Как составить характеристику на работника образец. Вот ещё один образец характеристики

Образец характеристики на сотрудника: 5 общих правил составления документа + 3 обязательных составляющих + 5 образцов + 3 вещи, которые нельзя указывать.

Вот он, настал тот страшный момент, когда вам придется взвалить на себя ответственность за дальнейшую карьеру, а может и за судьбу человека – написать ему характеристику по месту работы.

И как бы вам не хотелось насолить Петровичу, забравшему вчера последнюю котлету в заводской столовой, к составлению этого документа нужно отнестись ответственно.

Поэтому горько вздыхаем о своей нелегкой рабочей судьбинушке и начинаем изучать образец характеристики на сотрудника , да еще и не один!

5 общих правил составления характеристики на сотрудника: образец идеального документа

Прежде чем призвать на помощь музу и усесться за написание характеристики сотрудника по образцу, узнайте о 5-ти общих правилах составления документа:

текст характеристики можно как набрать на компьютере, так и написать от руки.

Если вам не иметься почувствовать себя Пушкиным, можете хоть гусиным пером вензеля выводить;

текст характеристики должен уместиться на одной странице А-4.

Вы же не продолжение «Войны и мира» пишите, а официальную бумагу!

документ на сотрудника заверяется руководителем либо уполномоченным им лицом, а готовится – непосредственным руководителем.

Так что никакого самоуправства: ваше дело сочинить характеристику на сотрудника по образцу, а дело шефа – «подмахнуть»;

характеристика готовиться в 2-х экземплярах: один выдается на руки сотруднику, второй остается на фирме, чтобы когда-нибудь почить вечным сном в архиве;
если, по мнению сотрудника, вы написали не характеристику, а «черти что и сверху бантик», он имеет полное право приложить к ней заявление, в котором будет изложена его точка зрения на ваши «безответственный», «нарушает трудовую дисциплину», «разлагает общественную мораль в женском отделении нашей славной бани» и прочие опусы.

Образец характеристики на сотрудника: 3 обязательных составляющих документа, или «Без тебя, без тебя, все ненужным сразу стало без тебя…»

Как бы вам не хотелось, составляя характеристику сотрудника по образцу, блеснуть оригинальностью, без этих составляющих она не «заиграет»:

вводная (заголовок).

Чтобы по месту предоставления характеристики не гадали, что это за письмена такие, в начале документа указывается название предприятия и другие его реквизиты, место и дата составления, ФИО сотрудника, о котором идет речь, его должность;

описательная.

В этой части не обойтись без информации о стаже работы сотрудника, годе рождения, функциональных обязанностях, «косяках» (если таковые имеются) и сильных сторонах. Есть где покреативить автору характеристики сотрудника, сверяясь с образцом!

заключительная (вывод).

Тут в характеристике указывается, кому и с какой целью она написана либо применяется волшебная формулировка «для предоставления по месту требования».

Характеристики на сотрудника: образец «на любой вкус и цвет»…

1) Характеристика для внутреннего использования: здесь все свои!

Казалось бы, ну зачем прорабу Сан Санычу, которого вы знаете вот уже 15 корпоративов и ровно 40 тостов подряд, понадобилась эта самая характеристика? Но не спешите отправлять вашего дружбана за новой бутылкой.

Характеристика сотрудника, образец которой вам услужливо подсовывает тот же Сан Саныч, может понадобиться:

определиться, стоит ли повышать сотрудника.

Все-таки не простой бухгалтер, а главный бухгалтер – звучит гордо, да и старший менеджер по продажам круче обычного продавца;

выяснить, соответствует ли сотрудник должности, которую занимает (аттестация).

Иногда разбушевавшийся шеф может потребовать нечто большее, чем двойной латте с пенкой;

понять, стоит ли отправлять сотрудника в ответственную командировку, на курсы повышения квалификации, обучение в ВУЗе за счет предприятия и т.д.

И будет ваш счастливый Сан Саныч, как несравненный Семен Семенович Горбунков из «Бриллиантовой руки» мчаться на белоснежном лайнере куда-нибудь в солнечную Грецию;

решении вопроса о поощрении или дисциплинарном взыскании.

А вы думали, премии и почетные грамоты за красивые глаза раздаются? Или их оставляет под дверью шефа феечки с прозрачными крылышками?

Для «особо одаренных» приводим парочку таких вот внутренних характеристик на работника:

2) Характеристика сотрудника внешняя: обнять и плакать от умиления.

Ясно, что у вас на фирме все знают не только друг друга, но и всех родственников до седьмого колена и домашних питомцев.

Однако иногда по образцу нужно написать характеристику сотрудника для другой серьезной организации:

3 вещи, которые нельзя указывать в характеристике сотрудника: образец вам в помощь!

Как бы вам не хотелось в характеристике на сотрудника, тщательно составленной по образцу, расхвалить его, помните, что вы не имеете права указывать:

Все, что напрямую не относиться к профессиональной деятельности, например:

политических взглядах, даже если ваш сотрудник ратует за то, чтобы в России снова был царь-батюшка из рода Романовых или ходит на тайные встречи масонов;

религиозных убеждениях.

Ага, ага, ни слова об Аллахе в характеристике, даже если уважаемая Гюльчатай ходит на завод в парандже;

жилищных условиях.

Мало кому интересно, живет ли ваш сотрудник в пентхаузе или на старой лодке, доставшейся ему в наследство от дедушки-рыбака. Хм, разве что он устраивается на рыболовецкое судно?

деятельности в профсоюзе и общественных организациях.

И мы не только об участии в гей-парадах, но и о безобидном обществе защиты животных. Как бы вам не хотелось написать в документе, что ваш сотрудник героически спас котенка, отбив у стаи бродячих собак, делать это нельзя.

Персональные данные.

Не делитесь, словно ребенок конфетой, информацией о месте жительства, состоянии здоровья, номере телефона и прочих контактов сотрудника, иначе вашей славной фирме грозит штраф до 50 тыс.рублей. (ст.27 Кодекса про административные нарушения РФ, ст.90 Трудового кодекса РФ.)

Делать это можно в можно ТОЛЬКО по настоянию сотрудника и с его письменного разрешения, особенно если он у вас «шибко принципиальный» и юридически подкован.

Неправдивые сведения.

Возможно, никто и не подаст на вас в суд, если в характеристике сотрудника, написанной по образцу, вы укажите, что он – супер-пупер пунктуальный человек, а на самом деле имеет скверную привычку опаздывать каждый день, однако это может вам стоить деловой репутации.

Вы готовы ею пожертвовать ради залежавшейся шоколадки «Аленушка» или что там вам приволокли в качестве «магарыча»?

А чтобы вы окончательно и бесповоротно были «в теме», даем пару образцов фраз, которых НЕЛЬЗЯ писать в характеристике сотрудника:

№ п/п	Пример запретной фразы в характеристике сотрудника

Все знают, что существует такой документ, как характеристика с места работы. Но далеко не все знают, зачем она нужна. А ведь характеристика необходима и для прохождения плановой аттестации, и для перехода на более высокооплачиваемую работу. Характеристику требуют и органы опеки при оформлении усыновления и некоторые банки при выдаче крупных кредитов или ипотеки, а также суды при рассмотрении некоторых категорий дел. Поэтому очень важно знать, как написать характеристику с места работы.

О чем нужно писать в характеристике?

Так как характеристика является официальным документом, в ней должен содержаться отзыв о служебной деятельности конкретного человека. И чем подробней и толковей он будет составлен, тем больше шансов у сотрудника получить желанную работу и занять конкурентную вакансию. Так что характеристика с места работы должна представлять собой описание (краткое) трудовой деятельности работника, его деловых качеств, профессионального уровня и давать оценку его работы, а также нравственных качеств.

Кто составляет и подписывает характеристику?

Характеристика составляется в двух экземплярах (один выдается сотруднику на руки, а второй остается на предприятии) либо инспектором отдела кадров, либо начальником отдела, где работает сотрудник (если у него есть такие полномочия). Тот, кто составил характеристику, ее и подписывает.

Характеристика заверяется печатью организации и подписью руководителя учреждения. Сотрудник же, который составил характеристику, несет полную ответственность за все указанные в ней сведения и их достоверность.

Если характеристика требуется в стороннюю организацию, ее может подписать только руководитель учреждения, но в этом случае на втором экземпляре, который остается в отделе кадров, должны стоять визы всех уполномоченных лиц: начальника отдела, где работает сотрудник, или инспектора по кадрам и руководителя организации.

Как оформляется характеристика?

Надо сказать, что формально бланков для написания характеристики не существует, но имеется стандарт, которому нужно следовать (условно его можно назвать – бланк характеристики с места работы). Что же касается правил написания, то излагать информацию в документе нужно от третьего лица настоящего или же прошедшего времени (то есть окончил, работал, руководил, участвовал и прочее), а оформлять характеристику необходимо на стандартных листах формата А4. Служебная характеристика состоит из нескольких частей, а именно:

Под подписями начальника отдела и руководителя предприятия ставится дата выдачи характеристики. А если документ предназначен для плановой аттестации внутри организации, то сотрудник, на которого составлена характеристика, должен ознакомиться с ней и сделать внизу соответствующую запись с подписью и датой ознакомления с документом.

Просьба подготовить характеристику на работника чаще всего адресуется специалистам отдела кадров:

самим сотрудником;
государственными органами;
руководителем организации.

В первом и втором случаях готовая характеристика с места работы нужна для предъявления ее в какие-то инстанции за пределами той организации, в которой сотрудник работает (например, в органы опеки и попечительства; или в учебное заведение, в котором он обучается без отрыва от производства; или по новому месту работы; или в суд). Таким образом, характеристика требуется внешнему заказчику.

В третьем случае готовятся некие внутриорганизационные процедуры, связанные с оценкой сотрудника, и документ будет использован внутри учреждения. Его заказчик внутренний.

Специалисты кадровой службы не обязаны писать характеристику самостоятельно, ведь они не могут знать деловые качества каждого работника, но они должны организовать подготовку такого документа: обратиться к непосредственному начальнику, оказать ему помощь в написании и оформлении документа.

От целей создания характеристики будет зависеть содержание. Поэтому рассмотрим различные варианты, часто встречающиеся на практике.

Примеры положительной и отрицательной характеристики

Для начала приведем пример положительной характеристики с места работы. Это наиболее частый вариант, в котором перечисляются сильные стороны человека и его положительные профессиональные качества.

Никифоров Семен Иванович — специалист высокого профиля, который трудится в ООО «Электросистемы» 15 лет. Его общий стаж работы составляет 22 года. За время своей работы в ООО «Электросистемы» он зарекомендовал себя как ответственный, квалифицированный сотрудник. Семен Иванович грамотно, быстро и эффективно решает поставленные перед ним задачи. Порученные ему проекты монтажа электрических систем выполнены качественно и в короткие сроки. Основными положительными качествами Семена Ивановича являются его ответственность и упорство при достижении цели. Нельзя также не отметить его умение грамотно объяснить поставленную задачу другим специалистам. Никифоров Семен Иванович дважды удостоен благодарности от руководства ООО «Электросистемы».

Теперь приведем пример отрицательной характеристики:

Митрофанов Иван Ильич проработал в ООО «Электросистемы» слесарем 1 год и 3 месяца. За это время он не проявил высокого профессионализма. Несмотря на некоторые положительные качества, Иван Ильич характеризуется как малодисциплинированный работник. Отсутствие дисциплины проявлялось в несоблюдении сроков выполнения работ, регулярных опозданиях. Иван Ильич дважды подвергался дисциплинарным взысканиям.

Характеристика при поощрении

Поощрение может быть инициировано руководством организации. В этом случае требования к процедуре могут быть гибкими и определяться локальными нормативными актами: , Положением о поощрении и т. п. Часто в пакет документов для представления работника к поощрению входит и характеристика непосредственного руководителя.

Образец характеристики с места работы на рабочего, которого планируют наградить Почетной грамотой

Для выбора верных слов для характеристики нужно подумать, какие качества в компании считаются наиболее ценными, и исходя из этого давать определение работнику. Пример характеристики с места работы, представленный выше, делает акцент на исполнительских качествах. Однако возможно, что в вашей компании особо приветствуется:

преданность делу, лояльность компании и ее руководителям;
или способность принимать на себя решения, проявлять инициативу;
или ответственное отношение к качеству и срокам выполнения работ;
или умение выстраивать отношения с клиентами…

Но есть и другой вид поощрения — награждение государственными наградами Российской Федерации. В этом случае к документам с места работы предъявляются серьезные требования (подробно об этом — в Указе Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации», а также в Письме Администрации Президента РФ от 04.04.2012 № АК-3560). В Письме содержатся методические рекомендации относительно оформления документов о награждении.

Образец характеристики на работника для получения им госнаграды

Характеристика при решении вопроса о взыскании

Работник совершил проступок, и встает вопрос о взыскании: выговоре или увольнении. Возможно, проводится служебное расследование. Какую меру наказания выбрать? Для ответа на этот вопрос тщательно исследуются все обстоятельства и материалы происшествия. Если во внимание будет принята положительная характеристика с места работы, содержащая такие оценки, как:

ответственность за выполняемую работу;
отсутствие вредных привычек;
соблюдение трудовой дисциплины и т. д.,

то наказание для работника, совершившего проступок, может быть смягчено.

Образец характеристики при решении вопроса о взыскании

Характеристика при повышении

В крупной организации, обладающей разветвленной иерархической структурой, или в государственных и муниципальных органах многие внутренние процедуры строго формализованы. Например, существует . Комплект документов на каждого участника такого резерва включает характеристики. В них акцент делается на качествах работника, необходимых для кандидата на руководящую должность: компетентность, волевые, организаторские способности, интеллект и авторитет.

Образец характеристики при повышении

Характеристика при аттестации

Трудовым кодексом не регулируется процедура проведения в организации. Однако если такая процедура планируется, необходимо составить локальный нормативный акт — Положение об аттестации, утвердив его приказом. В Положении должен содержаться перечень документов, предоставляемых аттестационной комиссии, в том числе характеристика на аттестуемого работника.

В характеристику нужно включить:

сведения об образовании, повышении квалификации, должности, стаже работы;
оценку результатов работы и выполнения значимых проектов;
информацию о наличии или отсутствии взысканий или поощрений.

Образец характеристики при проведении аттестации

Используйте в своей работе образец характеристики на сотрудника с места работы из предыдущего раздела в качестве шаблона, подставив свои определения.

Этот документ:

составляется на бланке организации;
включает анкетные данные сотрудника (Ф.И.О., год рождения, семейный статус, стаж работы, должность, образование и т. п.);
содержит детальное описание деловых и личных качеств;
завершается фразой, объясняющей цель составления документа (чаще всего «для предоставления в суд» или «для предъявления по месту требования»);
подписывается руководителем предприятия;
заверяется печатью (при наличии).

Н.Б. Белова,
г. Томск

Каждому сотруднику кадровой службы рано или поздно приходится составлять характеристику или представление на работника. Сложнее всего приходится тем, кто впервые сталкивается с таким ответственным делом, как подготовка отзыва своего персонала о трудовой и общественной деятельности.
Каких-либо нормативно-правовых требований к составлению характеристик и представлений нет. Их содержание во многом формируется практикой, принятыми в организации стандартами делопроизводства, образованием и опытом сотрудников кадровой службы.
Для того, чтобы облегчить работу кадровиков и всех тех, кому приходится составлять эти документы, приведем ряд правил и рекомендаций по их подготовке и оформлению и начнем с характеристик.

Характеристики

Характеристика - это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение.
В зависимости от цели составления и использования характеристики подразделяются на характеристики, предназначенные для использования в организации (далее по тексту будем называть их «внутренними») и характеристики, составляемые по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации (далее - «внешние характеристики»).
Содержание и структура характеристики зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей.

Характеристики, предназначенные для внешнего использования

Внешние характеристики составляются по просьбам самих работников (для представления по месту запроса), требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций. Цели, для которых от работодателя затребуются характеристики, могут быть разнообразными: как для решения бытовых вопросов (например, поступления работника в учебное заведение, получение кредита, пр.), так и для решения вопросов, связанных с принятием в отношении работника государственным (в т.ч. юрисдикционным) или муниципальным органом властного решения (например, о выдаче различных разрешений, применении в отношении работника мер государственного воздействия (награждения или наказания), пр.).
Наиболее сложным для сотрудников кадровых служб является составление характеристик, затребованных адвокатами, органами (должностными лицами), в производстве которых находится дело о правонарушении, совершение которого вменяется работнику, судами (судьями).
Во всех случаях привлечения работника к административной или уголовной ответственности суд и орган, уполномоченный на применение административных наказаний, при разрешении дела и назначении наказания должны учитывать личность виновного, его имущественное положение и другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела. Для этого они наделены правом истребовать сведения, характеризующие работника, его семейное и имущественное положение, другие. В большинстве случаев в документах с требованиями представить необходимые сведения не указывается, какая именно информация нужна суду или иному юрисдикционному органу. Ввиду этого, сотрудник кадровой службы в лучшем случае может посоветоваться с адвокатом или самим работником, а в худшем - должен самостоятельно определить, какие сведения необходимы запрашивающему характеристику.
Приведем общие правила, которые помогут упростить решение ряда сложностей, возникающих при составлении характеристик.
Содержание характеристики условно можно разбить на две части - заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа - «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника.

В эту часть могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику, например:

Вместо «работника» в заголовке к тексту можно указать конкретное наименование должности (профессии, специальности), занимаемой (выполняемой) работником. Однако такой подход больше подходит для внутренних характеристик, так как для внешних важна вся трудовая деятельность работника, а не только в последней должности (по последней профессии).
На практике в заголовочной части нередко указывается год рождения, например:

Здесь же, в заголовочной части приводится дата составления характеристики, например, следующим образом:

Дата составления может быть указана и в составе подписей должностных лиц, заверяющих характеристику, или в конце текста (см. далее).
Основную часть характеристики можно разделить на следующие информационные блоки:

Рассмотрим их подробно.

Общие биографические сведения

Под общими биографическими сведениями понимаются дата и место рождения, сведения об образовании (уровень образования, наименования учебных заведений и время получения образования). Эту информацию кадровая служба устанавливает по личной карточке работника и иным учетным документам.
Общие биографические сведения могут излагаться двумя способами:
а) в повествовательной форме изложения - когда данные указываются в одном предложении (в нескольких предложениях одного стиля) с сохранением единого смысла, например:

б) в анкетно-списочной форме изложения - когда данные указываются в виде списка, например:

Если работник имеет несколько уровней образования (по разным направлениям) или два (и более) образования одного уровня (например, два высших), то они отражаются в характеристике с акцентом на основное или главное для работника.
В этом же блоке указываются сведения о воинской службе, например:

В краткую справку о биографии работника могут быть включены сведения о семейном положении - состоянии в браке, наличии детей и т.д., например:

Краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы

Данный блок редко включается в характеристику - как правило, по просьбе самого работника или его адвоката. В этом случае сотрудник кадровой службы указывает от 3 до 5 мест работы до последнего места, например:

Эти данные устанавливаются по трудовой книжке работника.

Характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы

В данном информационном блоке сотрудникам кадровой службы можно порекомендовать излагать сведения о работнике в следующем порядке:
1) должности (профессии, работы), которые работник занимал (выполнял) в данной организации, краткое описание обязанностей по последней занимаемой должности (выполняемой работе) или по нескольким последним должностям (работам), интересующих субъекта, запросившего характеристику. Например:

Более развернутое перечисление выполняемых работником обязанностей нужно указывать только в том случае, если об этом просит сам работник, адвокат или иное лицо, запрашивающее характеристику. Представляется, что для таких ситуаций проще подготовить копию должностной или производственной инструкции работника, а в характеристике основной акцент сделать на достижения работника, например:

2) деловые качества работника, проявленные им в ходе трудовой деятельности. Фактически в этом блоке приводится оценка поведению работника, данная ему его коллегами, непосредственным руководителем, подчиненными сотрудниками, службой кадров. Для подготовки характеристики в этой части также могут быть использованы оценки, данные работнику в ходе последней аттестации.
Какие именно деловые качества должны приводиться в характеристике, сотрудник кадровой службы должен определить вместе с работником, адвокатом или иным запрашивающим характеристику лицом, а при невозможности консультаций с заинтересованными лицами, самостоятельно, руководствуясь целями и основаниями составления характеристики.
Всегда сложно начать перечислять качества работника. Для того, чтобы облегчить этот процесс, рекомендуем воспользоваться таблицей 1, в которой сотрудник кадровой службы, непосредственный руководитель работника или подчиненный должен ответить на главные ключевые вопросы о работнике - «Какой он?» или «Кто он?» - по разным направлениям.

Таблица 1

Области деятельности	Какой? / Кто?


Руководящая деятельность: лидерство, умение планировать и организовать работу, авторитет у коллег и подчиненных, требовательность, пр.
Творческая деятельность: инициативность, умение ставить и решать творческие задачи, умение находить нестандартные подходы к решению задач, пр.
Социальная и коммуникативная деятельность: коммуникабельность, конфликтоустойчивость, стрессоустойчивость, умение работать в коллективе, пр.
Образовательная деятельность: собственная обучаемость, склонность к самообучению, умение обучать и воспитывать других, пр.

Левый столбец таблицы сотрудник кадровой службы может дополнить по своему усмотрению. Заполненный непосредственным руководителем работника, его коллегами, сотрудником кадровой службы правый столбец таблицы является основным для описания деловых качеств работника. Например:

Фрагмент заполненной таблицы

Области деятельности	Какой? / Кто?
Профессиональная деятельность: квалификация, компетентность, профессиональные способности,профессиональное мышление, владение знаниями по профессии, пр.)	*Высококвалифицированный специалист*
Исполнительная деятельность: организованность, работоспособность, исполнительность, настойчивость, оперативность выполнения поручений/распоряжений, трудолюбие, добросовестность, дисциплинированность, старательность, аккуратность, самостоятельность, пр.	*Исполнительный* *Добросовестный* *Самостоятельный* *Дисциплинированный*

При трансформации кратких оценок в основной раздел характеристики нужно придерживаться следующих правил:

-	для описания качеств работника используется повествовательная форма текста документа, например, «проявил», «характеризуется», «относится»;
	стиль изложения должен быть нейтральным, при описании качеств работника недопустимо использование эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (метафор, эпитетов, гипербол и т.д.);
	текст характеристики должен быть емким и ясным, характеризоваться логической и грамматической связанностью текста, простотой языка; краткость изложения, тем не менее, должна давать читающему характеристику возможность составить полное представление о работнике;
	в тексте характеристики недопустимо использование оборотов разговорной речи, техницизмов, профессионализмов, применение иностранных слов и терминов при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке, собственных сокращений слов, выражений «и т. д.», «др.» и иных;
	несмотря на то, что характеристика представляет собой описание качеств работника, тем не менее, в ней нежелательно использование личных местоимений («он», «она», пр.).

С учетом этого деловые качества работника могут быть описаны следующим образом:

К исполнению должностных обязанностей относится добросовестно и ответственно. Дисциплинированна. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность. Старательна в выполнении распоряжений руководства.
Обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений. Требовательна к себе и подчиненным.

В приведенном образце описание качеств работника дается с помощью глаголов и кратких прилагательных. Ту же информацию можно изложить следующим образом:

За время работы Сергеева О.П. проявила себя как высококвалифицированный специалист в области стандартизации, хорошо знающий законодательство о техническом регулировании.
К исполнению должностных обязанностей Сергеева О.П. относится добросовестно и ответственно. Характеризуется высокой степенью дисциплинированности. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность, старательность в выполнении распоряжений руководства.
Сергеева О.П. обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений, проявляет требовательность к себе и подчиненным.
Умеет находить нестандартные подходы к решению задач, стоящих перед подразделением, творчески подходить к делу.

Как видно из представленного фрагмента описание деловых качеств работника приводится в порядке, изложенном в таблице (по направлениям деятельности). Такой подход считается наиболее правильным, но не единственным. Готовя характеристику, составитель может перечислять качества работника не по группам, а в соответствии с логикой повествования.
Характеристика на работника должна быть максимально объективной. Составляя ее, сотрудник кадровой службы должен дать реальное и правдивое, а не желаемое или идеальное, описание работника. Если у последнего есть недостатки, они должны найти отражение в характеристике. Как показывает практика, более объективной считается характеристика, в которой соотношение недостатков и положительных качеств составляет 1:5, то есть недостатков не должно быть более 20%. Изменение соотношения в пользу отрицательных качеств делает характеристику отрицательной, а в пользу положительных - вызывающей сомнения в объективности.
Перечисляя недостатки работника (по тем же направлениям деятельности, что и положительные качества), следует быть корректным и воздерживаться от явно выраженных негативных оценок. Недостатки желательно увязывать с достоинствами, а некоторых случаях нужно постараться нейтрализовать их перечислением положительных качеств, например:

Сказанное вовсе не означает, что если у работника нет недостатков, то для придания характеристике большей объективности их нужно придумать. Просто нужно стремиться к тому, чтобы этот документ максимально точно характеризовал работника;
3) участие в проектах организации, вклад работника деятельность организации. Этот блок следует приводить после описания деловых качеств. Если работник участвовал в важных проектах, желательно охарактеризовать степень его участия, личного вклада и, по возможности, проявленные при этом качества, например:

4) личные качества работника, проявленные им в ходе трудовой и общественной деятельности. При описании личных качеств работника руководствуются вышеизложенными правилами. Как и деловые, личные качества описываются в форме суждений о работнике. Для того, чтобы было легче вспомнить черты характера работника, также можно воспользоваться таблицей, в которой составитель сначала дает короткие ответы на вопрос «какой» и только затем трансформирует их в единый текст.

Таблица 2

Так же, как и вышеприведенных рекомендациях по описанию деловых качеств, основной акцент в таблице сделан на положительных качествах. Однако составитель характеристики, отвечая на вопрос «какой», может выявить и отрицательные черты.
Если при оценке деловых качеств еще можно говорить о какой-то объективности, то оценка личных в подавляющем большинстве субъективна, если только ее не дает большая группа людей. Более того, личные качества могут толковаться по-разному. Так, например, характеристика «амбициозен» может толковаться двояко: и как положительная черта, позволяющая сделать выводы о том, что работник стремится к большим достижениям, и как отрицательная, свидетельствующая о том, что работник проявляет чрезмерное самолюбие и самомнение.
Поэтому, так же, как и в случае с деловыми качествами, слова должны выбираться аккуратно. То же следует сказать и в отношении недостатков - если они по мнению составителя характеристики есть и очевидны, нужно постараться уравновесить их достоинствами.
С учетом сказанного личные характеристики могут быть описаны следующим образом:

Если в составлении характеристики не принимает участие психолог, не следует увлекаться психологической оценкой. Максимум, что может сделать сотрудник кадровой службы, это описать склад характера (спокоен, импульсивен и т.д.) или темперамент (сангвинический (уравновешенный, подвижный), холерический (неуравновешенный, подвижный), флегматический (уравновешенный, инертный), меланхолический (неуравновешенный, малоподвижный). При этом нужно отметить, что выводы о складе характера или темпераменте работника будут объективными только в том случае, если они основаны на длительных наблюдениях за ним;
5) результаты обучения, переподготовки и повышения квалификации. В основном эти сведения приводятся в характеристиках, запрашиваемых новым работодателем работника, органами, устанавливающими новый профессиональный статус работника, пр. В характеристиках, составляемых для представления в суд и иные юрисдикционные органы, эти сведения будут избыточными, если только они не приводятся для «полноты картины» или для компенсации недостатка информации о трудовой деятельности. В этом случае информация об обучении работника может быть увязана с его деловыми или личностными характеристиками следующим образом:

6) сведения о наградах и поощрениях, дисциплинарных взысканиях. Эта информация устанавливается по данным личной карточки работника. Если работник имеет несколько однородных поощрений, их можно указать в общем виде. Значимые поощрения и награды необходимо выделить особо, например:

Если у работника есть «неснятые» или «непогашенные» дисциплинарные взыскания, то при решении вопроса о том, следует ли указывать их в характеристике, сотрудник кадровой службы должен руководствоваться принципом объективности информации. Однако, следует отметить, что право указывать или не указывать ту или иную информацию всецело принадлежит кадровой службе, если в запросе из юрисдикционных органов нет прямого указания, что в характеристике должны быть указаны дисциплинарные взыскания (при их наличии).

Характеристика общественной деятельности

В этом информационном блоке указывается, в каких общественных объединениях или органах состоит работник, в каких общественных проектах и мероприятиях он принимает участие и т.д. В данном блоке может быть описана общественная деятельность работника как внутри организации, так и за ее пределами, но о которой кадровой службе достоверно известно из сообщений работника, иных источников. Например:

Иные сведения

Еще раз обращаем внимание сотрудников кадровых служб на то, что характеристика - это не личная или учетная карточка работника, а документ, в котором работодатель должен дать оценку работнику. Если бы суд, правоохранительные и иные органы интересовали только справочные данные о работнике, им было бы достаточно копии личной карточки или выписки из нее.
В том случае, если сотрудник кадровой службы опасается ошибиться в своих оценках или не может дать их ввиду отсутствия психологического образования, либо считает нужным воздержаться от оценок, но тем не менее сообщить сведения, которые могут представлять интерес для субъекта, использующего характеристику, ему можно посоветовать просто изложить факты, которые имели место за время работы работника в организации. В том случае, если он сам не был свидетелем этих фактов, желательно указать, откуда ему известна эта информация. В характеристике можно привести краткое содержание заявлений, высказываний или утверждений работника, которые могут дополнительно охарактеризовать его. Например:

Несмотря на то, что эта информация констатирующего характера, она может повлечь для работника более существенные последствия, чем оценочные характеристики. Поэтому, нужно отдавать отчет, как она будет истолкована.
Что нежелательно делать в характеристике, так это высказывать прогнозы и предположения, если только в этом нет особой необходимости.

Цели, для которых дается характеристика

В конце характеристики указывается, для каких целей выдана характеристика. Если она заведомо известна, то об этом непосредственно указывается в характеристике, например:

Если характеристика готовится для использования в нескольких органах, то в ней можно записать:

Если дата составления характеристики не указывалась в заголовочной части, ее можно указать в этом информационном блоке, например:

Место представления характеристики может быть указано и в заголовочной части, например, в случае если характеристика готовится для представления потенциальным работодателям, то место представления можно указать следующим образом:

Характеристики, предназначенные для внутреннего использования

Случаи и основания составления внутренних характеристик должны быть определены в локальных нормативных актах. Преимущественно потребность в них возникает при решении вопросов о переводах на вакантные должности, о применении мер поощрения или дисциплинарного воздействия, об определении соответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе (в ходе аттестации), о поручении работнику новых обязанностей (например, руководства новым проектом), о направлении в длительную и ответственную служебную командировку и т.д.
Рекомендации, изложенные в предыдущем разделе, могут быть использованы при составлении внутренних характеристик. Однако во внутренних характеристиках больший акцент должен быть сделан на трудовой деятельности работника.
В зависимости от цели составления характеристики в ней помимо качеств работника могут приводиться оценка творческого потенциала работника, выводы о его стремлениях, ожиданиях и притязаниях (например, на карьерный рост), рекомендации по использованию его качеств и т.д.
Нередко внутренние характеристики являются составными частями других документов, например, представлений, о которых речь пойдет в следующем номере журнала.
Так как внутренняя характеристика составляется исключительно для внутреннего пользования, то указывать в ней место представления не нужно.
В некоторых случаях возникает необходимость в указании должностного лица, по просьбе (требованию) которого составлена характеристика.

Правила оформления и выдачи характеристик

Обычно, характеристики составляются сотрудниками кадровой службы. При этом первичная характеристика, которая ложится в основу официального документа, как правило готовится непосредственным руководителем работника. За основу общей характеристики могут быть взяты опросы коллег или подчиненных самого работника.
Вне зависимости от того, кто готовит характеристику, в локальном нормативном акте организации должно быть четко определено кто имеет право выдавать характеристики и чьей подписью они должны заверяться.
Для характеристик, предназначенных для внешнего использования, главным требованием является их официальность. Поэтому, они должны подписываться первым лицом организации или уполномоченным им лицом и заверяться печатью организации. В ряде компаний практикуется заверение характеристики второй подписью - непосредственного руководителя кадровой службы.
Внутренние характеристики подписываются только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиски печати в них не проставляются.
Характеристики относятся к документам, содержащим персональные сведения о работнике, а, следовательно, их подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Согласно статье 88 Трудового кодекса РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом).
В том случае, если инициатором составления характеристики, предназначенной для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку. Взять расписку о получении характеристики следует и у адвоката работника, получающего ее на руки. Для учета выданных организацией внешних характеристик ведется соответствующая книга (журнал, альбом), предусмотренная локальным Положением о защите персональных данных работников, в которой проставляются отметки о выданных характеристиках и росписи получателей (при получении на руки). При направлении характеристик по почте в ней проставляются отметки о получении, проставляемые на основании почтовых уведомлений.
С характеристики, передаваемой или направляемой по почте инициатору ее составления, снимается копия, которая помещается в личное дело работника. Причем, это касается как характеристик на работающих сотрудников, так и на уволенных.

Влияние характеристики

В заключение первой части статьи еще раз вернемся к содержанию характеристик.
При их составлении возникает большое количество вопросов об этичности приведения той или иной информации. Желание сотрудников кадровых служб «не навредить» иногда приводит к тому, что характеристики превращаются в «похвальные листы».
По мнению судей, должностных лиц юрисдикционных органов, принимающих решения о наказании, большинство характеристик пишется по одному шаблону, и все они похожи на представления работников к награждению. Если инициаторами возбуждения уголовного дела или дела об административном правонарушении являются сами работодатели, то имеет место полная противоположность - характеристики на работников, совершивших служебные правонарушения, направленные против интересов собственников предприятия, изначально похожи на приговоры. Объективных характеристик - единицы.
Давать универсальный совет - писать в характеристике все и только «правду и ничего кроме правды» - было бы опрометчивым, по той простой причине, что, во-первых, любая человеческая оценка событиям и поведению является субъективной и «у каждого своя правда», и, во-вторых, потому что положительную оценку сложнее использовать во вред работнику, нежели негативную, и не имеет значения, кто является субъектом ее использования. Полагаем, что минимум вреда и максимум пользы принесет указанное выше соотношение достоинств и недостатков работника, если, конечно, последние имеются. Что же касается достоинств, то даже если невозможно сформировать представление о работнике, есть ряд нейтральных и беспристрастных оценок, которые могут быть положены в основу характеристики.
Самым ответственным является составление характеристик для судов или иных органов, решающих вопрос о применении к работнику наказания, о выдаче работнику разрешения (например, на усыновление) и т.д. Для того, чтобы характеристика была максимально полной, нужно постараться проконсультироваться с представителем работника или органа, запросившего характеристику.
После того, как такая характеристика составлена, сотрудник кадровой службы должен дать ей одну из трех оценок: «положительная», «удовлетворительная» или «отрицательная». Если самому это сделать сложно, то можно попросить коллегу (разумеется, не сообщая данные о работнике).
Ни в коем случае нельзя считать, что характеристика пишется для «проформы». Внешние характеристики, особенно судебные, способны изменить жизнь человека. Вот только несколько примеров, как характеристики с места работы и места учебы повлияли на судьбы людей:
а) положительная характеристика:

Фрагмент судебного решения

б) удовлетворительная характеристика:

Фрагмент судебного решения

в) отрицательная характеристика:

Фрагмент судебного решения

Составляя очередную характеристику, нужно помнить о том, что ее применение может изменить не только жизнь работника, но и других людей, например, усыновляемого малыша - ставя свою подпись в характеристике, вы вершите и его судьбу. Поэтому, будьте аккуратны со словами!

Представление

Н.Б. Белова,
г. Томск

Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако - это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.

Представление можно условно разбить на две части: заголовочную и основную. В первой приводятся следующие реквизиты:

-	дата и номер. Исходя из того, что большинство представлений носит строго индивидуальный характер, регистрационный номер им может не присваиваться - в этом случае учет представлений ведется по дате их выдачи и фамилиям работников;
	вид документа (представление);
	заголовок к тексту . К сожалению, единообразный подход к определению названия рассматриваемого вида документа на практике не сложился: в одних случаях заголовок к тексту отвечает на вопрос «к чему?» (например, «к поощрению»), в других - «о чем?» (например, «о поощрении»). Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) рассматриваемые документы следует именовать «представление о поощрении», «представление о переводе на другую работу». Вместе с тем, если исходить из того, что заголовок определяется исходя из формулировки основного действия - «представляется к...», то рассматриваемые документы должны именоваться «представление к поощрению», «представление к применению дисциплинарного взыскания», пр. Так как единых требований к составлению рассматриваемых документов не установлено, представляется, что оба подхода - «представление о поощрении» и «представление к поощрению» - будут верными. Вместе с тем, в целях унификации кадровая служба должна отдать предпочтение одному из них. В представлении может и вовсе не выделяться заголовок. В таких случаях в тексте особо подчеркивается непосредственная формулировка представления - «представляется к...» (например, как в образце представления о переводе на другую работу, приведенном в разделе «БУМАГИ» - стр. 82);
	данные о составителе представления. Сведения о составителе представления могут указываться как в заголовке документа (см. образец представления к применению дисциплинарного взыскания на стр. 81), так и в его конце в реквизитах подписи (см. образец представления к поощрению на стр. 79 раздела «БУМАГИ»);
	адресат. В том случае, если по представлению должно приниматься конкретное решение, то лицо, которому адресуется представление, указывается в заголовочной части так, как это показано в образце представления к поощрению (стр. 79 раздела «БУМАГИ»). Адресат не приводится тогда, когда в тексте представления предусмотрено место для указания решения по представлению и подписи лица, принявшего его (например, как в образце представления к применению дисциплинарного взыскания - стр. 80 раздела «БУМАГИ»).

В основной части представления, прежде всего, должны приводиться учетные сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, должность или профессия, дата рождения, пр.). Их состав определяется кадровой службой для каждого вида представлений (см. рекомендации по составлению отдельных видов представлений). Также в зависимости от вида представления в нем отдельными информационными блоками приводятся: характеристика качеств работника, необходимая для решения вопроса о применении в отношении работника конкретных мер; основания для применения к работнику соответствующих мер; непосредственное представление; заключение соответствующих подразделений по представлению; другие сведения. Само представление может быть сформулировано следующим образом:

«Представляю _____________________ к ________________________________________»;
(данные о работнике)

«_____________________ представляется к _____________________________________».
(данные о работнике) (действия или меры в отношении работника)

На практике также нередко используется такая формулировка представления:

«_________________________ достоин __________________________________________».
(данные о работнике) (действия или меры в отношении работника)

В зависимости от мер, к которым представляется работник, в представление могут включаться и другие сведения (см. следующий раздел).

Виды представлений и их содержание

I. Представление к поощрению

Представление к поощрению работника - наиболее распространенный вид представлений. Он предусмотрен в системе кадрового делопроизводства значительного числа организаций и государственных органов.
Прежде чем приступить к характеристике содержания этого представления нужно обратить внимание на следующий момент. Не всегда формулировка «подготовка представления к поощрению работника» означает составление отдельного документа - представления. В большинстве нормативных правовых актах, регламентирующих порядок поощрения и награждения работников, приведенное положение означает подготовку документов на поощрение персонала вообще; конкретные же виды документов предусматриваются инструкциями по делопроизводству, иными локальными нормативными актами организации. Например, подготовка представления к награждению работников некоторыми ведомственными знаками отличия в труде предполагает составление таких документов, как письма-ходатайства (на имя руководителя органа, осуществляющего поощрение), наградных листов, других.
Если же кадровая служба намерена включить в систему делопроизводства непосредственно представление к поощрению, то при разработке его формы желательно учесть ряд нижеследующих рекомендаций:
1) в представлении в обязательном порядке должно быть место для учетных данных. Их состав зависит от того, «под кого» разрабатывается форма. Так, в представлении к поощрению работника, которое будет составлять непосредственный руководитель работника, не совсем правильно предусматривать графы для указания тех учетных сведений, доступ к которым имеет только кадровая служба. Для формы такого представления достаточно общих данных, которые известны непосредственному руководителю работника - фамилии, имени и отчества, занимаемой должности (выполняемой работы), табельного номера. В том случае, если в форму включаются графы для большего количества сведений, например, о стаже работы в организации, времени замещения последней должности (выполнения работы по последней профессии), пр., то они могут заполняться сотрудником кадровой службы после получения частично заполненного представления от руководителя структурного подразделения. В этом случае в подстрочниках можно указать, кто заполняет ту или иную графу, например:

Фрагмент представления

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
к поощрению

2. Дата рождения ________________________________________________

3. Должность/профессия __________________________________________
(указывается руководителем работника)
4. Табельный номер ______________________________________________
(указывается руководителем работника)
5. Стаж работы:
- общий _________________________________________________________
(указывается кадровой службой)
- в организации _________________________________________________
(указывается кадровой службой)
- в занимаемой должности (по выполняемой профессии) _____________
(указывается кадровой службой)

Если представление разрабатывается непосредственно для кадровой службы и будет адресовываться руководителю организации, то состав учетных данных может быть значительно больше, например, о трудовом договоре, образовании, пр. Еще раз обращаем внимание, что вопрос о том, какие учетные сведения должны указываться в представлении, кадровая служба решает самостоятельно;
2) в представлении к поощрению желательно предусмотреть место для отражения информации о наличии у работника неснятых дисциплинарных взысканий, например:

«Сведения о неснятых дисциплинарных взысканиях ________________»;

3) в том случае, если, по мнению кадровой службы, лицу, имеющему право применять поощрения, для принятия решения о поощрении необходимо знать информацию о работнике, в форме представления предусматриваются графы для краткой характеристики работника, например:

«Краткая характеристика _______________________________________».

Характеристика может быть выделена и в отдельный информационный блок (см. далее). Если же для лица, принимающего решение о поощрении работника, важны только заслуги и достижения, за которые работник собственно представлен к поощрению, в форме представления достаточно предусмотреть строки для их перечисления, например:

«Конкретные заслуги (достижения, успехи, отличия) _____________»;

4) в представлении к поощрению может не предусматриваться возможность для указания непосредственным руководителем работника конкретного вида поощрения. В этом случае в документе формулируется общее предложение о применении к работнику поощрения без указания, какого именно, например:

«___________________________________ представляется к поощрению».

Для окончательного же решения по представлению предусматриваются отдельные графы или информационный блок;
5) в форме представления должно быть предусмотрено место для подписи работника, составившего представление.

В том случае, если системой поощрения предусмотрено согласование представлений, составляемых непосредственными руководителями, с кадровой службой, то в форме представления целесообразно предусмотреть место для ее заключения.
В зависимости от того, каким способом руководитель организации или иное лицо должно выразить свое решение по представлению, при разработке формы представления необходимо предусмотреть место для резолюции или для выражения конкретного решения.
Таким образом представление может быть разбито на следующие информационные блоки:

С учетом сказанного представление к поощрению может быть составлено по образцу, приведенному в разделе «БУМАГИ» - стр. 79.
Для случаев представления к поощрению группы работников с целью сокращения документооборота целесообразно разработать отдельное представление.
Основная часть такого представления может быть сконструирована по следующему образцу:

Фрагмент представления

За ______________________________________________________________
(мотив поощрения)
представляются к поощрению в виде _______________________________
(конкретный вид поощрения)
1. ______________________________________________________________

2. ______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество; должность, профессия)

Такая форма используется в том случае, если группа работников представляется к одному виду поощрения. Для представления нескольких работников к разным видам поощрений может использоваться образец, приведенный в разделе «БУМАГИ» на стр. 80.

II. Представление к применению дисциплинарного взыскания

Представление к применению дисциплинарного взыскания используется в системе кадрового делопроизводства значительного, но не большого количества коммерческих организаций. Во многом это обусловлено тем, что для принятия решения о привлечении работников к дисциплинарной ответственности достаточно документов, подтверждающих факт совершения дисциплинарных проступков (актов, протоколов, рапортов, докладных записок, пр.).
Если же кадровая служба намерена закрепить обязанность на выдвижение инициативы о применении дисциплинарных взысканий за руководителями структурных подразделений и унифицировать документы, в которых выражается такая инициатива, то при разработке формы представления необходимо учесть рекомендации, приведенные в предыдущем разделе (по разработке представления к поощрению). Так, прежде всего, кадровая служба должна определить состав учетных сведений. В основной части представления целесообразно предусмотреть графы для:

В представлении может предусматриваться место для приведения краткой характеристики на работника.
Так же, как и в случае с представлением к поощрению, в представлении к применению дисциплинарного взыскания должно быть предусмотрено место для резолюции руководителя организации или иного лица, уполномоченного на принятие решений о привлечении работников к дисциплинарной ответственности, либо для непосредственного его решения. Представление к применению дисциплинарного взыскания может быть составлено по форме, приведенной в разделе «БУМАГИ» (стр. 81).

III. Представление о переводе

Данный вид представлений встречается также не в каждой организации. Как правило, представления о переводе вводятся в систему делопроизводства для решения вопросов о переводе на должности высшего звена управления и в тех случаях, когда локальными нормативными правовыми актами предусмотрено, что назначение на должность производится по соответствующему представлению вышестоящего должностного лица.
В представлении о переводе необходимо предусмотреть место для:

1)	учетных данных (фамилии, имени и отчества, занимаемой на данный момент должности, дате рождения, образовании (уровне, образовательном учреждении, дате окончания, специальности по образованию), иных сведений из личной карточки, необходимых для решения вопроса о переводе на вакантную должность);
	непосредственного представления - «представляется к назначению на должность ____________________»;
	характеристики трудовой деятельности работника, составляемой на основании трудовой книжки или иных документов, подтверждающих стаж работника;
	основания представления к переводу (заслуги, достижения работника, пр.);
	подписей составителя представления, заключения кадровой службы или иного структурного подразделения, отметок о согласии работника на перевод.

Поскольку перевод на вышестоящую должность условно можно считать поощрением, то при разработке конкретной формы представления целесообразно воспользоваться рекомендациями, приведенными в подразделе I настоящего раздела, и, в частности, предусмотреть место для решения руководителя организации (иного должностного лица) по представлению. В качестве примера может использоваться вариант представления, приведенный в разделе «БУМАГИ» (стр. 82).

IV. Представление на работника при проведении аттестации

Традиционная процедура аттестации персонала предусматривает составление представления на аттестуемого работника.
В наиболее распространенной форме представления на аттестуемого работника помимо места для указания учетных данных о работнике (фамилии, имени, отчестве, даты рождения, занимаемой должности на момент аттестации, даты назначения на должность, образовании, общего трудового стажа, стажа замещения должности, пр.), отводится место для:

1)	характеристики производственной (служебной) деятельности работника и квалификации работника;
	сведений о соответствии профессиональной подготовки работника квалификационным требованиям по должности и разряду оплаты труда (согласно результатам предыдущей аттестации);
	оценки результатов работы работника за период между аттестациями, в т.ч. оценки участия в реализации отдельных проектов, выполнении специальных заданий, пр.;
	оценки отношения работника к работе и качества выполнения должностных обязанностей, личности работника, включая его профессиональные качества и индивидуальные способности;
	предварительных выводов о соответствии профессиональной подготовки работника квалификационным требованиям по должности и разряду оплаты труда на момент проведения аттестации.

В форме представления на руководящего работника, кроме того, предусматривается место для отражения результатов деятельности возглавляемого работником структурного подразделения, итогов реализации координируемого им проекта.
Обычно, ответственным за составление и оформление представления, является непосредственный руководитель работника. Подписанный им документ передается на согласование в кадровую службу или непосредственно в аттестационную комиссию. Если же локальным Положением о проведении аттестации персонала организации предусмотрено согласование представления с кадровой службой, то в форме представления должно быть предусмотрено место для виз согласования или специальных отметок кадровой службы.
При разработке формы представления на аттестуемого работника за основу может быть взят вариант представления, в котором содержательная часть сконструирована по следующему образцу:

Вариант представления

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
на аттестуемого работника

1. Фамилия, имя, отчество _______________________________________

2. Занимаемая должность на момент проведения аттестации _________

3. Дата назначения на должность _________________________________
4. Мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и
результатов служебной деятельности _______________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
________________________________________________________________.

___________________________________ _________ _____________
(должность руководителя, (подпись) (расшифровка)
составившего представление)
«___» ___________ _______г.
С представлением ознакомлен _________ _____________
(подпись) (расшифровка)
«___» ___________ _______г.

В некоторых организациях и учреждениях процедура составления представления на аттестуемого работника характеризуется определенными особенностями. Так, например, при аттестации руководителей средних специальных учебных заведений представление для проведения аттестации готовится советом учебного заведения на основании отчета директора о результатах работы на общем собрании коллектива и подписывается заместителем председателя совета учебного заведения с указанием дат и номеров протоколов собрания, заседания совета. Следовательно, форма представления должна предусматривать место для указания реквизитов перечисленных документов.
Поскольку единых требований к процедуре проведения аттестации, а, следовательно, и к форме представления на аттестуемого работника, законодательство не устанавливает, организация может предусмотреть особый подход к отражению оценок работника. Так, например, в ряде банковских организаций аттестация персонала осуществляется по схеме, установленной Центральным банком РФ для своих сотрудников в Положении об аттестации работников Центрального банка Российской Федерации, утвержденном приказом Центрального банка РФ от 15.05.1994 № 01-000. В указанной схеме форма представления предусматривает возможность проставления оценок группами экспертов, в которые включаются представители различных подразделений, наиболее часто взаимодействующих по роду деятельности с аттестуемым работником. В этом случае каждый эксперт оценивает аттестуемого по параметрам, указанным в бланке представления:

Фрагмент
формы представления

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
(на специалиста)

Фамилия _______________________ Должность ______________________
Имя ___________________________ ________________________________
Отчество ______________________ Место работы ___________________
________________________________

II. Оценка специалиста (оцените по 7-балльной шкале показатели
результативности труда, профессиональные и личностные качества
аттестуемого специалиста. Для крайних значений шкал (1 и 7 баллов)
даны необходимые пояснения. Обведите кружком тот балл, который, по
Вашему мнению, наиболее соответствует уровню аттестуемого):

Оценка показателей результативности труда

На каждую работу На работу затрачивается
затрачивается значительно гораздо меньше времени,
больше времени, чем чем это диктуется
это диктуется опытом или опытом или планом
планом 1 2 3 4 5 6 7

В некоторых организациях схемой проведения аттестации не предусматривается составление представлений на работников - их заменяют отзывы о деятельности работника, отзывы о работнике или характеристики-отзывы. Эти документы отличаются от представлений тем, что в них, помимо перечисленных выше сведений, особым информационным блоком приводятся отзывы о работнике его непосредственного руководителя и предварительные выводы о соответствии или несоответствии работника занимаемой должности или установленным требованиям.
В заключение нужно отметить, что в рассмотренном виде представлений отсутствует как таковая формулировка представления - к чему представляется работник.

V. Представление к присвоению специального звания

Представление к присвоению специального звания - ядро процедуры по присвоению сотрудникам ряда государственных органов специальных званий. Поскольку в основном эта процедура регламентируется специальными нормативными правовыми актами, то и формы представлений утверждены этими актами.
В основном формы предусматривают следующие информационные блоки:

1)	учетные сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, образование, стаж службы, пр.), информация о присвоении последнего специального звания (реквизиты документа о присвоении, характер присвоения звания (очередное, досрочное);
	непосредственное представление с указанием специального звания, сроков представления, характера присвоения (очередное, досрочное);
	характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств сотрудника (описание служебной деятельности с указанием конкретных достигнутых результатов, информации о выполнении рекомендаций, данных в ходе предыдущей аттестации). В представлении к присвоению очередного специального звания досрочно или на ступень выше, указывается, за какие конкретные заслуги или показатели по службе сотрудник представляется к присвоению специального звания;
	заключение кадрового подразделения по представлению (о поддержке, несогласии с представлением, отклонении представления);

	справка о присвоении сотруднику специального звания (специальное звание, реквизиты документа о присвоении звания).

Поскольку представления к присвоению специальных званий имеют хождение только в некоторых государственных органах, приводить их образцы представляется излишним. Тем же сотрудникам кадровых служб, которым предстоит решать вопросы с составлением рассмотренных представлений, рекомендуем изучить схемы, предусмотренные специальными нормативными актами, например, Инструкцией по организации работы по применению поощрений и дисциплинарных взысканий в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (приказ Федеральной службы РФ по контролю за оборотом наркотиков от 09.06.2004 № 174), Инструкцией о порядке представления сотрудников и граждан, принятых на службу в таможенные органы Российской Федерации, к присвоению специальных званий (приказ ГТК России от 30.04.1998 № 280).

VI. Представление к увольнению

Данный вид представлений также применяется в государственных органах. Введение его в систему кадрового делопроизводства обусловлено спецификой службы в государственных органах (когда правом постановки вопроса об увольнении служащего наделяется его непосредственный руководитель или руководитель соответствующего структурного подразделения) и особенностями построения их кадрового аппарата. А вот в перенесении этого опыта в коммерческие организации с небольшими кадровыми службами вряд ли есть особая необходимость - загруженные оформлением обязательных документов инспекторы по кадрам без энтузиазма отнесутся к составлению еще одного документа при увольнении работника. Что же касается линейных менеджеров, руководителей структурных подразделений, то вовлечь их в процедуру составления представлений и вовсе представляется затруднительным.
Для тех, кто все же намерен ввести в систему делопроизводства представления к увольнению можно посоветовать обратить внимание на ряд нормативных правовых актов, регламентирующих процедуру увольнения сотрудников государственных органов, например, на Инструкцию об организации работы по увольнению сотрудников со службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (приказ Федеральной службы РФ по контролю за оборотом наркотиков от 23.06.2004 № 186), Методические рекомендации по организации работы по приему граждан Российской Федерации на службу (работу) в таможенные органы Российской Федерации по назначению на должность, по увольнению должностных лиц таможенных органов Российской Федерации и учреждений ГТК России (распоряжение ГТК России от 17.03.2004 № 115-р), Инструкцию о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации (приказ Минюста России от 26.04.2002 № 117).
Нужно отметить, что некоторые компании в ближайшее время будут обязаны предусмотреть в своей системе делопроизводства представления к увольнению. Это касается тех организаций, в которых граждане уже проходят или будут проходить альтернативную гражданскую службу. Согласно Положению о порядке прохождения альтернативной гражданской службы, утвержденному постановлением Правительства РФ от 28.05.2004 № 256, решение об увольнении гражданина с альтернативной гражданской службы принимается на основании представления к увольнению; в представлении к увольнению указываются основания, по которым гражданин подлежит увольнению с альтернативной гражданской службы. При разработке формы такого представления кадровая служба может воспользоваться вариантами представлений, утвержденными вышеуказанными нормативными правовыми актами.
Во всяком случае, в форме представления необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации:

Фрагмент представления

...
представляется к увольнению в соответствии ______________________
(подпункты,
__________________________________________________________________
пункты, статьи федерального закона)
в связи с ______________________________________________________.
(причина увольнения)

В форме представления к увольнению также необходимо предусмотреть место для отметок увольняемого об ознакомлении с представлением и подписи сотрудника, составившего представление.

В завершение необходимо еще раз отметить, что каких-либо нормативно закрепленных правил составления и оформления представлений не существует. Что же касается вышеприведенных методик, то их следует рассматривать как рекомендации.

Также по этой теме.

Вам нужна Служебная Характеристика для предоставления в …. Что делать?

Вариант №1 Мы оказываем услуги по составлению характеристик, рекомендательных писем. Стоимость услуги - 2000 рублей за 1 документ.

Вариант №2 Составьте характеристику самостоятельно. Для этого рекомендуем Вам ознакомиться с нашими методическими материалами.

Слово «характеристика» происходит от слова «характер» [< лат. charactër отпечаток, особенность, своеобразие < греч. charaktër печать, клеймо; особенность, своеобразие] (из толковых Словарей)
Служебная характеристика - это официальный документ, содержащий отзыв о служебной, научной и др. деятельности работника, который включает в себя оценку его деловых, психологических и моральных качеств.
Служебная характеристика пишется в произвольной форме от третьего лица. Составляет служебную характеристику, как правило, руководитель структурного подразделения, а утверждает - руководитель учреждения, скрепляя свою подпись печатью учреждения.

В тексте служебной характеристики можно выделить три блока:
1. Анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию сотрудника, дату рождения; занимаемую должность и дату назначения на эту должность, ученую степень и звание (если они имеются). Дополнительно можно сообщить сведения о полученном образовании (какие учебные заведения, где и когда окончил), продолжительности работы в данном учреждении, карьерном росте (какие должности занимал).
2. Оценка уровня профессионального мастерства, деловых и личностных качеств. Показатели, по которым проводится такая оценка, приведены ниже.
3. Заключительная часть служебной характеристики содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Показатели служебной характеристики

Обычно оценка проводится по следующим показателям.
Профессиональная компетентность. Опыт работы и практические навыки, профессиональные знания по своей специальности, эрудиция в других служебных вопросах, самообразование, интерес к передовому опыту, знание необходимых нормативных и законодательных документов, знание своих прав и обязанностей.
Работоспособность. Степень активности в работе, качество выполнения работы, своевременность выполнения должностных обязанностей, организация личного рабочего времени, мера ответственности за результаты работы, эффективность решения поставленных задач, умение адаптироваться к нововведениям, поведение в сложных ситуациях.
Деловые качества (для руководящего состава). Умение организовать коллектив на выполнение служебных задача, осуществление контроля над подчинёнными, умение урегулировать конфликты в коллективе, установить деловые отношения с руководителями смежных подразделений, способность проводить анализ эффективности своего структурного подразделения, заниматься планированием.
Психологические качества и производственная этика. Уровень общей культуры, взаимоотношения с коллегами и клиентами, коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость, скромность, психологическая устойчивость, способность к самооценке.

ПРИМЕРЫ ОЦЕНОК

Об объемах работы.
Положительный отзыв. Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании.
Отрицательный отзыв. Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач (примерыЙ) не было уделено достаточного внимания. По-видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании.

Об умении анализировать и принимать решения.
Положительный отзыв. Сотрудник отличается способностью анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть "в корень" вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с его решениями, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом.
Отрицательный отзыв. Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованы, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате.

Об умении планировать и организовывать.
Положительный отзыв. Сотрудник умеет планировать свою работу и определять цели. Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое-либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто его вопросы и замечания оказываются полезны не только для него, но и для всей организации.
Отрицательный отзыв. Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, он часто не справляется своевременно с работой или же выполняет работу не с надлежащим качеством. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Сотрудник из-за неумения планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно.

ПРИМЕРЫ ХАРАКТЕРИСТИК

УТВЕРЖДАЮ

«_____»_____________200_ г.

Характеристика
На сотрудника ООО "Резерв" Иванова Ивана Павловича

Иванов Иван Павлович является сотрудником ООО "Резерв" с 2000 года, работает в должности инженера. За время работы проявил себя как исполнительный и добросовестный работник.
Придерживается норм поведения, принятых в компании. В общении с коллегами дружелюбен и приветлив, с партнерами и клиентами фирмы – обходителен и вежлив, в затруднительных ситуациях всегда нацелен на нахождение компромиссных решений, к решению задач подходит творчески. Внимателен к людям, тактичен. Имеет навыки делового общения.
Трудолюбив, обладает высокой работоспособностью, всячески поддерживает работу компании в сложные моменты, в том числе и во внеурочное время.
Обладает деловыми качествами: добросовестным отношением к работе, стремлением к повышению квалификации и профессиональному росту, аналитическим мышлением. Претензий и замечаний к работе сотрудника не было.

Начальник Производственного отдела Сидоров Б.Г.

Пример характеристики на инженера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Резерв»
__________________ / Петров П.П./
«_____»_____________200_

Характеристика
На сотрудника ООО "Резерв" Борисова Бориса Борисовича

Борисов Борис Борисович, 1964 г. рождения, имеет высшее образование по специальности «архитектор-строитель», что подтверждается государственным дипломом, выданным Астраханским Государственным Техническим Университетом. После окончания университета отслужил год в армии в звании старшим лейтенантом морской пехоты.
Холост (разведен с 1997 г.), имеет пятилетнюю дочку. Поддерживает дружеские отношения с женой.
До поступления на работу в ООО «Резерв» сменил три места работы - кооператив «Масломер» (1987-1990 гг.), НИИ «Альфа» (1990-1997 гг.), Московский авиастроительный институт (1997-1998 гг.).
Характеристики с предыдущих мест работы положительные, прилагаются к данной. С последнего места работы уволился по собственному желанию в связи с разводом и дальнейшим разменом общей с бывшей супругой жилплощади и переездом на новое место жительства.
На работу в ООО «Резерв» поступил в 23 ноября 1999 г. после четырехмесячного перерыва в трудовом стаже. Прошел переподготовку по профилю специалиста по работе с трехслойными оболочками. Отлично сдал квалификационный экзамен. Выступил с несколькими рационализаторскими предложениями по совершенствованию использования трехслойных оболочек в обшивке самолетов СУ-31. За одно из них был награжден ценным подарком и медалью «За трудовые заслуги»
В коллективе коммуникабелен, пользуется заслуженным вниманием, имеет задатки лидера. Профессиональная подготовка и знания соответствует предъявляемым требованиям. К сожалению, плохо развита дисциплинированность - за последний месяц имелись случаи опоздания на работу более чем на 20 минут.
Быстро и эффективно обучаем. При общении хоть и открыт, но чаще оставляет свое мнение «на потом». По характеру тяготеет к сангвинику. Высокие личные амбиции. Способен на принятие обдуманных самостоятельных решений. Ответственен за принятые решения и выполненные действия. Курит.
Любит и всячески оберегает дочку, проводит с ней все свое свободное время. С окружающими несколько замкнут, но корректен. Тактичен. Часто нуждается в материальных средствах - тратится на воспитание дочки и ремонт новой приобретенной квартире. Рекомендован начальником отдела кадров к выделению денежной субсидии. Оправдывает доверие при выдаче материальных средств, сохраняет вверенное имущество. Представляется перспективным специалистом с возможным дальнейшим назначением на руководящие должности.

Характеристика дана для предоставления по месту требования

Начальник отдела Переверзев С.С.

Пример характеристики на бухгалтера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Резерв»
__________________ / Петров П.П./
«_____»_____________200_

Характеристика
На сотрудника ООО "Резерв" Александрову Светлану Александровну

Александрова Светлана Александровна работает в компании с 2001 года в должности бухгалтера. В 2005 году переведена на должность главного бухгалтера ООО "Резерв ".
Образование Высшее - окончила Московский Финансовый институт по специальности «Бухгалтерский Учет» в 2001 году.
В 2007 году получил квалификацию Профессионального бухгалтера - финансового менеджера, финансового консультанта (эксперта).
Регулярно участвует во всех мероприятиях по повышению квалификации.
За время ее работы в ООО "Резерв" на предприятии неоднократно производились проверки налоговыми и прочими органами. По результатам проверок к предприятию не предъявлялись санкции за нарушение бухгалтерского учета и отчетности.
По итогам работы неоднократно премировалась. А в 2008 году по решению собрания учредителей была включена в состав учредителей ООО "Резерв ".
В связи с переходом на Новый план счетов и введением налогового учета на предприятии разработал программу учета, объединившую бухгалтерский, налоговый и управленческий учет на предприятии.
По характеру трудолюбива, ответственна, неконфликтна. Проявила себя отличным организатором и профессиональным специалистом.

Характеристика дана для предоставления по месту требования.

Финасовый Директор Васильев В.В.

Пример характеристики на маркетолога

ХАРАКТЕРИСТИКА

на маркетолога ООО «ТОПВОРК» Николаева Николая Андреевича

Николаев Николай Андреевич 1985 года рождения. В 2007 году закончил с отличием киевский Национальный Университет Технологии и Дизайна.

Работает на должности маркетолога с октября 2007 года.

За время работы проявил себя как квалифицированный специалист. Является настоящим профессионалом, умело руководит вверенным ему направлением, пользуется заслуженным уважением среди сотрудников.

Н. А. Николаев постоянно повышает свой профессиональный уровень: посещает тематические мероприятия, тренинги и семинары, читает специализированную литературу, ответственно и серьезно относиться к выполнению должностных обязанностей.

Руководство компании выделяет постоянное стремление Н. А. Николаева к профессиональному развитию: в настоящее время он получает дополнительное профессиональное образование по специальности «управление персоналом».

За добросовестное отношение к работе награжден грамотой «Лучший сотрудник 2008».

В общении с коллегами дружелюбен и внимателен. За время работы внедрил конкретные предложения, которые оказали благотворное влияние на деятельность компании.

Характеристика выдана для представления по месту требования.

Генеральный директор ООО «ТОПВОРК»

Помощь в написании характеристик