Форма звіту про виконану роботу зразок. Складання звіту про виконану роботу на підприємствах від посадових осіб та за різні періоди часу

Кожен із нас багато разів у своєму житті стикається з написанням та оформленням різної документації. До цієї документації також належить звіт, який можуть вимагати як від студента з навчання, так і від працівника на місці його професійної діяльності. Тому кожному важливо знати, як написати звіт правильно та оформити його. Написання звітів – тема досить широка, включає безліч нюансів, адже звіти бувають різними за формою та змістом. Ми обмежимося найбільш популярними випадками, розповімо про те, як скласти звіт з навчання та роботи, а також виділимо основні вимоги до будь-яких звітів.

Загальні правила написання звітів

Як скласти звіт правильно? Будь-який звіт повинен обов'язково відповідати наступним критеріям:

Короткість. У звіті необхідно чітко та лаконічно викласти всю необхідну інформацію, вдаючись до простої ділової мови.
Звіт повинен починатися з правильно оформленого титульного листа (обов'язковий для великих звітів).
Якщо все ж таки необхідно написати великий звіт, то потрібно також оформити зміст і на одному додатковому аркуші вказати головні думки та ідеї звіту.
Чітка структура. Звіт має бути логічно побудований. На початку необхідно ввести у курс справи, вказавши всі необхідні дані, у середині – основні думки звіту, наприкінці – висновки.
Пропозиції у звіті мають бути короткими та правильно побудованими, не повинно бути величезних абзаців. Вітається використання заголовків та підзаголовків. Звіт має бути читабельним.
Для розкриття теми, якщо це необхідно, оформлюйте програми до звіту: діаграми, малюнки, схеми, таблиці.
Звіт найкраще подавати у спеціальній папці.

Звіт по роботі

Нерідко від працівників керівники та директори вимагають спеціальних звітів щодо виконаної роботи. Як писати звіт у цьому випадку? Керуйтеся формою написання та оформлення звітів, яка прийнята у вашій фірмі, також Вам підійдуть всі вищеописані поради. Крім того, для робочого звіту можна виділити такі рекомендації:

Звіт необов'язково оформляти на бланку, якщо супроводжуватиметься листом чи пояснювальною запискою.

Якщо звіт про роботу за певний період передається начальнику, супровідний лист у цьому випадку не потрібен.

Відрядження про відрядження необхідно подавати разом з усім пакетом необхідних документів.

Звіт слід писати на стандартних аркушах (А4) та оформлювати відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.

Для великого звіту необхідно оформити титульний аркуш, для маленького заголовка звіту можна вказати на першому аркуші. Спочатку треба зазначити слово «Звіт», потім – його тему та термін, за який подається звітність.

Робочий звіт починають із вступу, в якому описують проблему, завдання та цілі проведеної роботи. Якщо ж звіт є стандартним документом із встановленою періодичністю (наприклад, щоквартальна або щомісячна періодичність), то вступна частина не потрібна.

Як оформити звіт у його основній частині? Тут необхідно перерахувати і розкрити всі види робіт, які ви виконали, при цьому треба вказати терміни виконання кожного конкретного завдання. Якщо є, слід вказати труднощі під час виконання роботи чи причини, з яких робота була виконано належним чином, пояснити, чому так сталося.

Наприкінці звіту йде висновок, у якому треба вказати висновки та оцінити ефективність виконаної роботи відповідно до поставлених завдань.

Робочий звіт – це не просто папірець, це важливий документ, який може серйозно вплинути на Вашу кар'єру, тому поставтеся з усією серйозністю до його написання та оформлення.

Звіт з навчання

Ще один вид звітів – це студентські звіти, найпопулярніший серед них – це звіт із практики, тому поговоримо про те, як його правильно написати.

Звіт із практики – це важливий документ, що підтверджує успішне проходження студентом практики.

Від цього звіту залежатиме підсумкова оцінка за практику, яка піде в диплом, тому необхідно серйозно поставитися до його написання та оформлення.

Як писати звіт з практики, з чого його розпочати? У звіті з практики потрібно обов'язково правильно оформити титульний лист. Напевно, у Вашому навчальному закладі є шаблони оформлення титульних аркушів, Ви можете скористатися найбільш відповідним з них і оформити свій титульний аркуш на його прикладі. На титульному аркуші мають бути вказані Ваші прізвище, ім'я та по батькові, підприємство, на якому Ви проходили практику, та період практики (з якого до якого числа).

Звіт з практики починається з опису підприємства, де Ви працювали. Вкажіть основні необхідні дані - як називається підприємство, чим воно займається, якими є його основні характеристики (як давно існує, наскільки велика фірма і т.д.).

Якщо практика була повністю ознайомчою і Ви не брали активної участі в роботі, достатньо буде вказати основну інформацію про підприємство. Інакше справа з виробничою практикою – більша частина звіту повинна містити відомості про Вашу практичну діяльність та її результати.

Далі варто вказати цілі та завдання (це піде Вам на користь). Мета - це те, чого Ви хочете досягти від практики, опишіть мету конкретно і точно, можна вказати різні цілі. Наприклад, отримати нові знання, пов'язані з професією, закріпити та навчитися застосовувати теоретичні знання на практиці тощо. Завдання - це шляхи досягнення цілей. Наприклад, систематичне відвідування підприємства, на якому студент проходить практику, та уважне вивчення його роботи; бесіди на професійні теми із працівниками підприємства; виконання різних видів робіт із завдань начальника тощо.

Наступний важливий та основний момент, який слід описати розгорнуто, – це всі види діяльності, якими Ви займалися на практиці.

Багато викладачів радять своїм студентам вписувати у звіт всю свою діяльність, навіть якщо це був зовсім короткий дзвінок до клієнта або дуже легке доручення по роботі. Одна з найзручніших форм написання цієї частини звіту така: спочатку – повна дата (відзначайте по порядку всі дні практики), потім – чим займався студент у кожен день практики, та після – мікровисновок (чому навчився, який досвід студент набув). Можна не робити висновок з кожного запису, а оформити його наприкінці, вписавши туди всю потрібну інформацію. Ваша головна мета в цій частині роботи – повністю та грамотно розповісти про те, чим Ви займалися на практиці, яка у Вас була робота. Також можна відзначити труднощі, з якими Ви зіткнулися, і вказати можливі причини їх появи або наголосити на тому, що найбільше сподобалося на практиці, пояснити, чому.

Заключна частина звіту з студентської практики – це висновок, висновок. Саме з висновків у звіті викладачі судитимуть, наскільки добре Ви опанували професію, чому змогли навчитися, наскільки Ви змогли застосувати свої знання на практиці. Приділіть особливу увагу оформленню висновків. Чітко та по порядку (можна списком) викласти все те нове, що Ви дізналися та освоїли на практиці. У будь-якому випадку, пишіть чесно, не потрібно вигадувати того, чого ні, штучність досвідчений викладач помітить. Нехай це буде проста і чесна розповідь, але детальна і докладна.

Щодо оформлення звіту, то воно має відповідати нормам та стандартам. Яким саме Ви можете поцікавитися на своєму факультеті, Вам напевно розкажуть. Ну а загалом, шрифт має бути простим (Times New Roman), розмір – 12 пунктів, міжрядковий інтервал – 1,5. Вітається чіткий поділ на частини, розділи, параграфи та списки, якщо необхідно. Звіт має бути читабельним та змістовним.

Тепер Ви знаєте, як написати звіт з роботи або з навчальної практики. Ми виклали всі основні вимоги до таких звітів, сподіваємося, що наші поради допоможуть Вам.

Як правильно написати звіт

Щороку працівники фірм, підприємств та організацій пишуть тисячі звітів про роботу – щомісячні, щоквартальні, річні. І тисячі разів їх переписують знову та знову. Начебто й розповів про роботу, а тут неправильно оформив, тут не так написав, а третю сторінку начальник узагалі вирвав і викинув у урну. Звіт потрібно подати у вигідному світлі.

Інструкція

Будь-який звіт – це, перш за все, аналіз вашої роботи за минулий період, який показує, чи ви виконали поставлені завдання чи ні. Чи не полінуйтеся почати збирати потрібні вам показники заздалегідь. Інакше хтось із колег та підведе, забувши надати вам статистику. І тільки коли всі документи зібрані, починайте роботу над звітом. Перегляньте документи та продумайте чіткий план роботи над звітом. Визначте важливість кожної позиції, як ви її характеризуватимете, що нового та перспективного ви зробили для фірми за цей період, чи збільшився прибуток від ваших дій (або були зекономлені кошти підприємства). Якщо щось вийшло, продумайте, чому. Намагайтеся найбільш важливі показники відобразити у вигляді таблиць та графіків у порівнянні з минулим роком. Це наочно покаже зростання показників у роботі, чи виконано план на цей період, що важливо при складанні звітності.

Мова викладу – офіційна, ділова. Не потрібно «розтікатися думкою по дереву», чітко опишіть усі досягнення за цей період, які новаторські ідеї ви внесли та який вийшов результат.

Звіт оформляється на аркушах формату А4, поля стандартні, шрифт Times New Roman, розмір 12 або 14. Інтервал краще використовувати полуторний відступ «червоний рядок», вирівнювання «по ширині». Це зробить ваш звіт більш читабельним. І не забудьте про нумерацію сторінок.

Корисна порада

Звіт про виконану роботу - це, перш за все, підбиття підсумків вашої праці, виконаних вами планів і завдань, тому не ставтеся до нього як до нудного офіційного документа, виявите терпіння, а десь і фантазію, і тоді ваш звіт не раз ставитимуть на приклад решти.

як правильно писати звіти

Роздрукувати

Як правильно написати звіт

www.kakprosto.ru

Як правильно написати звіт

Зазвичай, звіт супроводжується запискою пояснення або листом, тому немає необхідності писати його на бланку. Якщо це звіт про відрядження, він прикладається до всього пакету документів, і якщо звіт про роботу за певний період, він передається безпосередньому начальнику й у разі супровідний лист також потрібно. Пишіть його на стандартному аркуші паперу та оформлюйте відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.

Якщо це серйозний, багатосторінковий звіт, наприклад, про проведені випробування, краще зробити титульний лист. Для невеликого звіту просто напишіть заголовок зверху на першому аркуші. Після слова «Звіт» у заголовку вкажіть тему звіту, термін, за який ви звітуєте.

У вступній частині опишіть проблему, цілі та завдання тієї роботи, яка була проведена вами. Якщо це стандартна звітність із встановленою періодичністю – щомісячний, щоквартальний звіт по роботі, то жодної вступної частини писати не треба – його суть уже викладена у заголовку.

В основному тексті звіту перерахуйте ті роботи, які ви були виконані в рамках поставленого завдання та вкажіть терміни виконання кожного пункту. Після цього дайте висновок про те, наскільки вам вдалося виконати завдання, які були перед вами поставлені.

Проаналізуйте, чому, якщо це було, вам не вдалося виконати все, що було намічено. Це могло статися через обмеження часу, брак матеріалів або відсутність необхідного обладнання. Перерахуйте всі причини, що вплинули на це. Насправді ця частина звіту є найважливішою, оскільки тут ви повинні перерахувати об'єктивні причини, які завадили вам сумлінно виконати роботу. Тим самим ви перекладаєте відповідальність за це на керівництво, яке не зуміло забезпечити вас усім необхідним.

На підставі вашого звіту начальство зобов'язане зробити висновки та вжити необхідних заходів для того, щоб забезпечити всіма потрібними для роботи матеріалами та обладнанням або продовжити термін виконання певних видів робіт.

Як написати звіт про виконану роботу

Вам знадобиться

комп'ютер, інтернет, папір А4, принтер, ручка, друк підприємства, відповідні документи

Введіть у бланку найменування вашої організації.

Вкажіть номер документа та дату складання.

Впишіть код підприємства відповідно до Загальноросійського класифікатора підприємств та організацій.

Напишіть прізвище, ім'я та по батькові співробітника, який направляється у відрядження.

Вкажіть табельний номер працівника вашої організації.

Впишіть у відповідному полі структурний підрозділ підприємства, де працює співробітник. Заповніть поле «Посада (професія, спеціальність)», вписавши посаду співробітника, який прямує у відрядження. Впишіть місце призначення відрядження, країну, місто, назву організації, куди направляється співробітник.

Впишіть дату початку відрядження та дату її закінчення.

Вкажіть загальну кількість календарних днів перебування співробітника у відрядженні та кількість днів, не рахуючи часу перебування в дорозі.

Впишіть найменування організації, яка оплачуватиме всі майбутні витрати співробітника, який перебуває у відрядженні, наприклад, проживання в готелі, проїзд тощо. Підставою для оплати витрат співробітника, що направляється у відрядження, будуть слугувати квитки, квитанції про оплату готелю тощо.

Свій підпис, розшифровку, посаду пишуть керівник структурного підрозділу, в якому працює співробітник, який направляється у відрядження, та директор підприємства.

Повернувшись із відрядження, співробітник робить короткий звіт про відрядження та вписує його у відповідне поле.

Працівник ставить свій підпис.

Керівник структурного підрозділу пише висновок про виконання завдання, ставить свій підпис із розшифровкою.

www.kakprosto.ru

Головне призначення звіту про виконану роботу - письмова фіксація результату конкретних дій. Зразок, шаблон, приклад можна завантажити безкоштовно.

Звіт про виконану роботу - абстрактне поняття. Цей документ, який супроводжує будь-яке діяння суб'єкта правовідносин, має вільну форму виконання. Головне призначення акта, що розглядається, — письмова фіксація конкретних дій. На сторінці є приклад, шаблон та зразок звіту про виконану роботу. За спеціальним прямим посиланням можна безкоштовно скачати потрібний текст.

Найпростіший формат дозволить змінити деякі тези паперу в текстовому редакторі Word, та застосувати бланк у власній практиці.

Звіт про виконану роботу буде необхідний різним професіям та спеціальностям: вихователю дитячого садка, голові ТСЖ, медсестрі та іншим професіям. Оскільки пакт, що обговорюється, має на меті підведення будь-яких підсумків, його написання вимагає від автора особливої уваги. Складаючи звіт про виконану роботу, потрібно максимально виключити граматичні та пунктуаційні помилки у тексті. Зміст необхідно перевірити кілька разів і тільки після цього надавати публічності та розголосу.

Обов'язкові пункти звіту про виконану роботу

Твердження директором, зверху праворуч;
Назва підсумкового регламенту;
Період за який надаються відомості, ПІБ підзвітної особи;
Потім у вигляді таблиці чи пунктів вносяться показники функціонування;
Наприкінці підбиваються підсумки, ставиться підпис особи та розшифровка.

Підсумковий регламент про виконану роботу має унікальні властивості та значення. Інформація, отримана читачем у процесі вивчення матеріалів, має бути засвоєна та зрозуміла. Процес не отримає належної уваги та розвитку, якщо підсумки про виконану роботу складено не якісно та не компетентним фахівцем. Не варто вносити зайві факти у зміст. Проте, виклад усієї картини проведених процедур також важливий. Варто витримати стислість і одночасну достатність подачі матеріалу для зручності читача.

Дата: 2016-03-29

Звіт про виконану роботу зразок

ВІДПОВІДЬ:
(матеріал підготовлений Ведучий юрисконсультом ЗАТ «СПАР РИТЕЙЛ» І.Куролесовим)

Все частіше роботодавці вимагають у своїх співробітників звіти про виконану роботу, причому не важливо, яку саме вони виконують роботу, які займають посади, як довго працюють у компанії. І, як правило, таке право роботодавця не прописується в жодних внутрішніх документах компанії. Попри це працівники беззастережно складають звіти за місяць, за квартал, за рік — залежно від мети їхньої підготовки (адже заперечити роботодавцю вкрай складно). У статті ми поговоримо про те, для чого потрібен звіт про виконану роботу, хто і за яких умов може вимагати його уявити, що він має містити, чи потрібно затверджувати
його форму та зберігати за всіма правилами.

Навіщо потрібен звіт?

Відомо, що необхідність залучення персоналу має бути економічно обґрунтованою, адже оплата праці найманих працівників в організацію є статтею витрат, причому досить суттєвою. Практично кожен керівник структурного підрозділу організації, підбираючи через кадрову службу працівників, має обґрунтувати перед керівництвом такі важливі моменти:
- штатну чисельність підрозділу;
- Фонд оплати праці підрозділу;
- Організаційну структуру підрозділу;
- функціонал працівників підрозділу;
— вимоги до кандидатів (освіта, кваліфікація, досвід роботи, професійні навички тощо).
Тільки після того, як мотивовану пропозицію керівника структурного підрозділу про найм працівників буде схвалено керівництвом, можна буде відкривати вакансії та шукати кандидатів. Однак обґрунтування необхідності «утримання» того чи іншого працівника не
закінчується після його прийому працювати. А навпаки, тільки починається. Так, йому потрібно буде виконувати певний безпосереднім керівником обсяг роботи. Треба сказати, що в рідкісній організації розраховуються норми виробітку (здійснюється це зазвичай силами економістів та фінансистів, у яких, якщо вони і працюють у компанії, завжди є робота важливіша). На практиці завдання розподілу обсягу роботи між співробітниками структурного підрозділу, як правило, лежить на плечах керівника підрозділу, який має діяти за принципом «кожен працівник має бути у справі». Водночас керівник підрозділу має планувати роботу своїх підопічних. У свою чергу працівник, щоб працювати більш ефективно, повинен і сам планувати свій робочий час. Після того як план буде складено та затверджено керівником структурного підрозділу в установленому в організації порядку, його необхідно дотримуватись і керівнику
структурного підрозділу, та підлеглим працівникам. Безумовно, для обліку виконаної роботи як підрозділи загалом, і окремих його працівників, при зіставленні її з затвердженим планом виникає потреба у звіті.
Таким чином, звіт працівника необхідний для:
- Обґрунтування витрат на оплату праці працівників структурного підрозділу;
- використання його як основи з метою подання звітів контрагентам щодо цивільно-правових договорів про надання послуг/виконання робіт силами свого персоналу (у тому числі договорів аутсорсингу та аутстафінгу);
- Створення свого роду порядку та дотримання дисципліни в підрозділі;
- Швидкого встановлення зв'язку: хто з працівників, коли і яку роботу виконав (наприклад, у разі конфліктних ситуацій, пов'язаних з невиконанням або неналежним виконанням працівником своїх трудових обов'язків).

Коли звіт є обов'язковим?

Важливо, що питання подання працівниками звітів про виконану роботу законодавством регламентується лише разі відправлення працівника у відрядження.

Що ж до інших випадків, то очевидно, що слід подавати звіти про виконану роботу обов'язково лише тим співробітникам, у чиї трудові обов'язки це входить, тобто.

у кого це прописано у трудовому договорі та/або посадовій інструкції. Наведемо як приклад витримки із зазначених документів.

Хто може вимагати звіт?

Виникає питання: перед ким саме працівник має звітувати? Для відповіді нього важливо розуміти, кому безпосередньо працівник підпорядковується. Як правило, у трудовому договорі, а також посадовій інструкції (за її наявності) ця інформація вказується. Отже, цей безпосередній керівник працівника має право вимагати в нього звіт. Причому він має право вимагати звіт не лише про виконання запланованої роботи, а й про будь-яку іншу.
Зверніть увагу: звіт працівника про виконану роботу може бути покладено основою системи преміювання, тобто. заохочення працівників організації. Тоді його зміст може вказувати на такі показники для призначення та виплати премій:
- Виконання нормативу;
- Виконання додаткового обсягу робіт в рамках посадових обов'язків працівника;
— якісне та оперативне виконання особливо важливих завдань та особливо термінових робіт, разових завдань керівництва в рамках посадових обов'язків працівника та ін. виявити причини (точніше, ви самі повинні продемонструвати їх у звіті).

Якщо звіт відсутній

«А що якщо працівник відмовиться подати звіт про виконану роботу, — запитують часом керівники, — чи можна його за це покарати?». Теоретично можна. Стаття 192 Трудового кодексу РФ передбачає дисциплінарну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання працівником покладених нею трудових обов'язків. Відповідно, якщо подання звіту про виконану роботу є обов'язком працівника (тобто вона закріплена у трудовому договорі та/або посадовій інструкції), то за невиконання або неналежне виконання цього обов'язку роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення: зауваження чи догану (залежно від неї) від серйозності дисциплінарної провини).

Звичайно, навряд чи хтось із роботодавців на практиці каратиме таким чином працівника за те, що той не подав до потрібного часу звіт про роботу.

Тим більше, що роботодавцю, швидше, потрібен не сам звіт, а виконання роботи. І зазвичай працівник, який не подав звіт на вимогу роботодавця, має проблеми не з самим звітом, а з
виконанням дорученої роботи. Тому роботодавцю коректніше застосувати дисциплінарне стягнення саме за невиконання чи неналежне виконання працівником своїх прямих трудових обов'язків, аніж за неподання звіту.

Що входить до змісту звіту?

Звіт працівника може містити:

- Виконану роботу (може перераховуватися в кількісному або процентному вираженні із зазначенням часу виконання роботи і без такого і т.п.):
- Планову роботу;
- Позапланову роботу;
- П.І.Б. та посаду особи, яка є замовником роботи (або найменування організації-замовника);
- Статус роботи (виконана повністю або тільки якась частина);
— результат виконання роботи (підготовлено документ, проведено зустріч тощо);
— кому було передано результат роботи;
- З ким працівник взаємодіяв при виконанні роботи;
- Чи відповідає виконана робота затвердженому плану;
- дату складання звіту, а також період, за підсумками якого складено звіт.
Безперечно, це лише приблизні складові звіту. Він може бути настільки докладним.

Спрощений варіант звіту доречний у випадках, коли в організації чи конкретному структурному підрозділі встановлено систему подання працівниками щоденних звітів. У спрощеному варіанті звіт переважно містить такі елементи:
- П.І.Б. та посаду працівника;
- Структурний підрозділ, де працює працівник;
— виконана робота (планова та позапланова);
— дата складання звіту, а також період, за підсумками якого складено звіт.
Зверніть увагу: звіт має бути підписаний працівником та передано безпосередньому керівнику.

Чи потрібно затверджувати форму звіту?

Уніфікованої форми звіту працівника про виконану роботу, як відомо, немає.
По-перше, тому що законодавство не зобов'язує працівників робити такі звіти.
По-друге, кожна організація має свої специфіки діяльності та стиль керівництва. А значить, затвердити єдину для всіх форму звіту в принципі неможливо.

Однак якщо в організації налагоджено документообіг, належним чином враховуються та зберігаються документи, то цілком адекватним буде і затвердження форми звітів працівників про виконану роботу. Затвердити її можна одним із наступних способів:
- у складі локального нормативного акта, наприклад, інструкції з діловодства або положення про персонал (якщо працівники централізовано звітують про виконану роботу);
- Наказом (якщо працівники тільки окремих структурних підрозділів займаються цим).

Чи потрібно зберігати звіт?

Незалежно від того, затверджено форму звіту співробітника про виконану роботу в організації чи ні, подібні звіти підлягають зберіганню. Постає питання, скільки часу їх потрібно зберігати? Нормативними правовими актами не передбачено правил зберігання звітів про
виконану роботу, складання яких є обов'язковим. Проте наведемо деякі витяги із Переліку типових управлінських архівних документів 2010 р.
Рекомендуємо, спираючись на наведені вище пункти Переліку, дотримуватись наступних термінів зберігання звітів:
- Звіту працівника про виконану ним роботу (крім «відрядження») - протягом 1 року;
- Зведеного звіту про роботу структурного підрозділу - протягом 5 років.

Цю та інші консультації з актуальних питань ви знайдете в інформаційному банку «Бухгалтерська преса та книги» системи «КонсультантПлюс».

Трудовий процес складається з постановки завдань керівником та їх виконання співробітником компанії. Іноді кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правил підприємства, як і форма. Не варто недооцінювати значущість цього документа для керівництва.

Чому потрібно вміти правильно звітувати про роботу

Робочий процес можна подати у вигляді складного механізму, в якому кожен співробітник компанії є шестернею. У цьому прикладі керівник організації виступає інженером, який повинен стежити, щоб усі механізми працювали злагоджено і якнайшвидше.

Корисно! У реальному житті начальникам досить складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов'язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні для підприємства.

Неправильний приклад

Складається документ у вільній формі. Можливо, саме тому й зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою та перевиконувати свій план. Виною всьому - неправильно складений звіт про виконану роботу. Зразок такого документа наведемо нижче.

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 до 19.02.16 р.

Було виконано таке:

здійснено хронометраж робочого часу виробничого цеху;
внесені до робочої програми результати хронометражів;
розраховано нові норми часу;
складено відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також кількох клієнтів;
прийнято участь у конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю. Р.”

Якщо працівник складе звіт про виконану роботу подібним чином, то керівництво вважатиме, що він недостатньо завантажений.

Які помилки бувають?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні таких документів.

Основними з них є:

відсутність конкретики;
немає жодного аналізу;
безініціативність співробітника підкреслюється відсутністю пропозицій у своїй галузі роботи.

Зазначені вище вимоги слід використовувати як із складанні тижневих форм, і тоді, коли формується звіт про виконану роботу протягом року.

Відповідний варіант

Ймовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вдасться.

Для того, щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, зазначений у першому прикладі:

У цій статті ми розглянемо те, як правильно оформити звіт про виконану роботу, зразок заповнення документа та деякі поради щодо його складання.

Основними з них є:

відсутність переліку завдань, що ставилися на виконання;
немає планів на наступний звітний період;
відсутність конкретики;
немає жодного аналізу;
безініціативність співробітника підкреслюється відсутністю пропозицій у своїй галузі роботи.
виконану роботу за рік

Корисно! Зазначені вище вимоги слід використовувати як із складанні тижневих форм, і тоді, коли формується звіт про виконану роботу протягом року.

Відповідний варіант

Ймовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вдасться. Для того, щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, зазначений у першому прикладі:

“Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю.Р.

Звіт про результати праці (15.02.16-19.02.16 рр.)

На звітний тиждень переді мною було поставлено такі завдання:

Здійснити хронометраж робіт виробничого цеху, куди відсутні чи застаріли чинні норми часу.
На підставі проведених вимірів підготувати до затвердження нові норми щодо робіт відповідного структурного підрозділу.
Взяти участь у конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві, запланованій на 18.02.2016 р., підготувати питання та пропозиції.

Усі поставлені завдання були виконані, а саме:

проведено 5 хронометражів та складено таку ж кількість нових норм щодо робіт виробничо-цеху;
було взято участь у конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота із вхідною документацією, а саме:

Складено 2 відповіді запити ИОТ.

Дано відповіді на листи гр. Юр'єва А. А., Жакова С. І., Мілєєва К. Б.

На період з 22.02.16 до 26.02.16 р. заплановано відрядження з метою перевірки роботи структурного підрозділу Печерської філії.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю.Р.

Погодьтеся, що цей варіант звіту і читається краще, і керівництву видно, наскільки добре працює один із співробітників.

Як писати звіти на більш тривалі періоди?

Звичайно, період за один тиждень красиво розписати на папері не важко. Складніше скласти звіт про виконану роботу за півріччя чи навіть рік. Однак зробити це легше, ніж може здатися на перший погляд. Наприклад, якщо у вас за необхідний період є тижневі звіти, то їх можна благополучно використовувати.

Максимальний об'єм – 1 аркуш формату А4

При цьому варто постаратися укрупнити інформацію, щоб результат помістився на 1-2 сторінки. У тому випадку, якщо тижневі підсумки в організації не проводяться, але вас зобов'язали сформувати звіт про виконану роботу за рік, не варто панікувати і битися в істериці.

Підіб'ємо підсумки

Вище ми навели деякі приклади того, як написати звіт про виконану роботу. Головне – це викласти виконані операції із зазначенням кількісних характеристик (кілька разів чи така кількість штук тощо). Таким чином, ви повідомите про те, скільки саме роботи вам вдалося виконати.

Не можна забувати на початку звіту вказати перелік конкретних завдань, які довели до виконання.

Важливою частиною є завершення звіту. Обов'язково напишіть, що хочете реалізувати на роботі найближчим часом. Цим ви покажете, що дивіться ширше, ніж тільки на область своїх безпосередніх обов'язків та функцій, які необхідно виконувати згідно з посадовою інструкцією.

Можете також розглянути приклад, вказаний вище

Для того, щоб було легше складати такі звіти, можете в блокнотиці або електронному документі щодня записувати виконану роботу. На цю дрібницю ви витратите лише 3-5 хвилин на день. Це не так багато. Однак за рахунок таких записів ви надалі без проблем зможете створити звіт про свою роботу за будь-який період.

Чому потрібно вміти правильно звітувати про роботу

У реальному житті начальникам досить складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов'язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні для підприємства.

Неправильний приклад

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 до 19.02.16 р.

Було виконано таке:

здійснено хронометраж робочого часу виробничого цеху;
внесені до робочої програми результати хронометражів;
розраховано нові норми часу;
складено відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також кількох клієнтів;
прийнято участь у конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю. Р.”

Які помилки бувають?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні таких документів.

Основними з них є:

Відповідний варіант

“Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю.Р.

Звіт про результати праці (15.02.16-19.02.16 рр.)

На звітний тиждень переді мною було поставлено такі завдання:

Усі поставлені завдання були виконані, а саме:

проведено 5 хронометражів та складено таку ж кількість нових норм щодо робіт виробничо-цеху;
було взято участь у конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота із вхідною документацією, а саме:

Складено 2 відповіді запити ИОТ.
Дано відповіді на листи гр. Юр'єва А. А., Жакова С. І., Мілєєва К. Б.

Дата складання: 19.02.16 р.

Підпис: Петров Ю.Р.

Як писати звіти на більш тривалі періоди?

Максимальний об'єм – 1 аркуш формату А4

Вся інформація є навколо вас: перегляньте історію повідомлень у журналах реєстрації документів або в електронній пошті, відкрийте папку з вашими звітами, вивчіть листи відрядження. Все це допоможе згадати ті подвиги, які були здійснені вами протягом робочого року.

Підіб'ємо підсумки

Не можна забувати на початку звіту вказати перелік конкретних завдань, які довели до виконання. Важливою частиною є завершення звіту. Обов'язково напишіть, що хочете реалізувати на роботі найближчим часом. Цим ви покажете, що дивіться ширше, ніж тільки на область своїх безпосередніх обов'язків та функцій, які необхідно виконувати згідно з посадовою інструкцією.

Можете також розглянути приклад, вказаний вище.

Сьогодні абсолютно непоодинокі ситуації, коли роботодавці вимагають від своїх підлеглих надати звіт про роботу співробітника. При цьому здебільшого не має значення, яка саме робота була виконана, яку посаду займає співробітник і як довго він працює на цьому місці роботи. Роботодавці навіть не закріплюють за собою це право у внутрішньому документообігу, але водночас працівники зобов'язані беззастережно виконувати це правило, складаючи місячні, квартальні та річні форми звітів залежно від побажань начальства, не маючи жодного права на заперечення. У цій статті ми пропонуємо поговорити, для чого, власне кажучи, потрібні такі звіти, хто і на яких підставах має право вимагати їх від своїх підлеглих, і що обов'язково має містити цю форму документа.

Навіщо потрібні звіти?

Жоден із видів звітів не може бути економічно необґрунтованим, адже для їх складання необхідно залучати персонал, а це досить суттєва стаття витрат для будь-якого підприємства. До обов'язків кожного керівника структурного підрозділу входить обґрунтування перед керівництвом наступних важливих моментів:

чисельність співробітників за штатом;
фонд оплати праці;
організаційну структуру;
функціональні обов'язки працівників;
вимоги до претендентів на ту чи іншу посаду.

Щоб взяти на роботу до структурного підрозділу нового співробітника, необхідні вагомі підстави та мотивована пропозиція керівника відділу, яка має бути узгоджена з боку керівництва. Тільки після угоди останньої може бути відкрита вакансія та розпочато пошук відповідного фахівця. Але навіть після того, як працівника офіційно оформлять на роботу, обґрунтування його необхідності має постійно триматися на контролі. Такому співробітнику необхідно постійно виконувати певний обсяг роботи, який передбачений тією чи іншою посадою.

Важливо. Для визначення завантаженості працівників та розподілу робіт на підприємствах повинні розраховуватися норми виробітку. Цей обов'язок має покладатися на фінансистів чи економістів підприємства. Але на практиці виходить так, що ці фахівці завжди зайняті важливішими справами, а тому чисто фізично не встигають контролювати розподіл обов'язків.

За фактом за завантаженістю фахівців стежать керівники підрозділів і керуються вони найчастіше лише своїми візуальними спостереженнями, тобто стежать, щоб усі фахівці були у справі. Крім цього, виходить так, що ці ж керівники повинні складати плани, як робота в наступному звітному періоді буде розподілена серед підлеглих, а працівник повинен не лише працювати продуктивно, а й планувати свій власний робочий час.

Всі ці плани розглядаються спочатку керівником відділу, а потім передаються на узгодження вищого керівництва у встановленому для підприємства порядку. Якщо план буде затверджено, то надалі всі співробітники зобов'язані будуть дотримуватися його пунктів, а потім за фактом звітувати про виконану роботу. І ось на цьому етапі і виникає необхідність у складанні звіту відповідно до затвердженого раніше плану дій.

Отже, отримуємо, що звіт співробітника необхідний:

для обґрунтування витрат на виплату заробітної плати працівників;
як підтвердження про виконання робіт або надання послуг співробітниками підприємства для сторонніх організацій-контрагентів, наприклад, за договорами аутсорсингу;
з метою створення порядку та дотримання трудової дисципліни на підприємстві;
для встановлення, які роботи були виконані тим чи іншим співробітником (особливо це є актуальним у тому випадку, коли виникають спірні ситуації про неналежне або неповноцінне виконання тих чи інших посадових обов'язків).

У яких випадках звіт обов'язковий?

Законодавством в обов'язковому порядку регламентовано лише один вид звітів про виконану роботу. І він стосується випадків відправлення співробітників підприємства у відрядження.

В інших випадках співробітники зобов'язані надавати звіти про виконану роботу тільки в тому випадку, коли цей пункт прямо фігурує в посадовій інструкції фахівця, або прописаний у трудовому договорі.

Хто може виступати у ролі ініціатора звіту?

Наступне питання: перед ким саме співробітник має звітувати? Щоб відповісти на це питання, необхідно розуміти, у підпорядкуванні кого саме знаходиться співробітник. Така інформація також має значитися у посадовій інструкції та трудовому договорі. Відповідно до цього безпосередній начальник і може вимагати від співробітника складання звіту. При цьому він має право вимагати від свого підлеглого та будь-які інші види передбачених звітів, а не лише про виконану роботу.

З звіту про виконану роботу може здійснюватися розрахунок премій співробітників, тобто фінансових заохочень роботодавця за виконану работу. Якщо звіт складається саме з цієї причини, тоді він обов'язково має містити такі показники:

виконання планових показників;
виконання наднормованих робіт у межах посадових обов'язків співробітника;
виконання особливо важливих чи надстрокових робіт та завдань, індивідуальних завдань з боку начальника відповідно до посадових обов'язків співробітників.

Важливо. Водночас у звіті про виконані роботи також має бути зазначена інформація про невиконання тих чи інших завдань з боку керівництва співробітником, з обов'язковим зазначенням причин, чому роботу не було виконано.

Відмова співробітника від складання звіту

Іноді у керівників виникає запитання: що робити у такій ситуації, коли працівник відмовляється складати звіт? Чи можна покарати його за відмову? З цього приводу у Трудовому Кодексі є стаття, яка передбачає відповідальність працівників за невиконання ними своїх посадових обов'язків та залучення їх до дисциплінарного стягнення. Застосувати цю статтю, як ставати зрозумілим з опису, можна лише у тому випадку, коли подання звіту є частиною посадових обов'язків співробітника, тобто про це прописано у його посадовій інструкції чи трудовому договорі.

За порушення трудових обов'язків роботодавець має право застосувати такі види дисциплінарного покарання: зауваження чи догану. Міра стягнення застосовується залежно від тяжкості наслідків провини.

Але на практиці має дещо іншу картину. Зазвичай роботодавці не карають саме таким чином працівників, які не послухалися їхнього наказу і не склали звіт до зазначеного часу або зовсім відмовилися від його складання. Як правило, роботодавцям важливим є навіть не сам звіт, а слухняність співробітника у виконанні того чи іншого виду роботи. І тому у співробітників, які проігнорували звіт, спливають проблеми не зі звітом зокрема, а з виконанням завдань вищого керівництва в цілому. Тому роботодавцю набагато простіше застосувати дисциплінарне покарання за відмови від роботи зі звітом, а й за неналежне виконання трудових обов'язків співробітника.

Основні складові звіту

Звіт співробітника повинен містити такі обов'язкові пункти:

прізвище, ім'я, по батькові;
посада;
відділ чи підрозділ;
види виконаних робіт (можуть вказуватись як у кількісному, так і у відсотковому співвідношенні, з відміткою про час виконання);
вказівку робіт з плану або надпланових;
замовник роботи;
статус виконання завдання (виконано, частково виконано, не виконано);
результат (із зазначенням документа чи ні);
факт передачі результату;
інші працівники, які були задіяні у виконанні роботи;
відповідність фактичних показників плановим;
дата звіту та період, за який було виконано звіт.

Всі ці пункти можна назвати лише умовними, оскільки в кожному конкретному випадку вони можуть бути змінені (додані нові параметри або скориговані наявні).

На деяких підприємствах може бути розроблена та впроваджена система подання щоденних звітів співробітників про виконану ними роботу. У цьому випадку є сенс застосувати коротку форму звіту, в якій будуть вказані всі основні факти про роботу, і заповнення цього звіту не займе багато часу у співробітника.

Спрощений варіант звіту може містити такі пункти:

прізвище, ім'я, по батькові;
посада;
місце роботи;
виконані роботи за планом та наднормативно;
дата звіту та період, за який було складено документ.

Важливо. Усі звіти, які складаються співробітником, мають бути завірені ним самим, а також вищим керівником.

Чи має бути звіт встановленої форми?

Загальновстановленої форми звіту про виконану співробітником роботи немає. Причин цього кілька:

у законодавстві не передбачені зобов'язання працівників щодо складання таких форм звітів;
на кожному підприємстві є свої особливості та нюанси, які мають бути враховані під час складання звітів (у тому числі тут може враховуватися навіть стиль власників чи керівників компанії).

Тому виходить, що встановити єдину для всіх юридичних форму звіту неможливо. Але в той же час, якщо на підприємстві добре налагоджена система документообігу, і всі документи заповнюються і зберігаються в строгому порядку, тоді є сенс приділити увагу і цьому звіту, і затвердити його стандартну форму для даного підприємства.

Зробити це можна кількома способами:

у комплекті документів по підприємству загалом, якщо всі співробітники звітують про виконану роботу централізовано;
наказом за конкретним підрозділом або відділом, якщо звіти складаються лише певними категоріями працівників.

Як повинні зберігатися звіти

Якщо звіт про роботу співробітника було складено, то він повинен зберігатися на підприємстві, незалежно від того, чи використовувалася для його складання уніфікована форма, чи він був складений довільно. Інше питання: як довго він має зберігатися на підприємстві? Законодавство на цю тему мовчить, знову ж таки через те, що воно не передбачає обов'язкового заповнення звітів з боку співробітників.

Найчастіше керівництво підприємства у своїх діях щодо зберігання звітів орієнтується на перелік архівних документів, згідно з яким слід дотримуватись наступних термінів зберігання документів:

звіти працівників про виконану ними роботу, крім документів на відрядження, повинні зберігатися 1 рік;
зведені звіти відділів чи підрозділів про виконану роботу повинні зберігатися 5 років.

Підвищення ефективності відділу продажу за 50 днів Рязанцев Олексій

Пакет шаблонів за звітами

1. Звіт з активності

У звіті з активності кількісно вимірюються дії, які менеджери вчинили протягом дня, і навіть підсумки дня. У таблицю заносяться:

Місяць, дата та день;

Запізнення, у хвилинах;

Кількість нових холодних дзвінків;

Кількість виходів на осіб, які ухвалюють рішення (ЛПР);

Кількість надісланих комерційних пропозицій (КП);

Кількість повторних дзвінків;

Кількість результативних дзвінків;

Кількість призначених зустрічей;

Кількість проведених зустрічей;

Кількість виставлених рахунків;

Сума оплат, у руб.;

Ставиться відмітка у тому, що журнал дзвінків (наступного дня) заповнено і надіслано керівнику відділу продажу РОП (табл. 5.2).

Це один із найпотужніших інструментів у відділі продажів. Впровадивши його, ви зможете підтримувати продуктивність праці, оскільки згодом менеджери починають здійснювати менше цільових дій. Крім того, ви зможете контролювати, скільки дій виконують менеджери, і бачити, як змінюються конверсія та суми оплат.

Час заповнення звіту: 10 хвилин.

2. Робочий журнал

Робочий журнал – один із основних робочих інструментів менеджера з продажу. Він готується наприкінці робочого дня наступного дня. До нього заносяться контакти для торкань. Наприкінці робочого дня заповнений робочий журнал здається керівнику відділу продажу електронною поштою – якщо не настроєно систему загального користування документами або CRM.

Які дані заносяться до робочого журналу.

Організація.

Ім'я ЛПР.

Телефон та e-mail.

Результат дзвінка.

Джерело збору контактів (щоб менеджери не обирали самостійно неякісні основи) (табл. 5.3).

Таблиця 5.2.Журнал дзвінків

Таблиця 5.3.Приклад робочого журналу

Цей інструмент допомагає з ранку швидко включитися в роботу та здійснити дзвінки блоком за дві-три години, а не шукати в Інтернеті контактів організацій по одному. Середня швидкість менеджера у такому разі буде п'ять-шість контактів на годину. А маючи робочий журнал, люди приходять на роботу і можуть одразу подзвонити за готовими контактами.

Якщо список не зроблено з вечора, можете бути впевнені, що цьому важливому процесу менеджер легко присвятить всюпершу половину дня.

3. Чек-лист «Розклад дня» (табл. 5.4, 5.5)

Таблиця 5.4.Чек-лист для менеджера з продажу

Важливо, щоб робота у відділі була побудована блоками: один блок – дві-три години, в рамках якого виконується один вид роботи (переважно). Відключіть своїм менеджерам багатозадачність – і зможете збільшити їхню продуктивність мінімум у два з половиною рази. Чи не вірите? Призначте тестовий місяць і переконайтесь самі.

Вчені довели, що нашому мозку потрібно близько 30 хвилин, щоб вийти на пік продуктивності та увійти до стану потоку. А щоб із нього вийти, вистачає дрібного перемикання на іншу справу, навіть на 30 секунд. Це важливо розуміти. Тому не можна давати менеджерам можливість телефонувати весь день. У них має бути блок дзвінків. Так і з рештою завдань.

Другий плюс тут - психологічний аспект: коли ви ставите собі обмеження за часом на завдання, виконуєте її набагато швидше, ніж якби у вас була сила-силенна часу на реалізацію.

4. База по дожиму теплих клієнтів

База по дотиску клієнтів необхідна для того, щоб не втратити потенційних клієнтів, які зв'язувалися з вами – їм вислали комерційну пропозицію, можливо, провели зустрічі, але до продажу не дійшло. Наша статистика говорить про те, що на даному етапі відвалюється 20–30 % угод – лише тому, що про клієнтів просто забули, сподіваючись, що якщо вони визначаться, подзвонять самі. Повинна проводитися робота з усіма теплими клієнтами, бути визначені дати наступних дзвінків та дотиску до угоди (табл. 5.6).

Після заповнення бази менеджер вносить розклад у свій календар та ставить нагадування на телефоні. Або заповнює свій календар Google і ставить у ньому нагадування щодо СМС. Дуже зручно.

5. Звіт про зустріч

Звіт про зустріч співробітники заповнюють після проведення. У ньому фіксуються предмет зустрічі, основні домовленості та дати наступного торкання.

Звіт важливий, тому що завдяки йому керівництво може контролювати фактично проведені зустрічі та їхню результативність.

Таблиця 5.5.Чек-лист для керівника відділу продажу

Таблиця 5.6.База з дожиму продажів

Часто трапляється проблема, коли менеджери ставлять собі зустрічі, а самі їздять у своїх справах.

Звіт про зустріч менеджера з продажу

Дата _______________ Ф. І. О. менеджера _________________

Найменування компанії ________________________________

Контактна особа _______________________________________

Примітки менеджера:

Результат зустрічі:

Подальші дії:

Подальші дії з боку клієнта:

6. Звітність керівника відділу продажів

Звіт за результатами відділу продажів заповнює керівник відділу і цим дає можливість директору підприємства контролювати показники продажів з відділу загалом і результати кожного менеджера (табл. 5.7, 5.8).

Ви можете додати будь-які інші показники, наприклад кількість та обсяг допродажу, обсяг продажів партнерських товарів тощо.

Таблиця 5.7.Звіт відділу продажу

Таблиця 5.8.Звіт з продажу конкретного менеджера

7. Аудит клієнтської бази

Аудит клієнтської бази керівник відділу продажів проводить раз на місяць/квартал. За підсумками аудиту він заповнює таблицю-звіт (табл. 5.9).

Таблиця 5.9.Аудит клієнтської бази (з ABC-сегментації)

8. Звітність торгового представника (мерчандайзера)

Використовується контролю на об'їзді торгових точок, підвідомчих торговому представнику (табл. 5.10).

Таблиця 5.10.Щоденний звіт торгового представника

9. База ключових клієнтів

Важливо, щоб менеджери вели основу ключових клієнтів. Тому що з ними потрібно підтримувати комунікацію зовсім іншої якості. На цій частині вашої бази тримається бізнес і дуже важливо налагодити в ній системні торкання.

З книги Психологічні прийоми управлінця автора Ліберман Девід Дж

Стратегія 3: невеликий пакет порад Іноді хамство маскується, набуваючи маленького пакету непроханих порад. Усі ми іноді отримуємо такі поради. Просто від душі подякуйте такому пораднику за його проникливість і спокійно продовжуйте свою справу,

З книги Конкретний PR – 2 автора Масленников Роман Михайлович

PR-пакет "дієтичний" - "заморить черв'ячка" PR-пакет малого ступеня інтенсивності робиться для того, щоб показати, в чому може полягати робота PR-агентства. Найчастіше він має презентативний характер або, у крайньому випадку, контракти щодо нього можуть укладатися хіба що

З книги Продають тексти. Як перетворити читача на покупця автора Бернадський Сергій

PR-пакет «середній» – задовольнить голод Даний PR-пакет беруть ті, хто хоче хорошого просування, але поки що не наважується чи боїться платити «на повну»; або ж ті, кому вдалося домовитися про зниження ставки «Кращого PR-абонементу» за вирахуванням невеликої порції послуг.

Із книги Практичний PR. Як стати добрим PR-менеджером. Версія 3.0 автора Мамонтов Андрій Анатолійович

Із книги Dream Team. Як створити команду мрії автора Синякін Олег

Пакет для преси Прес-папка Прес-папка – це набір PR-текстів, який ви будете використовувати на заходах вашої компанії або вручати при знайомстві з новим журналістом. В ідеалі вона повинна складатися з наступних документів: бекграунд або історія

З книги Переговори про зарплату. Торг доречний! автора Поро Даніель

Звіти бути. Але все по-іншому! Ще однією поворотною подією в організації стало запровадження консолідованого звіту про продаж, який тепер оприлюднювався щодня, і всім одразу стало видно, якою є поточна ситуація. До цього ключовим був звіт, що показує

З книги Управління проектами для "чайників" автора Кравець Стенлі І.

Компенсаційний пакет Мати гарне уявлення про природу та структуру оплати праці так само важливо, як і дізнатися про «формулу роботи» перед тим, як обговорювати зарплату з інтерв'юером. Зарплата є лише однією з частин компенсаційного пакета. Так само як чотири

З книги Спіральна динаміка [Керуючи цінностями, лідерством та змінами у XXI столітті] автора Бек Дон

Застосування шаблонів Шаблоном структурної схеми робіт називається раніше розроблена схема такого проекту, структура та роботи якого аналогічні до вашого. Використання попереднього досвіду Шаблон структурної схеми робіт створюється на основі накопиченого досвіду в

З книги Покажіть мені гроші! [Повний посібник з управління бізнесом для підприємця-лідера] автора Ремсі Дейв

Із книги Бізнес-план на 100%. Стратегія та тактика ефективного бізнесу автора Абрамс Ронда

З книги 100 бізнес-технологій: як підняти компанію на новий рівень автора Черепанов Роман

З книги Лояльність персоналу автора Овчиннікова Оксана

Як якісно оцінити людину. Настільна книга менеджера з персоналу автора Тибілова Т. М.

6. Соціальний пакет та інші ємності В якийсь момент настає час обговорення соціального пакету та того, яким він має бути. Іноді його наповнення впливає на співробітників несподівано, не так, як ми очікували. Розбираючись із функцією, яку несе соціальний

З книги автора

2.4.1. Маніпулятивний пакет керівника Що таке маніпуляція? Це прихований вплив на людину або групу осіб з метою досягти свого. Наприклад, провести в житті якесь рішення, часто непопулярне. Маніпуляцію можна визначити як приховане керування з

З книги автора

2.4.3. Соціальний пакет і лояльність персоналу Соціальний пакет на відміну адміністративних стягнень, навпаки, належить до «пряникам». У принципі важливо навіть вміст пакета (оплачувана відпустка, декрет тощо. буд.), а сам факт те, що він, соціальний пакет, існує.

З книги автора

Мотиваційний пакет Дізнайтеся про розміри мінімальної, максимальної та оптимальної зарплати, яку готова надати компанія. З'ясуйте, якою є структура заробітної плати, чи є бонуси та які умови їх отримання, чи діють штрафні санкції, чи передбачаються

Інструкція

Для початку зіставте це завдання з результатом, щоб бути впевненим у тому, що ви дійсно його досягли. Якщо тут усе гаразд, можна приступати до написання звіту. Оформити можна кількома варіантами. Найпростіший варіант - викласти все у вільній формі, на кшталт твору. У цьому випадку можна написати у звіті все те, що вважаєте за потрібне, із зазначенням усіх найдрібніших деталей, аж до кількості випитих чашок кави та виходів.

Більш складний, але професійно вірніший варіант написання звіту – його як завдання. Спочатку слід вказати завдання, що стояло перед вами. Потім перерахуйте ресурси, що використовувалися. Вказати слід всі види ресурсів, а саме: час (скільки часу у вас пішло на задану ), люди (до допомоги скількох співробітників довелося вдатися), фінанси (чи ви вклали в запланований бюджет). Далі слід коротко, але чітко описати методи, які використовувалися вами під час виконання роботи.

Коли звіт буде готовий, уважно перечитайте його щодо виявлення можливих недоліків. Подивіться, можливо, звіт буде наочнішим, якщо проілюструвати його таблицями, графіками або діаграмами. Не полінуйтеся витратити час на складання таблиць, прикладіть їх до . Керівництво оцінить такий скрупульозний підхід до роботі. Якщо цього вимагає, обов'язково підшийте до нього потрібні документи. Це може бути фінансовий звіт про , договір з або , загалом, все те, що демонструє проведену вами роботу.

Пов'язана стаття

Єдиної суворої форми для написання звіту немає. Кожна організація у міру накопичення досвіду виробляє внутрішні правила та вимоги щодо нього. Якщо ж ви вперше маєте написати звіт, постарайтеся, щоб він був змістовним і логічним.

Інструкція

Визначте форму звітності. може бути текстовим та статистичним. У першому інформація подається як зв'язного розповіді, яке за необхідності доповнюється таблицями, графіками та інші ілюстраціями. У статистичному звіті все навпаки: цифрові показники та схеми супроводжуються короткими текстовими поясненнями.

Позначте часові рамки. Звіт можна написати про за тиждень, квартал, рік. Але часом необхідно звітувати про конкретне , на організацію та проведення якого витрачено кілька днів. У будь-якому випадку відомості про строки слід зазначити у заголовку звіту, наприклад: «Звіт про роботу відділу у другому кварталі 2011 року» або «Звіт про проведення з діловодства 23-25 січня 2011 року».

Розробте структуру звіту. Першим розділом зробіть "Вступ", в якому ви коротко опишите цілі, що стояли перед вами, методи та результат їх досягнення.

Далі виділіть невеликі розділи, що відображають повністю: підготовку, етапи реалізації проекту, досягнуті позитивні результати, що виникли та варіанти їх усунення. Особливу увагу приділіть фінансовій частині. Її потрібно виділити в окремий розділ та докладно розписати відповідно до бухгалтерії організації.

Пишіть коротко і сутнісно. Не думайте, що великий обсяг звіту підкреслить його значення. Навпаки, начальник оцінить вашу здатність викладати думки у стислій формі, чітко та грамотно.

Доповніть основну частину звіту програмами, які підтверджують описані вами факти. Це можуть бути рахунки та інші бухгалтерські документи, копії листів подяки, публікації про захід у періодичних виданнях тощо.

Надрукуйте звіт на аркушах формату А4. Не використовуйте химерні шрифти та розмір символів нижче 12. Пронумеруйте сторінки. При великому обсязі звіту надрукуйте на окремому аркуші вміст, який допоможе швидше зорієнтуватися в тексті. Оформіть титульний аркуш та помістіть звіт до папки.

Відео на тему

Звіти, які нам доводиться писати на роботібувають різними. За періодичністю вони можуть бути щотижневими, щомісячними, квартальними та річними. Перші два найбільш зручні для оперативного контролю, управління та аналізу. Квартальні звіти містять аналіз діяльності відділу або компанії та в них надаються її результати за поточний квартал. Річна звітність зазвичай складається для вищого керівництва та містить повні аналітичні викладки з усіх видів діяльності підприємства. Як написати оперативний звіт про роботі?

Інструкція

Якщо періодичність звіту є щотижневою або щомісячною, то обов'язково заплануйте його написання та врахуйте у своєму графіку . Ті, хто не любить, просто не планують їх написання, тому у них для цього завжди не вистачає часу. Найкраще писати свій звіт безперервно, відзначати виконані доручення та справи та заносити їх у спеціальний щоденник. Якщо приділяти щодня, то звіт за тиждень не треба буде складати більше 10 хвилин.

Звіт про місяць або тиждень пишіть коротко і ясно. Вказуйте конкретні справи та конкретні цифри, що характеризують вашу продуктивність праці. Якщо її було сильно знижено порівняно з попереднім періодом, то вкажіть у своєму звіті об'єктивні причини регресу і попросіть начальство прокоментувати це, щоб увага до проблеми, вирішення якої залежить не тільки від вас. Це буде своєрідною «соломкою», яку ви постелили.

Не пишіть більше звітів, ніж на сторінку. Якщо у вас мало часу для його написання, то у керівництва теж немає часу читати розлогі папери людини, не здатної сконцентрувати свої думки і коротко уявити результат своєї роботи. Ви просто ризикуєте залишитися недооціненим, оскільки не вистачить сил дочитати про всі ваші трудові подвиги, які ви ледве встигли здійснити за тиждень або місяць.

Жарт про те, що часом важче звітувати про виконану роботу, ніж виконати її, має під собою вагомі підстави. По тому, як написано такий звіт, людина, яка його читатиме, може скласти собі ясніше уявлення не лише про результати вашої праці, а й про ваші ділові якості. Для того, щоб він у них не розчарувався, треба грамотно та правильно написати звіт про виконану роботу, знаючи основні вимоги, які до нього пред'являються.

Інструкція

Робоча звітність має різну періодичність і, відповідно, повинна мати різний зміст. Якщо ви пишете щотижневий або щомісячний, то в них ваша діяльність має бути відображена дуже докладно, оскільки вони призначені для оперативного контролю. В відображаються основні показники і проводиться діяльність із зазначенням причин, що заважають, якщо вони є. У річному звіті – основні результати, оцінка їхньої динаміки з попереднім періодом і дається прогноз на наступний рік.

Форма може бути довільною, та її інформаційна структура – однорідної. Для наочності використовуйте табличну форму викладу, оформлену, за потреби, діаграмами та графіками. Мова звіту має бути діловою, виклад – коротким та ясним. Об'єм його не повинен бути великим, вмійте стисло викласти факти, пошкодуйте, який його читатиме. Думаємо, що він зможе оцінити це належним чином.

У щотижневому або щомісячному звіті відобразіть лише конкретно виконані та наведіть цифрові показники, що характеризують вашу працю. У тому випадку, якщо є суттєві розбіжності у показниках порівняно з попереднім звітним періодом, то зробіть аналіз цього явища та вкажіть причини, з яких це могло статися.

Щоб не забувати про те, що вам вдалося зробити за день, приділяйте по 5 хвилин щодня написанню звіту, записуючи всі свої справи. У цьому випадку написання підсумкового звіту не займе у вас багато часу, і не буде жодних труднощів.

Звіто відрядженнівідноситься до відрядження і входить в пакет документів, який пильно вивчається податковими органами в ході перевірок податку на прибуток, ЄСП і ПДФО. Тому дуже важливо правильно оформити всі папери, що входять до цього пакета. Частина паперів підприємство становить саме, а частина, зокрема і звіт про відрядження, складається відрядженим співробітником.

Інструкція

Разом з наказом про та посвідченням про відрядження, співробітник повинен отримати на руки службове завдання, складене за уніфікованою формою №Т-10а. У службовому має бути зазначена мета поїздки, і навіть її термін і місце чи місця, куди співробітник направляється. Мету поїздки та завдання, які мають бути виконані в її ході, необхідно описати таким чином, щоб при подальших перевірках, ні в кого не виникло жодних сумнівів щодо необхідності та виробничого характеру відрядження. Службове завдання складає та підписує начальник підрозділу, а затверджує керівник підприємства.

Друга частина форми №Т-10а розбита на дві графи. У першій перераховано зміст завдання () відрядження, у другій – стислий звіт про виконання завдання. Якщо проблем ніяких не виникало, то достатньо після кожного пункту написати слово «Виконано» і після слів «Працівник» вказати своє прізвище, ініціали, поставити дату.

У тому випадку, якщо виконання завдання було пов'язане з певними труднощами, або воно було не в якійсь частині, необхідно дати повніший звіт і вказати ті об'єктивні причини, які завадили виконанню