Профессия администратор — особенности, требования. Администратор - это кто? Профессиональные обязанности администратора
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия (учреждения, организации).
1.3. Администратор подчиняется непосредственно _________________.
1.4. На должность Администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Администратор должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
Структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
Правила и методы организации обслуживания посетителей;
Виды оказываемых услуг;
Основы экономики, организации труда и управления;
Планировку и порядок оформления помещений и витрин;
Основы эстетики и социальной психологии;
Законодательство о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Функциональные обязанности Администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
2.2. Администратор:
2.2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
2.2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
2.2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
2.2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
2.2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
2.2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.
2.2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
2.2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
2.2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.
3. ПРАВА
3.1. Администратор имеет право:
3.1.1. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
3.1.2. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Администратор несет ответственность за:
4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.
4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
Другие инструкции в разделе:
Профессия администратора является широко распространенной и востребованной в наши дни. Без администратора не обойтись в гостиничной сфере, туристических комплексах, салонах красоты, крупном магазине, частных образовательных центрах, клиниках, в развлекательном центре, спортивных заведениях - и это далеко не весь список возможных мест работы. График работы администратора в большинстве случаев посменный.
Функциональные и должностные обязанности администратора
Функциональные обязанности администратора бывают размытыми: в некоторых компаниях администратор может выполнять несколько ролей одновременно: и функции офис-менеджера, и секретаря, и референта, и помощника руководителя. Администратор является ответственным за прием, регистрацию, размещение, обслуживание, консультирование клиентов, работает с документацией, отвечает на телефонные звонки.
Квалификационные требования к администратору
Иногда к администратору работодатели предъявляют довольно мягкие требования: достаточно среднего образования, наличие опыта работы необязательно. В последнее время большинство работодателей требуют от претендентов на должность администратора высшее образование, знание иностранного языка, компьютера на уровне уверенного пользователя, наличие опыта работы в данной сфере. Помимо этого, администратор должен обладать хорошими коммуникационными навыками, приятной внешностью, иметь грамотно поставленную речь, обладать навыками работы с деловой документацией, техникой общения по телефону, быть знакомым с правилами поведения в конфликтных ситуациях. Также администратор должен уметь планировать, убеждать, контролировать, быть способным самостоятельно принимать решения.
Карьера и зарплата администратора
Администратор - профессия не на всю жизнь, это хорошая стартовая площадка на пути дальнейшего карьерного роста. Заработная плата администратора, как правило, не очень высокая, зависит от места работы и характера возложенных на него функциональных обязанностей.
Администраторы на сегодняшний день - довольно востребованный персонал. Это должность является руководящей, поэтому требует определенных навыков, ответственности и знаний. Работа администратором везде хорошо оплачивается, однако и требования к кандидату довольно высокие. Администратором можно работать в любой сфере, но каждая из них накладывает на его деятельность определенный отпечаток и требует наличия специфических знаний. Но в любом случае, коммуникабельность, умение убеждать, красиво говорить и производить впечатление – эти личные свойства, которые помогут стать хорошим администратором и хорошо оплачиваемую.
Те, кто только мечтают получить работу администратора, должны знать, что это профессия – не просто руководитель, это распорядитель. В его основные задачи входит эффективное и культурное обслуживание клиентов. Он чаще всего первым встречает потенциальных клиентов и консультирует их по вопросам предоставляемых услуг, помогает им разобраться, определиться и подобрать максимально удовлетворяющий их потребностям и пожеланиям вариант. Администратор обязан создать для клиентов самые комфортные условия. Также чаще всего в его обязанности входит контроль и учет поступления и расходования материальных ценностей, и он теснее всех общается с посетителями. Именно на его плечи ложится решение всех конфликтных ситуаций. А это значит, что работа администратором требует наличия хорошей выдержки, воспитанности и сообразительности, ведь в каждой конфликтной ситуации важно, чтобы в итоге клиент остался довольным. Поэтому администратор должен рассмотреть претензии к обслуживанию, а также подобрать комплекс организационно-технических мероприятий, которые бы исчерпали конфликт. Однако, главная его задача – это предусмотреть и вовремя предупредить возможность возникновения конфликта.
На самом деле , а точнее администратора, не простая и требует быть немного психологом, стратегом и уметь все просчитывать на несколько шагов вперед. Также стоит отказаться от данной работы, тем людям, которые не любят или не могут находить общий язык с разными людьми. Ведь каждый день администратор принимает огромное количество посетителей и с каждым из них необходимо поговорить. Поэтому если Вы любите тишину и спокойствие эта работа не для Вас. Вряд ли подойдет такая работа по типу темперамента взрывным холерикам или спокойным меланхоликам. Эта работа требует энергии. Ведь помимо общения с клиентами, необходимо и осуществлять обеспечение всем необходимым рабочий персонал. Помимо всего, надо следить за чистотой и комфортом в помещениях. Это не значит, что администратор обязан сам проводить уборку, но если он видит, что его персонал по каким-либо причинам не справляется, он должен взять на себя часть их работы. Ведь при любой ситуации клиент должен остаться довольным. Администратор постоянно находится в тесным контакте с рабочим персоналом – своими подчиненными. Поэтому он должен следить за тем, чтобы все хорошо выполняли свои обязанности, соблюдали правила поведения, санитарно-гигиенические нормы, правила охраны труда и внутреннего трудового распорядка. Администратор должен полностью контролирует их работу. Его задача сделать функционирование предприятия максимально эффективным, если он обнаруживает какие-либо недостатки или слабые стороны, именно он должен рапортовать владельцам компании или вышестоящему руководству.
Какие знания требует работа администратором ? В первую очередь, это действующие на предприятия нормы, внутренние приказы, распоряжения, трудовой распорядок, руководящие и нормативные документы, хорошо знать права и обязанности работников, которые находятся у него в прямом подчинении. Также он должен знать специфику работы предприятия, полный спектр предоставляемых услуг, порядок обслуживания клиентов. Лучше всего, если работник будет иметь экономическое или финансовое образование, образование в сфере менеджмента, экономики или психологии, потому что эти знания окажутся не лишними в его повседневной работе.
Если Вы задумываетесь о администратором или Вы хотите себе попробовать в этом качестве, то лучше обратиться в кадровое агентство. Там с Вами проведут беседу, тестирование на профпригодность, а главное подберут подходящую и желаемую вакансию.
Справка
Относительно недавно человека, которому по работе положено распоряжаться и контролировать действия какого-либо коллектива, называли заведующим. Сегодня таких специалистов называют администраторами. Это слово пришло к нам из английского языка и дословно обозначает «распорядитель, управитель».
Востребованность профессии
Достаточно востребована
Представители профессии Администратора являются достаточно востребованными на рынке труда. Несмотря на то, что вузы выпускают большое количество специалистов в этой области, многим компаниям и на многих предприятиях требуются квалифицированные Администраторы .
Описание деятельности
Администраторы чаще всего требуются в тех заведениях социальной сферы, которые посещает большое количество людей: общепит, спортклубы, театры, крупные магазины и другие.
Эти специалисты контролируют работу остального коллектива, координируют действия посетителей заведения, следят за порядком. Администратор должен быть хорошо знаком с особенностями работы своей компании, чтобы суметь ответить на любые вопросы клиентов. Кроме того, большинстве случаев администраторы работают с базами данных (например, с клиентской базой).
Заработная плата
средняя по России: средняя по Москве: средняя по Санкт-Петербургу:
Уникальность профессии
Довольно распространенная
Большинство опрошенных считает, что профессию Администратора нельзя назвать редкой, в нашей стране она достаточно распространена. Уже несколько лет на рынке труда наблюдается спрос на представителей профессии Администратора , несмотря на то, что специалистов каждый год выпускается немало.
Как пользователи оценивали этот критерий:Какое необходимо образование
Высшее профессиональное образование
Данные анкетирования показывают, что для работы по профессии Администратора обязательно нужно иметь диплом о высшем профессиональном образовании по соответствующей специальности или по такой специальности, которая позволяет работать Администратором (смежная или похожая специальность). Среднего профессионального образования не достаточно для того, чтобы стать Администратором .
Как пользователи оценивали этот критерий:Трудовые обязанности
Обязанности администратора зависят от сферы его деятельности. Если специалист занимается сопровождением баз данных в компьютерных системах, тогда ему необходимо следить за сохранностью информации, вносить изменения по просьбе пользователей, проводить консультации и определять полезность баз данных. Таковы, например, обязанности .
Ну а если специалист занимается административно-управленческой деятельностью, тогда в его обязанности входит решение административных вопросов, заполнение служебной документации и предоставление необходимой информации посетителям и сотрудникам.
Как правило, администратор - первый, кого встречают посетители заведения. Поэтому он должен ответить на все их вопросы относительно работы компании, текущих акциях и других особенностях. Администратор также выдаёт клиентам необходимые вещи: ключи, полотенца и т.д.
Вид труда
Преимущественно умственный труд
Профессия Администратора - это профессия преимущественно умственного труда, которая в большей степени связна с приемом и переработкой информации. В работе Администратора важны результаты его интеллектуальных размышлений. Но, при этом, физический труд не исключается.
Как пользователи оценивали этот критерий:Особенности карьерного роста
Профессия администратора относится к руководящим должностям. Поэтому вряд ли этому специалисту удастся продвинуться по карьерной лестнице в своей компании, особенно если она небольшая. Этот специалист может, как работать в одной должности с перспективой увеличения заработной платы, так и занять однажды руководящий пост или открыть собственное дело.
Возможности карьерного роста
Возможностей достаточно
Значительное большинство представителей профессии Администратора считают, что у них достаточно возможностей для продвижения по карьерной лестнице. Если такая цель у рядового специалиста есть, то ему вполне реально занять руководящую должность в этой сфере.
Как пользователи оценивали этот критерий:Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.
Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.
I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
