніть у довіреність термін її дії. Підпишіть у директора та особи, яку він наділяє повноваженнями. Додайте доручення до наказу на право підпису.

Кадрові документи: як скласти наказ про делегування права підпису (зразок)

Щоб видати наказ на право підпису кадрових документів, директор повинен дотриматися певного порядку.

Порядок може бути встановлений в одному із документів:

в установчих документах;
локальному нормативному акті підприємства;
трудовий договір.

Перш ніж видати наказ на право підпису, перевірте, що у вас вказано у Статуті.

Зміни треба внести і до трудового договору з працівником, якому директор передає повноваження та право підпису. У договорі перерахуйте ці повноваження. Внесіть поправки до посадової інструкції співробітника. Наразі можна оформити наказ на право підпису.

У наказ увімкніть дату наказу та його номер, місце складання. Напишіть про що він – «про покладання повноважень та надання права підпису кадрових документів посадовій особі». Почніть наказ на право підпису з причин, з яких наділяєте посадову особу повноваженнями.

Викладіть причину, наприклад, так: «з метою дотримання порядку та термінів оформлення кадрових документів».

У наказі на право підпису (зразок див. нижче) вкажіть дату передачі повноважень, посаду та ПІБ особи. Перерахуйте кадрові документи, вкажіть копії документів, пов'язані з роботою. Завірте підписом директора.

Ознайомте із наказом на право підпису під розпис посадову особу, якій передаються повноваження. Додайте зразок його підпису.

Що вказати в наказ на право підпису фінансових документів (зразок)

Право підпису на фінансові документи компанії належить її директору. Таким правом можуть бути наділені та інші співробітники, яким повноваження передані на підставі наказу на право підпису, довіреності. Це випливає з абзацу 5 та 6 пункту 7.5 інструкції Банку Росії від 30 травня 2014 р. № 153-І.

У наказі про право першого підпису (зразок див. нижче) проставте дату наказу, його номер та місце складання. Вкажіть, про що він – «про передачу права підпису документів».

У розпорядчу частину наказу на право підпису впишіть причину, через яку передаєте повноваження. Наприклад, «З 27 квітня 2018 року за моєї відсутності…». Вкажіть дату передачі повноважень, посаду та ПІБ особи. Перерахуйте документи, які мають право підписувати посадову особу - договори, кошториси та первинні документи.

Закінчіть наказ на право підпису записом, хто контролюватиме його виконання. Якщо контроль залишає за собою директор, вкажіть це так, як показано на зразку наказу на право підпису нижче. Підпишіть наказ директора. Ознайомте із ним зацікавлених посадових осіб під розпис.

Як оформити наказ про право підпису первинних документів (зразок)

Директор та головний бухгалтер не завжди перебувають у компанії. Щоб замість них інші співробітники могли підписувати первинні облікові документи, у компанії має бути наказ на право підпису. Він затвердить список працівників із такими повноваженнями. Як правило, список працівників директор погоджує з головбухом.

У наказі відобразіть дату наказу, його номер та місце складання. Напишіть про що він – «про затвердження переліку осіб, які мають право підпису первинних документів». У розпорядчій частині наказу на право підпису вкажіть, що список наведено у додатку до наказу. Перерахуйте, які документи вони мають право підписувати, і за кого.

Усіх співробітників, яких включили до переліку осіб із правом підпису первинних документів, треба ознайомити з наказом. У наказі про право підпису первинних документів (зразок див. нижче) вони проставлять дату та розпишуться. Стверджувати його щороку не потрібно. Видавайте новий наказ, якщо у вас зміниться затверджений список осіб.

Якщо ваша компанія застосовує уніфіковані форми первинних документів, вони мають поля для підписів уповноважених осіб. Наприклад, "Головний бухгалтер, підпис".

За відсутності головбуху первинний документ підпише співробітник, якому головбух делегував повноваження. Вказувати реквізити наказу на право підпису не потрібно.

Ваша компанія має право застосовувати форми первинних документів, які вона самостійно розробила та затвердила. Бажано, щоб у цих документах були нейтральні реквізити підписів: наприклад, «Керівник чи інша уповноважена особа». Тоді замість керівника розписатися може уповноважена особа. Головне, щоби співробітник був у наказі на право підпису.

Наказ про покладання повноважень та надання права підпису кадрових документів посадовій особі

Чи потрібний наказ на право підпису головного бухгалтера (зразок)

Раніше головбух міг підписувати первинні документи за себе через свої посадові обов'язки, і за керівника під час його відсутності. У 2019 році підпис головбуху на документах не є обов'язковим. Вона має бути, якщо на головбуха оформлено наказ на право підпису.

Однак у деяких випадках за умовчанням підпис головного бухгалтера є обов'язковим:

"Якщо довідка містить інформацію про заробітну плату або інші відомості фінансового характеру, то крім керівника чи уповноваженого працівника її підписує головний бухгалтер. Підписи посадових осіб на довідці засвідчують печаткою організації (за її наявності)".

Це випливає з інструкції Банку Росії від 30 травня 2014 р. № 153-І та Федерального закону від 6 грудня 2011р. № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік".

Директор має право не наділяти головбуха правом підпису. Тоді, якщо головбух збереться, наприклад, у відпустку, передавати право підпису іншому співробітникові не доведеться. Але якщо головбух має право підпису, на час його відсутності треба передати це право іншій особі. Для цього складіть наказ на право підпису.