Lifehack pohrana dokumenata. Obiteljska arhiva

Dokumenti moraju biti pohranjeni na posebno određenom mjestu za njih: mapa, kutija, kutija, sef. Cijela obitelj bi im trebala imati pristup, osim male djece. Stoga je dobro ako se papiri spremaju u kutiju koja se može zaključati na ključ. Izbjegavajte kontakt s vlagom ili jakim svjetlom kako biste ih održali u dobrom stanju.

Razvrstajte svoje dokumente

Kupite mape, registratore ili plastične omotnice u trgovini uredskim materijalom. Pogodni su za organiziranje dokumenata u kategorije, na primjer:

glavni(putovnice, rodni i vjenčani listovi, osobne iskaznice itd.)

obrazovanje(diplome, svjedodžbe, diplome)

zdravlje(liječničke iskaznice, police, potvrde)

automobil(osiguranje, servisna knjižica, računi iz autoservisa)

Posao(radna knjižica, životopis, ugovori s poslodavcem)

nekretnina(dokumentacija za stan, uplatnice, ugovor o najmu)

Uređaji(upute, računi, jamstveni listovi).

Stvorite mapu za privremenu pohranu

Možete napraviti privremenu ladicu ili mapu za papire u koju možete staviti dokumente koje ste koristili neki dan, ali ih niste imali vremena pospremiti. Samo nemojte biti lijeni, čim budete imali vremena, razvrstajte papire odande u odgovarajuće mape.

Poredaj po priboru

Svaka kategorija dokumenata također se može sortirati prema pripadnosti. Da biste to učinili, stavite papire svakog člana obitelji u zasebnu omotnicu s njihovim imenom ili označite odgovarajući odabir ljepljivom porukom, markerom ili komadom papira u boji. To je neophodno kako bi vaša obitelj mogla pronaći potrebne dokumente bez vaše pomoći.

Napravite fotokopije dokumenata

Izradite fotokopije putovnica, rodnih listova, osobnih iskaznica, prometnih listova vozila i vozačkih dozvola. Dobro će doći ako se originali izgube ili budu ukradeni. U tom slučaju pohranite kopije odvojeno od glavnih dokumenata.

Čuvajte račune i račune

Čuvajte račune za više ili manje velike kupnje godinu dana. Ako jamstvo za neke proizvode prelazi 12 mjeseci, čuvajte račune za razdoblje navedeno u jamstvenom listu.

Spremite račune za režije

Čuvajte ugovore o priključenju svih komunalnih usluga: plina, struje, vode, telefona, interneta, kabelske TV itd. Računi za režije ne mogu se baciti pet godina.

Ne miješajte važne dokumente s nepotrebnim papirima

Mnogi ljudi čuvaju ulaznice za koncerte, jelovnike za vlastito vjenčanje, pozivnice, pisma i ispise troškova kreditnih kartica za prošlu godinu kao suvenire. Ali među tim papirnatim smećem može biti teško pronaći uistinu važan dokument. Stoga si uzmite pravilo da nepotrebne papire koje se ne usudite bacite i spremite ih odvojeno.

Pozdrav, dragi moji čitatelji i gosti bloga! Danas bih vam želio reći kako očistiti svoje kućne dokumente i organizirati njihovo prikladno skladištenje. Dogodi se da vam hitno treba potvrda, dođete kući i ne znate gdje da se obratite da u brdu papira pronađete potvrdu ili neki drugi dokument. A kako vam se takvi slučajevi nikada ne bi dogodili, pogledajmo korak po korak plan koji će vam u konačnici osigurati red u kućnoj arhivi.

Svi kućni dokumenti trebaju uvijek biti u redu, čak ni da u svakom trenutku možete pronaći papir koji vam je potreban, prije svega je to sigurnost. Vrijednosnice treba držati podalje od znatiželjnih očiju, a njihovo oštećenje ili gubitak znači da ćete morati trčati do državnih agencija i vlasti. Oporavak može trajati dugo i neodređeno vrijeme, ali na kazne ćete potrošiti više živaca nego novca.

Postoje i vrlo opasni slučajevi, na primjer, požari, poplave i drugi hitni slučajevi, kada je hitno potrebno napustiti kuću. U takvim situacijama ljudi se uglavnom dočepaju dokumenata i novca prije svega imovine. Pa, ako leže na nepoznatom mjestu, onda možete ostati bez njih. Stoga, pogledajmo ovo pitanje detaljnije.

Čuvanje dokumenata kod kuće

Prije svega, morate procijeniti situaciju – u kojoj je mjeri vaš kućni ured zapostavljen. Ima domaćica koje pohranjuju doslovno svaki papirić, račune i potvrde. Ali svaki dokument ima svoj rok zastare - od 2 tjedna do beskonačnosti.

Kad sam pokušao razumjeti ovo pitanje, naišao sam na proturječne informacije u vezi s izvacima, potvrdama i izjavama. Stoga se nemojte zamarati i provjerite rok pohrane dokumenata kod onih koji ih izravno izdaju.

Ali naravno, dokumenti za stan, osobne, PIB, putovnice moraju biti stalno na sigurnom. Usput, ponekad je razdoblje tijekom kojeg će imati pravnu ili pravnu snagu napisano na potvrdama i papirima.

Što se tiče računa za kupljene kućanske aparate, ovdje je sve jednostavnije. Oni će vrijediti samo tijekom jamstvenog roka. Ali stručnjaci u ovom području ipak preporučuju brigu o njima cijelo vrijeme, sve dok ih ne bacite. To se prvenstveno odnosi na veliku opremu, na primjer, skupe televizore, hladnjake, alatne strojeve i tako dalje.

Po savjetu odvjetnika, osobno čuvam potvrde o uplati 3 godine, iako mi se čini da je to previše. Ali kud da krenem, u životu se svašta može dogoditi. Općenito, ono što želim reći. Vodite računa o cjelovitosti i sigurnosti svojih dokumenata i tome pristupite mudro.

Kako dovesti stvari u red u svojim dokumentima?

Korak 1. Skupite sve papire na hrpu. Procijenite složenost cijele situacije. Osobno, svi moji kućanski dokumenti zauzimaju kutiju srednje veličine. Nema ništa suvišno.

• dokumentacija za stan
• medicinski dokumenti
• porez
• Kreditna
• potvrde o uplati
• čekovi i jamstvene kartice i tako dalje

Možete ih raspodijeliti prema članovima obitelji (dokumenti mame, tate, djece i tako dalje). Opće također mogu biti usmjerene kao u prethodnom primjeru.

Glavno je da se osjećate ugodno i da u svakom trenutku možete pronaći papir koji vam je potreban. Razvrstavanje treba kombinirati s izbacivanjem onoga što više nije potrebno. Pa reklamne letke i brošure treba odmah baciti u smeće.

Ako imate ikakvih nedoumica oko ovoga, ostavite papire sa strane. Saznajte što prije njihov rok trajanja. Što se tiče posjetnica, one se mogu staviti u poseban organizator ili malu kutiju.

Korak 3. Odabir načina pohrane. U pravilu se mape s datotekama najčešće koriste za pohranu dokumenata u kući. Mogu se umetnuti zasebno ili već integrirani s poklopcem. Ovakav način organiziranja papira je vrlo zgodan. Možete kupiti nekoliko sličnih mapa i svaku od njih dodijeliti jednoj od kategorija (porezna, medicinska dokumentacija i tako dalje).

S ovim zadatkom mogu se jednako dobro nositi i mape za aktovke. Oni su prikladni ne samo za pohranjivanje dokumenata, već i za ponijeti ih sa sobom.

U pravilu, na takvim rokovnicima postoji malo mjesto gdje je moguće napisati potpis. Tada je sigurno nećete brkati s drugim kategorijama. Još bolje, svakoj vrsti papira dodijelite vlastitu boju. Na primjer, dokumenti za kuću su u crvenoj mapi, liječničke potvrde, karte i sl. su u zelenoj fascikli, porezni papiri su u plavoj fascikli.

Drugi način organiziranja pohrane dokumenata u kući su ormari s pregradama. U tom slučaju papiri se uglavnom mogu nalaziti u fasciklima ili tankim fasciklima – registratorima. U ovom slučaju, razvrstivač su posebne ploče s izbočinama na kojima možete potpisati vrste dokumenata. Takvi uređaji nisu jeftini. Ali možete ih napraviti sami. Na primjer, uzmite debeli karton u boji kao pregrade i izrežite izbočinu. Na taj način ne samo da ćete organizirati skladištenje kućanskih papira, već i uštedjeti novac.

Pa, zadnja opcija koju bih vam želio ponuditi su kutije. U principu, u njih možete staviti iste mape i datoteke, odnosno kombinirati nekoliko načina pohrane. Ali sada govorim o nečem malo drugačijem. Na primjer, pisma i potvrde o uplati nemaju baš standardni format, kada baš i ne stanu u veličinu mape, pogotovo ako ih je velik broj. Tada će jednostavne male kutije doći u pomoć. Vrlo su prikladni za pohranu malih dokumenata.

Korak 4. Vrijeme je da razmislite o mjestu za svoje vrijednosne papire. Prije svega, trebao bi biti nedostupan strancima i gostima. Odnosno, skriven od znatiželjnih očiju. To može biti polukat, gornja polica iznad stola, sef ili ladica, po mogućnosti zaključana ključem. Za one koji imaju djecu vrijedi razmisliti i hoće li mališani moći doći do vrijednosnih papira. Uostalom, oni su znatiželjan narod i mogu svugdje koristiti svoje male ruke.

Također ne biste trebali birati sunčana mjesta, iako su nedostupna djeci. Vlaga i sunce mogu uzrokovati blijeđenje i kvarenje papira.

I još jedna nijansa koju sam zaboravio spomenuti. Napravite mapu u kojoj će biti pohranjene sve fotokopije najvažnijih dokumenata, na primjer, putovnica, polica osiguranja, potvrda o mirovini, dokumenti za stan i tako dalje. Ako su vam hitno potrebne kopije, a pri ruci nemate fotokopirni stroj, vremena je sve manje, onda će vas ovaj trik spasiti.

I za kraj, ne odgađajte s onom hrpom papira zbog koje ste sumnjali u rok trajanja. Čim se pozabavite ovim stvarima, odmah ih postavite na njihova mjesta. Uostalom, sada imate pohranu dokumenata kod kuće organiziranu na najvišoj razini!

Kako skrivate papire? Podijelite svoje tajne! Ostavite komentare! Vidimo se opet!

S kojim dokumentima, koliko dugo, treba biti pohranjen. Pokazalo se da mnoge potvrde, potvrde i potvrde trebaju ostati kod nas dosta dugo, pa se postavlja razumno pitanje, što bi se moglo prilagoditi za njihovo skladištenje?

Evo nekoliko ideja za rješavanje ovog problema:

1. Mapa za papire. Naravno, prva stvar koja vam pada na pamet je velika mapa s prstenovima i datotekama. Najčešće su takve mape A4 formata pa je u njih zgodno pohraniti potvrde, potvrde, ugovore, dokumente o nekretninama. Bolje je stvoriti zasebnu mapu za svako područje aktivnosti. Obavezno ga potpišite; idealno bi bilo da na prvom listu ili na samoj mapi postoji popis dokumenata koji se tamo nalaze, to vrlo olakšava pretragu.
Što se tiče dokumenata nestandardne veličine, na primjer, potvrde ili čekovi, bolje ih je zalijepiti na list A4 (zalijepiti samo jedan kut) i pohraniti ih u prozirne datoteke i mape.

2. Mapa aktovke. U prodavaonici papira možete kupiti posebnu aktovku s mnogo odjeljaka; to može biti alternativa velikim mapama. Jedini nedostatak je što se ne možete pomicati kroz dokumente, stoga vodite računa o natpisima i popisu dokumenata koji su tamo pohranjeni.

Posebno za dame, možete potražiti ženstveniju opciju

3. Album za fotografije. Foto album s magnetskim listovima izvrsno je mjesto za pohranjivanje potvrda o plaćanju; čak ih ne morate lijepiti na listove. A pored njega je mjesto za natpise i vaše bilješke.

4. Omotnice. Račune i čekove možete pohraniti u jednostavne omotnice. Po mom mišljenju, ovaj način pohrane je prikladan za one dokumente koje šaljete "u arhivu", na primjer, potvrde o plaćanju stambenih i komunalnih usluga, koje su starije od 3 godine.

5. Kutije. Sve, uključujući dokumente, možete pohraniti u kutije, ali to je izuzetno nezgodno kada trebate pronaći traženu potvrdu ili ugovor. Međutim, za kućnu arhivu dokumenata koji se rijetko koriste, sasvim su prikladni.

6. Dobra alternativa kutiji može biti... ista kutija, ali napravljena u obliku ormari za dokumente, s pregradama.

Bilo bi sjajno kada bi se takva kutija mogla zaključati ključem.

7 Bolje je pohraniti putovnice, obrazovne dokumente i druge neformatirane dokumente s tvrdim koricama ili u kutije (kutije od slatkiša su uvijek popularne u ovom slučaju), ili zalijepiti kartonsku omotnicu na stražnju stranu mape s dokumentima (jednostavna mogu se koristiti, naravno) i presavijte ih tamo. Super ako Kutija će biti vatrootporna i imati bravu.

8 Zasebno bih se želio usredotočiti na pohranjivanje ambulantnih kartona. Mnogi ljudi vjeruju da je karticu bolje držati kod kuće, ali to je kršenje zakona. U skladu s nalogom Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 22. studenog 2004. br. 255, medicinski karton ambulantnog pacijenta pohranjuje se u registar. Budući da je iskaznica pravni dokument, ne treba je predavati pacijentu. Čuvanje medicinske dokumentacije u rukama pacijenta protivno je stavku 6. čl. 30, hh. 3, 4 i 5 žlica. 31, dio 1 čl. 61 Osnove zakonodavstva Ruske Federacije o zaštiti zdravlja građana (OZ RF).

Pravila za pohranjivanje dokumenata:

1. Dokumenti se moraju čuvati izvan dohvata djece! (dobro je ako su vam dokumenti u ormaru koji je zaključan na ključ)

3. Trebate imati mapu s fotokopijama važnih dokumenata, koju treba pohraniti izvan kuće (kod roditelja, u sef), to će vam pomoći da brzo vratite dokumente ako se nešto dogodi originalima (požar, poplava) , krađa itd.)

4. Unatoč činjenici da se ambulantne kartice moraju čuvati u ambulanti, uvijek sa sobom morate nositi potvrdu o krvnoj grupi, alergijama na bilo koje lijekove, kroničnim bolestima (dijabetes).

5. Obavezno napravite fotokopiju računa za veće kupnje, jer s vremenom računi "izblijede" i može vam ostati samo prazan komad kase.

Odabravši neku vrstu sustava za pohranu dokumenata, važno je držati se toga cijelo vrijeme, odnosno sve dokumente vratiti na njihova mjesta, nove dokumente odmah staviti u željenu mapu. Tako ćete lakše posložiti stvari, a traženje traženog čeka ili računa trajat će vam svega nekoliko minuta.

Moglo bi vas također zanimati:

Želite li primati novosti iz projekta "Kućanski poslovi u hodu" u vaš e-mail sandučić? Pretplatite se ispunjavanjem donjeg obrasca i na poklon primite audio tečaj “5 tajni sretne domaćice”.

Tijekom života svatko od nas nakuplja ogroman broj dokumenata - osobnih dokumenata, dokumenata o kućanstvu, obiteljskih dokumenata. Većinu njih moramo pohraniti i pažljivo čuvati, jer su s vremena na vrijeme potrebni za izradu novih papira u određenim tijelima. Obnavljanje osobnih i obiteljskih dokumenata je teško, dugotrajno i komplicirano, pa svaka obitelj osmišljava svoj sustav sređivanja osobnih dokumenata. Kako organizirati pohranu dokumenata kod kuće?

KOJE KUĆNE DOKUMENTE TREBAMO ČUVATI?

Prije svega, ima smisla nabaviti sve dokumente i osmisliti sustav kategorija u koje možete sortirati sve dokumente.

Na primjer:

• osobni dokumenti: putovnica, mirovinski list, PIB (individualni porezni broj, rodni list, diplome, svjedodžbe i drugi identifikacijski dokumenti)
• obiteljski dokumenti: vjenčani list, rodni list.
• radna dokumentacija: radna knjižica, životopis, ugovor o radu.
• medicinska dokumentacija: polica obveznog zdravstvenog osiguranja, polica dobrovoljnog zdravstvenog osiguranja, mirovina, potvrde.
• dokumentacija o nekretnini: dokumentacija za stan, kupoprodajni ugovor, ugovor o najmu.

Možete odabrati sortiranje prema članovima obitelji: mama, tata i dijete ili bilo koji drugi način. Tako ćete formirati nekoliko hrpica. Sada se dokumenti unutar kategorija mogu razvrstati po stupnju potrebe u svakodnevnom životu ili po roku trajanja. Na primjer, policijska potvrda, koja je potrebna na mnogim mjestima rada, vrijedi samo godinu dana. Važno je da imate kopije svih glavnih dokumenata koje možete pohraniti u posebnu mapu. Još je bolje ako se kopije osnovnih dokumenata nalaze izvan kuće (na primjer, kod roditelja). Posjedovanje kopija znatno će olakšati vraćanje dokumenata ako se nešto dogodi izvornicima.

Čuvajte dokumente dalje od sunčeve svjetlosti i izvora vlage kako biste spriječili njihovo oštećenje tijekom vremena.

KAKO SREDITI OSOBNE I KUĆANSKE DOKUMENTE?

Mogu vam pomoći: mape, registratori, plastične ili papirnate omotnice i datoteke, kutije i drugi pribor. Ali svaki od njih je nezgodan na svoj način.

Predlažemo da dokumente kod kuće čuvate u redu, kako biste izbjegli zabune i nepotrebna traženja.Na izradu ovakvog rokovnika potaknula nas je zbrka i zbrka u kućnim dokumentima, beskrajne pretrage i pitanja članova obitelji. Kako bismo izradili mapu Family Matters, izračunali smo broj dokumenata u tročlanoj obitelji, a zatim potrošili puno vremena na dizajniranje i izradu mape s patentnim zatvaračem s prostorom za svaki službeni papir.

Uostalom, svima se dogodi da uzmete dokument u ruke, shvatite da bi trebao biti pri ruci, jer će vam uskoro trebati, i smislite sigurno mjesto za njega, koje ćete sigurno zapamtiti. Vrijeme prolazi, potreban vam je dokument, a vi se počinjete mahnito prisjećati kakvog ste sigurnog mjesta smislili kako bi dokument mogao pričekati.

ŠTO JE MAPA “OBITELJSKA STVAR” ZA ČUVANJE KUĆNIH DOKUMENATA?

• materijal - prirodna ili umjetna koža po izboru;
• različite opcije boja;
• dimenzije mape: 34 x 26 x 4 cm;
• Komplet mapa uključuje debele plastične datoteke izrađene po narudžbi posebno za nas (18 umetaka za dokumente različitih formata);
• S unutarnje strane okvira mape nalaze se posebni džepovi za dokumente malog formata, kao i za kartice, posjetnice, SIM kartice i USB karticu (na koju možete pohraniti skenirane dokumente).

KOJE SU PREDNOSTI KUĆNOG ORGANIZATORA “FAMILY MATTER”?

• prikladan format - za razliku od kutije, takva će se mapa lako uklopiti u radni stol ili komodu;
• zatvara se patentnim zatvaračem;

• izdržljivi okvir mape stvara dodatnu zaštitu za kućne arhive;
• Svaki dokument ima svoj džep, tako da je lako pronaći dokument koji vam je potreban;
• Komplet uključuje izdržljive plastične umetke različitih formata u skladu s postojećim temeljnim dokumentima. Ulošci se izrađuju po narudžbi i, za razliku od običnih datoteka, veličine su za smještaj plastificiranih dokumenata;
• Osim umetaka, s unutarnje strane mape izrađeni su posebni džepovi različitih formata za pohranu najvažnijih dokumenata;

Prije stvaranja glavne baze podataka vaših dokumenata, napravite rezervnu. Najvažnija stvar kod pohranjivanja elektroničkih dokumenata je sačuvati sve datoteke u slučaju kvara tvrdog diska, krađe računala ili gubitka lozinke. Kupite prijenosni disk ili sustav za pohranu u oblaku.

• Najbolje je stvoriti dvije baze podataka za pohranu pričuvnih dokumenata. Ako ne koristite papirnate dokumente, trebali biste imati i lokalnu i udaljenu sigurnosnu kopiju u slučaju da se nešto dogodi vašem uredu ili računalu.

Ažurirajte svoje cijelo računalo i/ili sustav sigurnosne kopije web stranice svaki dan. Oni koji dnevno preuzimaju mnogo informacija moraju unositi podatke u backup sustav svakih sat vremena.

Kupite skener koji možete spojiti na svoje računalo. Skenirajte svaki novi važan dokument, izradite elektroničku verziju i smjestite je u elektroničku bazu podataka. Ako trebate elektronički spremiti velik broj dokumenata, kupite skener s automatskim ulagačem dokumenata i softverom za spremanje dokumenata kako biste uštedjeli vrijeme.

Čuvajte svoju lozinku elektroničke baze podataka na sigurnom mjestu. Upamtite da je sigurnije zapisati ga na komad papira i staviti u novčanik ili na stol nego pohraniti u dokument na računalu. Veće su šanse da haker uđe u vaše računalo nego u vaš ured.

Odlučite želite li koristiti softver ili ne. Ako želite izravno upravljati svim svojim datotekama, trebali biste jednostavno stvoriti i organizirati mape i podmape na tvrdom disku vašeg računala. Ako želite koristiti unaprijed izgrađeni sustav za upravljanje dokumentima, kupite OCR program za skeniranje i organiziranje dokumenata.

• Značajka optičkog prepoznavanja znakova pruža mogućnost pronalaska stvorenih dokumenata. Računalo može čitati dokumente kada unesete pojmove za pretraživanje u program.
• Sustavi optičkog prepoznavanja znakova omogućit će vam pretragu dokumenata pomoću riječi koje bi mogle biti u njima, poput naziva trgovine ili podnaslova.