Грошова компенсація за невикористану відпустку. Компенсація за невикористану відпустку: особливості розрахунку

Закон забороняє працювати без відпустки, отримуючи замість належного щорічно відпочинку грошовий еквівалент. Але це не означає, що варіантів, як отримати компенсацію за невикористану відпустку, немає. Вони не тільки є, але цілком легальні та можуть бути використані у дозволених законом ситуаціях.

За яких умов буде виплачено відпускне відшкодування

Щорічна оплачувана відпустка покладена будь-якому працюючому (ст.114 ТК РФ). Тривалість основної відпустки складає 28 календарних днів. Є ще й додаткова відпустка, яка надається:

в умовах Крайньої Півночі та регіонах, прирівняних до них;
у шкідливих та небезпечних умовах праці;
в особливих умовах, з ненормованим робочим днем та ін.

Якщо є сумніви щодо того, чи можна отримати компенсацію за невикористану відпустку, то звернувшись до Трудового кодексу, можна зрозуміти, що відповідь однозначно ствердна.

Еквівалент за не взятий відпочинок може бути призначений, якщо:

працівник звільняється;
належний йому відпочинок перевищує 28 календарних днів (ст.126 ТК РФ).

Звільняючись, працівник має право отримати допомогу за всі дні заробленого відпочинку. Сума компенсації розраховується виходячи із кількості днів відпустки та середнього заробітку за останній рік.

Другий випадок, при якому можливе відшкодування – відпустка понад 28 днів. Тоді за всі додаткові дні або їхню частину нараховується грошовий еквівалент. Наприклад, якщо покладено відпустку у розмірі 34 днів, то потрібно використовувати 28 з них на відпочинок, а за 6 днів, що залишилися, отримати компенсацію.

При цьому закон не зобов'язує роботодавця суворо дотримуватися цього правила. Роботодавець має право не оплачувати додаткові дні відпустки, а вимагати їх використання для відпочинку.

Врахуйте! Правило не поширюється на вагітних, працівників не старше 18 років, працівників, зайнятих на шкідливих та небезпечних виробництвах. Вони повинні використовувати додаткову відпустку за прямим призначенням.

Чому допускається перенесення відпустки

Законодавець обмовив виникнення ситуацій під час відпочинку, коли щорічна відпустка має бути перервана або надано в інший час. Такими випадками є:

перенесення відпустки у зв'язку з лікарняним;
необхідність виконання державних обов'язків, тимчасово яких дається згідно із законом звільнення з роботи;
в інших випадках.

Неоплата відпускних, повідомлення про надання відпустки менш ніж за 14 діб до її початку також стають підставою для перенесення відпочинку на інший узгоджений із працівником строк.

Якщо виробничий процес вимагає присутності працівника та його відхід у відпустку паралізує діяльність організації, за згодою працівника відпустка також переноситься на інший період. При цьому він має бути використаний протягом року, наступного за роком надання. Тобто робота протягом 2 років без відпустки допустима.

Тому, якщо потрібно з'ясувати, чи допускається заміна відпустки грошовою компенсацією у разі перенесення, пам'ятайте, що у разі законодавець каже «ні» (ст.124 ТК РФ).

Працівникам, вік яких менше 18-ти років, а також зайнятим на шкідливих та небезпечних виробництвах відпустка має надаватися щорічно, переноси не допускаються.

Використання відпустки перед звільненням

Згідно зі статтею 127 ТК РФ, збираючись розірвати договір, працівник може взяти належну йому відпустку з наступним звільненням за власним бажанням. Їм пишеться заява із зазначенням дати звільнення, якою має стати останній день відпустки. Якщо закінчився термін трудового договору, працівник має право використовувати перед звільненням належну відпустку і датою розірвання договору також стане останній день відпустки.

Ця дата може не збігатися із встановленою раніше датою закінчення трудового договору. Якщо відпустка береться працівником, який написав заяву на звільнення за власним бажанням, він має право передумати, забрати заяву на звільнення до початку відпустки. Якщо його місце прийнято інший працівник, то відкликання заяви на звільнення заборонена (ст.127 ТК РФ).

Як отримати грошове покриття

Як говорилося вище, якщо працівник не впевнений, чи можна замінити відпустку грошової компенсації в 2019 році, варто звернутися за роз'ясненням до статті закону. Правилом передбачено, що компенсація виплачується лише за звільнення, за всі належні дні відпустки, або за невикористання днів неосновного. Для її отримання потрібно зробити таке:

Подати заяву довільної форми. Якщо є спеціальна форма бланк - на бланку. У «шапці» заяви вказуються посада особи, яка візуватиме заяву, та її ПІБ. Далі вказується ПІБ заявника.
Назва документа – «заява».
Безпосередньо текст, що є прохання замінити дні відпустки грошовим еквівалентом. Вказати, з яких обставин дано додаткову відпустку, її тривалість і послатися на статтю 126 ТК РФ про право отримання компенсації.
Поставити дату та власноручний підпис.

Через 10 днів або в дату чергової видачі заробітної плати, прийнятої на підприємстві, виплата має бути видана заявнику. Основну відпустку не допускається замінювати відшкодуванням. Це є порушенням закону та винна особа притягується до адміністративної відповідальності у вигляді великого штрафу. Дилема, чи можна взяти компенсацію за невикористану відпустку, якщо вона не основна, без накладення стягнення на роботодавця, передбачає відповідь: так, можна.

Про компенсацію відпустки перед звільненням дивіться відео:

При звільненні працівникові зобов'язані сплатити компенсацію за дні відпустки. Якщо вона не надавалася протягом двох років, то за два роки.

Якщо працівник не має права на отримання додаткової відпустки, то й права на компенсацію днів відпустки, наприклад, не використаної 2 роки та відповідно подвоєної, він не має.

Як відгуляти відпустку не всю відразу

Відповідно до ТК РФ, поділ відпустки на частини можливе за узгодженням з роботодавцем. При цьому, одна з частин не повинна бути меншою за 14 календарних днів (ст.125 ТК РФ). Решту днів можна взяти в будь-яких пропорціях. Зокрема, двічі по 7 днів, двічі по 5 днів та 4 дні, тощо.

Фахівець відповідає на запитання у коментарях до статті

Конституція РФ гарантує кожному трудящому право на відпустку, протягом якого за співробітником зберігають посаду та робоче місце. До того ж, дні відпочинку оплачуються роботодавцем. А може бути видана компенсація за невикористану відпустку без звільнення. Її розрахунок здійснюють за середньою заробітною платою співробітника за минулий рік.

Що таке відпустка?

Через 6 місяців безперервної роботи одному місці у працівника з'являється декларація про відпустку. Через 11 місяців роботодавець повинен надати співробітнику оплачуваний відпочинок. У подальшому співробітники колективу йдуть у відпустку відповідно до графіка, який затверджує організація не пізніше 2 тижнів до наступу нового року.

У цій статті буде розглянуто калькулятор відпускних.

Стандартний варіант

Трудовим законодавством гарантовано стандартну відпустку у 28 діб. Представникам деяких професій покладено триваліший відпочинок, наприклад вчителі можуть не ходити на роботу 45 і навіть 56 днів. Крім того, працівники, які працюють на особливих умовах, отримують додаткову відпустку.

У людини є можливість взяти ці дні повністю (відразу 4 тижні) або поділити на частини не менше 2 тижнів кожна.

Згідно із законодавством Росії, співробітнику не може не надаватися відпустка 2 роки поспіль. У тому числі без щорічного відпочинку не мають права працювати громадяни неповнолітні, тобто не досягли 18 років, та громадяни, зайняті на шкідливих роботах. Проте сама людина може працювати скільки завгодно доти, поки витривалість його організму це дозволяє.

Тоді йому покладено компенсацію за невикористану відпустку без звільнення.

Як утворюється невикористана відпустка?

У випадку, коли працівник не може повністю використати запланований за графіком відпочинок через життєві обставини. Тоді допускається перенесення чи продовження цих днів.

Причини продовження або перенесення відпустки:

Хвороба працівника під час відпочинку. Ця обставина має бути підтверджена документально за допомогою лікарняного листа, а отже, буде потрібно офіційне звернення до меду. установа.
Якщо час відпустки співпав із виконанням співробітником будь-яких державних обов'язків, на виконання яких, згідно із законодавством, роботодавець зобов'язаний відпустити його з роботи.
В інших випадках, передбачених законом.

Права працівника

Строк перенесення чи продовження відпочинку у випадках, перерахованих вище, визначається керівником організації після попереднього погодження його із працівником.

Якщо повідомлення працівника про це сталося пізніше за визначений термін або якщо відпускні були перераховані несвоєчасно, працівник має право вимагати перенесення відпочинку на якийсь інший час. А керівництво має задовольнити законну вимогу співробітника.

Якщо відсутність людини може негативно зашкодити виробничому процесі організації, ТК РФ дозволяє перенести відпустку наступного року. Працівник повинен дати свою згоду на це, і ці дні потрібно використовувати не пізніше, ніж наступного року.

За виробничою потребою, попередньо отримавши згоду співробітника, керівництво може відкликати його з відпустки. Скористатися невикористаною частиною щорічного відпочинку працівник може пізніше у поточному році або перенести на наступний рік, і вона додасться до майбутньої відпустки.

Трудовий кодекс РФ забороняє керівникам не надавати своїм співробітникам належні дні відпустки. Насправді ж не відгуляні частини забуваються і зависають.

Трудовий кодекс про відпустку, яка не була використана у 2016-2017 роках.

Вже протягом деякого часу постійно з'являються чутки про те, що на невикористаний відпочинок більше не будуть надавати компенсацію, а дні, які не були використані, просто згорять. Чи це так?

Був період, коли допускалася заміна відпустки грошовою компенсацією у час. Але після того, як Росія приєдналася до конвенції МОП, максимальний період без відпочинку став 2 роки. Під час введення в дію конвенції деякими журналістами було допущено неточність, що дні відпустки, якими не скористалися, у 2017 р. згорять. Проте законом таке не передбачено. Як і раніше, компенсація за невикористану відпустку без звільнення видається.

Грошова компенсація при звільненні за відпустку, яка не була використана

Грошове відшкодування завданих незручностей та поневірянь, ось що мається на увазі під компенсацією відпочинку, який не був використаний.

У російському законодавстві є пояснення.

Ст. 126 та 127 ТК РФ допускають заміну невикористаного права на відпочинок на грошову компенсацію, але з деякими обмеженнями.

Найчастіше питання про компенсацію відпустки, яка не була використана, постає при звільненні співробітника. За трудовим законодавством РФ, у разі розірвання трудового договору співробітнику мають виплатити компенсацію за всі невикористані дні відпочинку.

Відпустка замість компенсації

Враховуючи бажання працівника, що його звільняється, за його заявою йому нададуть відпустку замість грошової компенсації з наступним звільненням. День звільнення співпадатиме з останнім днем відпочинку. Цей варіант допускається у тому випадку, коли трудовий договір із співробітником розривається не через його винні дії.

У матеріальному плані той, хто звільняється, нічого не виграє і не програє, оскільки розрахунок належних відпускних і компенсації за не відгуляні дні однаковий. Працівник лише отримує законну підставу бути відсутнім на робочому місці та відстрочений запис у трудовій книжці про звільнення.

Грошове відшкодування нереалізованих днів відпочинку без звільнення можливе, але з деякими обмеженнями.

Компенсація без звільнення за відпустку, яку використано не було

Грошовому відшкодуванню невитрачених днів присвячено ст. 126 ТК Росії. І говорить вона таке: щорічний оплачуваний відпочинок можна замінити за заявою працівника, поданою письмово, але тільки ту частину щорічної відпустки, яка перевищує належні 28 днів. При додаванні кількох відпусток або перенесенні компенсується частина кожного, що перевищує 28 днів, або будь-яке число днів із цієї частини. Чи можна працювати без відпустки? Так, але не більше двох років.

Вищесказане дозволяє зробити певні висновки:

Компенсації підлягають лише дні відпочинку, які виходять за рамки стандартної відпустки в 28 днів. Т. е. якщо у працівника є 28 днів, то ні про яку компенсацію йти не може. Співробітник повинен відгуляти належне. А компенсувати невикористані дні можуть лише за звільнення.
При підсумовуванні кількох відпусток, але якщо кожна з них також становить по 28 днів або це частина від 28 днів, компенсувати недогуляні дні не належить.
Відпустки, тривалість яких більше 28 днів, можуть бути частково відшкодовані грошима. Наприклад, відпочинок у викладача 45 діб, так належні дні він повинен відпочивати (28 днів), а решта 17 (різниця стандартного та педагогічного виду) можуть бути за бажання працівника оплачені грошима. Також можлива компенсація частини цих 17 днів.
Компенсаційні виплати за дні відпустки понад 28 днів, які не були використані, провадяться лише за згодою працівника та за його заявою.

Кому не належить компенсація?

вагітних жінок;
неповнолітніх;
працюючих за умов праці, є несприятливими.

Як розраховується компенсація за невикористану відпустку без звільнення?

Дуже важливим аспектом у питанні про компенсацію за невідгуляні дні, що стосується матеріальної сторони відносин роботодавця і працівника, є питання розрахунку. Для того, щоб правильно розрахувати компенсацію за невідгуляні дні відпустки та за дні, що перевищують стандартний відпочинок, або при звільненні, слід з'ясувати розмір середньої зарплати працівника за один день. Розрахунок провадиться на підставі отриманого за останні 12 місяців доходу працівника. Детальні правила розрахунку середньої зарплати відображені у затвердженому Постановою Уряду положенні від 24.12.2007р. № 922. Це свого роду відпускний калькулятор.

Щоб визначити середньоденний заробіток працівника, необхідно його річний дохід поділити на 12, а цифру, яку буде отримано, розділити на 29,3. І тоді вийде, що середньоденний заробіток буде: Д/12/29,3. У даній формулі Д - заробіток співробітника за рік, 12 - кількість місяців на рік, 29,3 - значення, яке є середньою кількістю у місяці днів. У разі відпрацювання співробітником неповного місяця, наприклад, якщо він пробув на лікарняному, використовується уточнююча формула для розрахунку середньоденного заробітку: Д/(29,3*Мп+Мн), де Мп - число місяців, повністю відпрацьованих співробітником, а Мн - число днів у місяцях неповних.

Наприклад, якщо співробітник пропрацював повних 10 місяців, а в 2 інших хворів на тижні по 2. Тоді його середньоденний заробіток з урахуванням кількості днів невикористаної відпустки становитиме: 240000/(29,3*10+30)=743,03 рубля.

Після того як було визначено середньоденний заробіток, потрібно буде лише помножити суму, що вийшла, на кількість днів відпустки, яка не була використана, а в результаті отримати розмір компенсації, яку потрібно виплатити співробітнику за невикористані дні.

Як скористатися зразком і написати заяву про компенсацію відпустки, яка не була використана?

Компенсаційні виплати, як говорилося вище, здійснюються лише за заявою працівника. Чи є спеціальна форма написання такого документа?

Для написання паперу компенсацію універсальної форми не розроблено. Законодавчо допускається написання заяви на виплату грошової компенсації за невикористану трудову відпустку у довільній формі, адресованої керівнику організації.

Приблизно форма написання така: у верхньому правому кутку вказуються назва організації, у якій працює громадянин, прізвище, ім'я, по батькові керівника, якого звернено заяву працівника. Нижче співробітник вказує свої дані: посада, П.І.Б., табельний номер, підрозділ. Потім трохи нижче і центром листа пишеться слово: «Заява». А далі з нового абзацу працівник викладає своє прохання про виплату компенсації за відпустку, яку використано не було.

Текст також має містити дані:

період або рік роботи, коли відпустку було надано;
додатковий чи основний вид;
кількість невикористаних днів відпочинку, які співробітник хотів би отримати компенсацію.

Заява подається до секретаріату керівника з обов'язковою відміткою про прийняття документа.

Наказ про виплату компенсації за невикористану відпустку без звільнення

Керівник підприємства повинен видати наказ про матеріальну виплату компенсації, оскільки накази не регламентуються, він видається у довільній формі.

Однак у ньому обов'язково має бути таке:

посада, повні дані працівника;
причина нарахування;
схвалення начальника;
розмір нарахування із періодом виплати.

Документ має бути підписаний обов'язково керівником організації та особою, якій призначаються виплати. У разі відсутності одного з підписів наказ вважається недійсним.

Терміни виплат компенсацій без звільнення за відпустку, яка не була використана

У кожного підприємства є регламентовані дні авансу та заробітної плати. Як правило, виплати матеріального відшкодування за період відпустки за збереження місця роботи здійснюються в день зарплати на підприємстві.

Про податки

Як сплачуються податки з компенсації за невикористану відпустку?

Податкова база під час виплати компенсації розраховується з урахуванням днів невикористаного відпочинку. Повна кількість днів (не менше 28) буде в тому випадку, якщо співробітник пропрацював 11 місяців. В інших випадках ці дні розраховуються, виходячи із кількості відпрацьованих місяців.

Податкова база складається з податку на дохід фізичних осіб, що становить 13%, а також наступних обов'язкових внесків:

У ПФР.
Фонд соцстраху.
Внесок у Фонд ЗМС.
У територіальні фонди ЗМС.

Відрахування та утримання здійснюються при нарахуванні компенсації за невикористану відпустку за всіма зазначеними статтями. Не нараховуються внески обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків з виробництва.

Якщо ваш працівник вирішив попрощатися з вашою організацією або ваша організація з ним, то на дату звільнення у нього, напевно, залишаться дні невикористаної відпустки. У зв'язку з цим співробітнику за його заявою може бути надано відпустку з наступним звільненням (крім випадку звільнення за винні дії). І тоді днем звільнення буде останній день відпустки працівника. Або замість відпустки співробітнику можна виплатити компенсацію за відпустку за ТК РФ (ст. 127 ТК РФ, ).

Компенсація за відпустку нараховується працівнику за всі невикористані ним відпустки. Тобто компенсацію за невикористану додаткову відпустку під час звільнення співробітник повинен буде отримати нарівні з компенсацією за невикористану основну відпустку (ст. 127 ТК РФ). При цьому підстава припинення трудового договору не має значення (Лист Роструда від 02.07.2009 N 1917-6-1 ).

Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку

Перше, що потрібно зробити при розрахунку компенсації за невикористану відпустку, це визначити відпускний стаж працівника.

За кожен повністю відпрацьований рік співробітнику покладено компенсацію за повну щорічну оплачувану відпустку - за загальним правилом 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). За не повністю відпрацьований рік кількість невикористаних днів відпустки, за які треба виплатити компенсацію, визначається пропорційно до відпрацьованого часу.

Тож як порахувати дні для компенсації за невикористану відпустку? Якщо працівник працював без відпустки на своєму останньому місці роботи менше 11 місяців, і відпустка йому була покладена в календарних днях,та кількість невикористаних ним днів відпустки визначається так:

При цьому показник "Кількість місяців роботи у даного роботодавця" вважається з урахуванням наступного правила (п. 35 Правил, затв. НКТ СРСР 30.04.1930 N 169):

якщо відпрацьовано півмісяця або більше, цей місяць враховується як цілий;
якщо відпрацьовано менше половини місяця, цей місяць не враховується.

Таким чином, компенсація за невикористовувану відпустку при звільненні 2019 року не виплачується, якщо співробітник пропрацював на останньому місці роботи менше половини місяця, або якщо на дату звільнення всі відпустки у неї відгуляні.

Звичайно, в результаті обчислень за цією формулою може вийти не ціле число. Тоді значення можна округлити, але не за правилами математики, а завжди в більшу сторону, тобто на користь працівника (Лист МОЗ соціального розвитку РФ від 07.12.2005 N 4334-17).

Коли кількість невикористаних днів відпустки встановлено, можна переходити до підрахунку самої компенсації за невідгуляну відпустку під час звільнення.

У свою чергу середній денний заробіток працівника визначається так само, як при розрахунку відпускних (п. 4 Положення, затв. Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 N 922).

Зазвичай компенсація відпустки при звільненні вважається за наведеними вище формулами. Але для деяких випадків передбачені свої правила визначення компенсації за невідгуляну відпустку.

Як розрахувати компенсацію за відпустку у робочих днях

Деяким працівникам відповідно до вимог ТК РФ відпустка надається в робочих днях.Це працівники, із якими укладено трудові договори терміном до 2-х місяців (ст. 291 ТК РФ), і навіть сезонні працівники (ст. 295 ТК РФ). Як розраховується компенсація за відпустку під час звільнення для них? Сама компенсація так само, як і під час розрахунку компенсації за календарні дні. Тобто як добуток кількості невикористаних днів відпустки на середній денний заробіток. Але число днів невикористаної відпустки визначається за іншою формулою:

Особливі правила розрахунку компенсації відпустки під час звільнення

Правило 1.Якщо співробітник відпрацював в організації від 11 до 12 місяців, то компенсацію він повинен отримати за повний робочий рік, тобто за всю щорічну оплачувану відпустку (п. 28 Правил, затв. НКТ СРСР 30.04.1930 N 169, Лист Роструда від 18.12 .2012 N 1519-6-1). Виняток становить випадок, коли відпускний стаж працівника дорівнював 11 місяцям в результаті округлення.

Правило 2Співробітнику, який відпрацював в організації від 5,5 до 11 місяців, виплачується компенсація за всю щорічну відпустку, якщо вона була звільнена (п. 28 Правил, затв. НКТ СРСР 30.04.1930 N 169 , Лист Роструда від 09.08.2016 N . -1):

у зв'язку з ліквідацією організації-роботодавця;
зі скорочення штату;
у зв'язку з деякими іншими обставинами (наприклад, через призову військову службу).

Це правило застосовується, тільки якщо працівник працював у цього роботодавця менше року. Інакше при розрахунку компенсації за відпустку застосовуються формули, зазначені у попередніх розділах (Листи Роструда від 04.03.2013 N 164-6-1, від 09.08.2011 N 2368-6-1).

Отже, з урахуванням наведених вище вимог визначається сума компенсації відпустки при звільненні у 2019 році, незважаючи на те, що «Правила про чергові та додаткові відпустки», на які ми вже не раз посилалися, були затверджені ще у 1930 році (хоча, звичайно, з того часу вони пережили вже кілька редакцій).

Нижче наведено розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні (приклад).

Компенсація за невикористану відпустку у 2019 р.: розрахунок

Інженер Красильников О.М. звільняється із ТОВ «Калейдоскоп» 31 травня 2019 року. У цій організації він працює із 12 лютого 2018 року. У 2018 році йому було надано щорічну оплачувану відпустку тривалістю 14 календарних днів. Відповідно до Положення про оплату відпусток ТОВ «Калейдоскоп» кількість днів невикористаної відпустки при підрахунку округляється у більшу сторону до цілого.

Середній денний заробіток працівника дорівнює 1622 руб.

За період починаючи з 12 лютого 2018 року Красильников О.М. відпрацював в організації 1 рік (12.02.2018 – 11.02.2019), 3 місяці (12.02.2019 – 11.05.2019) та 20 днів (12.05.2019 – 31.05.2019). Оскільки його останній робочий місяць відпрацьовано більш ніж на половину, він приймається за цілий місяць. Тобто період роботи інженера в ТОВ «Калейдоскоп» з метою розрахунку компенсації – 1 рік та 4 місяці.

Кількість невикористаних ним днів відпустки становитиме: 23,3 дн. (28 дн. + 28 дн./12 міс. х 4 міс. - 14 дн.). З урахуванням заокруглень: 24 дн.

Компенсація за не відгуляну відпустку при звільненні 2019 року дорівнює: 38 928 руб. (24 дн. х 1622 руб.)

Компенсація за невикористану відпустку: коли виплачується

Повністю розрахуватися з працівником роботодавець повинен у його звільнення, т. е. в останній день його роботи (ст. 140 ТК РФ). У цей термін працівникові мають бути виплачені належні йому зарплата та премії, компенсація за невикористану відпустку, а також інші компенсації, передбачені законодавством, трудовим чи колективним договором, локальним нормативним актом.

Грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення

У нинішній непростій економічній ситуації багато хто цікавить, як отримати компенсацію за невикористану відпустку, якщо звільнятися працівник не збирається. Але перш ніж відповідати на запитання – як, треба зрозуміти – а чи можна отримати компенсацію за невикористану відпустку без звільнення.

Заміна відпустки грошовою компенсацією допускається у разі, коли працівнику покладено відпустку тривалістю понад 28 календарних днів, і він сам виявив бажання отримати компенсацію замість відпустки, що надається понад 28 днів (ст. 126 ТК РФ). Для цього він має написати заяву. Проте останнє слово все одно залишається за роботодавцем: саме він вирішує - відправити працівника у відпустку чи виплатити йому грошову компенсацію за невикористану відпустку. Є й суди, які підтримують цю позицію (Ухвала Верховного суду Республіки Комі від 15.08.2011 N 33-4410/2011).

З урахуванням сказаного вище, покладений працівнику, може бути замінений компенсацією (ст. 126 ТК РФ). Оскільки він надається понад основну відпустку тривалістю 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ).

Якщо ви, як роботодавець, вирішили прохання працівника задовольнити, то маєте видати наказ про заміну частини відпустки компенсацією. Затвердженої форми такого наказу немає, тому він складається у довільній формі.

Наказ про заміну відпустки грошовою компенсацією (зразок)

Товариство з обмеженою відповідальністю "Калейдоскоп"

НАКАЗ

04.06.2019 N 10-лс

м. Москва

Про заміну частини відпустки грошової компенсації

Відповідно до ст. 126 ТК РФ

НАКАЗУЮ:

Провідного інженера Кургузова Г.М. замінити грошовою компенсацією частину щорічної оплачуваної відпустки, що надається за період з 23.03.2018 по 22.03.2019, що перевищує 28 календарних днів, у кількості трьох календарних днів.

Підстава: заява Кургузова Г.М. від 31.05.2019 N 2.

Генеральний директор (підпис) Злобін І.В.

З наказом ознайомлено:

провідний інженер 04.06.2019 (підпис) Кургузов Г.М.

Компенсація замість відпустки у кадрових документах

Якщо ви вирішили виплатити працівникові за його заявою компенсацію за частину невикористаної ним відпустки, цей факт потрібно відобразити в особистій картці працівника. У формі N Т-2 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1) розділ VIII «Відпустка» вказується:

у графі 4 «Кількість календарних днів відпустки» – кількість днів, замінених компенсацією;
у графах 5-6 "Дата початку" та "Дата закінчення" - коментар про те, що дні відпустки замінені компенсацією;
у графі 7 "Підстава" - наказ (з реквізитами) про заміну відпустки компенсацією.

У графіку відпусток за формою N Т-7 (

У ряді випадків, коли працівник того чи іншого підприємства не скористався правом на свою щорічну оплачувану відпустку, можлива заміна відпустки грошовою компенсацією. Однак існують ситуації, коли керівництво підприємства немає права на таку заміну, а в деяких просто зобов'язане її здійснити. Іноді заміні підлягає лише частина відпускного періоду.

Коли відпустка може бути замінена компенсаційною виплатою

Трудове законодавство передбачає заміну грошовою компенсацією щорічної оплачуваної відпустки лише у таких випадках:

у разі звільнення працівника. Наймач зобов'язаний виплатити йому грошову компенсацію за один або кілька періодів відпуску, якими не скористався співробітник;
якщо тривалість щорічних «канікул» перевищує 28 днів, то перевищуючу частину можна замінити компенсаційною виплатою. Для цього потрібна заява співробітника, надана письмово.

У разі, якщо тривалість вбирається у 28 днів, то відшкодувати його повністю чи частково у грошах підприємство може лише у разі – при звільненні працівника. У цьому випадку працівнику належить виплата за всі невитрачені відпускні дні.

Компенсаційна грошова виплата належить спеціалістам, які мають право на подовжений відпочинок. До цієї категорії можна віднести інвалідів, педагогів, медичних фахівців, тренерів та спортсменів, працівників, які працюють на Крайній Півночі або районах, прирівняних до нього.

Ті спеціалісти, тривалість робочого дня у яких ненормована, можуть розраховувати на можливість додаткового відпочинку. Його тривалість становить не менше 3 календарних днів (відповідно до локальних нормативно-правових актів). Саме він також може бути замінений на компенсаційну виплату.

У той самий час важливим моментом є такий факт: якщо працівник має право відшкодування у грошовому еквіваленті невитраченої частини відпускного періоду, то підприємство має задовольняти заяву співробітника. Натомість керівництво підприємства має право надати своєму співробітнику належну йому відповідно до законодавства належну кількість днів відпочинку.

У яких випадках не можна замінити відпустку грошовою компенсацією у 2018-2019 роках

Існує кілька ситуацій, відповідно до яких навіть за взаємної згоди співробітника та роботодавця, заміна відпустки грошовою компенсацією неможлива. Це стосується як основного щорічного оплачуваного відпочинку, так і додаткового.

Неможливо здійснити заміну компенсацією у грошовому еквіваленті у тому випадку, якщо працівником є вагітна жінка або неповнолітній, який не досяг 18 років.

Якщо працівник працює на небезпечному чи шкідливому виробництві, йому належить додаткові дні відпочинку. Їхня кількість становить 7 днів. Вони також не можуть бути компенсовані у грошах. У той же час, якщо їх тривалість перевищує 7 днів (такий порядок може регламентуватися колективним договором або галузевою угодою), то додаткову частину, що перевищує семиденну відпустку, допускається замінити компенсаційними виплатами. Наприклад, якщо додатково працівнику надається 13 днів, то компенсувати можна лише 6 днів. Розмір та умови компенсації також мають бути відображені у колективному договорі або галузевій угоді.

Розглянемо, чи допускається заміна компенсацією у грошовому еквіваленті під час перенесення. У тому випадку, якщо співробітник має невикористану відпустку, якою він не скористався в минулому робочому році, то в поточному йому належить скористатися відпочинком. Загальна тривалість його становить 56 календарних днів.

Якщо він бажає замінити частину відпускного періоду, що перевищує 28 днів, роботодавець повинен буде йому відмовити у виплаті компенсації (ст. 127 ТК РФ, ч. 2), оскільки в цьому випадку йдеться про перенесення та підсумовування періодів, а тривалість кожного з них не збільшується. При цьому працівник та наймач самостійно визначають, чи буде відпочинок надано відразу у повному обсязі чи поділено на кілька частин.

Як розраховується розмір компенсації

При заміні певної кількості днів відпочинку компенсаційними виплатами їх розмір розраховується за принципом розрахунку відпускних. На законодавчому рівні встановлено жодних інших правил розрахунку.

Щоб правильно розрахувати суму матеріального відшкодування за невикористаний відпочинок, необхідно спочатку визначити середньоденну суму заробітку (з розрахунку останніх 12 місяців до початку відпустки). Допускається брати інший період для розрахунків, який можна визначити в локальних нормативних документах за умови дотримання прав співробітників.

При розрахунку слід виключити дні, коли працівник перебував на лікарняному, у відпустці тощо. Порядок розрахунків буде таким:

Необхідно визначити кількість днів у розрахунковому періоді. У тому випадку, якщо у місяці були відпрацьовані всі дні, слід прийняти кількість днів на місяці рівним 29,3. Якщо в розрахунковому місяці була лікарняна або відпустка, слід розраховувати кількість днів за формулою:

(кількість днів у місяці – кількість днів, що виключаються з розрахунку) × 29,3 / число днів у місяці.

Розрахунок середньоденного заробітку здійснюється за формулою: розмір виплат за останні 12 місяців/кількість календарних днів.
Розмір матеріального відшкодування розраховується як добуток середньоденного заробітку та кількості днів невикористаного відпочинку. При виконанні розрахунків необхідно виключати із кількості календарних днів (а також із оплати) святкові дні.

Правильне оформлення заміни компенсаційними виплатами

Заміна певної кількості днів із відпустки компенсаційними виплатами здійснюється лише після подання письмової заяви співробітника. Зразок цієї заяви не має строго заданої уніфікованої форми, тому її можна скласти у довільній формі.

На підставі отриманої від працівника заяви складається наказ. У цьому документі необхідно позначити дані співробітника (П.І.Б., посада), кількість відпусткових днів, що замінюються компенсацією, а також дату та номер заяви співробітника. Після складання наказу співробітника ознайомлюють із цим документом шляхом проставлення на ньому свого підпису та дати ознайомлення.

Після цього в особистій картці працівника має бути проставлена відповідна відмітка про проведену заміну відпустки на компенсацію із зазначенням виду відпустки (основної або додаткової), періоду роботи, а також числа днів, що підлягають заміні. Необхідно у картці зазначити номер та дату наказу.

Інформацію про заміну слід зафіксувати у графіку відпусток. З цією метою у графі для приміток необхідно внести позначку про заміну певної кількості днів компенсаційною виплатою. Бажано вказати тут же дані наказу.

Порядок отримання компенсації у разі звільнення

Важливим моментом є той факт, що працівник, який звільняється, може отримати компенсацію за невитрачений відпочинок або скористатися ним з можливістю подальшого звільнення. Виняток становлять ситуації, коли працівник звільняється внаслідок скоєних винних дій.

Для того, щоб реалізувати таку можливість, працівнику необхідно скласти письмово заяву на ім'я керівництва підприємства. У свою чергу керівництво організації-роботодавця має узгодити цю заяву, тобто, по суті, не заперечувати проти надання такої можливості працівникові.

Водночас на законодавчому рівні не прописано цей обов'язок підприємства перед працівником. Навіть у тому випадку, коли співробітник письмово виявив прохання про надання відпускного періоду перед звільненням, підприємство може відмовити йому.

Кількість невитрачених відпускних днів визначається залежно від дати працевлаштування. Воно дорівнює 28 дням, якщо співробітник пропрацював 11 місяців на підприємстві, або його стаж дорівнює від 5,5 до 11 місяців, а його звільнення здійснюється внаслідок:

необхідності розпочати дійсну військову службу;
скорочення (чи реорганізаційних заходів).

Для відвідувачів нашого сайту діє спеціальна пропозиція - ви можете безкоштовно отримати консультацію професійного юриста, просто залишивши своє питання у формі нижче.

В інших ситуаціях, кількість відпускних днів визначається пропорційно відпрацьованому на підприємстві часу. Навіть у тому випадку, якщо співробітник пропрацював лише понад два тижні в організації.

Компенсація за невикористану відпустку без звільнення – 2018- питання, яке хвилює бухгалтерів будь-якої великої та середньої компанії, адже практично всі організації дуже неохоче замінюють співробітникам невикористану відпустку грошовою компенсацією. Але чи мають вони це робити? І на що бухгалтеру слід звернути увагу на це питання?

У яких випадках компенсація за відпустку надається без звільнення?

За Трудовим кодексом кожному співробітнику, який встиг опрацювати в компанії 1 рік, потрібно щонайменше 28 днів оплачуваної відпустки. Але на практиці мало хто з працівників, особливо в середніх та великих фірмах, встигає за рік відгуляти усі 28 днів. Причин може бути безліч: не було бажання, не відпустив керівник у зв'язку з високим завантаженням тощо. Для всіх можливих причин наслідки однакові.

Ст. 126 ТК РФ дозволяє компанії замість днів відпустки, які співробітник не хоче використати, виплатити йому грошову компенсацію.

ВАЖЛИВО! У ст. 126 ТК РФ закріплено право керівництва фірми, а чи не обов'язок, тому підсумкове рішення у питанні у разі залишиться за організацією.

Проте не завжди компанія має право піти назустріч працівникові, який хоче отримати гроші замість певних днів відпустки. ТК РФ встановлює спеціальний перелік осіб, яким має бути обов'язково надано саме відпустку, а не компенсація, що його замінює. До таких осіб належать (ст. 126 ТК РФ):

вагітні жінки;
неповнолітні (що не досягли 18 років);
особи, які працюють в умовах, які вважаються шкідливими чи небезпечними;
співробітники, які зазнали впливу радіації внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС (лист Мінпраці РФ від 26.03.2014 № 13-7/В-234).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для осіб, які працюють у шкідливих або небезпечних умовах, встановлено один виняток: замінити грошовою виплатою не можна лише мінімум додаткової відпустки, яка становить 7 днів. Значить, якщо, наприклад, співробітник має право за законодавством на 10 днів додаткової відпустки, то замість 3 днів такої відпустки можна виплатити гроші.

Якщо працівник не підпадає під жодну з перерахованих категорій, то компанія може на його прохання замінити відпустку грошовою виплатою.

Але тут важливе наступне: можна виплатити гроші тільки замість тих днів, які перевищують 28 днів відпустки, що належить працівникові на рік. Це правило застосовується до відпустки кожного року окремо. Невідгуляні частини відпусток за різні роки у розмірі не більше ніж 28 днів не підсумовуються з метою розрахунку компенсації.

Схожою із зазначеним вище є ситуація, коли співробітник вирішив звільнитися, не відгулявши до кінця належну йому відпустку. Чи може він у такому разі розраховувати на компенсацію?

Про це див. .

приклад

Співробітник протягом 2017 року не скористався відпусткою, у нього залишилося 28 невідгуляних днів. 2018 року повторилася аналогічна ситуація. Ні за 2017-й, ні за 2018 рік сукупна кількість днів відпустки у працівника не перевищила (з розрахунку окремо за кожний рік) 28 днів. Тому розраховувати на заміну відпустки 2017 року на грошову виплату працівник не може.

Виникає питання: у яких випадках тоді можна вимагати компенсацію за відпустку, що залишилася від минулих років роботи у фірмі? Тільки в тому випадку, якщо працівник має право на подовжену або додаткову відпустку (наприклад, працюючі інваліди та ін.).

ВАЖЛИВО! Навіть якщо компанія-роботодавець не повинна надавати збільшену відпустку співробітнику в силу прямих вимог ТК РФ, вона має право зробити це самостійно, закріпивши таку відпустку в локальному НПА (наприклад, після досягнення будь-якої кількості років стажу роботи у фірмі відпустка співробітника збільшується на деяке кількість днів).

Як розраховується компенсація за відпустку без звільнення у 2018 році?

ТК РФ не показує, який саме розмір компенсації фірма має виплатити співробітнику кожний день невідгуляної відпустки, але встановлює методику розрахунку.

Як і у випадку з оплатою днів відпустки, що залишилися при звільненні в нашій ситуації, якщо співробітник не залишає компанію, компенсація розраховується також на підставі даних про заробіток фахівця в середньому за 1 робочий день:

До неотг.відп. = До зам.дн. . × УРЗП,

До неотг.відп. - Розмір грошової компенсації;

До зам.дн. . - кількість відпускних днів, замість яких буде виплачено гроші;

УРЗП - середня заробітна плата співробітника за 1 робочий день.

Найбільші проблеми практично викликає розрахунок з метою даної компенсації середнього заробітку співробітника щодня. Він визначається за такою формулою:

УРЗП = ЗП нарах. / До уч.дн.,

ЗП нарах. - сукупний розмір виплат (зарплата, премії тощо. буд.), які роботодавець нарахував співробітнику за період, що розглядається;

До уч.дн. - кількість днів (календарних), що беруться до уваги при обчисленні середньої заробітної плати працівника за 1 робочий день.

При цьому кількість днів, які беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати працівника, наприклад, за 2018 рік, по-різному розраховується для повного та неповного місяців роботи:

якщо місяці відпрацьовано повністю, то До уч.дн. приймається рівною кількістю місяців роботи, помноженою на 29,3 (середня кількість календарних днів на місяць);
якщо деякі місяці 2018 року відпрацьовані не повністю, то вони приймаються у пропорції (ставлення кількості днів у місяці, протягом яких працівник фактично виконував свої службові обов'язки, до загальної кількості днів у такому місяці). І далі така пропорція за кожним не повністю відпрацьованим місяцем множиться, як і у випадку з повним місяцем, на 29,3.

Податкові наслідки виплати компенсації за відпустку без звільнення

Грошові виплати замість невикористаних днів відпустки – це, безперечно, виплати, пов'язані з наявністю трудових відносин між компанією та фахівцем.

За загальним правилом усі виплати роботодавця працівнику підлягають оподаткуванню ПДФО. НК РФ містить спеціальні винятки у цій частині: перелік виплат, які не оподатковуються ПДФО. Розглянуті компенсації у тому числі не називаються. Отже, нарахувати ПДФО доведеться (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Крім того, на суму компенсацій працюючим співробітникам за невикористані дні відпустки слід нарахувати і відповідну суму страхових внесків (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закону № 125-ФЗ).

А ось з податком на прибуток ситуація краща: у витратах величину такої компенсації врахувати можна, оскільки це передбачено п. 8 ст. 255 НК РФ. Однак при цьому потрібно враховувати, що у витратах можна врахувати лише частину щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 календарних днів (листи Мінфіну РФ від 24.01.2014 № 03-03-07/2516, від 01.11.2013 № 03-03-06 /46713).

Заміна відпустки грошовою компенсацією

Поряд із розумінням методики обчислення розміру грошової компенсації замість відпустки, а також податкових наслідків її виплати компанія має чітко уявляти, які основні кроки необхідно зробити, щоб таку компенсацію працівникові виплатити.

Часто працівники відгулюють решту відпустки і відразу після неї звільняються.

Про це подібніше див. у ст. .

Спочатку необхідно, щоб співробітник звернувся до роботодавця з відповідною заявою.

Після того, як заяву буде отримано, керівництво компанії має ухвалити рішення: надавати компенсацію чи ні.

Якщо було вирішено замінити невикористану відпустку певною грошовою сумою, далі організації слід сформувати відповідний наказ у довільній формі.

ВАЖЛИВО! У такому наказі обов'язково мають бути зазначені відомості про працівника, кількість днів відпустки, які роботодавець збирається компенсувати грошима, а також посилання на підставу для виплати такої компенсації (відповідна заява працівника).

Далі слід не забути відобразити факт заміни невикористаних днів відпустки грошовою виплатою в особистій картці працівника (форма № Т-2). Зокрема, у розділі VIII «Відпустка» такої картки необхідно вказати підставу (наприклад, додаткову відпустку) для надання компенсації, а також послатись на складений наказ керівника щодо цього співробітника.

Після чого факт заміни відпустки грошовою виплатою потрібно зафіксувати у графіку відпусток для того, щоб не допустити плутанини в майбутньому. У графіку як примітку (графа 10) слід зазначити, скільки днів було компенсовано грошима, і навіть навести реквізити наказу керівника

Докладніше про те, як скласти такий графік відпусток, див. .

Як правильно скласти заяву на компенсацію невикористаної відпустки?

У співробітника, який бажає отримати замість невикористаної відпустки певну грошову суму, можуть виникнути питання, зокрема щодо заяви на таку компенсацію. Як його скласти? Чи є якісь встановлені законом вимоги до заяви?

Ні ТК РФ, ні російське законодавство про бухгалтерський облік спеціальних вимог до заяви працівника не пред'являють. Важливо лише те, щоб така заява була написана на ім'я керівника організації. Решта, у тому числі форма та зміст заяви, може бути будь-яким, на розсуд співробітника.

Заповнений зразок заяви про компенсацію відпустки ви можете сказати на нашому сайті.

Компенсація при скороченні у 2018 році

Особлива ситуація складається, якщо компанія скорочує штати та звільняє працівників. У цьому випадку працівникам, які звільняються, належить виплатити компенсацію при скороченні – у 2017 році вона включає вихідну допомогу, у тому числі компенсацію за невідгуляну відпустку.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У разі звільнення через скорочення штату утримати з працівника виплачені авансом відпускні не можна (ч. 2 ст. 137, пп. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Підсумки

Таким чином, співробітникам у 2018 році важливо пам'ятати, що якщо за 2017 рік у них залишилося більше ніж 28 невідгуляних днів відпустки, то замість цих днів можна попросити роботодавця виплатити грошову компенсацію. Роботодавцю потрібно знати, що виплатити таку компенсацію - його право, а не обов'язок. Крім того, деяким групам осіб (наприклад, вагітним жінкам) замінити відпустку грошовою виплатою не можна.

Важливо також розуміти, що виплата такої компенсації оподатковуватиметься ПДФО та страховими внесками, проте законодавець дозволяє врахувати її у витратах з податку на прибуток. Не менш важливо для роботодавця пам'ятати, як коректно розрахувати розмір такої компенсації та документально оформити її виплату (наказом керівника на підставі заяви працівника).