Lifehack съхранение на документи. Семеен архив

Документите трябва да се съхраняват на специално предназначено за тях място: папка, кутия, кутия, сейф. Цялото семейство трябва да има достъп до тях, с изключение на малки деца. Затова е добре книжата да се съхраняват в кутия, която се заключва с ключ. Избягвайте контакт с влага или силна светлина, за да ги поддържате в добро състояние.

Сортирайте документите си

Купете папки, класьори или пластмасови пликове от магазин за офис консумативи. Те са удобни за организиране на документи в категории, например:

основен(паспорти, удостоверения за раждане и брак, лични карти и др.)

образование(дипломи, сертификати, дипломи)

здраве(медицински карти, полици, удостоверения)

автомобилен(застраховки, сервизни книжа, разписки от автосервизи)

работа(трудова книжка, автобиография, договори с работодатели)

недвижим имот(документи за апартамента, платежни бележки, договор за наем)

уреди(упътвания, касови бележки, гаранционни карти).

Създайте папка за временно съхранение

Можете да създадете временна тава или папка за документи, където можете да поставите документи, които сте използвали онзи ден, но не сте имали време да ги приберете. Просто не бъдете мързеливи, веднага щом имате време, сортирайте документите от там в правилните папки.

Подреди по аксесоар

Всяка категория документи може да се сортира и по принадлежност. За да направите това, поставете документите на всеки член на семейството в отделен плик с неговото име върху него или маркирайте подходящата селекция с лепяща бележка, маркер или лист цветна хартия. Това е необходимо, за да може вашето семейство да намери необходимите документи без ваша помощ.

Правете фотокопия на документи

Правете фотокопия на паспорти, удостоверения за раждане, лични карти, свидетелства за регистрация на превозни средства и шофьорски книжки. Те ще бъдат полезни, ако оригиналите бъдат изгубени или откраднати. В този случай съхранявайте копия отделно от основните документи.

Пазете квитанции и касови бележки

Пазете касови бележки за повече или по-малко големи покупки за една година. Ако гаранцията за някои продукти надвишава 12 месеца, пазете касовите бележки за периода, посочен в гаранционната карта.

Съхранявайте сметки за комунални услуги

Пазете договори за свързване на всички комунални услуги: газ, електричество, вода, телефон, интернет, кабелна телевизия и др. Разписките за комунални услуги не могат да се изхвърлят в продължение на пет години.

Не смесвайте важни документи с ненужни документи

Много хора пазят като сувенири билети за концерти, менюта за собствената си сватба, покани, писма и разпечатки на разходи по кредитни карти за изминалата година. Но сред този хартиен боклук може да бъде трудно да се намери наистина важен документ. Затова вземете за правило да изхвърляте ненужните хартии, които не смеете да изхвърлите, и ги съхранявайте отделно.

Здравейте, скъпи мои читатели и гости на блога! Днес бих искал да ви кажа как да почистите вашите домашни документи и да организирате тяхното удобно съхранение. Случва се спешно да имате нужда от сертификат, да се приберете вкъщи и да не знаете къде да се обърнете, за да намерите сертификат или друг документ в планина от документи. И за да не ви се случват никога подобни случаи, нека разгледаме един поетапен план, който в крайна сметка ще ви осигури ред в домашния ви архив.

Всички домакински документи винаги трябва да са изрядни, дори не за да можете да намерите необходимата хартия по всяко време, на първо място това е безопасността. Ценните книжа трябва да се пазят от любопитни очи и тяхното увреждане или загуба означава, че ще трябва да тичате до държавни агенции и органи. Възстановяването може да отнеме дълго и неопределено време, но ще похарчите повече нерви, отколкото пари за глоби.

Има и много опасни случаи, например пожари, наводнения и други извънредни ситуации, когато е необходимо спешно да напуснете къщата. В такива ситуации хората обикновено грабват документи и пари преди всичко имуществото си. Е, ако те лежат на непознато място, тогава можете да останете без тях напълно. Затова нека разгледаме този въпрос по-подробно.

Съхранение на документи у дома

На първо място трябва да прецените ситуацията – до каква степен вашият домашен офис е пренебрегнат. Има домакини, които съхраняват буквално всяка хартийка, касови бележки и сертификати. Но всеки документ има своя собствена давност - от 2 седмици до безкрайност.

Когато се опитах да разбера този проблем, попаднах на противоречива информация относно извлечения, сертификати и декларации. Затова не се притеснявайте и проверете срока на съхранение на документите при тези, които директно ги издават.

Но, разбира се, документите за апартамент, лични карти, TIN, паспорти трябва да се пазят винаги. Между другото, понякога периодът, през който те ще имат правна или юридическа сила, е написан на удостоверения и документи.

Що се отнася до разписките за закупени домакински уреди, тук всичко е по-просто. Те ще важат само по време на гаранционния период. Но експертите в тази област все още препоръчват да се грижите за тях през цялото време, докато не го изхвърлите. Това се отнася предимно за голямо оборудване, например скъпи телевизори, хладилници, машини и др.

По съвет на адвокат аз лично пазя разписки за плащане 3 години, въпреки че ми се струва, че това е твърде много. Но къде да отидеш, всичко може да се случи в живота. В общи линии това, което искам да кажа. Погрижете се за целостта и сигурността на вашите документи и подходете разумно.

Как да подредите нещата в документите си?

Стъпка 1. Съберете всички документи на купчина.Оценете сложността на цялата ситуация. Лично на мен всичките ми домакински документи заемат средно голяма кутия. Няма нищо излишно.

• документи за апартамента
• медицински документи
• данък
• кредит
• разписки за плащане
• чекове и гаранционни карти и др

Можете да ги разпределите според членовете на семейството (документи на мама, татко, деца и т.н.). Общите също могат да бъдат ориентирани както в предишния пример.

Основното е, че се чувствате комфортно и можете да намерите хартията, от която се нуждаете, по всяко време. Сортирането трябва да се комбинира с изхвърляне на това, което вече не е необходимо. Е, рекламните листовки и брошури трябва незабавно да бъдат изхвърлени в кошчето.

Ако имате някакви съмнения относно това, оставете документите настрана. Разберете срока им на годност възможно най-скоро. Що се отнася до визитните картички, те могат да бъдат поставени в специален органайзер или малка кутия.

Стъпка 3. Избор на метод за съхранение.Като правило папките с файлове най-често се използват за съхранение на документи в къщата. Те могат да бъдат поставени отделно или вече интегрирани с капака. Този начин за организиране на документи е много удобен. Можете да закупите няколко подобни папки и да присвоите всяка от тях към една от категориите (данъчни, медицински документи и т.н.).

Папките за куфарчета също могат да се справят с тази задача. Те са удобни не само за съхранение на документи, но и за носене със себе си.

По правило на такива организатори има малко място, където можете да напишете подпис. Тогава определено няма да го объркате с други категории. Още по-добре, задайте на всеки тип хартия свой собствен цвят. Например документите за къща са в червена папка, медицински свидетелства, карти и т.н. са в зелена папка, данъчните документи са в синя папка.

Друг начин за организиране на съхранението на документи в къщата са шкафове с прегради. В този случай документите могат да се намират предимно във файлове или тънки папки - класьори. В този случай сортировачът е специални плочи с издатини, където можете да подписвате видове документи. Такива устройства не са евтини. Но можете да ги направите сами. Например вземете дебел цветен картон като разделители и изрежете издатина. Така не само ще организирате съхранението на домакинските си книжа, но и ще спестите пари.

Е, последният вариант, който бих искал да ви предложа, са кутиите. По принцип можете да поставите едни и същи папки и файлове в тях, тоест да комбинирате няколко метода за съхранение. Но сега говоря за нещо малко по-различно. Например писмата и разписките за плащане нямат много стандартен формат, когато наистина не се вместват в размера на папката, особено ако има голям брой от тях. Тогава на помощ ще дойдат прости малки кутии. Много са удобни за съхранение на малки документи.

Стъпка 4. Време е да помислите за място за вашите ценни книжа.На първо място, тя трябва да бъде недостъпна за непознати и гости. Тоест скрит от любопитни очи. Това може да бъде мецанин, горен рафт над бюро, сейф или чекмедже, за предпочитане заключващо се с ключ. За тези, които имат деца, също си струва да обмислят дали малките ще могат да стигнат до ценните книжа. В крайна сметка те са любопитен народ и могат да използват малките си ръчички навсякъде.

Също така не трябва да избирате слънчеви места, въпреки че те са недостъпни за деца. Влагата и слънцето могат да причинят избледняване и повреждане на хартията.

И още един нюанс, който забравих да спомена. Създайте папка, в която ще се съхраняват всички фотокопия на най-важните документи, например паспорт, застрахователна полица, пенсионно удостоверение, документи за апартамент и т.н. Ако имате спешна нужда от копия, но нямате фотокопирна машина под ръка, времето изтича, то този трик ще ви спаси.

И накрая, не отлагайте тази купчина документи, която ви е породила съмнения относно срока на годност. Щом се заемете с тези въпроси, веднага ги поставете на местата им. В края на краищата, сега имате организирано съхранение на документи у дома на най-високо ниво!

Как криете документи? Споделете вашите тайни! Оставете коментари! Ще се видим отново!

С какви документи, колко време трябва да се съхраняват. Оказа се, че много разписки, сертификати и сертификати трябва да останат при нас доста дълго време, така че възниква разумен въпрос какво може да се адаптира за тяхното съхранение?

Ето няколко идеи за решаване на този проблем:

1. Папка за документи.Разбира се, първото нещо, което идва на ум, е голяма папка с пръстени и файлове. Най-често такива папки са във формат А4, така че е удобно да съхранявате сертификати, сертификати, договори и документи за недвижими имоти в тях. По-добре е да създадете отделна папка за всяка област на дейност. Не забравяйте да го подпишете; в идеалния случай на първия лист или на самата папка трябва да има списък с документи, които са там, това прави търсенето много лесно.
Що се отнася до документи с нестандартен размер, например разписки или чекове, по-добре е да ги залепите на лист А4 (залепете само един ъгъл) и също да ги съхранявате в прозрачни файлове и папки.

2. Папка куфарче. В магазин за канцеларски материали можете да закупите специално куфарче с много секции; това може да бъде алтернатива на големите папки. Единственият минус е, че не можете да превъртате през документи, така че се погрижете за надписите и списъка с документи, съхранявани там.

Специално за дамите можете да потърсите по-женствен вариант

3. Албум за снимки. Фотоалбумът с магнитни листове е отлично място за съхранение на разписки за плащане; дори не е нужно да ги залепвате върху листите. А до него има място за надписи и вашите бележки.

4. Пликове. Можете да съхранявате разписки и чекове в обикновени пликове. Според мен този метод на съхранение е удобен за онези документи, които изпращате „в архива“, например разписки за плащане на жилищни и комунални услуги, които са на повече от 3 години.

5. Кутии.Можете да съхранявате всичко, включително документи, в кутии, но това е изключително неудобно, когато трябва да намерите необходимата касова бележка или договор. Въпреки това, за домашен архив от документи, които рядко се използват, те са доста подходящи.

6. Добра алтернатива на кутия може да бъде... същата кутия, но направена във формата шкафове за документи, с разделители.

Би било чудесно, ако такава кутия може да се заключва с ключ.

7 По-добре е да съхранявате паспорти, документи за образование и други неформатни документи с твърди корици или в кутии (кутиите за бонбони винаги са популярни в този случай), или да залепите картонен плик на гърба на папката с документи (обикновен могат да се използват, разбира се) и ги сгънете там. Чудесно, ако Кутията ще бъде огнеупорна и със заключване.

8 Отделно бих искал да се съсредоточа върху съхранение на амбулаторни карти. Много хора смятат, че е по-добре картата да се държи у дома, но това е нарушение на закона. В съответствие със заповедта на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 22 ноември 2004 г. № 255 медицинската карта на амбулаторния пациент се съхранява в регистъра. Тъй като картата е правен документ, тя не трябва да се предава на пациента. Съхраняването на медицинска документация в ръцете на пациента противоречи на клауза 6 на чл. 30, хч. 3, 4 и 5 с.л. 31, част 1 чл. 61 Основи на законодателството на Руската федерация за защита на здравето на гражданите (OZ RF).

Правила за съхранение на документи:

1. Документите трябва да се пазят на недостъпно за деца място! (добре е документите ви да са в шкаф, който се заключва с ключ)

3. Трябва да имате папка с фотокопия на важни документи, която да се съхранява извън дома (при родителите ви, в сейф), това ще ви помогне бързо да възстановите документите, ако нещо се случи с оригиналите (пожар, наводнение , кражба и др.)

4. Въпреки факта, че амбулаторните карти трябва да се съхраняват в клиниката, сертификат за кръвна група, алергии към някакви лекарства, хронични заболявания (диабет) винаги трябва да се носят със себе си.

5. Не забравяйте да направите фотокопие на касовите бележки за големи покупки, тъй като с течение на времето касовите бележки „избледняват“ и може просто да останете с празно парче касова лента.

След като сте избрали някакъв вид система за съхранение на документи, важно е да се придържате към него през цялото време, тоест върнете всички документи на местата им, незабавно поставете нови документи в желаната папка. Това ще ви улесни да подредите нещата и търсенето на необходимия чек или касова бележка ще отнеме само няколко минути.

Може също да се интересувате от:

Искате ли да получавате новини от проекта „Домащина в движение“ във входящата си поща? Абонирайте се, като попълните формата по-долу и получете аудио курса „5 тайни на щастливата домакиня“ като подарък.

През целия си живот всеки от нас натрупва огромен брой документи - лични документи, документи за бита, семейни документи. Повечето от тях трябва да съхраняваме и внимателно да ги пазим, защото от време на време са необходими за изготвяне на нови документи в определени органи. Възстановяването на лични и семейни документи е трудно, времеемко и сложно, така че всяко семейство измисля своя собствена система за организиране на лични документи. Как да организираме съхранение на документи у дома?

КАКВИ ДОКУМЕНТИ ТРЯБВА ДА ПАЗИМ?

На първо място, има смисъл да получите всички документи и да създадете система от категории, в които можете да сортирате всички документи.

Например:

• лични документи: паспорт, пенсионно удостоверение, TIN (индивидуален данъкоплатец, акт за раждане, дипломи, удостоверения и други документи за самоличност)
• семейни документи: акт за брак, акт за раждане.
• работни документи: трудова книжка, автобиография, трудов договор.
• медицински документи: задължителна медицинска застраховка, доброволна медицинска застраховка, пенсия, удостоверения.
• документи за недвижими имоти: документи за апартамента, акт за покупко-продажба, договор за наем.

Можете да изберете да сортирате по членове на семейството: мама, татко и дете или друг метод. Така ще оформите няколко купчинки. Сега документите в рамките на категориите могат да бъдат сортирани по степен на необходимост в ежедневието или по срок на годност. Например, свидетелството за полицейско свидетелство, което се изисква на много места на работа, е валидно само за една година. Важно е да имате копия на всички основни документи, които могат да се съхраняват в отделна папка. Още по-добре е копията на основните документи да се намират извън дома (например при родителите ви). Наличието на копия ще направи много по-лесно възстановяването на документи, ако нещо се случи с оригиналите.

Съхранявайте документите далеч от слънчева светлина и източници на влага, за да ги предпазите от повреда с течение на времето.

КАК ДА ОРГАНИЗИРАМ ЛИЧНИТЕ И БИТОВИТЕ ДОКУМЕНТИ?

Те могат да помогнат: папки, класьори, пластмасови или хартиени пликове и файлове, кутии и други принадлежности. Но всеки от тях е неудобен по свой начин.

Предлагаме да поддържаме документите вкъщи в ред, за да избегнем объркване и ненужни търсения.За създаването на такъв органайзер ни вдъхнови бъркотията и объркването в битовите документи, безкрайните търсения и въпроси от членове на семейството. За да създадем папката Family Matters, изчислихме броя на документите в тричленно семейство, след което прекарахме много време в проектиране и създаване на папка с цип с място за всеки официален документ.

В крайна сметка на всеки се случва да вземете документ в ръцете си, разбирате, че трябва да е под ръка, защото скоро ще ви потрябва, и измисляте безопасно място за него, което определено ще запомните. Времето минава, имате нужда от документ и започвате трескаво да си спомняте какво сигурно място сте измислили, за да може документът да изчака.

КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВА ПАПКАТА „СЕМЕЙНИ ДЕЛА“ ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ?

• материал - естествена или изкуствена кожа по избор;
• различни цветови опции;
• размери на папката: 34 х 26 х 4 см;
• Комплектът папки включва дебели пластмасови файлове, направени по поръчка специално за нас (18 вложки за документи от различни формати);
• От вътрешната страна на рамката на папката има специални джобове за документи с малък формат, както и за карти, визитки, SIM карти и USB карта (на която можете да записвате сканирани документи).

КАКВИ СА ПРЕДИМСТВАТА НА ДОМАШНИЯ ОРГАНИЗАТОР „СЕМЕЙНИ ВЪПРОСИ”?

• удобен формат - за разлика от кутия, такава папка лесно ще се побере в бюро или скрин;
• затваря се с цип;

• издръжлива рамка за папки създава допълнителна защита за домашните архиви;
• Всеки документ има собствен джоб, така че е лесно да намерите документа, от който се нуждаете;
• Комплектът включва издръжливи пластмасови вложки с различни формати в съответствие със съществуващите основни документи. Вложките се правят по поръчка и, за разлика от обикновените файлове, са с размери, за да поберат ламинирани документи;
• В допълнение към вложките, от вътрешната страна на папката са направени специални джобове с различни формати за съхранение на най-важните документи;

Преди да създадете основната база данни с вашите документи, създайте резервна.Най-важното нещо при съхранението на електронни документи е да запазите всички файлове в случай, че твърдият диск се повреди, компютърът бъде откраднат или паролата бъде загубена. Купете преносимо дисково устройство или система за съхранение в облак.

• Най-добре е да създадете две резервни бази данни за съхранение на документи. Ако не използвате хартиени документи, ще искате да имате както локално, така и отдалечено архивиране, в случай че нещо се случи с вашия офис или компютър.

Актуализирайте целия си компютър и/или система за архивиране на уебсайт всеки ден.Тези, които изтеглят много информация на ден, трябва да въвеждат данни в системата за архивиране на всеки час.

Купете скенер, който можете да свържете към вашия компютър.Сканирайте всеки нов важен документ, създайте електронен вариант и го поставете в електронна база данни. Ако трябва да запазите голям брой документи по електронен път, купете скенер с автоматично подаващо устройство и софтуер за запазване на документи, за да спестите време.

Пазете паролата на вашата електронна база данни на сигурно място.Не забравяйте, че е по-безопасно да го запишете на лист хартия и да го поставите в портфейла си или на бюрото си, отколкото да го съхранявате в документ на компютъра си. Има по-голям шанс хакер да влезе в компютъра ви, отколкото в офиса ви.

Решете дали искате да използвате софтуера или не.Ако искате да управлявате всичките си файлове директно, трябва просто да създадете и организирате папки и подпапки на твърдия диск на вашия компютър. Ако искате да използвате предварително изградена система за управление на документи, закупете програма за OCR сканиране и организиране на документи.

• Функцията за оптично разпознаване на символи предоставя възможност за намиране на създадени документи. Компютърът може да чете документи, когато въведете думи за търсене в програмата.
• Системите за оптично разпознаване на знаци ще ви позволят да търсите документи, като използвате думи, които може да са в тях, като име на магазин или субтитри.