Удобен за съхранение на документи у дома. Съхранение на документи у дома: идеи

Създайте стандартна система за именуване на документи.Заглавете всеки документ по един и същи начин, включително тема, дата и друга важна информация. Например касовата бележка трябва да включва името на магазина, датата и закупения продукт.

Организирайте своите папки и подпапки.Ако използвате папки за съхраняване на данни вместо система за управление на документи, ще трябва да ги разделите по дата, предмет или проект. Създайте нов подклас от папки, за да организирате тези, които имат твърде много документи.

„В крайна сметка редът и само редът създава свобода. Безредието създава робство"
Чарлз Пеги

С тази статия отварям нова секция в сайта - „Нека да подредим нещата!“
Тук ще публикуваме статии за организиране, оптимизиране и разчистване на пространството около нас - дом, работен офис, електронно пространство (компютър и др.), документи, гардероб и др.

Джулия Моргенщерн в книгата си „Самоорганизация отвътре навън“ твърди, че човек се обгражда с хаос само защото не се е научил да бъде организиран. Да бъдеш организиран е просто умение, което може и трябва да се научи.

Алгоритъм за организиране на битови документи

1. Опис на всички книжа.
На този етап съберете всички документи в къщата на едно място и ги сортирайте в две групи:
-боклук - изпращане в кошчето (неподходяща информация, срокът на годност е изтекъл, няма стойност и т.н.)
- важни и необходими - трябва да се съхраняват.
2. Сортиране по категория.
Сортираме документите, които сме оставили за съхранение в категории:
-финансови документи (сметки за комунални услуги, документи за заем, данъци)
- имущество (движимо и недвижимо: документи за жилище, земя, кола и др.)
- лични документи или документи на членове на семейството (паспорти, осигурителни книжки, дипломи, награди, здравни документи и др.)
-инструкции, паспорти, касови бележки и гаранции за закупени стоки
-документи за сфери на дейност (хобита, домакинство, обучение, развитие и др.)
При голям обем документи в една от предложените категории е възможно да се изберат отделни подкатегории. Например, ако семейството съхранява много медицински или образователни документи, по-добре е да организирате отделна категория „Медицина“, „Образование“, „Портфолио“ и др.
Така че в моята версия отделих в отделни категории за съхранение документите, които съставляват портфолиото на членовете на семейството ми (награди, сертификати и т.н.)
3. Закупуване на офис консумативи и създаване на система за съхранение на документи.
След сортиране на документите става ясен обемът за съхранение. Възниква въпросът: „Кой е най-добрият начин за организиране на съхранение на документи?“
Системата за съхранение трябва да отговаря на изискванията:
- побира необходимия обем документи;
-Лесно поставяне и премахване на необходимия документ от системата.

„Основното правило: вашата система за съхранение на данни трябва да бъде проста библиотека, а не напомняния за действия, проекти, приоритети.“ Дейвид Алън

Следвайки това правило, напомнянията за плащане на сметки или попълване на определени документи трябва да бъдат вградени във вашите дневници, а не в системата за съхранение на документи.

Днес гамата от офис консумативи за съхранение на документи е много обширна. За себе си се спрях на папки за съхранение с два пръстена и папки за пликове, които улесняват поставянето и изваждането на документ от папка.

4. Организиране на документи в категории.
Обработих документи във всяка категория: поставих отделни документи в папки, които комбинирах в папка за съхранение с името на определена категория.
На всяка папка съм написал какво точно се съхранява в нея. Въведох крайни срокове за плащане на сметки и други напомняния в дневника си.

5. Превод на документи в електронен вид.
Днес съхраняването на информация в електронен вид става все по-актуално. Това намалява времето, необходимо за достъп до информация (няма нужда от ровене в папки), и дава възможност за достъп до информация, без да е обвързано с конкретно място, където се съхранява документът.
Когато приключите с организирането на вашите документи, запитайте се: Какви документи мога да съхранявам електронно, без да компрометирам достъпността на тази информация?
За себе си реших, че оттук нататък ще съхранявам финансови документи за онлайн плащания само в електронен вид.

Прехвърлих различни видове документи за хобита и области на дейност в бележки в Evernote. Например, документите по градинарство заемаха прилично пространство и се съхраняваха в папка. Те включват ръкописни бележки и печатни документи, снимки и др. Прегледах още веднъж цялата тази маса за нейната стойност и я компилирах в бележки, комбинирани в една тетрадка в Evernote. Сега тази информация е достъпна за мен не само у дома, но и на всяко друго място, което увеличи способността ми да използвам информацията.

Отървах се от кулинарни рецепти на хартия по-рано, писах за това в. Сега също поставям все повече и повече рецепти в Evernote. Полезни материали за здравословен начин на живот и личностно развитие също бяха конвертирани в електронен вид.

Сканирани лични документи с цел бърза обработка на услугите и поставянето им на външен носител (преносим диск).

Всеки сам трябва да прецени степента на преминаване към съхраняване на информация в електронен вид в зависимост от своите предпочитания и възможности. От собствен опит ще кажа, че използването на дигитализирани документи също е умение, което може да се тренира и носи много допълнителни ползи в живота ни. Но това е отделна тема за обсъждане...

Ще се радвам, ако моят опит стане ПО ВАШЕ РЕШЕНИЕжитейски задачи!

Ефективното почистване включва само две основни стъпки:

отървете се от това, от което не се нуждаете, и определете къде да съхранявате това, от което се нуждаете.

Мари Кондо

Нека веднага да решим към кого е адресирана статията. Предимно за тези, които са натрупали много различни документи, разписки, брошури и други подобни неща. Музиканти, поети, журналисти и дизайнери от всички ивици, четете и не се оплаквайте, когато гледате планините от различни хартии. Кой друг си задава въпроси: как да съхранявате документи? къде да съхранявам документи? Предлагам да се справим с тях (планините) веднъж завинаги. Статия за това как да подредите нещата, къде да съхранявате документи и като цяло за систематизирането на всичко.

Част 1

Ако някой не знае, нищо в този живот не се случва напразно. Дори и да е случайна изненада. Едно на пръв поглед незначително обстоятелство, такъв малък епизод, понякога води до верига от съдбовни събития. И на мен ми се случи това. Така.

Загубих си дипломата за висше образование. Не помня кога, къде и при какви обстоятелства го видях за последен път. От много години никъде не се хваля с това, работя на едно място, никъде не съм избран. Има извлечение от него, има фотокопия, има нотариално заверено копие. Без диплома. Преди месец специално прегледах всичките си документи и не можах да ги намеря. Но подредих нещата (както ми се стори тогава). Онзи ден, когато ми светна, че съм го загубила завинаги, бях много разстроена. Притеснена, сякаш е забравила да свърши нещо много важно. И има защо, както се оказа. След това последва верига от събития, които станаха причина за написването на този опус.

Отклонение № 1. Нелогично.

Тъй като се интересувам от копирайтинг и понякога посещавам борси за свободна практика, където видях статия със заглавие „Препоръки за съхранение на документи“. Нещо щракна в главата ми. Мисля, че това е точно това, от което имам нужда. Тъй като подкрепям този прекрасен сайт за млади (и не толкова млади) домакини, реших, че тук няма да е излишна статия за това как правилно да съхраняваме документи.

Анонсът на статията беше стандартен: обещаваше да бъде информативен и интересен, интригуващ с наличието на грамотен текст, разделен на логични параграфи. Като стоплен от обстоятелствата купувач го купих. Статията беше евтина. За тези, които не са запознати, пълният текст на статията може да бъде прочетен само след плащане, което направих след минута.

Самият текст ме изненада в началото. Откровената неграмотност съжителстваше с пълна глупост. Честно казано, аз не съм от хората, които живеят в плен на илюзии, знам много за хората и работата в областта на подбора на персонал ме спаси от розовите очила. Но дори и аз не знаех, че на това място хората могат да "пробутват" такива неща. По принцип би било възможно да поставите целия текст тук, повярвайте ми, струва си. Но няма да прекалявам с него и ще ви зарадвам само с няколко фрази. „Често, когато се опитват да намерят документ, хората трябва да търсят дълго време необходимите документи.“ Не може да се отрече, че когато се опитвате да го намерите, трябва да търсите. „Ще са необходими и малки папки с форма на плик и няколко перфоратора.“ Готино. Ако бяха само „дупки“, реших, че е просто печатна грешка, но няколко! „След това е още по-лесно – просто вземете перфоратори и пробийте пликовете.“ „Освен това, благодарение на формата на пликовете, можете лесно да извадите необходимите хартии. Няма да има нужда да издърпвате пръчката от ринга.” Без коментари. И в заключение: „Добър вариант е да съхранявате документи при роднини.“ Съветът е съмнителен, не знам колко хора са готови да го използват.

Купих тази забавна статия за стотинки, но радостта, която получих, беше двадесет долара, не по-малко.

Отстъпление № 2. Логично.

Така че, тъй като публикуването на статия в тази форма би било връх на неуважение към вас, скъпи читатели, реших сам да разбера темата и да напиша статия. Без да отлагам въпроса, в същия ден отворих търсачката на Google и написах фразата „Как да съхранявам документи“. Заляха ме с изобилие от всякакви съвети, видеа и снимки. След като прекарах около два часа на прегледа, искам да ви кажа следното: Интернет е нещо ужасно, всички крадат един от друг, не само теми и снимки, почти навсякъде има непрекъснато евтино пренаписване. И това е ужасно. Между другото текста, който купих, макар и в по-адекватен вариант, намерих в още три сайта. Не знам кой кого е ударил.

Повече или по-малко интересни сайтове и блогове по тази тема започнаха много по-далеч от първия ред в Google. Знам това (!). Даже си харесах някои от тях. Например този http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Веднага се вижда, че в него е ангажиран светъл, честен и креативен човек. Казвам се Маша. Но ми се стори, че повечето статии по темата за съхранение на документи имат предимно мотивационен характер. Но и това е добре.

Отстъпление №3. Лична.

Ако наблизо има два магазина, единият с модерни, красиви дрехи и големи намаления, а другият магазин за офис консумативи, първо ще отида във втория. Защото обожавам канцеларски магазинс. Хартиена душа. Това е, за да стане ясно откъде имам толкова офис консумативи вкъщи. Но въпреки това моите документи, включително документи, въпреки че винаги бяха на едно място и изглеждаха дори сортирани, понякога не беше лесно бързо да намеря това, което ми трябваше. Съдбата реши да ми даде урок и само след два дни направих това, което трябваше да направя отдавна.

Освен това понякога пиша статии за местни вестници, така че градската печатница отдавна има свой собствен човек, оттам имам куп нарязани малки самозалепващи се (те са в пакети там в кошчето), който използвам навсякъде. Не знам как живеят хората без тях.

Въз основа на всичко казано по-горе, реших да напиша това доста монументално произведение. Това не е просто преглед. Тук се опитах не само да обобщя всичко, но и да внеса много от личния си опит и го утежних с емоционални вмъквания. Надявам се, че статията ще намери отговор от онези, които „не виждат бяла светлина“ поради изобилието от документи, не знаят откъде да започнат и къде да бягат, както и тези, които искат да намерят някакъв документ или просто лист хартия с ценна информация в дълбините на техните бюра, шкафове и кутии. Разбира се, не се изискват авторски права за всичко написано по-долу, но повярвайте ми, няма да намерите подобно нещо никъде. Така че давай.

Основни етапи по пътя към поръчката

Никога няма да подредиш къщата си,

ако чистите половинчато.

Мари Кондо

Оценете мащаба на бедствието

Първо трябва да намерите повърхност, където всички хартии ще паснат. Определено ще ви трябва маса, или може би повече от една, или табуретки, подходящ е и диван или може би е по-добре да седнете на пода. И също така преценете колко време може да отнеме работата по анализирането. Ако осъзнаете, че няма да можете да завършите анализа наведнъж, по-добре е да пренасрочите събитието. И най-важното условие е никой да не пречи.

Хартии всякакви - на куп!

Поставете всичко, което сте планирали, на подготвената платформа наведнъж. Например, ако всичко е наред със снимките или рецептите, оставете ги да останат там и не ги пипайте. Защо да правите допълнителна работа!

Ритрийт № 3 Емоционален.

О, момичета, имате късмет. Е, никой не може да напише за това по-добре от мен. Защо? Умните няма да си губят времето да описват как съхраняват хартии (помислете: ноу-хау), докато останалите просто нямат достатъчно хартии, за да могат да предложат нещо полезно. Накратко, четете.

Честно казано, ако не го бях прочел и изгледал седмица по-рано (и какво заглавие!), нямаше да започна такова мащабно събитие. И със сигурност нямаше да има основание за тази статия. Подходът към бизнеса, принципите и методите, предложени от Мари в нейния бестселър, намериха жив отговор в душата ми. Въпреки че признавам, никога не съм била обсебена от чистене и сега не разбирам перфекционисти от различен калибър, които пилеят младежката си енергия за такива скучни неща. Но аз уважавам и обичам реда.

И така, Мари пише: „Почистването е специално събитие, което се случва веднъж в живота.“Странно и не по-малко противоречиво твърдение. При японците явно нещата са малко по-различни. Ако в една къща живеят повече от двама души, има вероятност не всички да се придържат към строги правила. Но е необходимо да се стремим към това. Веднъж завинаги поставям всичко на мястото му и след това остава всичко да постави всичко на мястото му.

Трудно е за вярване, но това почистване се превърна в истински празник за мен и със сигурност никога досега не съм подреждал нещата така. Мога да сравня душевното си състояние с подготовка за Великден или Нова година на 31 декември. Във всички случаи радостното усещане за бъдещия празник изпълва душата ви и вие творите, без да се чувствате уморени. Да, не казах, че всичко това се случи на фона на безсмъртните творения на групата Scorpions. „Любовта, любовта ще ни поддържа живи“, казва Клаус Майне от много години, което в превод означава „любов, любов ще ни поддържа живи“. Нека перифразираме: ред и само редът ще спаси живота ни.

Има много ситуации, в които използваме застрахователни полици, сертификати и сертификати. Ето защо, за да имат необходимите документи под ръка, хората са принудени да съхраняват документи у дома. Но как да направите това правилно, така че нищо да не се загуби или развали?

Какви документи трябва да се пазят?

Всеки съвременен човек има много парчета хартия за всички поводи. Но не всеки от тях си струва да се съхранява.

Ето списък с документи, които трябва да имате у дома:

• Списъкът започва с паспорти и други семейни документи. Например завещания, сертификати.
• Сертификати, пълномощни, касови бележки и други неща свързани с недвижими имоти и транспорт.
• Дипломи, дипломи, атестации, сертификати, потвърждаващи наличието на образование.
• Документи, свързани с професионални дейности: трудови книжки, споразумения, договори.
• Резултати от прегледи, медицински полици и карти.
• Гаранционни карти, касови бележки за битова техника и мебели.
• Данъчни документи.

Отделно можете да изберете електронни документи или просто данни в цифров формат. По правило те съответстват на една от горните точки и също подлежат на съхранение.

Колко дълго трябва да се съхраняват документите?

Документите могат да бъдат разделени по време на съхранение. Зависи от срока на годност на всяка конкретна кора.

• Постоянно. Такива документи винаги трябва да са под ръка. Това са свидетелства за брак, удостоверения за раждане, дипломи за образование, медицински данни, нотариално заверена информация, завещания, пенсионни удостоверения.
• Дългосрочен. Документи за имоти, автомобили и скъпи вещи. Те включват и професионални трудове. Тук можете също да дефинирате чекове и разписки. Това е нещо, което се съхранява дълго време и остава актуално за определен период от време.
• Краткосрочен. Препоръчително е да съхранявате сертификати за услуги от лекари, адвокати и учители в продължение на три години. Споразуменията и декларациите за комунални услуги приемат същия период.
• Безполезна. Веднага можете да изхвърлите ненужни учебни и информационни материали, инструкции за задълбочено проучени неща, изчислителни листове и др.

Отделно можем да отбележим незадължителни документи, които обаче са от голямо значение за техния собственик. Те включват лични дневници, бележки, снимки и други сувенири. Обикновено такива неща също продължават дълго време.

Затова е препоръчително да изхвърлите всичко, което не се използва в момента и не може да бъде полезно в бъдеще. За да поддържате ред, трябва редовно да почиствате кошчетата си и да се отървете от натрупания боклук, като в същото време подреждате наистина важни документи.

По правило повечето домове стандартно съхраняват хартия.

1. Първо, документите се сортират по области: дом, работа, медицински и други.
2. След това те се поставят в подписани папки, което определено ще ви предпази от изгубване в документите.
3. Получените комплекти се поставят в отделна кутия или торба. Между другото, за удобство често се правят дялове вътре в „контейнера“, за да се предотврати смесването на папките. В същото време трябва да се уверите, че мястото за съхранение е недостъпно за деца и животни, но е разположено удобно за използване.

Добре е често използваните лични документи да се съхраняват отделно. Вашият паспорт, медицинска карта, идентификационен номер на данъкоплатеца (TIN) и пенсионно удостоверение ще се поберат удобно в пластмасови торбички, затворени с цип. Такива опаковки са херметически затворени и ще поддържат съдържанието в перфектен ред, предотвратявайки го, да речем, намокряне. В същото време документите, свързани със здравето, трябва да се съхраняват възможно най-достъпно - за да не се губи време, ако са спешно необходими.

Винаги е добра идея да имате фотокопия на важни документи у дома. Има всякакви случаи и такъв резерв може да помогне в непредвидена ситуация.

Особено важни документи могат да бъдат поставени в сейф. Съвременният пазар предлага голям избор от складови помещения, така че всеки купувач може да избере нещо подходящо. Но е по-добре да съхранявате документите в сейф, а не в пластмасови папки - в случай на пожар материалът, който ги съставя, се топи по-бързо от хартията.

Нетривиални начини за съхранение на документи

Описанието изглежда скучно? Няма проблем! Има по-интересни и удобни начини за съхранение на хартия.

• • Органайзер табло.Има много опции за такова устройство. В най-простата си форма това е панел, към който с бутони са прикрепени хартии. В по-сложни версии дъската може да има малки чекмеджета и висящи стойки.

• • Мини скрин. Той е абсолютно същият като обикновен скрин, но много по-малък. Много е удобно да съхранявате документи в него. Сортирани в различни отделения, те никога няма да се изгубят! Чекмеджетата в скрина могат да бъдат с различни размери: малки за малки парчета хартия, големи за рисунки.

• • Висяща кутия. Просто малка кутия или кошница, прикрепена към стената като пощенска кутия. В такова нещо, поставено в коридора, е удобно да съхранявате донесени писма и разписки.

• • Джоб за плик. Подобно на предишния вариант, но не е кутия, а плик. Можете да го прикрепите към маса, хладилник, килер. Позволява ви да съхранявате временно необходими документи, без да заемате ценно място.

• • Кош за отпадъци.Не, не боклук - специален, за съхранение. Поставена на маса или в шкаф може да има няколко отделения. Лесен, евтин, но ефективен начин за съхранение на документи.

• • Често използваните документи могат да се съхраняват в папка на куфарче.Има дръжка за носене. Направена е така, че документите в нея да не се мачкат. Обикновено предназначен за хартия A4. Ако е необходимо, за да не губите време в търсене на необходимите корички, можете просто да вземете папка с куфарче и да се занимавате с работа.

Използваме цифрови технологии

Инструкциите за лекарства, апарати и офис оборудване заемат много място. Много по-лесно е да ги съхранявате в електронен вид. За да направите това, трябва да намерите същата информация в интернет и да я сравните с това, което е налично в материалния източник, за да гарантирате неговата идентичност. Можете просто да направите снимка на инструкциите и да ги запишете в папка на вашия компютър. Просто трябва да изберете последното по такъв начин, че да не го изтриете случайно. По-добре е да запишете друго копие на получените файлове на външен носител, като например карта с памет, или да го изпратите в облачно хранилище.

За всеки случай можете да сканирате други документи. Но тогава трябва да се притеснявате за сигурността на електронната система от евентуална хакерска атака. Никой не обича изтичането на лични данни в интернет.

Между другото, използването на компютър или мобилен телефон е удобно за проследяване на датите на изтичане на документите. Достатъчно е просто да въведете необходимите дати в „календара“, така че електронното устройство да ви уведоми за края на срока на валидност на определена кора. След това остава само да се отървете от ненужната хартия.

Може би основното правило за съхранение на документи у дома е просто: внимателната и редовна работа с домакинските документи е ключът към това, че необходимият документ няма да бъде изгубен в най-важния момент.

Не всички документи си струва да се пазят. Но има много документи, които всеки от нас трябва да носи със себе си. Те трябва да се държат на безопасни и уединени, но сравнително лесно достъпни места. Можете да правите електронни и редовни копия на документи - те вероятно ще бъдат полезни. Във всеки случай внимателното съхранение и внимателното сортиране на хартиите ще ви помогнат да ги запазите в безопасност.